时间管理的通则

1、时间管理的通则保存资料的的活页夹夹有红、蓝蓝、绿、咖咖啡等等等不同的的颜色。多多年以来来我们就就使用这这种活页页夹，到到它有各各种不同同的颜色色，因此此应想出出一套使使用方法法充分利利用。比如塑胶面面的活页页夹，专专门保存存内部业业务手册册与呈送送法院表表格文件件等等，并并按颜色色加以区区别；而而布面的的活页夹夹，则专专门保存存各种信信息资料料，同样样的也是是以颜色色加以区区分。这这么一来来，不管管活页夹夹放在哪哪里，一一眼就可可看出档档案的内内容种类类。25经常常备有新新的活页页纸HT5”，5SSS为为新书写写稿的时时候，要要以活页页纸做备备忘录，一一有新点点子，马马上提笔笔写下，然然后将其

2、其保存在在专用的的活页夹夹中。存档时，如如果发觉觉新点子子比旧点点子更好好，就将将新的存存档，旧旧的作废废。久而而久之，活活页夹中中的资料料就会越越来越丰丰富。当当然，一一个活页页夹只能能为一本本书一个个主题所所专用，为为了能够够随时使使用新的的活页夹夹，常备备有大量量的活页页纸。26使用用白色活活页纸，日日后的整整理工作作将更方方便有的人认为为，根据据大项目目或主题题不同，使使用不同同颜色的的活页纸纸，分类类时将更更为简便便。 但是是，最好好一律使使用白色色活页纸纸，因为为本来可可以随心心所欲大大肆使用用的活页页纸，一一旦区别别颜色，不不但日后后分类非非常麻烦烦，而且且一一区区分颜色色也很累

3、累人。另另外，在在复印时时，除了了彩色复复印以外外，资料料会有不不清楚等等麻烦。基于上述的的理由，应应一律使使用白色色活页纸纸。27使用用二十六六孔的活活页纸应一直使用用活页式式笔记本本，而且且一律使使用二十十六孔的的活页纸纸。孔数数太少，纸纸张撕破破的危险险性高，而而且二十十六孔是是使用率率最高的的纸张，基基于上述述的考虑虑，应选选择二十十六孔的的活页纸纸。此外外，二十十六孔的的活页纸纸归档时时也非常常简便。当然不只是是笔记，连连收集杂杂志、报报纸等资资料复印印本时，也也要打上上二十六六个孔，然然后再夹夹到活页页夹上。在活页纸的左右两侧打孔，严格说来，应该是五十二孔才对。28使用用电动打打孔

4、机比比较方便便除了活页式式笔记本本之外，报报纸、杂杂志的剪剪贴资料料也一律律复印成成B5大大小，然然后打上上二十六六个孔，再再夹到活活页夹上上。以前使用手手动式打打孔机，但但是在数数量增多多的情况况下，打打孔实在在是件既既麻烦又又费时的的工作。由由于经常常需要在在相当多多的资料料上打孔孔，手动动式打孔孔机已经经不合用用了，一一改用电电动式打打孔机之之后，即即可节省省很多时时间。如如果必须须经常使使用打孔孔机，还还是电动动式的比比较方便便省时。 299. 在在活页纸纸上写上上大标题题活页式笔记记本都划划有标线线，其使使用方法法是，在在最上面面写上大大标题，比比如“效率法法”之类的的大标题题，其下

5、下写上“收集资资料”之类的的中标题题，接着着按照标标题分别别列出小小标或实实行中的的点子。如果记载事事项无法法全部写写在一张张纸上，则则在另一一张活页页纸上同同样的写写上大标标题、中中标题并并且按顺顺序编上上号码，这这么一来来，即使使笔记散散乱无序序，只要要看到标标题就可可以了解解其内容容。 300. 在在加上新新活页纸纸的同时时，顺便便做整理理淘汰的的工作使用活页式式笔记，其其最大优优点在于于能够自自由地插插换页数数，必要要时可以以重新插插入，不不要的可可以丢弃弃。这样样活页夹夹中的资资料，其其正确性性与精密密度都会会增加，并并且越来来越充实实、丰富富，这种种自由伸伸缩的优优点，正正是活页页

6、纸的魅魅力所在在。所以，在活活页夹上上加上新新的活页页纸同时时，除了了插换的的页数之之外，也也顺便浏浏览一下下前后的的内容，一一发觉有有不要的的东西即即撕下丢丢弃，借借此笔记记得以保保持精简简、易读读，而且且也可以以大幅度度地缩短短检索时时间。31呈送送出去的的书类文文件也要要做标题题和目录录除了时间太太过仓促促的情况况外，在在对订约约的公司司客户提提出报告告时，一一定要在在上面附附标题和和目录，同同时也要要求部属属，在呈呈送任何何书类文文件时，都都必须规规规矩矩矩地标上上标题与与目录。 因为标题和和目录能能够使人人在阅读读内容之之前，对对文件的的整体观观点与主主题方向向，有一一个概括括性的了

7、了解。乍听之下，似似乎令人人觉得很很麻烦，不不过只要要想到这这项工作作不但能能缩短他他人的工工作时间间，也能能够缩短短自己的的工作时时间，其其效果绝绝对是很很好的。32写报报告时，先先将问题题列在纸纸上，事事后再一一并查阅阅在写报告时时，即使使中途有有疑问或或不了解解之处，只只要它不不是个影影响巨大大的问题题，可都都不致马马上去翻翻查资料料或文献献，因为为或许因因此解决决了问题题，可是是却因思思考中断断浪费时时间，反反而耽误误了工作作进度。所以一旦有有必须查查阅的事事项，可可先将其其列在纸纸上，最最后再一一并去查查资料。此此外，列列在纸上上的问题题也可以以交待他他人去查查，自己己也不必必停下手

8、手上的工工作。33写报报告或书书信时，根根据思路路先打草草稿，然然后再加加以修改改在工作之中中，为杂杂志写稿稿、写书书信占了了相当大大的份量量，不过过毕竟是是本行以以外的副副业，如如果不讲讲求工作作效率的的话，一一定会影影响到业业务的进进度。要提高写稿稿的工作作效率，必必须放松松心情，不不要战战战兢兢地地“写千古古文章”。如果果一开始始就想写写出完美美无缺的的作品，终终究只会会写一字字涂一字字，写一一张撕一一张，所所以不如如随着思思路先打打个草稿稿，然后后再加以以修改。34利用用业余时时间构思思文稿在写稿工作作上，构构思要费费很大的的功夫，毫毫无准备备就提笔笔，往往往文思闭闭塞难以以成行，所所

9、以在写写稿之前前，最好好在不同同的场合合，进行行构思与与草稿的的写作。下了班在公公车上，完完全不受受电话干干扰地专专心思索索，是最最适合构构思的时时段。而而且，刚刚从繁重重的工作作中解放放出来，心心情为之之一松，往往往会产产生许多多绝妙的的灵感。想想好了整整个结构构大纲之之后，再再用口述述录音机机和文书书处理机机，就可可以迅速速地完成成草稿工工作。35利用用文书处处理机来来输入文文稿HT5”，5SSS商商业文件件也和法法律文件件一样，有有很多都都是相同同的格式式。文书书处理机机不但能能保存已已打好的的文章，而而且还能能自由地地加以删删除、修修改。最最初虽然然不得不不多花一一点时间间来输入入，不

10、过过为了日日后的方方便，还还是用文文书处理理机来输输入文稿稿比较理理想。36. 文文书处理理机的磁磁碟片以以一张一一个为原原则使用文书处处理机时时，必须须特别注注意磁碟碟片的整整理方法法。举例例来说，原原则上一一张磁碟碟片中，只只储存一一个资料料。磁碟片的容容量，因因机种而而有所不不同，不不过一张张大约可可储存多多达一本本书的资资料，因因而容易易在一张张磁碟片片中，同同时存入入各种不不同的资资料，但但是检索索时，就就非常的的麻烦，不不太合乎乎效率原原则。 按种类准备备不同的的磁碟片片，不会会花太多多的钱，就就能以易易于检索索的方式式，将存存入磁碟碟片的资资料分门门别类。37. 以以不同颜颜色的

11、标标签来区区分不同同内容的的磁碟片片HT5”，5SSS虽虽然将不不同的资资料分别别存在不不同的磁磁碟之中中，不过过如果不不一一显显示屏幕幕，还是是无法了了解其内内容，这这样就失失去了分分类的意意义。为为了解决决这个缺缺点，一一般应该该采用的的方法是是在磁磁碟片上上贴彩色色标签。 举例来说，会计事务所中所采用的分类法是，绿色标签表示“个别专题”，蓝色标签表示“一般专题”，黄色标签表示“各种表格”。按颜色区分之后，如果项目太多，为了使检索资料的使用更加迅速，即可将储存的项目内容做成表单。38. 保保存旧磁磁碟片中中的资料料，不断断使用新新磁碟片片和录像带一一样，文文书处理理机的磁磁碟片可可反复使使

12、用，因因此一张张磁碟片片往往被被使用好好几次。且且大家都都认为，再再买新的的磁碟片片是一种种无谓的的浪费。输入资料要要花费相相当的工工夫，如如果将其其时间成成本列入入考虑，则则长久不不用的资资料有朝朝一日也也会派上上用场，如如将其消消除反而而是一种种浪费，所所以要在在一张磁磁碟片中中存入相相关的资资料，至至于新的的资料，就就毫不吝吝惜地输输入新的的磁碟片片中。39.活活页式手手册既能能插换页页数，又又能缩短短找寻资资料的时时间不论到哪里里，随身身携带一一本活页页式手册册。在下下班回家家的公车车上、就就寝之前前，突然然想到第第二天应应该继续续进行哪哪些工作作，就马马上记在在手册上上。而且且，活页

13、页式手册册可随时时增加页页数，不不要的页页数也可可任意抽抽出作废废。40.备备忘录上上要标明明“主题”、“日期”、“出处”在看书或看看电视时时，一旦旦看到想想记下的的文句，可可立刻提提笔在BB5的活活页纸上上，记下下备忘录录。备忘忘录是分分项写下下来的，以以一页一一个项目目为原则则，至少少标明“主题”“日期期”、“出处”。如果果备忘录录上标明明主题与与日期，事事后重读读时，即即使记得得不太完完整，但但只要回回想一下下当时的的状况，就就可以清清楚地了了解其内内容，而而出处则则需要详详细调查查。可供供参考之之用，备备忘录上上如果标标明这三三项，则则资料就就会越来来越有份份量。41.在在“单纯作作业

14、”时间，利利用耳机机充实自自己在刚进入机机关工作作时，在在“单纯作作业”时间里里，最适适合利用用耳机来来充实自自己。工工作中有有复印之之类的单单纯作业业，在复复印时间间内，可可趁机学学习语言言或准备备某项考考试，因因此可随随身携带带小型录录音机。经经由耳朵朵的刺激激，更可可提高学学习的成成效，当当然复印印的工作作也可以以不受妨妨碍地顺顺利进行行。在办公公时间就就比较不不适合了了，但在在离开座座位去做做某种单单纯作业业时，推推广这个个一举两两得的点点子是科科学的统统筹方法法。42.增增强工作作意念的的妙法将平常该做做的事情情列成一一张表，做做好之后后就用红红笔划掉掉，因为为这么一一来，每每划掉一

15、一项就可可确认“这项工工作已经经完成”，当时时心中的的成就感感与满足足感，即即成为下下回工作作意念的的来源。如此看来似似乎没什什么意义义，不过过在工作作无甚进进展的情情况下，多多半原因因都在于于工作流流于单调调、冗长长。大部部分的工工作都是是由小作作业累积积而成的的，由于于这样很很容易造造成繁琐琐，所以以可以列列表方式式来处理理。此外外，采用用这个方方式还可可免于遗遗漏某项项工作。43.防防止厌倦倦单调工工作的“成功画画面思考考法”撰写一本书书着实需需要有强强烈的意意志力，但但多达数数百页的的稿纸，虽虽说用口口述录音音机或文文书处理理机之类类的文明明工具，可可达到很很高的工工作效率率，不过过，

16、有时时候也是是一件非非常痛苦苦的事。 在这种情况况下，只只要想到到这是完完成一本本书的必必经过程程，就会会再次提提起干劲劲。重要要的是，如如果一心心只想到到眼前单单调的工工作，不不但会心心生厌烦烦，而且且工作效效率也会会一落千千丈。试试用成功功画面思思考法，想想像计划划成功或或完成工工作时的的成就感感，是防防止这些些弊端的的方法之之一。44.“悦音音”卡带以以回转式式为佳很多人在做做单调工工作时，都都习惯听听轻音乐乐(BGGM)，以以集中精精神。单单调的工工作尽可可能的交交给机器器或属下下去做，当当四周吵吵得令人人无法专专心做事事时，就就可放点点轻音乐乐，听听听小河的的流水声声和小鸟鸟的歌声声

17、。也就就是说，以以“悦音”来对抗抗噪音，同同时，这这种卡带带最好采采用回转转式的，这这样就可可以不必必为换卡卡带而中中断手头头上的工工作。45.以以上的方方法处理理问题经常有人发发牢骚说说，就是是因为工工作太无无聊，所所以才无无法提高高工作效效率。一一成不变变的奉行行上司的的指示，工工作的确确不怎么么愉快。同样地，不不妨不要要理睬别别人怎么么说，以以自己的的方式来来处理例例行公事事。在动脑筋想想如何以以自己的的方式工工作的当当儿，会会发现前前所未有有的乐趣趣，这样样才能提提高效率率。46.办办公桌最最理想的的状态对某些人而而言，只只是外观观的整齐齐，不见见得是最最方便、顺顺手的工工作环境境。主

18、要要是，最最合乎自自己方便便的状态态，就是是“整齐有有序的状状态。”47.自自己整理理办公桌桌自己的办公公桌一定定要自己己动手整整理，以以保持自自己最方方便使用用的状态态。如果果任由他他人多事事“收东收收西”，等到到自己开开始工作作时，很很容易找找不到自自己所要要的东西西。为了保持随随手取来来，工作作顺畅迅迅速的状状况，办办公桌上上的一切切，最好好能亲自自处理。从从这个意意义上来来说，就就是保持持在合乎乎自己使使用习惯惯的状况况下。如果任由他他人随便便动自己己办公桌桌上的东东西，工工作效率率就会显显著下降降。48.过过暗或过过亮的工工作场所所都会导导致效率率低落当因出差必必须投宿宿旅馆时时，可

19、随随身携带带折叠式式的台灯灯，因为为一般旅旅馆的照照明大部部分都过过暗。光光线不足足，眼睛睛容易疲疲劳，根根本没有有办法看看书；但但光线太太强，也也会造成成同样的的效果。 过暗或或过亮的的光线都都会降低低工作与与学习的的效率。虽然大家都都知道光光线所造造成的影影响，但但是真正正注意关关心的人人，实在在是太少少了。经经常把工工作带回回家做的的人，最最好注意意一下家家里的照照明设备备，在过过暗的工工作场所所中工作作，往往往会事倍倍功半。 49.台台灯要放放在左侧侧前面提过，办办公桌上上的摆设设，以最最合乎自自己方便便使用的的状况为为最佳。不不过桌上上的照明明设备却却是例外外，对惯惯用右手手的人来来

20、说，台台灯如果果不放在在左侧，是是非常不不方便的的，因为为如果台台灯放在在右侧，写写字时就就会受到到手影的的干扰，无无形中降降低了工工作效率率。而且，这样样对眼睛睛也不好好。这虽虽然是最最普通的的常识，不不过如果果桌子左左侧靠墙墙，往往往就把台台灯移置置右侧，请请务必遵遵守“台灯左左放”原则。50.将将内容固固定的文文章格式式化能够统一某某种格式式的内容容，尽可可能准备备专用的的表格，这这样一来来，即可可减少处处理的时时间与精精力。这也可可以应用用于一般般商业业业务工作作，比如如对象不不同内容容却大同同小异的的文书，可可分别准准备不同同的基本本表格，然然后再视视情况的的需要稍稍加修改改，即可可

21、应用，如如此可大大幅度地地缩短工工作时间间。51.抽抽屉整理理尽可能能细分化化当然，如果果不注意意整理的的话，抽抽屉越多多麻烦也也会越多多。抽屉如果不不整理得得有条不不紊的话话，实在在很难搞搞清楚那那个抽屉屉中装的的是什么么东西，所所以抽屉屉的整理理尽可能能细分化化。回纹纹针、铅铅笔等等等文具用用品，自自是当然然的事，连连文件书书类也得得分门别别类地收收在不同同位置，这这样开抽抽屉找东东西时，就就可一下下子找到到。52.圆圆珠笔之之类的文文具，要要经常保保持在三三支以上上一般而言，随随身所携携带的圆圆珠笔最最好经常常保持在在三支以以上。这固然是为为油墨用用完、遗遗失等临临时状况况而准备备的，不不过另有有其他用用意，比比如写字字写到一一半，就就外出办办事，把把笔忘在在桌上，即即使如此此，也不不会有所所不便。而而回来之之后，在在中断的的状态下下，只要要有纸有有笔，就就能马上上集中精精神继续续工作。就就连这么么一点点点小事，也也会影响响到工作作效率。品质工程师师(QEE质量工工程师)实务培培训班 品质工工程师(QE质质量工程程师)实实务培训训班 HYPERLINK /download/qe.doc 下载载报名表表 HYPERLINK /download/szSignUp.doc 内训训调查表表【课程描述述】本课程从质质量管理理概论、统统计技术术入手结结合工作作实际，涵涵盖多种种品质统统