办公自动化基本知识

第1章办公自动化基本知识

《办公自动动化实例例教程》本章目录录1.1办公自动动化概述述1.2办办公信信息系统统内容简简介1.3办办公信信息系统统的安全全与保密密1.1办公自动动化概述述1.1.1办公自动化含义与作用11.1.2办公自动化的三个层次21.1.3办公自动化的两种模式31.1.4办公自动化的发展历程41.1.5办公自动化人员的技能要求5《办公自动动化实例例教程》1.1..1办公自动动化含义义与作用用1．办公自自动化的的含义办公自动动化是利利用先进进的科学学技术，，不断使使人的一一部分办办公业务务活动物物化于人人以外的的各种设设备中，，并由这这些设备备与办公公室人员员构成服服务于某某种目标标的人——机信息处处理系统统，其目目的是尽尽可能充充分地利利用信息息资源，，提高生生产率、、工作效效率和质质量，辅辅助决策策，求得得更好的的效果，，以达到到既定（（即经济济、政治治、军事事或其它它方面的的）目标标。《办公自动动化实例例教程》实现办公公活动的的高效率率、高质质量。实现办公公信息处处理的大大容量、、高速度度。实现办公公活动的的智能化化。2．办公自自动化的的作用1.1..2办公自动动化的三三个层次次1．事务务处理型型2．管理理控制型型3.辅助决策策型《办公自动动化实例例教程》1.1..3办公自动动化的两两种模式式1.个个人办公公自动化化个人办公公自动化化指支持持个人办办公的计计算机应应用技术术，这些些技术包包括文字字处理、、数据处处理、电电子报表表处理以以及图像像图像处处理技术术等内容容。《办公自动动化实例例教程》2．群体办公公自动化化群体办公公自动化化用来支支持群体体间的动动态协同同办公，，一般是是指针对对越来越越频繁出出现的跨跨单位、、跨专业业和超地地理界限限的信息息交流和和业务交交汇的协协同化自自动办公公的技术术和系统统。1.1..4办公自动动化的发发展历程程1．办公公自动化化的起源源2．办公自自动化的的发展现现状3．办公自自动化的的发展趋趋势《办公自动动化实例例教程》办公环境境网络化化办公操作作无纸化化办公服务务无人化化办公业务务集成化化办公设备备移动化化办公思想想协同化化办公信息息多媒体体化1.1..5办公自动动化人员员的技能能要求《办公自动动化实例例教程》信息检索索文稿处理理表格绘制制数据处理理图表创建建幻灯片制制作文件共享享网络发布布办公设备备应用1.2办公信息息系统内内容简介介1.2.1办公信息系统的含义11.2.2办公信息系统的组成21.2.3办公信息系统的类型31.2.4办公信息系统的功能4《办公自动动化实例例教程》1.2..1办公信息息系统的的含义在2000年11月召开的的办公自自动化国国际学业业术研讨讨会上，，专家们们建议将将办公自自动化更更名为办办公信息息系统（（OfficeInformationSystems，简称OIS），认为为：OIS是以计算算机科学学、信息息科学、、地理空空间科学学、行为为科学和和网络通通信技术术等现代代科学技技术为支支撑，以以提高专专项和综综合业务务管理水水平和辅辅助决策策效果为为目的的的综合性性人—机信息系系统。《办公自动动化实例例教程》1.2..2办公信息息系统的的组成1．办公公人员2．办公公信息3．办公公流程4．办公设设备《办公自动动化实例例教程》1.2..3办公信息息系统的的类型《办公自动动化实例例教程》政府型事业型企业型经营型专业型案例型控制型事务型1.2..4办公信息息系统的的功能《办公自动动化实例例教程》1．办公信信息系统统的基本本功能从外在形形式上看看，办公公信息系系统的基基本功能能包括八八个方面面:公文管理理、会会议管理理、部部门事务务处理、、个人人办公管管理、、领导日日程管理理、文文档资料料管理、、人员员权限管管理、、业务信信息管理理。2．办公信信息系统统的功能能框架3．网络化化办公环环境下办办公信息息系统的的集成功功能在网络办办公环境境下，一一个完整整的OIS应具有七七个方面面的集成成化功能能：建立立内部通通信平台台、建建立信息息发布平平台、、工作流流程自动动化、、文档管管理自动动化、、辅助办办公自动动化、、业务信信息集成成、实现现分布式式办公。。1.3办公信息息系统的的安全与与保密1.3.1办公信息系统安全与保密的含义11.3.2办公信息系统安全与保密的影响因素21.3.3办公信息系统安全与保密的制度管理31.3.4办公信息系统安全与保密的技术方法41.3.5办公信息系统安全与保密的对策方案5《办公自动动化实例例教程》1.3..1办公信息息系统安安全与保保密的含含义在办公信信息系统统中，安安全是指指为防止止有意或或无意的的破坏系系统软硬硬件及信信息资源源行为的的发生，，避免企企业遭受受损失所所采取的的措施，，包括硬硬件安全全、软件件安全、、数据安安全和运运行安全全；保密密是指为为防止有有意窃取取信息资资源行为为的发生生，使企企业免受受损失而而采取的的措施。。《办公自动动化实例例教程》1.3..2办公信息息系统安安全与保保密的影影响因素素1．人为因因素人为因素素是指系系统运行行中由人人的行为为造成的的不利因因素。2．自然因因素自然因素素是指自自然界、、环境等等影响造造成的对对OIS的不利因因素，如如水灾、、火灾、、雷电、、地震、、电磁波波等。这这一类因因素的危危害主要要是针对对系统设设备、存存储介质质、通信信线路等等的。3．技术因因素《办公自动动化实例例教程》物理方面面软件方面面数据方面面1.3..3办公信息息系统安安全与保保密的制制度管理理为确保办办公信息息系统的的安全，，在系统统安全和和保密控控制方面面应采取取以下具具体管理理制度。。(1)建立计算算机管理理和监察察机构，，制定系系统安全全目标和和具体的的管理制制度。(2)对计算机机系统的的关键场场所，如如主机房房、网络络控制室室、数据据介质库库房和终终端室，，应视不不同情况况进行安安全保护护，重要要部位应应安装电电视监视视设备，，有的区区域应设设置报警警系统。。(3)计算机系系统启用用前进行行安全性性检查，，重要部部门的计计算机在在启用前前要报请请有关部部门进行行安全保保密检查查，如有有否计算算机病毒毒或逻辑辑炸弹等等非法程程序侵入入等。(4)执行主要要任务的的机构应应该做到到专机、、专盘、、专用；；重要数数据应定定时、及及时备份份。《办公自动动化实例例教程》1.3..3办公信息息系统安安全与保保密的制制度管理理(5)采用口令令识别、、分级授授权、存存取控制制等成熟熟的安全全技术。。(6)进行安全全审计，，掌握非非法用户户访问或或合法用用户的非非法操作作，以便便发现潜潜在的问问题，及及时制止止非法活活动或者者对刚出出现的问问题采取取补救措措施。(7)禁止使用用来历不不明的磁磁盘，严严禁玩游游戏；慎慎重使用用共享软软件，尽尽量不从从网上下下载软件件，来历历不明的的电子邮邮件不要要随便查查阅。(8)完整地制制作系统统软件和和应用软软件的备备份，并并结合系系统的日日常运行行管理与与系统维维护，做做好数据据的备份份及备份份的保管管工作。。(9)敏感数据据尽可能能以隔离离方式存存放，由由专人保保管。《办公自动动化实例例教程》1.3..4办公信息息系统安安全与保保密的技技术方法法1．用户认认证技术术2．安全全监视技技术3．“防火火墙”技技术4．终端端识别技技术5．安全加加权技术术6．反病毒毒技术7．数据加加密技术术8．数字签签名技术术9．用户的的自我保保护《办公自动动化实例例教程》1.3..5办公信息息系统安安全与保保密的对对策方案案为保证网网络系统统的安全全，一般般安全要要求不太太高的单单位采用用的办公公信息系系统安全全措施主主要有：：（1）加强系系统安全全的制度度建设，，制定严严格的信信息系统统安全和和保密管管理制度度；对有有关涉秘秘人员，，要签订订保密协协议；对对全部系系统应用用人员进进行安全全知识的的宣传和和培训；；加强系系统使用用人员的的安全意意识，培培养他们们数据备备份、信信息保护护、安全全防范的的基本能能力。（2）直接利利用操作作系统、、数据库库、电子子邮件以以及应用用系统提提供的安安全控制制机制，，对用户户权限进进行控制制和管理理（例如如对Windows系统设计计开机密密码，为为应用程程序设计计用户权权限和用用户密码码、对涉涉秘核心心人员的的《办公自动动化实例例教程》1.3..5办