方兴地产设计、工程质量资料管理指引

业务板块设计工程管理文件名称方兴地产设计、工程质量资料管理指引文件编号FXHQ-YF-ZY-09发布日期2015年1月30日方兴地产设计、工程质量资料管理指引目的为规范建设项目设计和工程资料的过程管理，做好设计和工程资料的收集、整理、分类、流转、利用、归档等工作，确保项目设计和工程资料的真实、及时、准确、完整，特制定本指引。适用范围适用于方兴地产（中国）有限公司及其境内外全资机构的开发建设项目及改、扩建工程的设计、工程质量资料管理；方兴地产控股的投资企业通过股东会或董事会等贯彻本指引。职责产品研发部1.1负责本指引制定、修订、解释。1.2负责开发建设项目工程资料管理的指导、评价。1.3负责规范各单位设计、工程资料管理。各单位2.1负责在建项目的设计、工程资料管理工作。2.2根据区域、项目的工程管理实际状况，制定设计、工程资料的管理细则，明确职责、方法、表格等。项目设计部3.1负责本项目设计资料的管理。3.2负责本项目设计资料的签收、发放。3.3保证本项目设计资料的真实、及时、准确、完整。3.4负责按期将本项目设计资料移交本单位档案管理部门。项目工程部4.1负责本项目工程资料的现场管理。4.2监督施工单位和监理公司采取有效措施，落实工程资料管理的国家、地方规范和本单位要求。4.3保证本项目工程资料的真实、及时、准确、完整。4.4负责按期将本项目工程竣工资料制作和移交当地城建档案馆、物业和归本单位档案管理部门。政策名词释义1.1集团是指中国中化集团公司。1.2方兴地产是指于香港注册的方兴地产（中国）有限公司及其附属公司。1.3公司是指于香港注册的方兴地产（中国）有限公司。1.4各单位是指公司直接或间接持有50%以上股份或半数以上表决权的企业。1.5产品研发部是指方兴地产（中国）有限公司产品研发部。1.6项目设计部是指各单位针对项目设计工作设立的管理部门。1.7项目工程部是指各单位在各施工现场设立的工程管理组织。1.8本指引中提到的设计资料是指各设计阶段形成的文件资料、图纸、计算书、声像材料等。各种形式的信息总和。1.9本指引中提到的工程资料主要是指涉及施工图出图后图纸资料，施工阶段、竣工验收的过程中形成的文件材料、图纸、图标、计算材料、声像材料等各种形式的信息总和。（工程资料是指工程建设从项目的提出、筹备、勘测、设计、施工到竣工投产等过程中形成的文件材料、图纸、图标、计算材料、声像材料等各种形式的信息总和，简称为工程资料）资料管理纳入合同管理，明确承包商管理责任2.1项目文件的收集、整理和归档要求，应当纳入项目的合同管理。2.2设立专门条款：建设单位在与参建单位签订勘察、设计、采购、施工、工程总承包及监理等合同（协议）时，应当设立专门条款或作为合同附件，明确项目档案保证金事宜和有关方面应当提交的项目文件（包括电子文件）名称、内容、版本、套数、费用、时间、质量要求及整理、审核、归档与违约责任，并经档案管理部门签署会签意见。监理合同中应明确监理对施工文件的过程检查、监督、审查等责任。2.3明确项目文件编制的依据、规范：明确主要的项目档案编制应遵循的国家、行业和地方标准及公司项目档案管理制度，项目文件归档范围，各类文件所采用的规范表格，确保文件材料齐全、完整、准确、系统。2.4在合同中明确归档文件材料必须经建设单位验收合格后，才能向参建单位支付质量保证金；由档案管理部门会签意见后方可结算、付款。项目设计部设计资料管理3.1须设立设计资料管理员（可兼职）。3.2须设置设计资料室，保管设计资料。3.3负责建立项目的设计资料管理制度，确保项目设计资料真实、及时、准确、完整。3.4负责设计资料编号、分类、立卷、流转、分发、利用。3.5配合项目工程部竣工档案的制作、移交等。项目工程部工程资料管理4.1须设立专职工程资料工程师岗位。4.2资料工程师必须持当地政府部门颁发的工程资料管理员证上岗。4.3建立健全项目文件过程控制管理和档案收集、整理、归档、移交、保管的管理。4.4施工现场设置符合资料保管要求的工程资料室，保存工程资料。4.5负责建立项目的工程资料管理制度，确保项目现场建设单位、施工单位、监理公司的工程资料真实、及时、准确、完整。4.6负责资料编号、分类、立卷、流转、利用。4.7审核竣工资料、图纸，并监督相关单位及时整改。4.8组织工程竣工资料、图纸制作，按期移交当地城建档案馆、物业和归本单位档案归口管理部门。4.9负责项目建设单位工程资料按时交本单位档案管理部门。设计资料管理员岗位职责5.1负责设计规范、图集、图书的购买、登记、借阅和保管，建立设计规范台帐，并及时更新。5.2负责部门文件收发、传阅、归档。4.3施工图纸分发、归档。5.4部门日常内务、报表的组织管理。5.5负责配合工程竣工档案制作、验收和移交。5.6负责施工阶段设计变更文件及时、真实的收集、整理、分类、归档等工作。5.7领导交办的其他任务。工程资料工程师岗位职责6.1负责部门规范、图集、图书的购买、登记、借阅和保管。6.2负责部门文件收发、传阅、归档。6.3施工现场施工图纸分发、归档。6.4部门日常内务、报表的组织管理。6.5负责制定项目档案分类、组卷、排列、编目、档号编制的原则及要求(遵循各单位档案部门要求)；6.6负责组织工程档案管理交底，组织工程竣工档案制作、验收和移交。6.7负责组织按项目的“期”数及时将部门工程资料移交本单位档案室。6.8负责监督监理公司、施工单位工程资料、图纸及时、真实的收集、整理、分类、归档等工作。6.9配合完成集团、公司及本单位对工程资料的检查工作，并按时整改。6.10领导交办的其他任务。专业工程师岗位工程资料职责7.1配合资料工程师做好工程资料的收集和应用，确保工程资料的真实、及时、准确、完整。7.2及时传阅、处理各类工程资料。7.3各类工程资料主动交档，借阅履行手续，留存保留副件或复印件。7.4保存各自专业图纸，及时将变更、洽商等修改上图。7.5配合部门组织的对监理公司、施工单位的工程资料检查，负责保证本专业施工单位的工程资料真实、及时、准确、完整。7.6专业工程师应做好本专业声像资料的收集整理并定期移交资料工程师归档（含拍摄、整理）。7.7对总承包单位移交的竣工图进行审查。质量工程师8.1负责监督项目工程部工程资料的真实、及时、准确、完整。8.2负责组织对施工单位、监理单位内业工作质量进行定期检查、评价。规程资料编号1.1资料工程师（员）按照本经营单位的要求规范、统一资料编号。1.2各专业工程师对外发文件必须先向资料工程师（员）确认文件编号。文件收发、传阅2.1项目设计部文件对设计单位、本单位文件的出入口是资料管理员。2.2项目工程部文件对各参建单位、本单位文件的出入口是资料工程师。2.3项目各设计单位、参建单位必须书面指定文件收发专员，更换须另行出具书面证明。2.4资料工程师（员）必须每天上午上班、中午上班在本单位、公司内部网站检索与本部门相关文件，打印后交部门负责人批阅。（采用无纸化办公的可使用OA办公系统收发、批阅。）2.5资料工程师（员）须建立收发文台账，记录和签收收发文件。2.6当文件需要在本单位多个部门/工作人员间进行流转时，由资料工程师（员）在文件上标注需流转部门/人员及顺序、时间要求等，并及时签收跟进，相关处理人员须签署姓名和时间；流转完毕后须收回的，进行收回及相应后续处理，不须收回的，须在台账上签好文件交接情况。（采用无纸化办公的可使用OA办公系统流转、批分、跟进、回复）2.7文件项目部门内部流转程序：2.8项目工程部文件可委托监理单位或总包发放，如委托监理或总包单位发放，发放单位须及时对文件传递情况与建设单位工程部沟通，避免参建单位拒收文件致使文件得不到及时传递；资料工程师须及时检查受托单位收发文台账。2.9监理单位向施工单位发文：2.10特殊情况处理：收文方未在现场或拒绝接收文件等情况下，可通过传真、EMS邮件等方式传达文件，在确认对方收到文件后发文人在发文本上作好书面记录并签名，将传真记录或发件记录单粘贴于发文本上。图纸的收发、传阅、作废、归档3.1资料工程师（员）作为施工现场图纸收发的唯一途径，所有图纸由其负责接收及分发。3.2施工图纸发放前应完成本单位的审核流程并盖章确认。3.3不同版本的图纸发放前应注明版本号，并将前次作废版本图纸收回，避免出现混淆错误。每次发图均应有发图记录，须接收方签收，回收及签收记录妥善保管。3.4资料工程师接收施工图纸，检查图纸目录、专业、图名、图号、版次、及出图日期并有完备的本单位相关部门确认手续，确认无误后签字接收。3.5非正式蓝图，如参考图、白图，内部审批手续齐全，需本单位内部确认手续（无纸化办公经营单位可以使用OA办公系统审批）。3.6资料工程师（员）通知本部门全员收图情况。3.7资料工程师发图至监理公司和相关施工单位，发放时需填写图纸种类、数量等情况，由图纸领用单位签收。3.8项目工程部使用二套纸质版施工图：各专业工程师领取一套本专业图纸，建筑用图由土建工程师收存，其他专业串用；资料工程师负责保管一套。3.9各专业工程师须妥善保存施工图纸，设计变更、工程洽商及时上图标注，调离须归还，丢失照价赔偿。3.10工程资料工程师在合同约定的图纸提供数量不足以满足施工需要时，协助承包人加晒图纸，费用由施工单位支付；施工单位不得擅自到设计院加晒图纸，施工现场禁止使用复印图纸。3.11修改施工图发放，遵循“以旧换新”的原则，工程部资料工程师发出《图纸分发清单》中明确版本更新事宜，收旧图发新图。由于建设单位图纸更换照成施工单位图纸损失，发包人遵循“以旧换新”原则给与施工单位更换；如施工单位须留档图纸，经建设单位、监理单位与施工单位的确认失效手续后可交予施工单位存档。监理单位图纸也遵照施工单位图纸处置原则处理。项目工程部专业工程师原图纸也一并收回。资料工程师须在保存完整一套注明作废时间的旧图纸于资料库。竣工图纸需按合同约定的数量及要求进行绘制，施工过程竣工图的绘制必须与工程进度同步进行。工程项目部资料工程师根据所管辖范围的工程进度，定期组织对竣工图进行检查。资料的收集、立卷、分类4.1各类政府审批类文件取得后2个工作日内收集；合同、中标单位投标技术文件、图纸、甲供材料、施工过程文件，与工程进度同步收集。4.2建立资料分类管理体系，建立文件索引体系和各类文件台账，文件盒分类存放，便于检索利用。工程资料分类参见附件：《工程质量资料目录》。检索利用5.1本单位之外的单位借阅资料，须项目工程部负责人的批准，并办理借阅手续。5.2项目开发过程中，本单位各部门如需借用工程资料，须到资料工程师处办理的借阅手续。5.3项目工程部员工借阅资料，须到资料工程师处办理的借阅手续。资料管理交底在完成项目单项工程、单位工程、分部工程、分项工程划分后，项目资料工程师应根据项目自身特点，明确施工技术文件及监理文件的主要内容、格式和编制要求，确定各类项目交工技术文件对应执行的行业规范名称。对监理单位的资料管理7.1监理公司资料作为现场重要见证，具有公平、公正效力，对项目工程的资料是必不可少的补充，必须认真对待，及时收集，细致整理，与施工同步。7.2资料工程师须组织每月检查监理资料(依据《JGJ/T185-2009建筑工程资料管理规程》、《GBT50319-2013建设工程监理规范》、地方标准和本单位对监理资料的要求)，形成书面检查整改意见，督促其整改并及时落实整改情况。7.3按照《JGJ/T185-2009建筑工程资料管理规程》、《GBT50319-2013建设工程监理规范》和地方标准要求监理公司存档的资料，监理公司必须竣工后交建设单位一份原件存档。对施工单位资料管理资料工程师须组织每月检查施工单位资料，项目工程部各专业工程师配合，形成书面检查整改意见，督促其整改并及时落实整改情况。工程竣工档案管理工程竣工档案制作标准依照《GB-T50326-2001建设工程文件归档整理规范》、《JGJ/T185-2009建筑工程资料管理规程》、地方标准和《FXHQ-ZJB-BZ-03方兴地产档案管理标准》整理。在施工合同中须明确施工单位的竣工资料制作责任及数量（建设单位至少约定需要三份竣工资料：城建档案馆、物业和建设单位各一份）。在监理合同中须明确监理单位制作竣工资料的责任，须明确交建设单位的监理资料要求（依据《JGJ/T185-2009建筑工程资料管理规程》、《GBT50319-2013建设工程监理规范》和地方标准要求监理公司存档的资料，监理公司必须交建设单位一份原件，监理日志必须复印或扫描交建设单位）。针对各专项验收的竣工资料应根据各项目所在地的各政府主管部门要求要求在相关施工合同中约定。竣工备案完成3个月内必须完成竣工资料的城市档案馆交付，取得政府凭证。交物业公司和本单位档案室的竣工资料须符合实际、满足结算要求，经过施工单位、监理单位、项目工程部审核确认（填写《竣工资料审核确认单》），项目