5项目五办公自动化系统

项目五办公自动化系统【能力目目标】▲了解解办公自自动化系系统的基基本功能能；▲学会会使用办办公自动动化信息息处理软软件；▲具有有使用办办公自动动化系统统解决智智能化工工程的能能力。任务描述述通过办公公自动化化的定义义、功能能及办公公自动化化软硬件件的学习习，了解解办公自自动化系系统的设设计过程程，学会会各类办办公自动动化系统统的应用用。任务分析析从办公自自动化组组成入手手，逐步步对办公公自动化化软硬件件进行认认知，再再学习办办公自动动化系统统的设计计过程，，然后通通过案例例使学生生学会办办公自动动化系统统的应用用。方法与步步骤任务1智能建筑办公自动化系统的认知1任务2办公自动化系统的设计过程与案例21办公公自动化化的定义义办公自动动化是一一门综合合性的跨跨学科的的技术，，是一个个人机信信息的交交互系统统，是以以提高办办公效率率为其目目标，包包括语音音、数据据、图像像、图形形、视频频、文字字等信息息的一体体化处理理等。2我国国办公自自动化的的发展过过程我国办公公自动化化发展已已经经历历了三个个阶段，，各个单单位办公公自动化化程度有有所不同同，大致致可以分分为四种种情况::(1)起步较慢慢，还停停留在使使用没有有联网的的计算机机阶段，，使用MSOffice系系列、WPS系系列应用用软件以以提高个个人办公公效率。。任务1智智能能建筑办办公自动动化系统统的认知知6.1.1办公自动动化与办办公自动动化系统统(2)已经建立立了自己己的Intranet网络，，但没有有好的应应用系统统支持协协同工作作，仍然然是个人人办公。。网络处处在闲置置状态，，单位的的投资没没有产生生应有的的效益。。(3)已经建立立了自己己的Intranet网络，，单位内内部员工工通过电电子邮件件交流信信息，实实现了有有限的协协同工作作，但产产生的效效益不明明显。(4)已经建立立了自己己的Intranet网络；；使用经经二次开开发的通通用办公公自动化化系统；；能较好好地支持持信息共共享和协协同工作作，与外外界联系系的信息息渠道畅畅通；通通过Internet发布、、宣传单单位的有有关情况况；Intranet网已经经对单位位的管理理产生了了明显的的效益。。现在正正着手开开发或已已经在使使用针对对业务定定制的综综合办公公自动化化系统，，实现科科学的管管理和决决策，增增强单位位的竞争争能力，，使企业业不断发发展壮大大。任务1智智能能建筑办办公自动动化系统统的认知知3办公公自动化化系统（（OAS）办公自动动化系统统是办公公信息处处理的自自动化。。它利用用先进的的技术，，使各种种办公业业务活动动逐步由由各种设设备、各各种人机机信息系系统来协协助完成成，达到到充分利利用信息息，提高高工作效效率和工工作质量量，提高高生产率率的目的的。办公自动动化系统统一般具具有如下下特征：：（1）交交互性性一般的数数据处理理是单一一的控制制流，有有事先确确定的输输入输出出，无需需人的干干预。而而办办公自动动化系统统则往往往需要根根据不同同的输入入调动不不同的控控制，因因而人机机对话、、人的干干预是必必不可少少的。任务1智智能能建筑办办公自动动化系统统的认知知（2）协协同性性办公活动动通常是是有组织织的分层层次的群群体活动动，因此此，办公公自动化化系统应应支持一一个组织织机构内内的所有有工作人人员能够够进行协协同工作作，以完完成一项项共同的的任务。。（3）多多学科科交叉办公自动动化系统统的建立立和发展展是相关关的现代代科学技技术交叉叉融合的的结果，，是以计计算机科科学、信信息科学学、地理理空间科科学、行行为科学学、管理理科学、、系统工工程学和和现代通通信技术术等作为为支撑平平台的。。任务1智智能能建筑办办公自动动化系统统的认知知（4）网网络化化现代办公公自动化化系统是是基于计计算机网网络的，，包括局局域网（（LAN）、因因特网（（Internet））、内联联网（Intranet）和和外联网网（Extranet）等。。（5）对对象的的多样性性从操作人人员来看看，智能能建筑办办公自动动化系统统分为文文员、计计算机管管理员、、维护员员和安全全管理员员等。从从系统完完成工作作来说，，办公自自动化系系统处理理的事务务繁杂，，包括文文档管理理、信息息管理等等，涉及及智能建建筑的各各个方面面。任务1智智能能建筑办办公自动动化系统统的认知知4办公公自动化化系统的的六要素素在一个办办公自动动化系统统中，包包含办公公人员、、办公环环境、组组织机构构、办公公设备、、办公信信息和工工作流程程六种要要素。办办公人员员是办公公活动的的最重要要的因素素，也是是办公自自动化系系统的使使用者；；办公环环境是指指完成和和管理办办公活动动的场所所，有时时也是一一个基本本管理单单位；组组织机构构决定了了办公人人员的责责任及人人员之间间的关系系；办公公设备是是支持办办公人员员进行工工作的工工具；办办公信息息是办公公自动化化系统处处理的对对象；工工作流程程是办公公人员的的工作规规则。任务1智智能能建筑办办公自动动化系统统的认知知5智能能建筑办办公自动动化系统统的类型型与功能能按照国家家标准《《智能建建筑设计计标准》》（GB／T50314——2000），，在智能能建筑中中，根据据各类建建筑物的的使用功功能需求求，可建建立两类类办公自自动化系系统，即即通用办办公自动动化系统统和专用用办公自自动化系系统。(1)通通用办办公自动动化系统统通用办公公自动化化系统指指建筑物物的物业业管理营营运信息息、电子子账务、、电子邮邮件、信信息发布布、信息息检索、、导引、、电子会会议以及及文字处处理、文文档等的的管理，，如建筑筑设备管管理系统统BMS、物业业管理系系统、建建筑物Intranet、一一卡通系系统、综综合信息息服务系系统等。。通用办办公自动动化系统统应实现现的主要要功能包包括：任务1智智能能建筑办办公自动动化系统统的认知知①应能对建建筑物内内各类设设备的运运行状况况、统计计信息及及维护进进行管理理；②应具有进进行文字字处理、、文档管管理、各各类公共共服务的的计费管管理、电电子账务务、人员员管理等等功能；；③应具有共共用信息息库，向向建筑物物内公众众提供信信息采集集、装库库、检索索、查询询、发布布、导引引等功能能；④智能卡管管理子系系统应能能识别身身份、钥钥匙、信信息系统统密码钥钥匙等，，并进行行各类计计算。任务1智智能能建筑办办公自动动化系统统的认知知(2)专专用办办公自动动化系统统对于专业业型办公公建筑，，其办公公自动化化系统除除具有通通用办公公自动化化系统的的功能外外，还应应按其特特定的业业务需求求，建立立专用办办公自动动化系统统，如银银行业务务系统、、商场POS系系统、酒酒店管理理系统、、政府机机关办公公系统、、各类企企业管理理系统等等。另外，根根据办公公自动化化系统的的功能层层次，可可分为事事务处理理型、信信息管理理型和决决策支持持型办公公自动化化系统。。三种办办公自动动化系统统的关系系如图6.1所所示。图6.1三种办办公自动动化系统的关关系图任务1智智能能建筑办办公自动动化系统统的认知知(3)事事务型型办公自自动化系系统这种系统统大体上上可分为为办公事事务处理理（如文文字处理理、电子子表格、、电子邮邮件等））和行政政事务处处理（如如公文流流转等））两大部部分，如如图6.2所示。办公事务务处理的的主要内内容是大大量基础础性的日日常办公公事务，，具体包包括：①文字处理理指各类类文件的的起草、、编辑、、存储和和输出功功能。②电子表格格处理应应根据实实际的需需要，生生成不同同种类的的表格。。③文档管理理对准备备归档的的公文或或者各类类合同、、协议、、文件、、指示、、资料等等的一个个合理存存储与查查阅功能能。任务1智智能能建筑办办公自动动化系统统的认知知图6.2事事务型办办公系统统任务1智智能能建筑办办公自动动化系统统的认知知④文件收发发完成普普通的邮邮件、公公文、材材料、信信件的收收发，也也包括对对网上电电子邮件件的收发发与处理理。⑤办公日程程管理日日程管理理可分为为个人日日程和部部门日程程等，应应具有对对日程的的基本存存储和信信息提示示功能。。⑥公共信息息管理公公共信息息包含新新闻、文文档、员员工论坛坛、资料料下载等等功能。。任务1智智能能建筑办办公自动动化系统统的认知知(4)信信息管管理型办办公自动动化系统统信息管理理型办公公自动化化系统即即管理信信息系统统，是办办公自动动化系统统的第二二个层次次。随着着企业对对信息需需求的不不断深入入，在办办公系统统中对和和本单位位的运营营目标关关系密切切的综合合信息的的需求日日益增加加。信息息管理型型办公系系统是把把事务型型（或业业务型））办公系系统和综综合信息息（数据据库）紧紧密结合合的一种种一体化化的办公公信息处处理系统统，包括括日常事事务处理理和信息息管理两两部分。。日常事事务处理理系统的的作用主主要是替替代人的的手工劳劳动，把把人们从从大量的的繁琐事事务中解解脱出来来；信息息管理是是指对本本办公业业务领域域内及相相关的各各类信息息（社会会信息、、经济信信息及监监控信息息）进行行控制与与利用。。任务1智智能能建筑办办公自动动化系统统的认知知(5)决决策支支持型办办公自动动化系统统决策是人人们对出出现的问问题和要要求去寻寻求解决决和实现现的对策策或方法法，是普普遍存在在的一种种思维活活动。通通常是将将该问题题所具有有的数据据、资料料、模型型、案例例和经验验等作为为综合分分析和逻逻辑推理理的基础础，该问问题的具具体要求求作为综综合或选选择的条条件，去去得出解解决问题题的对策策或办法法。决策支持持型办公公自动化化系统是是第三个个层次。。它建立立在信息息管理级级办公自自动化系系统的基基础上，，使用由由综合数数据库系系统所提提供的信信息，针针对所需需要做出出决策的的课题，，构造或或选用决决策数字字模型，，结合有有关内部部和外部部的条件件，由计计算机执执行决策策程序，，做出相相应的决决策。任务1智智能能建筑办办公自动动化系统统的认知知决策支持持系统一一般由三三个库组组成：模模型库———为决决策提供供数字模模型集合合；数据据库———为决策策提供信信息；方方法库———为决决策提供供常用的的方法。。其中模模型库是是决策支支持系统统的核心心，包括括计划模模型、预预测模型型、评估估模型、、投入//产出模模型、反反馈模型型、结构构优化模模型、经经济控制制模型、、仿真模模型和综综合平衡衡模型等等。依靠靠模型库库技术和和数据库库技术，，以更有有效的方方式帮助助高层管管理人员员解决一一些决策策问题。。事务级办办公自动动化系统统、信息息管理级级办公自自动化系系统和决决策支持持级办公公自动化化系统是是广义的的或完整整的办公公自动化化系统构构成中的的三个功功能层次次，它们们之间的的相互联联系可以以由程序序模块的的调用和和计算机机数据网网络通信信手段做做出。任务1智智能能建筑办办公自动动化系统统的认知知6办公公自动化化的环境境支持办公自动动化是一一门综合合性学科科，其直直接支持持技术主主要是计计算机技技术和网网络通信信技术。。(1)计计算机机技术计算机是是办公自自动化系系统的主主要设备备。在办办公自动动化系统统中使用用的计算算机可以以是大型型机，也也可以是是中、小小型机或或微机。。要求计计算机有有较大的的存储容容量与较较快的处处理速度度。由于于微机具具有性价价比高、、易于操操作和维维护等特特点，所所以目前前是办公公自动化化系统中中主要使使用的计计算机设设备任务1智智能能建筑办办公自动动化系统统的认知知(2)网网络通通信技术术计算机网网络在办办公自动动化系统统中主要要负责通通信任务务，地位位十分重重要。网网络将计计算机相相连，构构成一个个完整的的可以进进行信息息交流、、资源共共享、高高可靠性性、安全全的和多多媒体的的办公系系统。计计算机网网络可分分为两种种：一种种是局域域网（LAN）），在在一座大大楼或一一群建筑筑物之间间的较近近距离的的计算机机之间的的连接；；另一种种是广域域网(WAN))，主要要用于远远距离的的计算机机之间的的连接。。在智能建建筑系统统中，办办公自动动化系统统具有分分散性高高、自动动化要求求高、要要求系统统速度快快和容量量大等特特点。要要实现智智能建筑筑的功能能，计算算机网络络（LAN，WAN））是基础础设施。。任务1智智能能建筑办办公自动动化系统统的认知知像计算机机、电话话、传真真机、复复印机等等现代化化设备，，可被称称为办公公设备，，而不能能被称为为办公自自动化系系统。一一个办公公自动化化系统不不仅包括括硬件部部分，而而且还包包括软件件部分。。6.1..2.1办公自自动化硬硬件设备备办公自动动化硬件件设备是是指办公公自动化化系统中中使用的的物理设设备。常常用的办办公设备备包括：：(1)办公信息息的输入入、输出出设备如如打印机机、扫描描仪、麦麦克风、、音箱、、手写笔笔等，如如图6.3所示。(2)信息处理理设备指指各种计计算机、、工作站站或服务务器等，，如图6.4所示。6.1.2办公自动动化系统统中的软软、硬件件设备任务1智智能能建筑办办公自动动化系统统的认知知图6.3办公自自动化系系统硬件件（1））任务1智智能能建筑办办公自动动化系统统的认知知图6.4办公自自动化系系统硬件件（2））任务1智智能能建筑办办公自动动化系统统的认知知(3)信息复制制设备指指复印机机、磁盘盘、光盘盘刻录机机等，如如图6.5所示。图6.5办公自自动化系系统硬件件（3））任务1智智能能建筑办办公自动动化系统统的认知知(4)信息传输输设备如如电话、、传真机机、计算算机局域域网、广广域网等等，如图6.6所示。图6.6办公自自动化系系统硬件件（4））任务1智智能能建筑办办公自动动化系统统的认知知(5)信息存储储设备如如硬盘、、可移动动硬盘、、U盘等等，如图6.7所示。

图6.7办公自自动化系系统硬件件（5））任务1智智能能建筑办办公自动动化系统统的认知知(6)其他辅助助设备如如空调、、不间断断电源、、碎纸机机等，如如图6.8所示。图6.8办公自自动化系系统硬件件设备（（6）任务1智智能能建筑办办公自动动化系统统的认知知6.1..2.2办公自自动化系系统的软软件1.基本本软件基本软件件是计算算机本身身的运行行及提供供开发管管理和应应用所必必需的软软件，包包括操作作系统、、软件工工具、数数据库管管理系统统等。另另外还需需要有构构成计算算机网络络通信环环境所需需的软件件，如网网络操作作系统和和网络管管理软件件等。(1)操操作系系统操作系统统是用户户与计算算机之间间的接口口。有了了操作系系统，用用户可以以方便地地使用计计算机。。操作系系统的功功能是管管理和控控制计算算机系统统中的全全部硬件件和软件件资源，，合理组组织计算算机工作作流程，，为用户户提供一一个良好好的工作作环境和和友好的的接口。。任务1智智能能建筑办办公自动动化系统统的认知知(2)数数据库库管理系系统数据库是是对各种种办公信信息进行行有条理理、有组组织、合合理的存存储的““数据仓仓库”，，用于对对大量原原始数据据进行排排序、检检索、分分类、统统计等操操作，以以得到所所需的结结果数据据。根据据存储办办公信息息的规模模，可以以选用不不同种类类的数据据库。目目前常用用的数据据库有Foxpro、、DBase、、Access、SQLServer、、Oracle、Sybase、Informix、DB2等等。数据库管管理系统统对数据据库资源源进行统统一管理理和控制制，数据据与应用用程序隔隔离，数数据具有有独立性性。数据据库管理理系统使使数据结结构及数数据存储储具有一一定的规规范性，，减少了了数据的的冗余，，有利于于数据共共享。它它提供了了安全性性和保密密性措施施，使数数据不被被窃用。。任务1智智能能建筑办办公自动动化系统统的认知知2应用用软件层层应用软件件是包括括各种办办公事务务处理的的应用程程序和实实用程序序，可分分为具有有一定通通用功能能的应用用软件和和专用的的应用软软件。(1)通通用的的应用软软件较为通用用的应用用软件大大多是一一些工具具型软件件，使用用这些软软件可以以处理办办公自动动化系统统中的一一定应用用领域的的各种业业务。通通用应用用软件主主要包括括以下功功能：①文字处理理主要进行行文本的的输入、、编辑、、排版、、打印等等工作，，可进行行书信、、公文、、报告、、论文、、商业合合同、写写作排版版等工作作。常用用的文字字处理软软件有微微软公司司的Word软软件、金金山公司司的WPS软件件及PageMaker软件件等。任务1智智能能建筑办办公自动动化系统统的认知知②电子表格格处理电子表格格处理主主要完成成对表格格的输入入、处理理、输出出等工作作，实现现表格处处理自动动化。除除了具有有生成表表格速度度快、准准确性高高等优点点外，电电子表格格处理软软件还提提供计算算公式、、数据统统计与汇汇总等功功能，大大大简化化办公人人员的工工作。常常用的电电子表格格处理软软件有微微软公司司的Excel软件。。③电子邮件件收发电子邮件件（E--mail）是是现代通通信技术术和计算算机网络络综合发发展的产产物，它它是指利利用计算算机网络络、通信信线路快快速传递递电子信信件的通通信系统统。每个个E-mail用户都都有电子子邮箱来来存放所所收到的的邮件。。用户通通过邮箱箱名和密密码访问问电子邮邮箱。每每个电子子邮箱都都有唯一一的地址址。Internet上的电电子邮箱箱地址格格式为：：<用户户名>@@<主机机的IP地址或或域名>>，比如如WANGYUN@163..COM。任务1智智能能建筑办办公自动动化系统统的认知知④日程管理理用电子技技术进行行日程安安排，给给办公人人员提供供个人时时间管理理、会议议安排、、约会安安排等功功能。⑤图形、图图像处理理和文字相相比，图图形、图图像是以以更加直直观形象象的方式式来记录录大量信信息，更更加容易易为人们们所理解解和记忆忆。图形形处理指指在计算算机上进进行图形形设计处处理，按按设计者者的要求求生成各各种图形形。图像像处理是是指计算算机输入入并处理理图像的的过程，，已经广广泛应用用于办公公自动化化系统中中。要实现计计算机的的图形、、图像处处理，必必须有相相应的硬硬件和软软件支持持。硬件件方面需需要有键键盘、扫扫描仪、、光笔、、坐标数数字化仪仪、数字字摄像机机、图形形显示器器、绘图图仪等；；软件方方面要有有支持处处理图形形和图像像的软件件。◆任务1智智能能建筑办办公自动动化系统统的认知知⑥语音处理理在办公活活动中，，除了使使用计算算机可以以交流信信息，语语音也能能起到此此项作用用。如果果能使计计算机和和人之间间通过声声音进行行对话，，人机信信息交流流方式将将会发生生根本的的改观，，办公效效率将会会显著提提高。语音处理理主要由由语音合合成技术术和语音音识别技技术组成成。能使使计算机机识别和和合成出出不同的的声音，，在文字字输入、、保密等等方面将将起到重重要作用用。目前前已有一一些语音音处理系系统的应应用，比比如语音音信箱。。(2)专专用应应用软件件专用应用用软件是是为一种种或多种种具体办办公业务务和其他他业务使使用的软软件，种种类十分分广泛，，比如：：办公用用品管理理软件、、出退勤勤管理软软件、会会议室管管理软件件等；医医院管理理系统、、商店管管理系统统、旅馆馆管理系系统等。。任务1智智能能建筑办办公自动动化系统统的认知知6.1..3.1办公自自动化系系统的特特点随着网络络通信技技术、计计算机技技术和数数据库技技术的成成熟，世世界上的的办公自自动化技技术已进进入新的的层次，，在这一一层次中中办公自自动化系系统出现现了以下下四个新新的特点点：1集成成化软硬件及及网络产产品的集集成、人人与系统统的集成成以及单单一办公公系统与与社会公公众信息息系统的的集成，，组成了了“无缝缝集成””的开放放式系统统。6.1.3办公自动动化系统统的特点点及发展展趋势任务1智智能能建筑办办公自动动化系统统的认知知2智能能化面向日常常事务处处理，辅辅助人们们完成智智能性劳劳动，如如汉字识识别、对对公文内内容的理理解和深深层处理理、辅助助决策及及处理意意外等。。3多媒媒体化包括对数数字、文文字、图图像、声声音和动动画的综综合处理理。4运用用电子数数据交换换（EDI）通过数据据通信网网，在计计算机间间进行交交换和自自动化处处理。这这个层次次包括信信息管理理型办公公自动化化系统和和决策型型办公自自动化系系统。任务1智智能能建筑办办公自动动化系统统的认知知6.1..3.2办公自自动化系系统的发发展趋势势办公自动动化的发发展是一一个不断断进化的的过程,,随着电电脑和网网络技术术的发展展而不断断进步，，未来办办公自动动化系统统的发展展将体现现如下趋趋势：1办公公环境网网络化互联网的的使用，，使得办办公人员员能够在在全球范范围内查查询所需需的各种种信息，，增加了了获取信信息的数数量，提提高了信信息获取取的速度度；能够够为决策策人员提提供全面面的信息息，提高高了决策策的准确确性；通通过互联联网传递递各种文文件，接接收和发发送电子子邮件，，进行实实时对话话和交谈谈，召开开视频电电子会议议等，加加快了信信息的流流动，提提高了办办公自动动化的效效率。企企业内部部网的使使用，使使企业的的管理能能力和竞竞争能力力得到了了进一步步的增强强。任务1智智能能建筑办办公自动动化系统统的认知知2办公公操作无无纸化办公自动动化系统统的使用用，使各各类信息息在计算算机上存存储或在在计算机机之间交交换使用用，大大大加快了了信息的的传递速速度，节节省了人人力资源源，减少少了纸张张的使用用，提高高了工作作效率，，也能显显著降低低成本，，同时也也会加强强环保。。3办公公服务无无人化随着计算算机技术术的不断断进步和和计算机机能力的的不断增增强，各各种信息息处理和和信息交交换将由由计算机机自动完完成，办办公自动动化系统统会代替替人完成成部分办办公事务务，从而而减少办办公人员员配备，，并最终终实现办办公服务务无人化化。任务1智智能能建筑办办公自动动化系统统的认知知4办公公设备移移动化计算机硬硬件的快快速发展展，使得得办公设设备向着着智能化化、移动动化、便便携化的的方向发发展，办办公设备备的移动动性也会会不断得得到改进进。5办公公思想协协同化随着办公公自动化化技术的的进步，，人们的的办公思思想也会会趋于协协同合作作、和谐谐统一。。6办公公信息多多媒体化化在办公自自动化系系统中使使用多媒媒体技术术，使系系统具有有处理文文字、声声音、图图形图像像等多种种类型信信息的能能力，使使信息以以更加直直观生动动的方式式来表达达，进一一步提高高办公效效率。任务1智智能能建筑办办公自动动化系统统的认知知办公自动动化系统统涉及单单位各个个部门，，实施起起来有一一定的难难度，可可将实施施过程分分为以下下几个阶阶段，每每个阶段段的工作作分重点点逐步开开展。1系统统需求调调研阶段段办公自动动化系统统虽然开开发周期期短、成成效显著著，但仍仍建议不不要急于于进行实实施，在在推广前前要进行行细致的的需求调调研工作作，这对对系统使使用的安安全性、、稳定性性、易用用性以及及完善性性将大有有帮助。。任务2办办公公自动化化系统的的设计过过程与应应用案例例6.2.1办公自动动化系统统的实施施过程2系统统开发阶阶段调研结束束后，开开始进入入系统的的开发阶阶段，主主要工作作包括：：(1)基于调研研结果，，估算出出各功能能模块的的工作量量，制定定总体开开发实施施方案，，将一些些主要模模块如个个人办公公系统、、公务系系统、信信息管理理系统等等作为首首要的开开发模块块，并制制定相关关的培训训和工程程实施方方案，为为工作的的进一步步开展奠奠定基础础。任务2办办公公自动化化系统的的设计过过程与应应用案例例(2)根据开发发实施方方案，对对各主要要模块进进行认真真的开发发工作，，开发完完毕后，，先由开开发人员员进行测测试，修修改和完完善测试试中发现现的问题题，然后后组织企企业人员员进行全全面的测测试，对对个人办办公系统统中的主主要模块块如邮件件系统、、日程安安排、通通讯录和和论坛等等进行反反复的测测试，再再次进行行修改和和完善，，直到用用户满意意为止。。(3)在对个人人办公、、公务系系统的基基本功能能实现以以后，可可以组织织几次培培训工作作，针对对各模块块的主要要使用部部门对人人员进行行培训，，使企业业使用此此系统的的人员进进一步了了解模块块的操作作要求以以及功能能等，对对他们提提出的意意见进行行整理，，再对各各相关模模块进行行进一步步完善。。任务2办办公公自动化化系统的的设计过过程与应应用案例例3系统统试运行行阶段系统开发发完毕，，经过测测试之后后，可以以交付企企业进行行一段时时间的试试运行。。在系统统的试运运行阶段段，正常常情况下下，电子子邮件、、信息发发布等模模块运行行情况良良好，使使用人员员越来越越多，范范围越来来越广泛泛。在此此基础上上，可征征集各部部门在使使用中出出现的新新的使用用需求，，增加部部分功能能模块的的深化应应用。本本阶段可可以组织织进行系系统的进进一步推推广使用用培训，，组织和和协调整整个企业业范围内内的职工工参加培培训，详详细介绍绍系统各各功能模模块的操操作方法法和使用用规范，，为系统统的正式式运行奠奠定基础础。任务2办办公公自动化化系统的的设计过过程与应应用案例例4系统统正式运运行阶段段和完善善阶段系统进入入正式运运行阶段段，各模模块的功功能已基基本实现现，且运运行情况况良好，，大多数数系统已已正式启启用，各各模块基基本都落落实到具具体的人人员。办办公自动动化系统统整体运运行情况况越来越越好，各各功能模模块基本本能够正正常发挥挥在系统统中各自自的作用用。有些具有有一定应应用难度度的模块块，如公公文流转转、部门门业务流流转，可可视各部部门接受受的情况况，把一一部分工工作流程程正式转转移到系系统中来来，并通通过制度度、规定定的配合合明确模模块的功功能和在在系统中中应用的的程度。。办公自动动化系统统的应用用是不断断深入的的，随着着人员应应用水平平的不断断提高，，对系统统的要求求会越来来越高，，可随着着应用逐逐步扩展展新的功功能。任务2办办公公自动化化系统的的设计过过程与应应用案例例1系统统概述办公自动动化系统统(简称称OA系系统)是是智能建建筑的管管理者以以及建筑筑物内办办公人员员使用各各种现代代化办公公设备进进行信息息采集和和信息处处理，从从而方便便快捷地地共享信信息，高高效地协协同工作作。(1)办办公自自动化系系统应注注重以下下几点：：①办公自动动化系统统是建立立在建筑筑物内通通信网络络系统环环境基础础之上的的，因此此，建立立良好的的通信网网络系统统的基本本设施是是建立办办公自动动化系统统的根本本前提。。②办公自动动化系统统应能对对来自建建筑物内内外的各各种信息息予以收收集、处处理、存存储、检检索等综综合处理理，并能能提供人人们进行行办公事事务决策策和支持持的功能能。6.2.2办公自动动化系统统分析任务2办办公公自动化化系统的的设计过过程与应应用案例例(2)办办公自自动化系系统可分分为通用用和专用用两类。。①通用办公公自动化化系统：：主要面面向物业业管理信信息、电电子账务务、电子子邮件、、文档等等的管理理。②专用办公公自动化化系统：：是某用用户所专专用的系系统，该该系统不不属于基基本建设设范围，，应加做做专项工工程实施施。但是是，在通通信网络络系统环环境设计计时，应应为其创创造良好好的基础础条件，，并做充充分的预预留。(3)办办公自自动化系系统的工工程范围围①确定了OA系统统施工、、验收的的内容和和要求，，验收方方法和验验收结论论判定。。②确定了各各种系统统施工、、验收的的项目及及指标，，适用于于智能建建筑物内内为办公公、管理理和业务务运作而而配置的的建立在在计算机机局域网网上的信信息处理理设备及及系统。。任务2办办公公自动化化系统的的设计过过程与应应用案例例2计算算机网络络系统的的安装和和测试(1)网网络系系统安装装环境的的检查网络系统统安装前前，必须须对其安安装环境境进行检检查，包包括供电电、接地地、温湿湿度、安安全、洁洁净度、、综合布布线等。。(2)网网络协协议及操操作系统统的选择择①TCP//IP协协议由于TCP/IP协议议具有较较强的异异种机互互联的功功能,是是一个高高效的、、易于扩扩充的协协议。其其主要特特点是能能够连接接广域网网中被空空间距离离和低速速连接隔隔开的不不同或相相似的网网络系统统。任务2办办公公自动化化系统的的设计过过程与应应用案例例②NetBEUI协议NetBEUI协议可可以看成成是NT的“母母语”协协议。它它是局域域网的首首选协议议,在局局域网中中是各种种协议中中最快的的,并且且它可以以支持点点对点的的网络。。③WindowsNT网络操操作系统统Microsoft公公司的WindowsNT网络操操作系统统是近几几年发展展较快的的网络操操作系统统,它与与目前微微机的操操作系统统Windows95/98,Windows2000的使用用方法十十分相似似。WindowsNT网网络操作作系统支支持前述述两种网网络协议议即TCP/IP和NetBEUI协议,,并且在在数据库库应用方方面优于于Netware。总总之，无无论选择择何种网网络硬件件和软件件，其系系统性能能指标应应符合IEEE、ISO、ATM论论坛和国国际公认认的其他他协议标标准，以以保证整整个系统统的兼容容性、稳稳定性、、安全性性和共享享性。任务2办办公公自动化化系统的的设计过过程与应应用案例例(3)网网络结结构的设设计①设计原则则网络系统统设计应应遵循以以下原则则：a采用统一一的网络络协议和和接口标标准,选选用当前前流行的的TCP/IP和NetBEUI作作为标准准协议。。b设计的的网络系系统要统统一规划划,分步步实施,,方便扩扩充。第第一期建建成主干干网和局局域网,,使一些些重要设设备实现现共享,,主要用用户通过过DDN专线可可以访问问Internet。。c能够集集中管理理和监视视网络上上的各种种设备,,为网络络的正常常运行提提供可靠靠的保障障。d充分考考虑系统统的科学学性、先先进性、、实用性性和经济济性。任务2办办公公自动化化系统的的设计过过程与应应用案例例②设计方案案A主干干网主干网是是网络的的中枢,,考虑到到网络系系统的可可靠性、、安全性性、带宽宽、长度度限制、、技术发发展的继继承性等等因素,,一般可可以使用用光纤作作为主干干网的传传输介质质。网络络的拓扑扑结构可可以采用用总线形形或星形形方式,,使用主主交换机机(三层层交换机机),可可运用主主交换机机的管理理功能实实现网络络结构的的集中管管理。B子网网子网以一一幢楼或或一个单单元为单单位,通通过主干干网主交交换机的的端口划划分,建建立相对对独立的的虚拟网网,这样样不但信信息相对对独立,,而且可可以防止止广播风风暴。考考虑到网网络系统统的可靠靠性、可可扩充性性、通用用性及网网络的整整体性能能等因素素,采用用目前广广为流行行的双绞绞线作为为子网的的传输介介质。任务2办办公公自动化化系统的的设计过过程与应应用案例例由于子网网以一幢幢楼或一一个单元元为单位位,可根根据实际际情况来来计算二二级交换换机和三三级交换换机的数数量,从从而完成成由堆叠叠式交换换机、配配线架和和若干条条双绞线线组成的的子网。。③广域网连连接考虑到计计算机通通信的方方便,可可以采用用异步MODEM和电电话线两两种方式式进行广广域网连连接，使使小区外外的办公公人员以以及网络络线路难难以到达达的地方方与小区区内进行行通信及及文件传传输等。。任务2办办公公自动化化系统的的设计过过程与应应用案例例办公自动动化系统统主要包包括应用用软件系系统和计计算机网网络系统统两个子子系统。。网络设计计的基本本内容包包括：(1)确确定企企业网建建设目标标和原则则每个企业业网建设设都有自自己的目目标和任任务，在在目标和和任务的的指导下下实现网网络的基基本建设设。一般般企业网网的建设设要实现现信息共共享和特特殊信息息处理的的目标。。(2)确确定企企业网的的构成企业网主主要包括括企业内内部网（（Intranet））和扩展展企业网网（Extranet）两大大部分。。企业内内部网目目前是客客户机//服务器器结构，，以高速速以太网网为物理理介质来来实现企企业内部部的联网网。另外外，还可可以考虑虑与Internet的连接接问题，，实现与与外部的的信息交交流。6.2.3办公自动动化系统统深化设设计模块块任务2办办公公自动化化系统的的设计过过程与应应用案例例(3)应应用软软件系统统和数据据库应用软件件系统和和数据库库建设是是企业网网的重要要组成部部分。应应用软件件系统分分为专业业应用软软件系统统和公共共应用软软件系统统两部分分。数据据库分为为专业数数据库和和共享数数据库两两部分，，专业数数据库是是基础，，共享数数据库由由专业数数据库派派生出来来的数据据和局外外共享信信息组成成。(4)企企业网网安全在实现企企业网目目标的过过程中，，必须保保证企业业网在具具有足够够开放性性的前提提下提供供信息资资源的保保密、完完整和可可靠。采用的方方法包括括严格的的用户授授权体系系、网络络系统安安全、操操作系统统安全、、数据库库系统安安全、Web系系统安全全、物理理实体安安全和计计算机病病毒防范范。任务2办办公公自动化化系统的的设计过过程与应应用案例例下面以某某大学的的OA系统统为例，，说明办办公自动动化系统统在实际际中的应应用情况况。办公公自动化化系统总总界面如如图6.9所示。办办公自动动化作为为数字化化校务管管理系统统的一个个子系统统，将提提供网络络化的办办公框架架，以学学校办公公室的应应用为基基础，并并逐步扩扩展到各各职能部部（处））、院系系、所、、中心等等下属单单位，最最终为教教工、学学生提供供全面的的电子化化办公服服务。6.2.4办公自动动化系统统的应用用案例任务2办办公公自动化化系统的的设计过过程与应应用案例例图6..9办办公自动动化系统统总界面面图任务2办办公公自动化化系统的的设计过过程与应应用案例例OA系统统主要包包括信息息浏览、、信息发发布、日日常办公公、公文文处理、、档案管管理、督督察督办办、信访访工作、、人力资资源管理理和统计计报表等等多个模模块。个人事务务包括个个人通讯讯录、个个人日程程安排、、个人消消息、电电子邮件件、个人人考勤、、个人财财务、休休假申请请、培训训申请、、留言簿簿和便笺笺。办公公自动化化系统个个人日程程如图6.10示。任务2办办公公自动化化系统的的设计过过程与应应用案例例图6..10办办公自自动化系系统个人人日程任务2办办公公自动化化系统的的设计过过程与应应用案例例公共信息息包括公公共通讯讯录、企企业黄页页、部门门日程安安排和文文件传阅阅。办公公自动化化日常办办公系统统如图6.11所示。图6..11办办公自自动化日日常办公公系统任务2办办公公自动化化系统的的设计过过程与应应用案例例公文管理理包括：：行政收收文、行行政发文文、信访访、督查查、呈批批件、提提案、公公章管理理、重要要电话管管理，党党口收文文与发文文、呈批批件、信信访、公公示、组组织机构构、廉政政信箱，，工会呈呈批件、、工会发发文、工工会通知知、工会会组织机机构和档档案管理理。人力资源源管理包包括休假假审批、、培训审审批、考考勤管