实效会议管理技巧

实效会议管理技巧讲师：刘用实效会议管理第一部分：认识会议第二部分：实效会议的前提第三部分：会前的准备第四部分：会议角色与演示技巧第五部分：会议的顺利实施第六部分：决议执行与改善

根据下列陈述，标出最接近于你的情况的选项，评估你出席会议时表现得体有多好。你尽可能地按真实情况回答：若你回答“从不”，选1；如果是“总是”，选4；余类推。将你的得分相加，参考“分析”部分，看你得分多少。利用你的回答，找出你最需要改进的方面。选项1从不2有时4总是3常常测试

我让发言者讲完他们的观点后才发言

①②③④

1

当我发表一个主张或观点时，我是自信的。

①②③④2

当我出错时，我能承认。

①②③④

3

我紧张时能控制自己的语调。

①②③④4

我的身体语言显示自信。

①②③④

5

每次参加会议我穿着得体。

①②③④6评估与会技巧

会上我仔细倾听他人说些什么。

①②③④

7

我为所参加的每次会议作好全面的准备。

①②③④8

我仔细地回顾以前的会议备忘录。

①②③④

9

我预先调查其他与会者的看法。

①②③④10

出席会议前，我知道我的目标是什么。

①②③④

11

我与其他与会者拥有共同的目的。

①②③④12测试结果分析12-24：需要全面注意你的技巧。当你参加会议时，始终要有明确的目的，并争取达到目的。25-36：你在会议中表现得比较较好，但某些技巧需要进一步改进。37-48：在会议中你表现得很好，但不要自满，继续为你参加的每个会议好准备。第一部分：认识会议开会是人人都会做的事情，需要技巧吗？管理者40%-60%工作时间花在会议上会议费用占7-15%人事费用什么是会议是组织中完成任务有效方式，鼓励参与，信任，团队合作对组织的承诺提高决策质量工作小组在一起讨论获得生产力提升会议领导个人形象为什么需要召开会议不同的人带来不同资源-经验、知识人们参与决策执行更容易参与与信任会增强对组织的承诺改变人们的态度和行为的有效方式会议的种类正式会议非正式会议按性质分处理信息型解决问题型做出决定型激发创意型广而告知型团体会议一对一会议

按目的分类按开会方式分类按人数分面对面会议会议视频会议当前开会现象天天在开会，但问题更多；一开就是一整天，但最后也没开出个结果；开会时发言人照着稿子念，下面的人鸦雀无声；上面讲得激情澎湃，下面却是处处鼾声为什么会有这样的现象发生？为开会而开会开会目的不明确开会未提前准备会议主持技巧不够，气氛不活跃开会时机、场所选择不当未调动参会人员积极性会后未落实到底第二部分：实效会议的前提会议前三思而后开会议目的何在？是不是值得开这个会？有没有更好的替代方式？

评估个人目的?无论你主持会议或只是出席会议，应事先考虑会议规定的目标及你的个人目标透露信息或提供意见做出决定或贯彻决定激发创意提出建议，进行讨论，并做出决定

会议的目的何在?

考虑目的?预先决定所开会议的目的，并确保与会者明了

如果不开会也可以解决问题，就取消会议。如果你主持会议，会议开始时你就要概述会议的目的和目标；如果你是参与者，要确保你已为你特别有关的事项作好了充分的准备。

考虑成本?

要计算一个会议的总成本,首先计算出全部人员的总薪金,加上他们在各自单位的日常开支,然后将其和除以一年中的工作小时数.另外还需计算召开会议每小时所需的杂费支出.两项之和是会议每小时的成本。会议达成的结果是否值???(与会人员总薪金+日常开支)/176+每小时会议杂费=会议每小时成本什么时候该开会需要意见寻求帮助解决问题组织关注的问题团队间存在的问题与团队成员的要求与期望什么时候不该开会已经决策可以用更好的方式与成员交流没有时间准备会议无足够的信息需要雇佣\解雇\讨论薪资，评估员工实效会议的四大前提会而有议议而有决决而有行行而有效思考在前(考虑周到并详细的计划)避免陷阱研究会前传阅的全部会议材料;准时开始会议,准时结束会议;如是主持,尽量让多的人提问题和回答;严格认真按议程进行;保证与会者充分了解已经作出的决定.

不要离题会议未能达到目的可能有各种原因：相互冲突/迷失方向/议题太多/时间不够等

花费在准备会议上的时间很少会浪费.确保会议在恰当的时间和地点举行,由合适的人参加,并且能作出正确的决定.(1)会议的时间(2)会议的地点(3)参加会议人员(4)正确的决定会议的准备事项情景讨论

最近公司中一些重要岗位的中层经理要离休，公司本来一贯是严格地从内部选拔人员，但不久就发现提拔到中层管理职位的基层员工缺乏相应的管理能力，导致业绩不断下滑。为了扭转颓势，公司决定起用“空降部队”，从外部直接招聘具有高学历、出国留学背景的海龟替代中层空缺岗位。不料这些空降部队进来后，在公司内部引起轩然大波，下面的员工纷纷感到不服气，“凭什么一来就能做头把交椅，我辛辛苦苦到公司几年了还坐冷板凳？”导致上下级关系十分紧张，好多核心岗位关键员工也纷纷跳槽。海龟们做了几个月后，感觉自己的雄伟计划遇到重重阻力，不能顺利实现，一个个也黯然离去。任务1：在此背景情况下，各小组请先设计一份会议议程。准备会议的五大关键要点(1)会议目的(2)参会对象(3)信息内容(4)方式方法(5)会议安排需要考虑的事项会议类型目的最多涉及三个人涉及四个人以上，或一个团队仅涉及一人要求反馈并讨论让公司董事了解最新形势涉及股东要告知公司外尽可能多的人，包媒体需要几个人或一个人团队的投入涉及紧急问题涉及提供信息的发言人处理信息例如听取报告，发布指令，宣布或解释程序上的变化。解决问题例如应付不满。非正式的正式的正式的非正式或正式的年会或临时股东大会一对一的专门委员会的新闻发布的公开的临时的会议目的和类型需相符合需要考虑的事项会议类型目的会议目的和类型需相符合需要立即讨论，或涉及非典型的商务问题需要对有关事宜的报告进行考虑，讨论或准备涉及反复出现的商务问题要求一个组织的最高层进行讨论或授权要求公司的股东们授权需要讨论创新的想法需要迅速地产生全新思想做出决定例如作出选择，获得授权，承诺采取行动激发创意例如形成创造性的解决方法。临时的正式的年会或临时股东大会正式的头脑风暴非正式的董事会参会对象年龄、性别教育水平工作/职业期望准备陈述介绍：开头介绍目标前言正文：三个主要点支持内容过度结尾：总结行动计划目标主要点支持内容过渡前言与总结开头结尾准备信息内容会议方式(1)会议领导控制信息给予人数众多领导更容易短时间大量信息较少的变动无自由信息流动(2)群体参与解决问题决策人数较少领导较难控制更多干扰与情绪容许其他观点更好的决定人们感觉更好需要更多时间必须控制讨论进程会议安排列明每项议程所需要时间控制会议节奏，确保在规定时间完成会议环境的选择应注意排除、噪音、外来人的干扰座位的摆放应确保参会人的参与准备可视化工具办公室会议场所的确定公司会议室会议场所的确定会议场所的确定外部会议室座位摆放一字形圆桌形U形方形八字形你的会议筹备得如何?五个关键要点是否如何改进会议规划会议目的是否需要召开该次会议会议目标明确与否参会对象邀请与会人员是否适当是否允许某些人在与他们有关的议程结束时能退席是否保证与会人员在会前获知背景知识和信息方式方法这种会议形式是否与会议目的相适应信息内容会议前是否提供议程会议中议程是否合乎逻辑议程每个项目由谁负责是否落实每项议程是否都要达成结果每项议程是否都安排了适当时间会议安排会议日期和时间是否符合与会者的实际情况是否确定了结束时间开始时间适当与否位置的摆放是否符合参与环境是否受到干扰拟定会议议程会议主题会议时间与地点会议主持人出席人员发言人及内容介绍会议讨论要点参加会议注意事项会议工作人员会议议程例华北地区分组会议议程时间：2007年7月5日星期五，14:00-15:15地点:第一办公楼,多功能会议室主持人:孙海议题人员结果时间1.通过会议议程全体通过5分钟2.食品博览会规划孙海敲定时间表20分钟3.培训计划吴凯通过两个计划20分钟4.提出机构调整设想何李讨论可能受到的影响20分钟5.团队近期工作中其他问题潘南和任苏简要讨论10分钟会议资料与文具准备会议须知议程安排纸笔等文具会议的通知确定会议参加人员正式会议至少应提前一周将会议通知下发到各参会人手中，并确认临时会议前应让相关人员提前做好准备员，以免与工作冲突递交背景资料与相关发言人，准备发言内容第四部分会议角色与演示技巧会议记录者跟踪会议进程利用关键词语抓住核心内容记录发言要点抓住发言者内容,而非自我理解给与会负责人检查核对寻求帮助,当记录减缓会议进程参会人准时接受基本会议规则全程参与讨论聆听发言者意见,而非主观判断避免跑题会议主持人错误做法初次印象不佳乏善可陈面无表情缺少眼睛交流无参与声音干瘪可视化运用不当沟通三要素眼神交流的正确方法在表达你的想法时与听众进行目光接触1. 锁定一位听众2. 表达你的想法3. 如此循环随意地与每个区域保持接触,而非每个人使用姿体语言的正确方法面带微笑平衡重心双手放松姿态自然用身体语言描述情景ＴＴＴ呈现技巧Touch指引Turn转身Talk开口提升会议实施的效果会前破冰会中控制集思广益达成共识第五部分会议的顺利实施会议的过程积极的行为果断而积极的开始会议开始与会者有效地提出建议把讨论控制在预定的时间内依次讨论议程上的问题获得关于每个问题的意见找到可行的解决办法与会者之间出现分岐出现偏离议程的情况与会者迟到消极的行为各种意见都探讨过转入目标概括要点并取得一致商讨折衷的办法允许其继续争吵做出决定结束会议会议没有结果争论以僵局告终会议的过程主持会议技巧

了解职责研究出席者掌握会议节奏控制会议维持秩序结束会议运用正规程序

主持人应该具备的职责负责推进会议会议的目的议程简短概述允许成员发表观点阻止无关的争议保证程序顺利进行必要时做出决定善于倾听意见研究出席者认识熟悉出席会议的人员了解不同的代表者，采取不同的策略熟悉会议的不同派别几种麻烦者的处理方法含羞草：态度友好，目光交流，开放式问题、感谢、总结发言沉默寡言：直呼其名窃窃私语：有意识的走近，将目光订住他们，保持短暂沉默，夸夸其谈：对不起，超时了；你的问题是什么，先保留你的看法万事通:：相信自己，避免目光交流,，也请其它人谈谈敌对者：不要采取防卫，不要批评，让其他听众成为你的支持者掌握会议节奏按排会议在午餐之前每隔一段时间总结会议进程控制会议消极的表现：看表，揉纸片，打哈欠、双手又肩耸起积极的表现：仔细倾听，身体前倾提问的技巧What?HowWhere?When?Why?Who?结束会议(1)让每个人了解会议程序(2)将会议纪律交给与会人(1)积极的心态结会议(2)批准备忘录(3)监督跟进(4)下次坐议的议题维持秩序头脑风暴讨论法运用提出想法——尽可能多——思想自由翱翔——不要判断、批评批评、评估和精练——去掉不需要的——根据价值、有用性和可行性筛选六顶思考帽决策法运用获取信息感觉反映正面思维反面思维创新思维全场控制参会技巧

参加会议的每个与会者都有保证会议达到预定目的的