会议管理技巧

第1讲 当今会议面面观

【本讲重点】会议的意义义会议的目的的会议的种类类会议的频率率会议成本的的计算会议的主要要目的就就是解决决问题，但但由于开开会技巧巧不佳或或过于频频繁，不不但无益益于解决决问题，反反而使问问题愈趋趋复杂。频频繁的会会议与主主管层的的随意决决策，常常常是员员工的梦梦魇；员员工花太太多时间间在无效效率的会会议上，不不仅浪费费公司成成本，也也造成工工作效率率低下。如如何能在在会议中中高效率率且有效效果地解解决问题题，是“高效会会议管理理技巧”的中心心议题。

会议的意义义

1．会议是是一个集集思广益益的渠道道图1-1 集思广广益图如上图1--1，会会议是一一个集合合的载体体。通过过会议使使不同的的人、不不同的想想法汇聚聚一堂，相相互碰撞撞，从而而产生“金点子子”。许多多高水准准的创意意就是开开会期间间不同观观念相互互碰撞的的产物。

2．会议显显示一个个组织或或一个部部门的存存在会议总是在在大于一一人的情情况下发发生的，即即使是只只有两个个人的会会议，这这两个人人也是一一种小型型组织。没没有不开开会的组组织或部部门，一一个组织织或部门门不召开开会议，它它的存在在价值就就会受到到质疑。因因此，会会议能够够充分显显示一个个组织或或部门的的存在价价值。图1-2 组织或或部门与与会议

3．会议是是一种群群体沟通通的方式式开会很少是是一对一一的沟通通，绝大大多数情情况下都都是一种种群体沟沟通。随随着科技技的迅猛猛发展，人人们的沟沟通方式式越来越越多，现现在人们们可以通通过Ｅ--maiil、多多媒体等等种种形形式进行行沟通，但但是，群群体沟通通，即会会议这种种方式，是是任何其其他沟通通方式都都无法替替代的。因因为这种种方式最最直接、最最直观，这这种方式式最符合合人类原原本的沟沟通习惯惯。

会议的目的的

◆开展有效效的沟通通会议是一种种多项交交流，可可以集思思广益，实实现有效效沟通是是会议的的一个主主要目的的。◆传达资讯讯通过会议可可以向员员工通报报一些决决定及新新决策，也也就是说说向员工工传达来来自上级级或其他他部门的的相关资资讯。◆监督员工工、协调调矛盾许多公司或或部门的的常规会会议其主主要目的的是为了了监督、检检查员工工对工作作任务的的执行情情况，了了解员工工的工作作进度；；同时，借借助会议议这种“集合”的、“面对面面”的形式式，来有有效协调调上下级级以及员员工之间间的矛盾盾。◆达成协议议与解决决问题达成协议与与解决问问题一般般要经历历以下66个步骤骤，通过过这6个个步骤，最最终实现现协议的的产生和和问题的的解决。图1-3 达成协协议与解解决问题题的6个个步骤◆资源共享享利用开会汇汇集资源源，以期期相互帮帮助，共共同进步步。◆开发创意意开发创意的的会议目目的突出出反映在在广告公公司、媒媒体公司司中。通通过举行行会议，形形成新的的构思，并并且论证证新构思思，使其其具有可可行性。◆激励士气气年初或年底底的会议议通常具具有这一一目的性性。这种种会议是是为了使使公司上上下团结结一心，朝朝着一个个方向共共同努力力。◆巩固主管管地位经理或主管管为了体体现自身身的存在在价值，更更为了巩巩固自己己的地位位，经常常会召开开一些上上下协调调会议，以以此来强强化自己己的地位位。

会议的种类类

会议可以按按照人数数、开会会方式和和开会目目的进行行分类，每每一种分分类都从从一个方方面反映映了会议议的作用用，每一一种分类类都与人人们的实实际需要要、社会会的不断断发展密密切相关关。

表1-1 会议的的种类按人数分类类按开会方式式分类按开会目的的分类●团体会会议●一对一一会议

●面对面面会议●电话会会议●视频会会议●宣布人人事安排排、讲解解政策的的会议●当众表表扬或批批评别人人的会议议●临时处处理突发发事件的的会议●固定的的团队会会议●集思广广益的会会议

会议的频率率

每种会议都都有其合合理的发发生频率率，只有有掌握了了合理的的会议发发生频率率，才能能更高效效地利用用各种会会议解决决问题、达达到目的的。

1.固定的的部门会会议2.全体会会议3.处理突突发事件件的会议议4.一对一一会议

会议成本的的计算

会议成本分分为时间间成本、直直接会议议成本和和效率损损失成本本3种。会会议成本本是非常常可观的的一笔数数目，它它关系到到一家公公司的得得失成败败，因此此万万不不可等闲闲视之。

1.会议的的时间成成本

2.直接的的会议成成本3.效率损损失成本本开会时，主主管人员员必须离离开自己己的工作作岗位，这这有可能能造成公公司整体体管理效效率的下下降。由由于管理理效率下下降而造造成的损损失，就就是效率率损失成成本。效效率损失失成本包包括以下下3种情情况：

【本讲总结结】从某种角度度而言，世世界是一一个时时时处处充充满会议议的世界界。高效效的会议议能帮助助我们迅迅速解决决实践中中遇到的的问题，然然而低效效率的会会议却往往往占据据上风，造造成时间间成本、直直接成本本及效率率成本的的损失。因此，每个个人应从从基础做做起，深深刻理解解会议的的意义、目目的、分分类、合合理的发发生频率率以及如如何计算算会议的的成本，只只有先掌掌握了这这些基础础知识，才才可能使使每一次次会议都都“行之有有效”。

【心得体会会】_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

第2讲 会会议效率率不高的的原因及及解决方方案

【本讲重点点】会议效率不不高的原原因及预预防性管管理高效会议的的八大特特征会议规范

会议效率不不高的原原因及预预防性管管理

1．会议的的通病———效率率不高小王是一家家公司的的职员，他他对公司司会议有有自己的的一些想想法，他他的想法法反映了了许多公公司会议议的某些些现状，值值得我们们思考。很多公司往往往由于于以下原原因，开开会效率率低下：：◆公司的主主管都不不知道何何时是开开会的最最好时机机。许多多重要的的会都安安排在周周五下午午开，或或非要安安排在事事务繁忙忙的周一一开。◆许多主管管对于何何时开会会几乎都都不征询询员工的的意见。这这使得员员工疲于于奔命，甚甚至得延延后或放放弃参加加其他会会议。◆有些“必必须到会会”的员工工，因为为已经与与重要客客户或政政府官员员有约在在先，根根本不能能出席，这这使得会会议讨论论很难进进行。而而到场的的人往往往并非与与议题关关系最密密切的人人，所以以准备不不充分或或者根本本来不及及准备。时下有一句句很流行行的话———“最最近比较较烦”，对太太多像小小王一样样的职场场人士来来说，这这句话可可以改为为“开会比比较烦”。开会会之所以以烦，用用小王的的话来说说，就是是“会议常常在毫无无章法的的状况下下进行，甚甚至毫无无意义地地延长时时间，即即使有决决议，质质量也很很低”，简而而言之，会会议效率率不高。因因此，寻寻找致使使会议效效率不高高的原因因就显得得格外重重要。

2．会议效效率不高高的原因因会议效率不不高通常常由以下下7种原原因造成成。在这这7种原原因中，有有3种原原因是会会议的“致命伤伤”，需要要格外警警惕。这这3种原原因是：：主持人人的技能能、会议议的地点点以及会会议的准准备工作作。

表2-1 会议效效率不高高的原因因及具体体表现项次原因具体表现（1）时间会议安排在在即将午午餐的时时间，每每个人都都饥肠辘辘辘，无无心开会会。（2）地点会议地点设设在经理理办公室室，致使使会议被被频繁打打断，无无法正常常进行。（3）开会对象的的选择必须出席会会议的人人未到，通通知来的的是一些些可有可可无的参参加者。（4）主持人的技技能会议主持人人缺乏影影响力、说说服力，被被参会者者牵着鼻鼻子跑，无无法达到到会议意意图。（5）参会者的技技能参会者发言言混乱，既既不知如如何表意意，又不不知如何何引退，致致使会议议失败。（6）会议的准备备工作开会前没有有通知与与会者相相关事宜宜，致使使会议拖拖沓而无无成效。（7）开会的原因因、目的的和结果果开会的原因因、目的的和结果果在会议议进行中中忽然发发现皆不不明确，致致使会议议毫无意意义、宣宣告失败败。

3．预防性性管理所谓预防性性管理，其其实就是是防患于于未然，将将祸患扼扼杀于摇摇篮之中中。对于于会议来来说，做做预防性性管理，实实际上就就是在开开会之前前，针对对可能导导致会议议效率低低下的各各种原因因，一一一做好预预防工作作，从而而保证会会议的高高效进行行。

【举例】以会议为例例，为了了预防出出现效率率不高的的情况，下下面针对对7种致致使会议议效率低低下的原原因，做做一个全全面的预预防性管管理。

会议效率不高的的原因预防性管理理措施时 间会议一般应应安排在在周二至至周四上上午或是是下午两两点半之之后，避避免安排排在周一一或周五五。地 点地点尽量设设置在一一个封闭闭的会议议室内，而而且最好好围着圆圆桌进行行。开会对象的的选择事先通知必必须出席席会议的的人，将将出席会会议的人人分为必必须参加加者、可可以旁听听者和可可选择参参加者几几类。主持人的技技能选择具有亲亲和力、影影响力的的人担任任主持人人一职。参会者的技技能参会者一定定要具有有倾听能能力。会议的准备备工作一定要提前前做好具具体的准准备工作作。开会的原因因、目的的和结果果在会议举行行之前将将开会的的原因、目目的和结结果通知知所有的的参会者者。

【自检】请根据自身身情况完完成下列列表格。(1)你所所在公司司是否存存在会议议效率不不高的问问题？□是 □否(2)如果果存在，请请从下列列选项中中选出符符合你所所在公司司实际情情况的选选项，并并提出改改进意见见。存在问题是否存在改进意见

主持人毫无无影响力力□是□□否

会议地点的的布局让让人很有有压迫感感□是□□否

会前准备不不足，会会议议题题让人不不明所以以□是□□否

会议总是选选在午饭饭时间进进行□是□□否

高效会议的的八大特特征

与低效率会会议相对对的就是是高效会会议，高高效会议议充分克克服了致致使会议议效率不不高的种种种不利利因素。高高效会议议具有88大特征征。建议在正式式召开会会议之前前，将高高效会议议的8大大特征一一一列出出，并随随时检验验，充分分做好预预防性管管理，使使即将召召开的会会议能够够成为真真正意义义上的高高效会议议。

会议规范

会议规范包包含3个个部分：：会议时时间安排排的规范范、固定定的会议议流程规规范以及及会议规规范本身身。

1．会议时时间安排排的规范范◆上午8--9点之之间，正正是员工工从家到到公司，准准备开始始一天工工作的时时候。这这个时候候的员工工，心绪绪尚且混混乱，还还需一段段时间才才能进入入工作状状态。因因此，试试图在这这一时间间段举行行会议、试试图让员员工回应应会议提提议或进进行业务务分析，从从人的生生理和心心理角度度来看，是是不现实实的。◆上午9--10点点之间，员员工已经经开始进进入工作作状态。在在这个时时间段最最适合进进行一对对一的会会谈，同同样也是是进行业业务会谈谈的最佳佳时机。◆上午100-122点或下下午1--3点之之间，最最适合调调动员工工集思广广益。大大家利用用头脑风风暴，不不断想出出新点子子、新方方法。◆下午3--5点之之间，最最好不要要安排会会议。这这个时段段的员工工开始进进入一天天当中的的倦怠期期，人人人希望马马上回家家，在这这个时段段举行会会议往往往会事倍倍功半。

2．会议规规范本身身

会议规范是是指大家家达成共共识的会会议守则则。会议议规范主主要包括括以下条条款：◆所有与会会者将每每周工作作安排时时间表交交给会议议安排人人，以找找出最适适宜所有有参会人人的开会会时间。◆超过1小小时的会会议应有有书面通通知、议议程表及及相关资资料。◆所有与会会者都要要准备在在会上发发言。◆准时开始始，准时时结束。◆各业务单单位负责责人对决决议能否否达成负负直接责责任。◆所有与会会者应知知道维护护别人的的尊严，不不在会中中羞辱别别人，这这条规则则最重要要，需特特别注意意。◆意见不同同是好事事，议论论才能面面面俱到到，甚至至有人扮扮“黑脸”。◆会议结束束2-33天后，所所有与会会者应拿拿到会议议记录。◆所有与会会者应承承担起对对会议质质量进行行反馈的的职责。◆必要时请请第三方方监控，以以保证会会议质量量。

3．固定的的会议流流程规范范图2-1 固定的的会议规规范流程程固定的会议议流程规规范主要要包括一一个中心心、两个个基本点点。（1）一个个中心一个中心是是指整个个会议的的议程。一一个中心心包括：：■会议的的开始，具具体包括括：致欢欢迎词；；阐明会会议目的的；交流流会议议议程；介介绍时间间安排、相相关规章章制度；；指定会会议记录录人。■进行会会议讨论论，可以以分为不不同的议议程，比比如议程程一、议议程二、议议程三等等。具体体包括：：分享话话题和目目标；交交流信息息；产生生主意、做做决定、确确认行动动；总结结。■结束会会议，具具体包括括：总结结；安排排下次会会议。（2）两个个基本点点两个基本点点是指会会议的一一头一尾尾，即会会议开始始前的准准备和会会议结束束后的跟跟踪，这这两个基基本点是是最容易易被忽视视的。但但是，它它们却是是保证会会议成败败的关键键。所以以，一个个规范的的会议流流程必须须包含会会前的准准备工作作与会后后的跟踪踪工作。会会前的准准备工作作与会后后的跟踪踪工作具具体包括括写、发发备忘录录，制定定跟踪计计划，以以及安排排下次做做汇报的的人选等等。

【本讲总结结】会议效率不不高是当当前许多多会议的的现状。因因此，找找出会议议效率低低下的原原因就显显得格外外重要。通通常有77大因素素致使会会议效率率低下，针针对这些些因素，应应在会前前充分做做好预防防性管理理。与此同时，清清楚了解解什么是是高效会会议、会会议规范范有哪些些也至关关重要，只只有掌握握了这些些，才能能从正面面引导我我们如何何提高会会议的效效率。

【心得体会会】_________________________________________________________

第3讲 开开会前的的准备工工作

【本讲重点点】是否要开会会准备工作的的作用1H5WW准备工作核核对单主持人的准准备工作作

是否要开会会

“机遇只偏偏爱那些些有准备备的头脑脑”。对一一个人而而言，无无论做任任何事，如如果事前前没有做做好充分分的准备备，那么么等待他他的必然然是一个个注定的的失败。对对一次会会议而言言，高效效的会议议其实在在正式宣宣布开始始之前就就开始了了！一次次高效会会议的第第一步准准备工作作是确定定是否真真的有开开会的必必要性。这这个确定定工作看看似多余余，实际际上必不不可少。这这一步确确定工作作的作用用相当于于一个“筛选器器”，它使使那些根根本不符符合发生生条件的的“会议”提前落落选，从从而为高高效会议议的产生生把好第第一关。

1．无需开开会的“五个如如果”图3-1

不不需开会会的“五个如如果”◆如果还有有比开会会更好的的方法，即即如果能能够通过过一些看看似原始始的方法法达到与与开会同同样的目目的，就就无需举举行会议议，例如如写纸条条、打电电话或发发邮件等等。◆这些方式式可能在在感觉上上不如开开会那么么痛快淋淋漓，然然而却简简洁有效效，对于于一些问问题的解解决具有有经济实实用的优优势。◆如果你是是唯一可可以做决决策的人人，那么么一定不不要浪费费自己和和他人的的时间，召召开耗时时长久的的所谓会会议。首首先，因因为他人人的参与与可能只只能把问问题变得得更糟；；其次，决决策既然然只能由由你做出出，就无无需聚集集他人集集体讨论论，结果果又全盘盘推翻他他人意见见，这种种做法只只会既不不利于解解决问题题，又容容易令自自己陷入入尴尬境境地。◆会议成本本是一个个绝对不不容忽视视的问题题，一定定要做好好会议成成本的预预算，不不能用高高昂的会会议成本本来换取取某些会会议的发发生，因因为长此此以往公公司必然然会不堪堪重负、得得不偿失失。

2．必须开开会的“五个如如果”图3-2

必必须开会会的“五个如如果”◆“听取部部门汇报报工作”最好采采用会议议的形式式，不能能用每周周或每月月交一次次书面报报告的方方式取代代。定时时交书面面报告往往往会流流于形式式，往往往会使公公司上下下形成为为了交报报告而交交报告的的不良风风气，使使公司内内部缺乏乏沟通，使使问题和和建议无无法顺畅畅流通，长长此以往往，后果果不堪设设想。因因此，每每月一定定要召开开正式的的会议，听听取部门门汇报工工作，使使各种信信息在公公司内部部高效流流通。◆表扬和批批评是两两种很好好的激励励方式，而而当众的的表扬和和批评具具有更强强的影响响力。采采用会议议的形式式表扬或或批评，有有利于充充分发挥挥表扬或或批评的的作用。在在大会上上当众表表扬“明星员员工”可以树树立标杆杆，充分分发挥榜榜样的好好作用，有有效推动动竞争；；当众批批评某些些情节严严重的错错误行为为，有利利于警醒醒员工，避避免同类类事情再再度发生生。◆当你给某某一个项项目小组组，或者者给你的的部门分分配任务务时，一一定要举举行会议议，不能能采用邮邮件或者者其他书书面形式式。因为为分派任任务意味味着要达达到团结结上下、协协作完成成任务的的目的，只只有通过过会议把把任务公公共化、明明确化，才才能促进进协作，从从而保证证任务的的及时完完成。

准备工作的的作用当你确定有有必要召召开会议议时，首首先要了了解准备备工作究究竟有什什么作用用。只有有认识到到准备工工作的作作用，才才能有更更大的积积极性、更更有信心心地做好好准备工工作。一一般来说说，会议议的准备备工作具具有以上上4种作作用，它它可以帮帮助你确确定在会会议中应应该采取取哪种讨讨论方式式达到最最好的会会议效果果；通过过充分的的会议准准备、通通过书面面通知的的形式告告知参会会者会议议的目的的、意图图以及会会议对与与会者发发言的要要求等情情况。良良好的会会议准备备工作能能够帮助助你节省省会议时时间，同同时减少少会议中中可能出出现的各各种冲突突，使会会议井然然有序、卓卓有成效效。

1．1H5W图3-3 1H5W1H5WW是指会会议准备备工作需需要特别别注意的的6个方方面，用用英文缩缩写表示示为1HH5WW。

2．特殊提提醒根据统计调调查显示示，会议议人数最最多不应应超过99个，最最为合适适的人数数是5至至7人。这这个人数数既能够够防止人人数太少少，不能能集中反反映群体体思想，又又能避免免因为人人数过多多，从而而造成一一部分人人的消极极参与。当当然，会会议的合合适人数数应该根根据会议议的议题题、重要要性具体体决定。

会议准备工工作核对对单

会议的具体体准备工工作相当当于会议议的硬件件，因此此必须要要面面俱俱到。将将这些具具体的工工作一一一列出就就是一张张会议准准备工作作核对单单。这张张核对单单虽然数数目繁多多，然而而却是会会议成功功的有效效保证。会议准备工工作核对对单1、了解会会议的目目的3、确定会会议的形形式5、决定会会议的时时间7、决定会会议的地地点9、确定出出席人数数11、是否否准备会会议名签签13、是否否安排与与会者住住宿15、确定定视听教教材17、准备备会场周周边位置置图19、确定定自己人人的相关关资料2、是否一一定要开开会4、安排会会议的议议程6、确定会会议的主主持人8、研究会会场如何何布置10、安排排出席者者座位12、是否否安排交交通工具具14、是否否发出了了会议通通知16、确定定辅助教教材18、是否否要求与与会者准准备资料料20、是否否安排会会后娱乐乐项目并并做好事事先通知知以上20个个条款是是一般会会议都应应该注意意的一些些硬性因因素，还还有一些些因素很很容易被被忽视，一一定要特特别注意意：会场的布置置需要特特别注意意：◆如果与会会人员超超过100个，会会场最好好布置成成“Ｕ”字型，主主持人可可以站在在会场中中央，这这样有利利于协调调讨论;;◆如果是全全体会议议，可以以布置成成阶梯教教室的形形式；◆5到7人人的会议议，最好好安排成成圆桌型型，也就就是半岛岛型。

主持人的准准备工作作

1．主持人人的4个个准备工工作

2．SWOOT分析析图3-4 SWOOT分析析SWOT是是以上四四个英文文单词的的缩合形形式。其其中，“S”和“W”代表主主持人自自身具有有的主持持优势和和劣势；；而“O”和“T”则是指指你所进进行的这这次会议议主持工工作对你你周围的的环境（也也包括你你自身）可可能带来来的机会会或是威威胁。

【本讲总结结】一次成功的的会议背背后一定定是非常常充分的的准备工工作。高高效会议议要求我我们循序序渐进、按按部就班班的做好好会前的的各项准准备工作作。无论论是简洁洁明了的的1H55W，还还是项目目分明的的准备工工作核对对单，都都需要我我们对其其有一个个全面而而细致的的了解及及深刻的的理解。好的准备是是成功的的一半，一一定要做做好会议议的准备备工作。

【心得体会会】_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

第4讲 成成功会议议的五种种策略

【本讲重点点】如何做开场场白如何分配发发言时间间如何掌握议议事进度度如何达成决决议———决策方方式如何圆满结结束会议议如何做开场场白

如何分配发发言时间间

如何掌握议议事进度度

掌握议事进进度对一一次会议议的成功功可谓至至关重要要。控场场也就成成为一个个主持人人最应训训练的技技巧之一一。掌握握议事进进度主要要包括22种方式式：语言言方式与与非语言言方式。

1．语言方方式语言方式是是指主持持人用一一些比较较有技巧巧的话语语来控制制会议的的议事进进度。例例如，面面对一些些非常容容易滔滔滔不绝的的发言者者，主持持人可以以凭借对对其的了了解，让让其先发发言，使使其尽量量缩短发发言的时时间。具具体做法法如：“能不能能用3分分钟的时时间给我我们简单单的说一一下？”当他说说到5分分钟的时时候，你你可以再再说：“嗯，已已经5分分钟了，你你说的正正是我们们需要的的。”或者可可以采用用一带而而过的方方法，例例如“你刚才才说的内内容非常常好，你你对下一一问题怎怎么看？？”这样就就可以把把他从一一个问题题带到另另一个问问题，或或是可以以转移说说话对象象，如“你说得得很好，坐坐在您旁旁边的这这位怎么么看呢？？”通过以上这这些话语语，即语语言方式式，主持持人可以以有意识识的、合合理的控控制议事事进度。

2．非语言言方式更有效的掌掌控议事事进度的的方式是是用非语语言性的的方式，即即通过眼眼神、手手势等面面部表情情告诉发发言人说说多了或或者别说说了，或或者是说说得不够够接着说说等。比比如主持持人把目目光转向向别人，就就可能是是在提示示正在说说话的人人可以停停止说话话了；不不耐烦的的敲桌子子，也可可以提示示结束发发言；用用比较不不礼貌的的方式，如如不停的的看手表表，也能能达到同同样的效效果。语言和非语语言这22种形式式的合理理运用，可可以做到到有效的的控场，使使会议既既不会太太短，也也不会太太长，准准时开始始，准时时结束。

如何达成决决议———决策方方式

彼德·德鲁鲁克决议议法彼德·德鲁鲁克是世世界著名名的管理理大师，他他通过多多年的学学习研究究，总结结出了达达成协议议的如下下步骤。通通过这些些步骤的的有效执执行，能能够顺利利达成协协议。

4种群体决决策图4-1

44种群体体决策

1．权威决决策权威决策出出现于最最高掌权权者具有有决策权权和否决决权，单单方面作作出决定定时。适宜使用：：当组织织授权团团队领导导人作最最终决策策并全权权负责时时。不宜使用：：当团队队领导人人希望团团队成员员接纳并并支持某某项决策策时。

【举例】特别行动小小组向部部分领导导提交报报告并等等待最后后决策。经经理决定定工作日日程表，然然后通知知该小组组。优点：决策策迅速高高效；在在急需行行动的情情况下最最实用；；在权力力界限明明显的地地方最有有效。缺点：虽然然可迅速速做出决决策，但但实际支支持和执执行建议议也不易易；当复复杂性增增高时，权权威决策策的质量量会由于于考虑面面不宽而而受到影影响。

2．少数服服从多数数决策少数服从多多数决策策出现于于多数成成员同意意提案时时，它以以民主原原则为基基础。适宜使用：：当时间间有限，而而决策结结果不会会对反对对者造成成消极影影响时。注意：投票票容易导导致输赢赢之争，输输方将难难以尽职职和投入入。

【举例】团队成员投投票接受受一项新新的工作作程序。团团队成员员投票选选举团队队领导。优点：允许许多数人人对问题题发表自自己的意意见。保保证大多多数人获获胜。决决议可通通过简单单唱票，相相对迅速速和高效效做出。缺点：在小小集团内内，投票票一向促促成人们们分派。这这种竞争争会影响响一项决决议的质质量和执执行。

3．共识决决策共识决策产产生于所所有成员员都不同同程度地地支持某某项提议议，每一一团队成成员均有有否决权权。共识决策提提供一种种反映所所有成员员想法的的全面解解决办法法，能够够提高成成员实施施决策的的积极性性，体现现平等之之风。注意：如果果决策时时间有限限，或团团队成员员不具备备决策的的足够技技巧，决决策就难难以形成成。

【举例】全体工作人人员同意意支持新新的程序序变动，团团队制定定了一套套工作方方针。优点：保证证所有问问题和思思想得到到公开辩辩论，每每个团队队成员有有机会发发表意见见。复杂杂的决议议会经过过深思熟熟虑，从从而产生生高质量量决议。缺点：达成成一致需需要相对对长的时时间，并并具挑战战性。而而且需要要大量的的沟通、耐耐心的聆聆听并理理解他人人观点；；为确保保所有团团队成员员有机会会发表意意见和分分享其见见解，必必须进行行有效的的推动。

4．无异议议决策无异议决策策产生于于所有成成员对某某项决策策完全赞赞同时。当提案非常常重要，要要求所有有成员达达成完全全一致时时，团队队应作出出无异议议决策。注意：无论论团队具具备什么么样的经经验，无无异议决决策都很很难达成成。只有有当一项项决策的的结果对对每个成成员都至至关重要要时才有有可能作作出无异异议决策策。

【举例】一陪审团认认真研究究法庭案案子后，呈呈递一份份无异议议裁决书书。优点：确保保团队每每个人都都认为所所达成的的决议是是最佳的的，并公公开支持持它；意意见不和和和冲突突最低。缺点：因为为没有哪哪两个人人的思想想完全合合拍，达达成无异异议决策策也许会会花费很很长的时时间。无无异议决决策常常常难以做做出。

4种团队决决策法

如何圆满结结束会议议

【本讲总结结】会议的成功功需要高高明的策策略。从从会议的的开始直直至会议议的结束束，每一一步都需需要掌握握得恰到到好处，只只有这样样才能让让会议的的高效变变得万无无一失。需要特别引引起注意意的是达达成协议议的具体体步骤和和做好决决策的一一些科学学方法。策策略是决决定会议议成败的的关键因因素之一一，一定定要深刻刻理解并并灵活运运用成功功会议的的5种策策略。希希望你的的每一次次会议都都硕果累累累!

【心得体会会】_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

第5讲 会会议中的的沟通与与反馈技技巧

【本讲重点点】会议中的沟沟通会议中的反反馈技巧巧

会议中的沟沟通

3种沟通图图画

1．沟通漏漏斗图5-1 沟通漏漏斗沟通漏斗呈呈现的是是一种由由上至下下逐渐减减少的趋趋势，因因为漏斗斗的特性性就在于于“漏”。对沟沟通者来来说，是是指如果果一个人人心里想想的是1100%%的东西西，当你你在众人人面前、在在开会的的场合用用语言表表达心里里1000%的东东西时，这这些东西西已经漏漏掉了220%，你你说出来来的只剩剩80%%了。而而当这880%的的东西进进入别人人的耳朵朵时，由由于文化化水平、知知识背景景的关系系，只存存活了660%。实实际上，真真正被别别人理解解了、消消化了的的东西大大概只有有40%%。等到到这些人人遵照领领悟的440%具具体行动动时，已已经变成成20%%了。这就是所谓谓的沟通通漏斗，它它的吞并并功能可可谓强大大。然而而，这样样的漏斗斗现象时时时刻刻刻发生在在我们周周围，真真的非常常可怕。所所以，一一定要掌掌握一些些沟通技技巧，争争取让这这个漏斗斗漏得越越来越少少。

2．沟通金金三角图5-2 沟通金金三角沟通金三角角反映的的是一种种换位思思考的思思维模式式。由图图5-22所示，在在三角形形的底端端，“自己”和“对方”在两边边说话，你你谈你的的事儿，我我谈我的的事儿，这这种沟通通只是在在对话，是是不会成成功的；；只有在在金三角角的顶端端，只有有开会沟沟通的双双方采用用换位思思考的方方式，使使谈话双双方都站站在对方方的角度度上，设设身处地地的为对对方考虑虑，才能能真正体体会彼此此的意思思，也才才能实现现成功的的沟通，所所以沟通通的关键键在于换换位思考考。

3．沟通的的冰山模模式图5-3 沟通的的冰山模模式沟通的冰山山模式反反映了两两个人或或者两组组人在谈谈话时，谈谈的是同同一个话话题，但但是大家家说出的的内容只只是冰山山露出水水面的部部分，而而对方真真正想表表达的东东西大部部分隐藏藏在水面面以下。冰冰山露出出水面的的部分只只占整个个冰山体体积的55%～220%，隐隐含在水水面以下下的冰山山体积，即即对方真真正想说说却没说说出的内内容则占占到800%～995%。

有效沟通原原则沟通的成功功得益于于在沟通通时，双双方都有有明确的的沟通目目标，并并且有明明确的时时间约束束。在沟沟通过程程中，彼彼此积极极主动，善善于倾听听对方，注注重双方方的每一一个细节节，并且且双方为为达成目目标而不不断努力力。只有有掌握了了这些沟沟通原则则，才能能促进沟沟通的顺顺利进行行。

造成沟通困困难的因因素如何建立信信任

会议中的反反馈技巧巧

1．反馈的的两种方方式2．反馈的的两种类类型

图5-4

反反馈的两两种类型型◆正面指导导反馈———积极极的反馈馈是一种种正面的的强化指指导，即即一般意意义上的的表扬。成成功的正正面指导导反馈一一定要具具有以下下特征：：具有肯肯定行为为价值、描描述特定定的行为为、真心心的、及及时、经经常、逐逐渐减少少。◆建设性反反馈是一一种劝告告指导，即即一般意意义上的的批评。批批评要非非常注意意方式，既既要达到到反馈的的目的，又又不能伤伤害别人人的自尊尊。下面介绍22种效果果较好的的建设性性反馈：：

3．反馈时时的特征征4．如何接接受反馈馈

【本讲总结结】高效的会议议离不开开良好的的沟通与与反馈。沟沟通与反反馈的良良性进行行是极其其重要又又极其困困难的。所所以，要要深刻理理解沟通通的特征征，沟通通会遇到到的障碍碍，也要要学会如如何进行行巧妙的的表扬和和批评，如如何理性性的接受受反馈，这这样才能能有效提提高会议议的效率率。

【心得体会会】_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

第6讲

主持持人的会会议管理理技巧

【本讲重点点】倾听的技巧巧实际的说话话技巧

倾听的技巧巧

1．倾听的的礼节倾听的礼节节包括33项内容容：首先先建议你你学会倾倾听别人人的故事事，进而而倾听别别人完整整的故事事，而且且最好能能在听完完别人完完整的故故事之后后再发言言。只有有听完别别人完整整的故事事之后，你你才能换换一个角角度，站站在他人人的立场场上，充充分理解解他人的的处境、他他人当时时的心情情，也才才能帮助助你做出出正确的的判断，以以免犯下下无法弥弥补的错错误。倾倾听是有有一定礼礼节的行行为，一一定要充充分重视视。

充分注意了了倾听的的礼节，就就能够很很好的理理解什么么是倾听听。◆倾听首先先是一种种管理技技巧，这这种技巧巧能够通通过学习习和锻炼炼得到提提高。◆其次倾听听是一种种忘我的的方式，让让自我与与他人在在同一种种话语背背景中融融合。

2．倾听的的具体方方法倾听时最好好保持点点头且微微笑的精精神面貌貌，你的的眼神要要与交谈谈者相互互接触，要要使交谈谈者有一一种被重重视、在在沟通的的感觉。另另外还要要发出一一些倾听听的声音音，例如如“就是”、“好好”、“是这样样吗？”“不错错”、“真的”这样的的话，这这些语言言会激励励对方越越说越多多，因为为他会觉觉得自己己是被倾倾听的。此外，身体体前倾也也是倾听听的有效效技巧，这这种往前前倾的姿姿势是保保证精力力充沛的的良好方方式，同同时还可可以保证证你不走走神，你你的身体体前倾时时，会给给被倾听听者其很很受尊重重的印象象。倾听的关键键则是重重复和总总结，当当然也要要做好相相关的记记录。

3．倾听的的误区倾听容易陷陷入以下下误区，一一定要格格外注意意：

4．“倾听听”小总结结如果用两句句日常用用语来总总结倾听听的技巧巧，那你你可以经经常使用用“我也有有相同的的经历”“如果果是我的的话”这两句句话进入入倾听状状态，同同时也能能使会谈谈者充分分感受到到你正在在倾听。其其实，这这两句话话的作用用在于它它可以使使你置身身于一种种既合适适表达自自己感受受，又能能与别人人融洽沟沟通的情情境中，如如此一来来，身为为主持人人的你，当当然能够够在会议议主持中中游刃有有余。

会议中的说说话技巧巧

会议中主持持人要学学会使用用以下几几种说话话技巧：：◆展示。即即主持人人使用流流利的话话语把自自己的想想法展示示给大家家。◆探询。与与会者面面对主持持人的展展示发言言会持有有许多不不同意见见，这时时候主持持人要用用一些经经典的探探询式问问话来了了解与会会者的意意见，例例如：“后来呢呢？”“那结结果怎么么样呢？？”“那你你到底什什么意思思呢？”“你能能再给我我们讲清清楚一点点吗？”◆评论。与与会者回回答完主主持人的的探询问问话之后后，主持持人将对对与会者者的回答答作出评评论，如如“我明白白你的意意思了”“我认认为问题题是.........”这样两两者的沟沟通就可可以顺畅畅进行了了。◆建立。评评论之后后需要采采用“建立”的说话话技巧。“建立”就像搭积木一样，是指主持人将与会者表达的思想按照层次逐级归纳，从低级到高级，由初级协议至中级协议再到最终达成一致。“建立”经常使用的问话是“我们讨论完第一个问题了，接着我们再进一步，第二个问题您怎么看？”“那我们再深一步，你如何看待这个问题的成因呢？”“我们进一步具体怎么解决这个方案呢？”◆测试理解解情况。在在会议中中总有一一些人表表示反对对意见，对对于这些些反对意意见作为为主持人人的你可可能没听听明白，或或者你认认为大家家可能没没有听明明白，这这时候就就要采用用“测试”的问话话方式，来来测试一一下大家家的理解解情况。例例如“刚才这这位先生生的发言言大家都都清楚了了吗？”或者说说“您刚才才是说的的这个意意思，我我理解对对了吗？？”这就是是测试的的说话方方式，用用其来保保证大家家真正弄弄懂一些些意见的的实际含含义。◆总结。在在测试完完理解情情况之后后，就需需要总结结，即把把大家的的意见集集中，例例如：“刚才大大家讨论论非常好好，我来来总结一一下你们们说的是是一、二二、三………”。◆排除与引引进。排排除是指指拒绝某某些与会会者继续续发言，引引进指邀邀请某些些与会者者发言。具具体是指指当主持持人碰到到那些说说话容易易滔滔不不绝，或或是说话话总是跑跑题的发发言者时时，要将将其关在在门外，即即将其排排除”。“排除”的具体体方法是是：“您这个个观点太太好了，那那么您对对下一个个问题怎怎么看？？”或是“你这个个问题回回答得非非常好，您您旁边那那位有什什么见解解呀？后后边那位位有什么么见解呀呀？”用这种种问话可可以达到到一举两两得的效效果，其其一是可可以把你你想排除除的人排排除出去去，其二二则可以以让那些些还没发发言的人人得到发发言的机机会。这这其二“把别人人带进来来”就是所所谓的“引进”。简而而言之，排排除的是是滔滔不不绝的人人，引进进的是沉沉默不语语的人。这这是两种种很好的的说话技技巧，这这两种技技巧通常常是连用用的。◆就程序提提出建议议。主持持人就会会议程序序提出一一些建议议，主要要的目的的是掌控控会议时时间。一一个会议议进行到到一定时时间时，主主持人就就要根据据实际情情况说：：“好，这这个程序序我们现现在进行行到第二二步了，那那我建议议我们马马上转入入第三步步的程序序”、“我们讨讨论这几几个方案案到底哪哪个适用用？”。

情景小案例例人物——主持人；与与会者11；与会会者2；；与会者者3；与与会者44会议主题———关于新年晚晚会地点点、时间间、节目目和抽奖奖礼品的的讨论会议特色———主持人开场场白可谓谓简洁明明了，分分别指明明了会议议的主题题、时间间。语录主持人：今今天会议议的主要要议题是是即将举举行的员员工晚会会，会议议时间局局限在11小时之之内，我我们要决决定4项项内容，即即晚会的的时间、地地点、节节目单和和抽奖内内容。下下面请大大家各抒抒己见。评议：主持持人开场场白可谓谓简洁明明了，分分别指明明了会议议的主题题、时间间。与会者1：：我先说说吧，我我觉得像像节目方方面，还还是由各各小组自自己报上上来，然然后由谁谁负责汇汇总，再再从中挑挑一些好好的，最最后把节节目确定定下来。抽抽奖活动动是晚会会重要的的一环，我我们一定定要抽的的让大家家都开心心。要达达到这个个效果，我我觉得去去年那个个抽奖就就挺有意意思，我我抽中了了一台彩彩电，而而张总只只抽到一一支钢笔笔，把我我们给乐乐坏了。地点的选择择也很重重要，去去年选择择的地点点就在公公司楼底底下的一一个迪厅厅，我觉觉得气氛氛不太好好，主要要原因是是天天从从那儿经经过，没没有什么么神秘感感，也没没有新鲜鲜感，我我觉得挺挺没有意意思的。我我建议去去一个比比较远的的，高雅雅一点的的，我想想比如说说什么中中央电视视台梅地地亚宾馆馆，或者者是去清清华紫光光国际会会议中心心，那个个地方才才与我们们的身份份相符嘛嘛，是吧吧!评议：与会会者1，说说话漫无无边际，滔滔滔不绝绝，符合合蝉的本本性。一一定要控控制其发发言时间间。主持人：好好好，我我明白你你的意思思了，你你讲的其其实非常常好，你你想总结结的是地地点和抽抽奖是非非常重要要的，其其他是不不重要的的。与会者1：：对。主持人说：：谢谢，那那其他人人有什么么看法。与会者2：：我不同同意他的的看法，地地点和抽抽奖这些些都是次次要的，既既然是一一个晚会会，主题题应该是是节目，节节目搞得得好与坏坏能决定定整个晚晚会质量量如何，是是不是能能够引起起大家的的兴趣。所所有的员员工在一一块，对对去年一一年做一一个回顾顾，对来来年做一一个展望望，在这这一气氛氛之下，也也能凝聚聚团队的的这种战战斗力，所所以我觉觉得这些些东西都都无所谓谓，只要要不是太太严肃的的地方就就可以，时时间的话话这个只只要是临临近春节节的几天天都行。评议：与会会者2有有攻击别别人的倾倾向；总总是给予予消极的的、否定定的意见见。与会者3：：咱们现现在讨论论一下礼礼品发放放的问题题。评议：与会会者3总总是提议议不同的的程序。主持人：礼礼品的发发放，你你建议我我们从礼礼品发放放开始讨讨论，我我们看看看能不能能这样，既既然他们们两位都都说到了了时间、地地点，我我们不妨妨先按照照这个顺顺序讨论论，然后后马上讨讨论这个个礼品发发放的问问题，好好吗？评议：主持持人要采采取以下下方式对对付这样样的人：：肯定他他的贡献献或是重重申可以以先试用用现在的的程序，如如不奏效效，则马马上按他他的方法法实施。与会者3：：不，既既然开晚晚会，节节目还是是很重要要的，不不如从节节目单开开始。主持人：我我明白你你的意思思，可是是我知道道小王特特别有表表演天才才，所以以他更看看重节目目，是吗吗?如果果我是你你的话我我跟你一一样的心心情，我我特别想想把节目目定下来来，那我我想不妨妨把时间间、地点点确定一一下，时时间大家家有没有有异议，就就是元旦旦，新年年的一月月一号那那一天，小小王你觉觉得呢？？与会者1：：我同意意，我觉觉得元旦旦那天可可以。主持人：好好，那么么地点，梅梅地亚宾宾馆？与会者2：：迪厅。与会者1：：迪厅，又又说到迪迪厅，迪迪厅有什什么好的的？又像像去年一一样。与会者2：：迪厅有有什么不不好啊？？与会者1：：又像去去年一样样闹得有有的同事事都扭了了脚了。与会者2：：他是太太高兴了了扭的脚脚吧。与会者1：：扭脚就就是破坏坏了气氛氛。与会者2：：这个事事情里面面，不能能没有一一点点失失误或一一点点小小插曲呀呀，搞节节目的不不求十全全十美，而而是说通通过晚会会来使大大家产生生一种团团队的凝凝聚力，这这是最主主要的。主持人：好好，谢谢谢，谢谢谢，你们们两位的的沟通暂暂时就到到这儿。我我们想听听听这位位怎么看看呢，一一直没有有说话的的这位。评议：主持持人及时时打断了了与会者者1和与与会者22的争吵吵，避免免了大会会开成小小会。与会者4：：我觉得得去年搞搞的挺好好的啊，我我们大家家就照去去年的活活动那样样模式就就行，在在节目上上做一下下改变就就可以了了。主持人：您您的意思思就是不不要什么么变化，一一切按老老路子办办？与会者4：：觉得去去年挺好好的。主持人：好好，那最最那边的的那位，怎怎么样看看？与会者5：：就按你你们说的的办吧。主持人：按按照我们们这个讨讨论，就就是说按按照去年年的模式式，一会会儿在会会议的结结束时大大家做一一个表决决，你们们各位思思考一下下是迪厅厅还是梅梅地亚宾宾馆，最最后以少少数服从从多数来来决定，好好不好？？那下面呢我我们要定定一下节节目，大大家有什什么高见见没有？？与会者1：：节目的的话，我我觉得还还是搞传传统艺术术，比如如京剧呀呀，我们们公司那那么多京京剧票友友，那这这个机会会应该让让他们露露一手吧吧，或者者是来一一个什么么独唱呀呀，或者者是请几几个比较较有名的的人，比比如什么么宋祖英英啊什么么的，从从观众席席里面拉拉一个男男同志起起来对唱唱一段什什么情歌歌啊那种种节目，这这样的方方式比较较好，互互动性强强。主持人：坐坐在最旁旁边那位位女士同同意吗??你同意意吗?你你刚才有有没有听听到他说说什么，他他要请谁谁？与会者5：：同意。主持人：同同意啊，刚刚才他要要请谁呀呀？与会者5：：好像是是李谷一一吧。评议：与会会者5是是会议中中的跑题题者，习习惯于自自己做自自己的事事情。主持人：好好，那我我最后再再总结一一下，我我们这位位先生的的意思是是说请一一些名人人啊，比比如宋祖祖英呀，我我提议，因因为我们们会议只只有一个个小时，我我建议大大家不做做其他的的事情，我我们集中中精力把把这件事事情来定定一下，刚刚才时间间、地点点我们基基本上已已经确定定了，现现在是节节目单，最最后一个个议程是是抽奖和和发放礼礼品，稍稍微集中中一下精精力，还还有什么么看法，关关于节目目单最后后再讨论论1分钟钟。评议：主持持人主动动示意让让大家集集中精力力开会，这这样的方方式有利利于对付付会议中中的跑题题者。总结：会议议还没有有结束，但但是最终终取得了了成功，形形成了令令大家都都满意的的决议。这这主要得得力于这这次会议议主持人人的会议议技巧，从从“评议”我们可可以清楚楚地认识识到会议议中可能能出现的的各种意意外，这这主要是是由一些些比较有有特色的的发言者者造成的的，他们们的表现现特征在在这个小小情景剧剧中均有有展示，主主持人针针对这些些意外表表现出了了极高的的处理技技巧，值值得从事事会议管管理的每每个人认认真学习习。【本讲总结结】主持人的会会议管理理技巧主主要表现现在两个个方面：：第一是是如何听听；第二二是如何何说。听和说是主主持人必必不可少少的两项项技能。对对听来说说，要掌掌握倾听听的礼节节、倾听听的具体体方法，要要识别倾倾听的误误区。就就说而言言，主要要应学习习8种说说话技巧巧。同时，要熟熟悉倾听听和说话话时经常常使用的的一些话话语，这这样有助助于主持持人工作作的顺利利进行。【心得体会会】_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________第7讲 如如何对待待会议中中的意外外情况

【本讲重点点】与“Ciccadaa蝉”相遇与“Shaark鲨鲨鱼”相遇与“Donnkeyy驴”相遇遭遇“RaabbiitTTracckinng兔子子般追踪踪”与“Craab螃蟹蟹(跑题题者)”相遇

与“Ciccadaa蝉”相遇

与“Shaark鲨鱼”相遇

与“Donnkeyy驴”相遇遭遇“RaabbiitTTracckinng兔子子般追踪踪”

与“Craab

螃蟹蟹（跑题题者）”相遇

情景小案例例

人物——人物：主持持人；与会者1———“蝉蝉”；与会者2———“鲨鲨鱼”；与会者3———“兔兔子”；与会者4———“驴驴”；与会者5———“螃螃蟹”会议议题：：员工晚晚会的时时间、地地点、节节目单和和抽奖内内容。会议主题———关于新年晚晚会地点点、时间间、节目目和抽奖奖礼品的的讨论会议特色———主持人说话话技巧太太差，无无法控制制会场，致致使会议议完全失失败。

主持人语录录1、开场白白——“我我们今天天的会议议主要是是讨论一一下新年年晚会的的问题，一一个是确确定一下下晚会举举行的地地点、时时间；第第二个就就是员工工的节目目；第三三个就是是抽奖和和礼品，大大家有什什么意见见呢？”评议：只明明确了会会议议题题，会议议时间等等因素只只字未提提。2、“你们们就全说说了。”评议：当听听到其他他人的发发言之后后，主持持人方才才说了这这么一句句简短无无力的话话。3、“我们们是在讲讲今年的的晚会，不不是讲上上年的晚晚会，最最重要的的是先把把今年晚晚会的事事情定下下来。”评议：当与与会者11“蝉”和与会会者2“鲨鱼”争吵了了13句句话之后后，经与与会者33提醒，才才说了这这一句。4、“行行行”评议：面对对与会者者1“蝉”和与会会者2“鲨鱼”的争论论，主持持人只能能随声附附和。5、“今天天先别讨讨论这个个问题了了，会议议先到此此结束，我我们下次次再通知知一个会会议，再再开一个个吧，我我觉得今今天的会会议没结结果。”评议：当别别人还在在讨论中中时，首首先放弃弃会议，表表现了极极大的绝绝望。这个情景剧剧从反面面说明，如如果主持持人没有有谈话技技巧，对对一个会会议来说说是多大大的灾难难。显而而易见，在在这样的的主持人人的“统领”之下，会会议一定定是节节节败退，无无法挽回回。所以以，主持持人一定定要掌握握高超的的谈话技技巧，这这样才能能有效控控制会场场，使会会议尽在在你的掌掌握之中中。【本讲总结结】主持人在会会议中往往往会遇遇到一些些意外情情况，这这些情况况主要是是由5种种具有典典型特征征的发言言者所引引起的。因因此，要要熟悉这这5种发发言者的的具体表表现，要要掌握应应对这些些意外情情况的对对策。每一类特殊殊的发言言者，都都有其明明显的表表现特征征；每一一种由他他们引发发的意外外情况，都都有相应应的对策策，这些些对策掌掌握程度度的深浅浅，会直直接影响响会议的的效果。【心得体会会】______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________第8讲 主主持人与与参会者者的守则则与责任任

【本讲重点点】主持人的守守则与责责任参会者的守守则与责责任如何处理会会议中的的冲突

主持人的守守则与责责任

1．具体的的守则与与责任2．主持人人作为矛矛盾调停停者的失失败表现现

参会者的守守则与责责任

1．参会者者10大大守则2．参会者者的责任任

表8-1

参参会者责责任一览览表时间参会者的责责任开会前根据个人的的观点研研究问题题依据提供的的资料准准备论证证的材料料记下开会的的日期、时时间、地地点做好在会议议中尽量量表达的的心理准准备开会中倾听他人的的意见积极发表自自己的见见解关注正在讨讨论的事事项与主持人密密切配合合以达到到会议目目的开会后会议达成了了什么结结果还有哪些事事情未完完成分配给自己己的任务务如何完完成

如何处理会会议中的的冲突

图8-1 冲突的的二维模模式图8-1是是一个坐坐标系，反反映了面面对冲突突时人们们各种各各样的反反应。这这个图的的纵坐标标分为决决断和不不决断，横横坐标则则是合作作与不合合作。它它反映了了冲突发发生时，个个人的选选择情况况。个人人是选择择满足自自己还是是满足别别人，也也就是选选择决断断还是选选择合作作。根据这个坐坐标，介介绍5种种处理冲冲突的方方法。从从而了解解主持人人和参会会者如何何用不同同的冲突突类型来来共同解解决矛盾盾，处理理冲突，达达成会议议的最终终结果。◆暴力型。暴暴力型属属于特别别决断的的那一类类，面对对冲突的的时候，处处理人往往往以个个人意志志为主，马马上独立立做出决决定。暴暴力类型型的人一一味的满满足自己己的要求求，类似似暴君。但但是在一一些特别别紧急的的情况下下，暴力力型的处处理者也也是必不不可少。◆迁就型。迁迁就型一味地放弃弃自己的的要求，一一味地满满足对方方的要求求，迁就就型又称称为适应应型。◆回避型。回回避型既既不决断断，又不不合作，而而是回避避矛盾。◆协作型。协协作型是是最理想想的类型型，可以以做到既既满足自自己的需需求，又又满足对对方的需需求。发发生了冲冲突，促促使大家家合作，共共同解决决冲突。◆妥协型。妥协型处于于坐标的的中间，属属于“和事佬佬”。

【本讲总结结】主持人和参参会者的的守则和和责任是是不同的的，各有有侧重点点，对会会议而言言都不可可或缺。二二者的权权责划分分一定要要分明，这这样才能能更好的的发挥其其作用。在会议中难难免会出出现冲突突，一定定要了解解解决冲冲突的几几种模式式，了解解主持人人和参会会者如何何用不同同的冲突突类型来来共同解解决矛盾盾、处理理冲突，达达成会议议的最终终结果。

【心得体会会】_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

第9讲

会议议记录

【本讲重点点】会议记录者者的功能能谁能胜任会会议记录录者对会议记录录的100大建议议

会议记录者者的功能能

会议记录者者主要有有4种功功能。◆会议记录录者特别别重要。会会议记录录在会议议中的重重要性仅仅次于主主持人，他他也是导导致一个个会议成成败的关关键。◆会议记录录者的一一个主要要功能是是记录和和维持议议程所设设计的程程序。这一功能主主要表现现在会议议的事后后跟踪这这个部分分。会议议记录者者在会议议的过程程中主要要负责记记录、维维持会议议的议程程所设计计的程序序，可以以起到“和事佬佬”的作用用。◆会议记录录者还有有协助主主持人做做好会议议总结与与归纳的的功能。比比较落后后的工作作方法是是指派秘秘书或普普通的文文员去做做会议记记录，现现在则流流行指派派那些有有潜力做做主持人人的员工工去做这这项工作作。因为为这样做做可以帮帮助公司司培养后后备人才才(这里里专指那那些将来来可以去去做主持持人的人人才)。而而且，在在这个问问题上，主主张要由由不同的的员工轮轮流担任任会议记记录者，而而不是由由固定的的部门秘秘书来专专职担任任，因为为这一做做法有助助于锻炼炼一群人人，而不不是一个个人。◆观察预防防功能。会会议记录录者的观观察预防防功能是是比较容容易被忽忽视的一一大功能能。简单单来说，会会议记录录者可以以以一个个旁观者者的角度度来观察察会议中中是否存存在一些些误区，同同时可以以从旁对对主持人人做出提提醒。例例如，可可以清楚楚地观察察在会议议中哪些些人发言言过长，哪哪些人尚尚未发言言，并对对这些情情况做好好相关纪纪录，以以此来提提醒主持持人。当当然，最最主要的的观察预预防功能能体现在在他可以以警醒主主持人避避免走入入以下33大会议议误区：：第一误区

社会性性懈怠社会性懈怠怠是一个个心理学学上的名名词，它它指的是是一种群群体的无无所谓状状态。以以会议为为例，许许多会议议决议的的产生通通常都要要使用“全体通通过”这个名名词，其其实这个个名词代代表的意意义并不不是真正正的全体体意见一一致，而而是一种种群体性性的漠视视结果。大大多数人人对于主主持人或或发言者者提出的的问题不不感兴趣趣或是不不予理睬睬，听之之任之，从从始至终终好像是是在一种种参会状状态，实实际是处处在一种种参与的的假象中中。对于这种会会议误区区，身在在其中的的主持人人和对答答者均不不易察觉觉，只有有站在第第三者角角度上的的会议记记录者可可以清楚楚看到，因因此，它它可以针针对此种种情况适适时做出出提醒，避避免会议议作出少少数人的的决议，从从而失去去了开会会的真正正价值。第二误区

从众心心理从众心理就就是大家家都用一一种声音音说话。参参会者之之所以会会用一种种声音说说话，不不是因为为站在真真理的角角度上，而而主要是是因为规规范性的的从众压压力。例例如某个个小团体体或是很很有权威威的某个个人的影影响力很很强，他他们的想想法因为为他们的的影响力力而对很很多个体体产生一一种强大大的压迫迫力，迫迫使许多多个体同同意其决决策。这种误区也也需要类类似会议议记录者者这样的的第三者者来观察察发现，并并帮助大大家及时时预防。第三误区

团体极极化团体极化指指的是会会议的讨讨论有时时会趋于于极端化化，或者者极好或或者极坏坏。无论论是哪种种情况，都都不利于于形成客客观的决决议。会议记录者者的客观观立场能能够帮助助克服这这种误区区。

谁能胜任会会议记录录者许多传统的的观点认认为会议议记录者者是会议议中最“简单”的角色色，其实实这种观观点已然然落后了了许多。会会议记录录者在现现代会议议中是仅仅次于会会议主持持人的一一个重要要角色。因因为，一一名好的的会议记记录者可可以增进进议事效效率，而而一名不不好的会会议记录录者不仅仅徒增误误会，还还浪费时时间；一一名称职职的会议议记录者者不仅能能仔细倾倾听发言言，而且且能准确确陈述听听到的内内容，同同时记录录好几项项发言而而不失误误。所以，一名名会议记记录者需需要同时时具有多多项才能能：◆反应快。对对于大家家提到的的问题，能能够迅速速反应。◆写字快。做做会议记记录，写写字速度度当然有有一定要要求。◆知识面广广。在做做会议记记录时，经经常会听听到一些些专业术术语，没没有相对对广的知知识面，对对这些专专业术语语，你可可能既听听不懂，也也不会写写。这属属于一个个会议记记录者的的硬件能能力。◆记忆力特特别强。会会议记录录者要能能记住发发言者所所说事情情的前因因后果，遇遇到一个个很复杂杂又冗长长的问题题时，更更需要超超强的记记忆力，否否则，很很可能记记到最后后已经不不知发言言者所云云了。◆组织能力力强。◆倾听能力力强。◆总结能力力强。

对会议记录录的100大建议议

对会议记录录的十大大建议：：重要的会议议应录音音下来，从从而使整整理会议议记录时时有依据据。除非有必要要，定期期召开的的会议通通常不用用录音。因因花费时时间记下下的详细细发言内内容，可可能毫无无用武之之地。大多数会议议都能指指定一个个会议记记录者。主主席最好好不要兼兼任此项项工作。此此外，会会议记录录者最好好由与会会者轮流流担任。会议记录者者的笔记记最好要要流畅，易易于了解解，同时时不失真真。笔记记最好用用电脑打打出来，方方便参阅阅。会议记录者者的责任任还包括括：要及时指出出令人困困惑的发发言，请请该发言言人解释释清楚。适时做总结结，协助助讨论进进行。向与会者确确认各议议案的排排序是否否无误。会议记录内内容包含含：讨论过程中中所达成成的各种种共识（要要不厌其其烦地向向与会者者确认每每个结论论都无误误）有哪些证据据支持次次议案的的通过，及及反对意意见如何何分派工作的的详细情情形及完完成日期期。会议结束后后重新整整理所记记录的内内容，尽尽可能维维持在一一页的长长度。会议记录应应有组织织地整理理如下：：标题，会议议目标，主主席名字字，缺席席及出席席人名单单应列在在会议记记录起头头处。使用列点或或简短的的一段文文字，名名数与会会者重点点工作分派情情形及完完成日期期记录无无误。通过此决议议的评估估标准（如如有必要要）。会议记录者者应与主主席共同同修正会会议记录录者错误误的部分分。将此份会议议记录发发送给与与会者。

【本讲总结结】会议记录者者在传统统的会议议观中往往往是不不受重视视的，但但是，现现代会议议使我们们认识到到会议记记录者在在一次高高效的会会议中占占有举足足轻重的的地位。会议记录者者的作用用仅次于于会议主主持人，要要想成为为一名合合格会议议记录者者一定要要具有多多项技能能。会议议记录者者还要充充分重视视有关会会议记录录的100大建议议。只有有如此，会会议记录录者才能能在会议议中充分分发挥自自己的作作用。

【心得体会会】_________________________________________