档案的管理包括收集、整理、鉴定、编目、上架、保管、统计、利用

PAGEPAGE14档案管理培训资料一、档案的收集1．收集和和移交。我们原来根根据档案案局的要要求，要要求各单单位实行行部门立立卷、部部门整理理制度。也也就是各各部门整整理好了了再移交交综合档档案室。现现在看来来不太现现实，因因此，我我们现在在的要求求是各部部门要清清楚自己己部门那那些材料料应当归归档，及及时上交交档案室室。各处处室哪些些材料应应当归档档，档案案管理员员应当进进行指导导。今天天，我们们发了一一份《归归档不归归档范围围和保管管限期表表》，大大家回去去后分处处室列好好表，交交给每一一个处室室负责人人，要求求他们及及时移交交档案素素材，移移交时应应逐条对对照，不不得遗漏漏。并填填写好档档案交接接文据（附附目录），作作好登记记。2．文件的的处理我们学校单单位比较较小，一一般没有有专门的的文件收收发部门门，通常常是由校校长和各各处室主主任分散散保管，比比较容易易遗失。我我们现在在的要求求是，文文件原件件由领导导签阅后后交档案案室保管管，复印印一份复复印件按按文件流流转程序序传阅。3．现在教教育局有有一部分分文件通通知是不不发纸质质文件的的，如果果其中有有关你学学校的，也也是要归归档的。因因此，要要求档案案员也要要时常浏浏览教育育网，查查看电子子文件。二、档案的的整理鉴鉴定编目目上架1．档案期期限的鉴鉴定划分分（见档档案保管管期限表表）（逐逐条讨论论）2．文书档档案的整整理2．1文书书档案按按卷整理理2．1．11分类根据《分类类排列编编号规则则》把归归档的素素材分成成党群、政政务、教教学三类类。接着着，根据据《保管管期限表表》把每每类分成成三小类类：永久久、长期期、短期期。文书档案党群类政务类文书档案党群类政务类教学类党群永久党群长期党群短期政务永久政务长期政务短期教学永久教学长期教学短期2．1．22组卷2．1．33排序。组组成一卷卷的文件件材料按按其生成成时间先先后和内内容关联联排序。2．1．44给每一一卷卷内内的文件件材料在在右上角角写上（或或用数字字章、号号码机印印上）页页码。2．1．55填写卷卷内目录录（附11：文书书档案卷卷内目录录样表）卷内目录放放在卷首首，内容容有：顺序号：卷卷内文件件依其排排列先后后填写顺顺序号，每每卷均从从1开始始。文号：填写写文件制制发机关关的发文文字号。如如果没有有则不填填责任者：填填写生成成文件的的单位或或部门。必必须要填填题名：照实实抄录日期：生成成文件材材料的日日期页号：填写写每份文文件材料料的首页页号，最最后一份份文件填填写起止止页号。备注：留空空，以备备文件材材料发生生变化时时作说明明用。2．1．66填写备备考表（附附2：文文书档案案卷内备备考表样样表）卷内备考表表放在卷卷末，内内容有卷内情况说说明：通通常留空空，以备备卷内文文件发生生变化时时说明用用。立卷人：由由立卷人人签名。（通通常是档档案员签签名）检查人：由由案卷质质量审核核者签名名。（通通常填档档案分管管领导检检查、签签名）立卷时间：：填写完完成立卷卷的日期期2．1．77装订：：应先去除金金属物，宽宽大的纸纸页要折折叠，装装订线外外有文字字的要加加边，破破损的要要修补，文文件的底底边和左左侧敦齐齐，左边边三点一一线，线线绳装订订。2．1．88案卷题题名的拟拟写：案卷题名应应包括责责任者、问问题、文文种（名名称）三三部分。格式为：（责责任者，谁谁、什么么单位）关关于（什什么问题题）的（文文种名称称，如通通知、报报告、批批复、名名册、制制度、办办法、意意见等）例：*****学校校关于党组组织的名册、会会议记录录、介绍绍信等谁，什么单位什么问题文件材料的名称，不要超过三个，如不止三个，可加谁，什么单位什么问题文件材料的名称，不要超过三个，如不止三个，可加“等”字题名应力求求能够反反映卷内内文件材材料的内内容。2．1．99案卷封封面的填填写（见见附3）2．1．110编号号：编号要根据据《档案案分类排排列编号号规则》进进行。文书党群类类目录号号为1文书党群类类档案的的排列为为先按年年度排列列，在每每一年度度内先排排永久，再再排长期期。短期期档案另另架排列列。一个个大流水水号就是是文书档档案类所所有的党党群类档档案的案案卷号为为一个流流水号。假设该学校校文书类类党群档档案最早早为19980年年，119800文书类类党群档档案永久久2卷，长长期100卷，短短期3卷卷，那么么该学校校19880年党党群类永永久档案案目录号号为1，案案卷号11和2，119800年党群群类长期期档案目目录号为为1，案案卷号33至122。19981年年党群类类档案目目录号为为1，案案卷号从从13开开始。如如下表：：党群类目录号11980年年党群永永久2卷卷1980年年党群长长期100卷1981年年党群永永久4卷卷……案卷号1—23—1213—166……政务类档案案的排列列也是如如此，只只是目录录号为22教学类档案案的排列列也是如如此，只只是目录录号为332．1．111排列上上架。2．2按件件整理（如果按件件整理，则则必须使使用计算算机管理理）2．2．11整理理一件（1）确定定怎样算算一件。一般以每份份文件为为一件，特特殊情况况如下：：文件正本与与不同稿稿本为一一件，正正文与附附件为一一件，原原件与复复制件为为一件，转转发文与与被转发发文为一一件，报报表、名名册、图图册等一一册为一一件，来来文与复复文（如如报告与与批示、请请示与批批复、函函与复函函等）为为一件。（2）超大大纸张折折叠（3）去除除金属物物（4）装订订15页以上上的档案案用“三孔一一线”装订，115页以以内的档档案采用用缝纫机机轧边、轧轧角或者者用包角角材料包包角。包角方法：：首先把把每一页页左上角角的正反反两面刷刷上少许许浆糊，粘粘上，再再用包角角材料包包上。以以不掉纸纸、不能能抽出纸纸张为准准。左上角、右右上角的的定义如如图：左上角左上角右上角右上角纵向文档：：横左上角左上角右上角右上角如果一件材材料中既既有纵向向，又有有横向的的，以第第一页为为准。（5）填写写包角或或归档章章等项目目：如果用包角角方式装装订，通通常包角角材料已已印制了了这些项项目，如如下图室编件号室编件号馆编件号期限全宗号年度机构问题其中“全宗宗号”没有就就不填，“机构问题”不填，“室编件号”等每一件都整理好，并按《分类排列编号规则》排列后再填，“馆编件号”不填。如果用“三三孔一线线”或采用用缝纫机机装订，则则应在文文件首页页上部中中间空白白处盖上上归档章章，并填填写各项项目，如如下图：：（全宗号）（年度）（室编件号号）（机构问题题）（保管期限限）（馆编件号号）填写方法与与包角相相同。2．2．22编号号件号编制：：按件整整理的档档案为永永久一个个系列，每每年一个个流水号号；长期期一个系系列，每每年一个个流水号号；短期期一个系系列，每每年一个个流水号号。上架架排列也也分三个个系列进进行排列列。假设该学校校从20000年年起按件件整理，220000年永久久档案中中党群220件，政政务300件，教教学800件，220011年永久久档案中中党群225件，政政务355件，教教学1000件………。那那么20000年年永久档档案党群群类的件件号为11至200，政务务类为221至550，教教学类为为51至至1300。20001年年永久档档案党群群类件号号为1至至25，政政务类为为26至至60，教教学类为为61至至1600……。如如下表：：永久档案2000年年党群永永久200件2000年年政务永永久300件2000年年教学永永久800件2001年年党群永永久255……件号1—2021—50051—13301—2526—长期和短期期也是如如此。2．2．33编制目目录（用用计算机机管理可可以打印印）归档文件目目录样表表（见附附4）2．2．44填写备备考表按件整理备备考表样样表（见见附5）2．2．55装盒、填填写盒脊脊盒面只须印印上全宗宗名称章章即可，盒盒脊项目目有全宗宗号、年年度、保保管期限限、机构构问题、起起止件号号、盒号号。全宗宗号没有有的不填填，机构构问题不不填，起起止件号号填在“室”那一栏栏里，“馆”那一栏栏不填，盒盒号为排排列上架架后档案案盒的流流水号，每每种期限限一个大大流水号号。2．2．66排列上上架3．会计档档案整理理会计档案由由主办会会计整理理好后，交交档案室室保管。需需要注意意的一点点是责任任者必须须填单位位。会计档案上上架时，报报表帐册册为一个个系列，目目录号为为4，凭凭证为一一个系列列，不给给目录号号，要分分架排列列。4、科技档档案整理理4．1基建建档案整整理基建档案按按卷整理理，按照照工程进进行组卷卷，不同同工程必必须分开开组卷。同同一工程程的文书书材料与与图纸必必须分开开组卷。拿到一项工工程的档档案材料料，首先先把工程程文书与与基建图图纸分开开。对于于工程文文书就像像文书档档案那样样进行整整理组卷卷，卷内内材料按按时间顺顺序进行行排列，编编写页码码，填写写卷内目目录和卷卷内备考考表后装装盒。对对于基建建图纸，首首先要对对其进行行手风琴琴式折叠叠、排序序、编写写页码，再再填写卷卷内目录录和卷内内备考表表后装盒盒。（附附6：科科技档案案卷内目目录样表表和科技技档案卷卷内备考考表样表表）4．2设备备档案整整理设备档案按按卷整理理，按照照设备进进行组卷卷，不同同设备必必须分开开组卷。卷内材料按按形成时时间进行行排列，编编写页码码，填写写卷内目目录和卷卷内备考考表后装装盒。4．3排列列编号5．照片档档案整理理（演示示）照片档案按按卷整理理，每一一次活动动的照片片为一卷卷。每次活动照照片可能能会很多多，选择择有代表表性的照照片归档档组卷，如如全景照照片、领领导讲话话及有代代表性的的场景等等。把照片按拍拍摄时间间排序，用用切角插插入的方方式把照照片固定定在照片片档案芯芯页上。第一页上部部写一段段1000到2000字的的该组照照片的简简要说明明，注明明参见号号、拍摄摄者、拍拍摄日期期，下部部插入一一张照片片，注明明照片号号（该照照片在该该组照片片中的序序号，第第一张为为1）和和底片号号（如为为数码相相机拍摄摄，没有有底片，则则应刻盘盘保存原原始的电电子照片片），并并用一句句话对该该照片简简要说明明，照片片中主要要人物应应加括号号注明位位置（如如：左一一、右二二等）。第二页起，每每页插两两张照片片，每张张照片注注明照片片号和底底片号，并并用一句句话对该该照片简简要说明明，照片片中主要要人物应应加括号号注明位位置。加照片档案案卷内目目录和备备考表装装订成卷卷。卷皮皮用案卷卷内封面面和封底底题名拟写：：*****学校校关于********的的照片把案卷按年年度时间间排列后后编制案案卷号。装盒（用按按卷整理理的档案案盒），填填写卷盒盒（卷盒盒的填写写与文书书档案案案卷一样样，其中中案卷号号填该盒盒内的起起止案卷卷号）后后按年度度顺序上上架。电子照片刻刻成光盘盘，编入入光盘录录像带序序列。6．光盘录录像带档档案整理理每一次活动动的录像像光盘为为一卷，装装卷盒。题题名拟写写如下：：****学学校关于于********的录像像（电子子照片）7．实物档档案整理理逐件编号，编编制目录录8．编制目目录8．1按卷卷整理档档案的目目录编制制按卷整理的的文书档档案需编编制两种种目录：：案卷目目录和全全引目录录8．1．11案卷目目录案卷目录是是以案卷卷为单位位，依据据档案整整理顺序序编制的的检索工工具。其其目录表表包括案案卷号、案案卷标题题、年度度、卷内内文件页页数、保保管期限限、备注注等。8．1．11．1案案卷目录录样表（见见附7）会计案卷目目录也可可采用会会计保管管清册8．1．11．2案案卷目录录的排列列：每个目录号号一本目目录或数数本目录录，不同同目录号号的案卷卷目录不不可放在在同一本本案卷目目录内。上上架排列列时按目目录号的的先后顺顺序排列列。案卷目录在在目录橱橱中的排排列如图图（图11）：8．1．22全引目目录的编编制全引目录又又称卷内内文件目目录汇集集，或案案卷文件件目录。它它将一全全宗内的的案卷目目录和卷卷内文件件目录汇汇编成册册，兼有有案卷目目录和卷卷内文件件目录的的功能。编制全引目目录，首首先列出出卷号、案案卷标题题、起止止日期、页页数，然然后在下下面列出出卷内文文件的目目录。一一般只需需把案卷卷目录和和卷内文文件目录录依次打打印，或或复印剪剪贴后装装订成册册即可。全引目录样样表（见见附8）全引目录的的排列与与案卷目目录类似似，如图图（图22）：（图11）（图22）8．2按件件整理档档案的目目录编制制按件整理档档案的目目录叫做做归档文文件目录录。1、归档文文件目录录样表（见见附4）2、归档文文件目录录的装订订排列：：每种期限每每一年装装订一本本。（每每本目录录的封面面见附99）每种期限的的目录装装一个盒盒子或数数个盒子子，如如图（略略）（图3）三、保管统统计，编编制全宗宗卷全宗卷是档档案室在在管理本本单位全全宗过程程中形成成的，能能够说明明本单位位全宗历历史情况况的有关关文件材材料组成成的专门门案卷。1．卷内文文件材料料逐件加加封面、封封底、编编件号，装装订后装装入卷盒盒。封面面著录全全宗号、件件号、全全宗名称称、文件件题名、时时间、责责任者。（见见附100全宗卷卷内封面面样表）2．卷盒面面、脊印印“全宗卷卷”三字，并并分别著著录全宗宗号、全全宗名称称和编制制日期。（见见附111全宗卷卷盒）其其中“全宗号号”处填写写“全宗号号—卷号”3．全宗卷卷排列：：共9卷，排排列按顺顺序是：：1、全全宗指南南（全宗宗介绍）22、大事事记3、档档案收集集4、档档案整理理5、档档案鉴定定6、档档案保管管7、档档案统计计8、档档案利用用9、现现代化管管理（不不用计算算机管理理的可以以没有）4．卷内内内容及编编号：（逐条条讨论）（盒号）大大项件号内容1全宗指南南1—1全宗指南（全全宗介绍绍）2大事记2—1大事记（每每年1件件）3档案收集集3．1—11归档不归档档范围3．2—11档案交接文文据附目目录3．3—11档案工作组组织网络络4档案整理理4．1—11档案分类方方案、排排列编号号规则4．2—11整理工作小小结（每每年1件件，内容容为档案案整理的的方法、过过程；本本年度档档案数量量，包括括各种期期限的数数量，各各类别的的数量；；本年度度档案的的主要成成分。）5档案鉴定定5．1—11档案保管期期限表5．2—11鉴定小组成成员名单单（鉴定定小组成成员调整整才需增增加）5．3—11鉴定分析报报告、销销毁档案案的请示示与批复复及销毁毁清册（如如果没有有进行过过鉴定