流程手册乳清粉

中国煤炭进出口公司乳清粉进口业务手册2023年10月目录TOC\o"1-3"\h\z§1手册概述 11.1合用范围 11.2目的 11.3涉及的重要名词解释及范围界定 1§2乳清粉进口业务流程图文概述 22.1乳清粉进口业务流程概述 22.2流程图 22.3乳清粉业务资金流说明表 2§3乳清粉业务流程具体说明 33.1采集信息(F1) 33.1.1工作环节 33.1.2工作结果 43.2制定框架协议(F2) 63.2.1工作环节 63.2.2工作结果 63.3制定计划(F3) 73.3.1工作环节 73.3.2工作结果 73.4与国外供货商签订订单协议(F4) 83.4.1工作环节 83.4.2工作结果 83.5与国内委托商签订订单协议(F5) 93.5.1工作环节 93.5.2工作结果 93.6供货安排(船、货)(F6) 93.6.1工作环节 103.6.2工作结果 103.7报关报验(F7) 103.7.1工作环节 103.7.2工作结果 113.8监督关税交纳(F8) 113.8.1工作环节 113.8.2工作结果 113.9监督执行入库,收取佣金(货控权)(F9) 113.9.1工作环节 113.9.2工作结果 123.10代购货款支付(F10) 123.10.1工作环节 123.10.2工作结果 133.11监督销售协议签订(F11) 133.11.1工作环节 133.11.2工作结果 133.12监督销售协议执行(出库及销售)(F12) 133.12.1工作环节 133.12.2工作结果 143.13监督销售回款及用途(F13) 143.13.1工作环节 143.13.2工作结果 143.14收取代购资金结算(F14) 153.14.1工作环节 153.14.2工作结果 153.15执行分析(风险控制分析)(F15) 153.15.1工作环节 153.15.2工作结果 153.16整理卷宗(F16) 163.16.1工作环节 163.16.2工作结果 163.17提供售后服务（F17） 163.17.1工作环节 163.17.2工作结果 17附录 18§1手册概述1.1合用范围本手册合用于中国煤炭进出口公司（以下简称“中煤进出口公司”）乳清粉进口业务的流程操作指导和管理，合用人员为与乳清粉进口业务相关的中煤进出口公司员工。1.2目的A．通过制定本手册，规范中煤进出口公司乳清粉进口业务操作。B．通过制定本手册，明确业务流程相关环节的责任、权力和义务，有效提高公司乳清粉进口业务的运作，提高乳清粉进口业务的绩效。1.3涉及的重要名词解释及范围界定A．乳清粉进口业务流程：是指中煤进出口公司执行乳清粉进口业务所涉及到的一系列连续的、以规定方式进行的、达成一定结果的工作环节组合。B．节点：是流程的基本组成元素，是一系列的连续的动作组合；同时节点也是公司安排岗位职责的基本依据之一。

§2乳清粉进口业务流程图文概述2.1乳清粉进口业务流程概述乳清粉进口业务流程涉及以下8个部分：采集信息，制定框架协议，制定计划，签订订单协议，供货安排，代购货款支付，报关报验，监督关税交纳，监督执行入库、收取佣金，监督销售协议，监督销售协议执行，监督销售回款及用途，收取代购资金，执行分析，整理卷宗，售后服务。2.2流程图2.3乳清粉业务资金流说明表职能环节事由支付时间付款方收款方采购付货款提单日后90天买受方卖出方销售收取代理费付货款前买受方卖出方销售收取货款对外付出货款后120天买受方卖出方§3乳清粉业务流程具体说明3.1采集信息(F1)采集信息是指工作人员通过各种渠道采集与乳清粉业务相关的市场信息和客户信息，然后对所收集的信息进行解决，得到公司所需的各种市场分析报告、专题报告、客户信息资料表等的过程。3.1.1工作环节3.1.1.1采集信息A.信息采集的渠道：专业报刊或经济类报刊：(列举报刊名称)；乳清粉行业相关互联网站：(列举网站名称)；各种乳清粉研究报告：列举乳清粉研究机构名称；乳清粉记录资料：列举记录资料的名称；公司内部提供的信息（中煤进出口公司内部员工）；相关业务公司和员工B.信息采集的内容：市场信息：乳清粉相关的行业政策；乳清粉行业及相关行业的信息（涉及乳清粉市场价格、重要使用领域、市场容量等）；乳清粉行业最终目的使用市场信息；竞争对手信息。客户信息：用户信息（涉及国内委托人及最终客户）；供应商信息（涉及国内供商及其竞争者）；C.信息采集的频度：平常：专业报纸、专业互联网站、平常业务联系、公司内部信息；月度：专业杂志；年度：行业研究资料、记录资料3.1.1.2解决信息解决信息的过程涉及：对信息进行整理、归类，填写相关的表格；对信息进行归纳分析。3.1.1.3呈报信息信息呈报的过程涉及：撰写初稿；直接上级审核；定稿，打印，向公司领导呈报；存档3.1.2工作结果3.1.2.1表达方式编写《乳清粉信息简报》；提供市场分析报告；提供客户信息记录；提供客户信用信息；出具专题报告；其它需要呈报的报告3.1.2.2内容及格式《乳清粉信息简报》应涉及以下内容（参见附件Y3-Y01：第XXX期《乳清粉信息简报》）市场分析报告应涉及以下内容（参见附件Y3-Y02：第XXX期市场分析报告）：市场分析报告概述；市场变化信息；市场变化信息分析；公司针对变化应采用的对策建议；市场分析报告总结。客户信息记录应涉及以下内容：客户联系表（参见附件Y3-B01：客户联系表）；关键人物的个人资料（参见附件Y3-B02：关键人物的个人资料）；客户概要信息记录（参见附件Y3-B03：客户概要信息记录）；客户信息表（参见附件Y3-B04：客户信息表）。客户信用记录应涉及以下内容：《客户信用信息管理卡》(参见附件Y3-B05：客户信用信息管理卡)；《客户信用评价表》（参见附件Y3-B06：客户信用评价表）；《客户信用等级分类表》（参见附件Y3-B07：客户信用等级分类表）；专题报告：

参见附件Y3-Y03：第XXX期专题报告其它需要呈报的报告：根据公司领导具体规定撰写。3.2制定框架协议(F2)3.2.1工作环节3.2.1.1评价框架协议的合理性了解行业、合作伙伴相关信息（涉及对方的财务状况），分析业务执行情况，评价协议的风险，并提出改善或防范的措施。3.2.1.2商谈修改框架协议条款内容业务部门负责人是框架协议的重要谈判人，必要时由总经理给予支持。协议条款拟定之后，协议修改人员应尽快修改协议文本。3.2.1.3法律顾问审核协议文本协议文本修改之后，应通过公司法律顾问审核，并由法律顾问出具法律意见书（内容涉及：协议条款审核法律意见、法律顾问签章等，具体内容参见附件Y3-Y04：法律意见书），。3.2.1.4公司内部审批协议文本按如下协议审批程序：协议在部门负责人审核后，以“协议审核签署单”形式，并附上《协议情况摘要表》作为附件上报；其后由公司财务负责人审核，签署审核意见并署名，最后呈报公司负责人审阅、签署。3.2.2工作结果框架协议（参见附件Y03-05：框架协议）。3.3制定计划(F3)3.3.1工作环节3.3.1.1制订年度销售计划的工作环节前一年度营销工作总结分析；收集市场信息，研究市场分析报告；请客户提供乳清粉年度进口计划；制订年度工作计划和年度工作计划；报公司领导审批。3.3.1.2制订月度资金计划根据客户信息和年度预算，预计下个月的重要工作。根据需要完毕的工作任务编制具体的月度资金预算。将月度资金预算递交财务部门，并呈送总经理工作部备份。3.3.2工作结果3.3.2.1年度工作计划的内容及格式销售计划年度工作计划：下年度各市场营销方案执行的总体时间安排、资金费用预算；参见附件Y3-Y06：XXX年度工作计划 （年度工作计划）3.3.2.2月度资金预算的内容及格式月度资金计划的内容上一月度资金使用情况总结，下一月度的资金预算，涉及支出和收入月度资金计划的格式参见附件Y3-B08：月度资金计划表。3.4与国外供货商签订订单协议(F4)3.4.1工作环节3.4.1.1商谈协议具体条款内容业务执行人是具体协议的重要谈判人，必要时由业务部门负责人给予支持。3.4.1.2缮制协议文本协议条款拟定之后，协议缮制人员应尽快缮制协议文本。3.4.1.3公司内部审批协议文本按如下协议审批程序：协议在部门负责人审核后，以“协议审核签署单”形式，并附上《协议情况摘要表》作为附件上报；其后由公司财务负责人审核，签署审核意见并署名，最后呈报公司负责人审阅、签署。3.4.2工作结果3.4.2.1协议内容及格式协议不同，其涉及的内容有所不同。协议信息摘要（参见附件Y3-B09：协议信息摘要表）；协议申请单（参见附件Y3-B10：协议申请单）；乳清粉采购协议（参见附件Y3-Y07：乳清粉采购协议）乳清粉运送保险协议（参见附件Y3-Y08：乳清粉运送保险协议）3.5与国内委托商签订订单协议(F5)3.5.1工作环节3.5.1.1商谈协议具体条款内容业务执行人是具体协议的重要谈判人，必要时由业务部门负责人给予支持。3.5.1.2缮制协议文本协议条款拟定之后，协议缮制人员应尽快缮制协议文本，并保证没有文字错误。3.5.1.3公司内部审批协议文本按如下协议审批程序：协议在部门负责人审核后，以“协议审核签署单”形式，并附上《协议情况摘要表》作为附件上报；其后由公司财务负责人审核，签署审核意见并署名，最后呈报公司负责人审阅、签署。3.5.2工作结果3.5.2.1协议内容及格式协议不同，其涉及的内容有所不同。协议信息摘要（参见附件Y3-B09：协议信息摘要表）；协议申请单（参见附件Y3-B10：协议申请单）；乳清粉业务代理协议（参见附件Y3-Y9：乳清粉业务代理协议）3.6供货安排(船、货)(F6)业务执行人跟踪国外供货商备货及发运情况，及时联系国内委托人，传递外方信息。拟定船期是指乳清粉业务人员接受用户传报的到卸港船期安排，然后与国内用户联系，拟定海运船期的过程。3.6.1工作环节3.6.1.1接受用户所报船舶到达卸港船期安排每月下旬，乳清粉业务人员与用户电话或传真联系，取得用户次月乳清粉到卸港船期安排。3.6.1.2跟踪船舶动态业务执行人应不断跟踪船舶动态，并及时告知国内用户相关情况。3.6.2工作结果船舶动态信息的传真文献（参见附件Y3-Y10：传真格式）3.7报关报验(F7)报验、报关是指船方的载货船只到达目的港，进入中国海关时向中国海关报验货品、申报通关的过程。它涉及安排商检、报关事宜和商检报关费用支付两个环节。3.7.1工作环节3.7.1.1安排商检报关事宜受载船舶抵卸港前，规定供货商按10/7/5/3/2/1天的时间间隔向业务人员提供受载船舶抵卸港报，并将上述船舶动态及时传真给用户和负责商检报关的业务单位，请他们分别做好乳清粉进口的报验、报关和接卸船工作。敦促负责商检报关的业务单位做好乳清粉进口的报验、报关。联系卸港代理、用户、船方做好船舶靠泊、卸货等的准备工作。督促负责商检报关的业务单位向相关部门索取代垫费用的发票，并将发票正本快递至中煤进出口公司。3.7.1.2商检报关费用支付业务人员应及时向负责商检报关的业务单位索要支付关税、增值税的单据3.7.2工作结果关税发票（参见附件：Y3-Y11关税发票）增值税发票（参见附件：Y3-Y12增值税发票）3.8监督关税交纳(F8)3.8.1工作环节及时告知国内客户船舶动态及时告知国内客户关纳关税保证金及商检费3.8.2工作结果告知国内客户关纳关税保证金及商检费传真文献（参见附件Y3-Y13：传真格式）3.9监督执行入库,收取佣金(货控权)(F9)3.9.1工作环节货抵目的港后，业务执行人应到现场检查卸货及入库情况。入库后由仓仓储存方提供入库单。出库时要有中煤出具的出库告知单才干出库。规定客户定期传真货品的储运、盘点及发货纪录。必要时应到现场检查货品保管及发放情况，抽检仓储纪录，进行监盘。做到账账相

符、账实相符。告知国内客户支付相应佣金3.9.2工作结果入库单（参见附件Y3-B12：入库单）出库告知单（参见附件Y3-B13：出库告知单）库存情况核算表（参见附件Y3-B14：库存情况核算表）收到佣金3.10代购货款支付(F10)支付乳清粉货款是指中煤进出口公司按照协议规定，依照商业发票支付乳清粉货款的过程。它涉及获取卸港单据、审核卸港单据、争议解决、起草付款申请，提交财务部门，缮制境外汇款申请书，对外付款5个环节。3.10.1工作环节3.10.1.1获取卸港单据规定负责商检报关的业务单位传真如下单据并将正本快递：卸港质量证书、卸港重量证书、关单。3.10.1.2审核卸港单据业务人员在收到卸港质量检测结果之后，应与协议的规定进行对比，看检测指标是否与协议相符。3.10.1.3争议解决假如发现卸港质量检测指标与协议不符，则应及时将该结果通告用户，然后有关各方就质量问题进行协商，达成共识。3.10.1.4起草付款申请，提交财务部门在卸港质量检测结果各项乳清粉指标符合协议规定或就质量问题达成共识之后，业务人员应起草货款付款申请，提交公司财务部门。付款申请应附如下单据：正本协议、正本提单、正本商业发票、正本报关单。3.10.1.5缮制境外汇款申请书，对外付款业务人员根据财务部门的指示，缮制银行付款申请单，提交财务部门对外付款。在货款支付过程中，如发生各种非我方因素（如国家调整有关的外汇政策）导致的货款迟付问题时，业务人员应及时将有关情况通报供货商，以取得供货商的谅解并应尽量缩短迟付时间。3.10.2工作结果报关单，参见附件Y3-Y14；货款支付申请单，参见附件Y3-Y15；3.11监督销售协议签订(F11)3.11.1工作环节业务执行人及时了解国内委托人销售协议签订情况向对国内委托人索取一份协议复印件3.11.2工作结果销售协议复印件（参见附件Y3-Y16：销售协议）3.12监督销售协议执行(出库及销售)(F12)3.12.1工作环节出库时要有中煤出具的出库告知单才干出库。规定客户定期传真货品的储运、盘点及发货纪录。必要时应到现场检查货品保管及发放情况，抽检仓储纪录，进行监盘。做到账账相符、账实相符。3.12.2工作结果出库告知单（参见附件Y3-B13：出库告知单）乳清分出库实时纪录（参见附件Y3-B14：乳清分出库实时纪录）库存情况核算表（参见附件Y3-B15：库存情况核算表）3.13监督销售回款及用途(F13)3.13.1工作环节业务执行人根据传真提单拟定付款日期，准备付款申请单。付款申请单由相关部门进行审批。财务部门根据协议规定计算代理费数额，由业务执行人传真书面催款书给客户催收代理费。财务部门作付汇申请，和外汇管理局联系付汇事项。财务部门受到收到收到代理费后告知业务执行人向客户反馈收款情况，安排TT付款给国外供货商。财务部门付款后，由业务执行人向客户反馈付款情况，以书面形式初次催收货款。3.13.2工作结果货款/费用支付申请表（参见附件Y3-B16：付款申请表）代理费计算表（参见附件Y3-B17：代理费计算表）3.14收取代购资金结算(F14)3.14.1工作环节付款日九十天后，由业务执行人以电话和书面告知的形式告知国内委托人应在一百二十天内准备付款。财务部门收集相关单据与客户结算。财务部门受到收到收到货款后，应告知业务执行人向客户反馈收款信息。3.14.2工作结果货款结算发票（参见附件Y3-Y17：货款结算发票）收到货款3.15执行分析(风险控制分析)(F15)执行情况分析是对乳清粉业务情况的分析、总结，重要是针对工作中的一些重要事项的分析、总结，它是业务人员改善工作的一个自我提高过程。3.15.1工作环节3.15.1.1汇总月度相关信息应在每月3日前，收集、汇总上月月度信息，其内容涉及上月销售计划、上月资金计划、每月款项汇总分析表及售后服务效果分析表等。3.15.1.2分析月度相关信息应在每月