办公室日常工作管理

情境三办公室日常工作管理

Situation3

OfficeRoutineManagement1管理ppt学习目标1课堂导入2课堂开展3小结与练习4学习流程2管理ppt

学习目标

通过此次课的学习，你将掌握以下内容：1.能够区分办公室布局，理解办公室环境的构成2.能进行办公用品的采购、分发和管理3.能制定值班表和处理值班工作突发事件4.能够进行邮件收发、处理5.理解电话礼仪，能接打各种办公室电话6.熟练操作办公室常用设备7.合理安排个人时间，为上司制定合理形成安排8.掌握现金管理和商务费用报销流程

3管理ppt课堂导入问题：1.涉外秘书办公室日常工作有哪些？2.秘书应该怎样做来使得日常工作有序开展？

4管理pptOfficeRoutineManagementMaintenanceandManagementofOfficeEnvironment

ManagementofOfficeSupplies

OnDutyMailManagement

Telephoning

OfficeEquipmentOperation

TimeandEfficiencyManagementPettyCashManagementandBusinessExpenseReimbursement

5管理ppt办公室环境的维护与管理硬环境——自然环境：绿化、空气、光线、颜色、声音、设备、安全。软环境——社会环境：办公室人际关系。6管理ppt

办公室的布局1、开放式布局2、封闭式布局开放式布局优于封闭式布局：能源成本、建筑成本、空间利用率、面积需求量、重新布局的灵活性、排除交流、沟通的心理障碍。封闭式布局优于开放式布局：空间私密性、声音环境7管理ppt8管理ppt9管理ppt办公室绿化会客室的绿化体现公司形象上司办公室的绿化宁静、宽敞、舒适，色淡香微10管理ppt办公室的空气温度流通湿度清洁

11管理ppt办公室的光线

柔和

节能12管理ppt办公室的声音防止噪音选取适当的办公室音乐

13管理ppt办公室的安全对安全隐患采取相应措施，创造和维护健康安全的办公环境。14管理pptGoogle的绿色办公环境15管理pptGoogle的山景城（MountainView）

总部43号大楼16管理pptGoogle园区原属SGI，这是当年留下的工作区域，Google将其改造成为了阁楼风格的办公室17管理ppt

Google43号大楼里的“帐篷办公室”原型18管理ppt

微软MountainView办公室内的绿色植物，地毯中含有可循环再生的材料19管理ppt

微软MountainView办公大楼外的露天休息区。

20管理ppt

微软MountainView办公大楼外的喷泉雕塑墙。

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Google总部开往其它城市的公交车，内有无线互联网接入装置。

22管理ppt

这是微软MountainView大楼楼顶的太阳能面板。

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Google总部的电动滑板车和自行车，这里更像是大学校园，而不是办公场所。

24管理ppt

Google员工可以带着自己的狗狗上班，Google称这可以让他们身心愉快。25管理ppt商务秘书对办公责任区的管理上司办公区个人工作区公共工作区26管理ppt保持办公桌干净整齐的有效办法：除了你手头事情以外，把办公桌上所有其它文件清理掉。所有其他文件都必须放在文件夹里或抽屉里，而且应当放在一个好找的地方。其它文件不要放到你正在进行的工作中去，也不要做其它的很有吸引力的工作。一件工作转手后，再调查一下你的工作安排次序，然后开始做下一件最为重要的事情。早晨你上班前，当天首先要做的那件事所需要的资料都要放在办公桌上。经常查看你的办公桌，保持桌面整洁。27管理ppt办公室用品的管理重要性：办公人员工作效率企业的营运成本企业经济效益28管理ppt（一）办公用品的计划办公用品的分类办公用品的计划与采购29管理ppt办公用品采购计划

办公用品采购计划（年月）编号：0074223版本：A流水号：006序号名称规格单位数量申请部门库存实需购买量完成情况1墨盒EPSON750彩个2办公室022回形针盒3办公室033剪刀中把3办公室034台笔支3办公室035茶叶包2办公室0230管理ppt采购要求了解需求适合需要合乎规格及时供应经济合理31管理ppt（二）办公用品的发放建立发放制度：专人负责；定时发放；填写申请；明确紧急领用程序。紧急领用物品时应遵循的程序和步骤：申请表＋特批单＋领导签字节约教育32管理ppt办公用品申请表领用单位领用人领用时间用途部门负责人签字管理部门负责人签字品种数量单价总价发放人签字33管理ppt值班工作值班工作内容1、制定值班制度2、安排值班人员3、制定值班表34管理ppt制定值班制度建立岗位责任制建立信息处理制度严格的保密制度坚持交接班制度35管理ppt值班具体工作接听电话礼貌的语言态度，专业的工作方式做好电话记录接待来访并作记录完成上司临时安排的任务收取邮件及文件并作登记36管理ppt值班注意事项严格执行以下制度：工作岗位责任制信息处理制度保密制度交接班制度37管理ppt邮件管理(MailManagement)Procedure收邮件

分发处理邮件

登记邮件

38管理ppt定时收取邮件

清点签收邮件注意事项39管理pptMAILREGISTER(登记)DATEFROM/DESCRIPTIONMAILREGISTER/DISPOSITION/TODATEFOLLOW-UP40管理ppt部门邮件的分发处理上司邮件的分发处理

注意事项41管理ppt接打电话(Telephoning)

打电话

时间选择充分准备礼貌对人拨打记录42管理pptDate/TimeToTel.No.DescriptionByRemarks

43管理ppt接打电话(Telephoning)接电话三声原则自报家门认真记录44管理pptDate/TimeFromTel.No.DescriptionByRemarks

45管理ppt接打电话(Telephoning)灵活处理打给上司的电话

领导不在领导正忙领导不想接听46管理ppt接打电话(Telephoning)手机的使用

文明使用信息安全放置到位47管理pptOfficeEquipmentOperation打印机（Printer）

48管理pptOfficeEquipmentOperation复印机（Photocopier）

49管理pptOfficeEquipmentOperation数码相机（DigitalCamera）

50管理pptOfficeEquipmentOperation扫描仪（Scanner）

51管理ppt时间与效率管理TimeandEfficiencyManagement日常工作时间安排与计划ArrangementforDailyAffairs

上司商务旅行日程安排与管理ScheduleforBusinessTrip

52管理pptArrangementforDailyAffairs

日程安排的内容（MainContents）日程安排的基本要求（BasicRequirements）日程安排的形式（ItineraryForms）日志的系统（ItinerarySystems）53管理ppt年度计划日程安排表一月14日召开职工代表大会23日董事会二月参加广交会三月召开股东大会董事长去日本考察四月3日职工技能大赛开始，5日结束公司举行“以人为本”演讲比赛………….十二月进行年终总结大会，奖励先进个人和车间54管理ppt月计划日程安排表日期星期上午下午1二条山酒业集团公司建厂50周年厂庆

2三皇台集团等兄弟单位参观

3四李银城董事长、王强元副经理去比利时参加展销会人力资源部召开会议，在2楼会议室

31一全体职工大会，王晓元经理做年度报告并奖励优秀员工

55管理ppt周计划日程安排表星期上午下午一8点半，2楼，李董事长介绍参展情况11点，李董事长参加市委的午餐会14点市场营销科汇报工作，3楼会议室二8点王强元副经理组织各部部长学习新的《企业法》；10点，王晓元经理在衢州饭店与新加坡客商进行谈判，12点共进午餐15点迎接市工商局、环保局检查徐可圣副经理负责三9点半，李董事长会见日本客人16点李董事长、王晓元经理会见新到的大学毕业生四

五

六

日

56管理ppt日计划日程安排表条山酒业集团公司庆祝建厂50周年日程安排表12月1日（星期二）8：30~9：00条山酒业集团公司庆祝建厂50周年代表签到9：00~9：05王强元副经理主持，李银城董事长致欢迎辞9：05~9：10皇台酒业集团公司董事长王自兴致辞9：10~9：15市政府涉外秘书长王鹏元致辞9：15~9：45王晓元经理做主题发言，介绍集团发展过程和未来目标9：45~10：40构建共赢的价值链，推进竞合策略。广告科科长赵志强57管理ppt10：40~11：00短暂休息，与会人员留影11：00~13：00午餐14：30~16：30李董事长陪同各位来宾去车间参观16：30~17：30圆桌会议17：30~19：30答谢酒会19：30~21：00一起观看晚会由公司公关部、文艺部负责58管理pptScheduleforBusinessTrip

旅行计划内容旅行日程表的格式要求与内容办理出国旅行手续的内容、程序59管理ppt旅行日程表60管理ppt办理出国旅行手续的内容、程序申请护照签证健康证书办理出境登记卡订票61管理pptPettyCashManagementandBusinessExpenseReimbursement

PettyCashManagementBusinessExpenseReimbursement62管理pptPettyCashManagement领取现金收到单据授权人签字核查内容支付登记63管理pptPETTYCASHVOUCHER

零用现金凭单

PETTYCASHVOUCHERNO.：

DATE：AMOUNT：PAIDTO：FOR：RECEIVEDBY：

64管理pptBusinessExpenseReimbursement申请取得授权人同意领取借款自己垫付发生费用，取得发票凭票报销65管理ppt单位名称姓名职别出差事由到达地点出差日期自年月日至年月日共天项目金额城乡间交通工具住宿费伙食补助火车飞机汽车轮船共天在途天住勤天火车卧铺补助费不乘飞机补助外地市内交通费住宿费包干结余其他金额人民币（大写）￥主管：