公司时间管理法则

1、哈佛时间管理法则一、办公促效法 促效法 1将将公司报报表文件件原稿与与资料的的纸张统统一起来来最近的的办公自自动化设设备，大大多具备备便捷的的功能，复复印机自自动送稿稿(ADDF)，即即为功能能之因此此，不必必再费事事地一张张张换稿稿，一次次次按键键。即使使不在一一旁看着着，也无无所谓，可可以大大大的节省省人力与与时间。可是，这这种精心心设计出出来的功功能，却却出人意意料的并并未受到到广泛的的应用。其其原因之之一在于于原稿的的纸张大大小不一一。例如如，在公公司内部部报表文文件上经经常可以以发现，文文章是用用文书处处理机打打在A44的纸上上，而图图表资料料纸是BB4大小小。即使使只有一一张大小小

2、不一，自自动送稿稿功能(ADFF)的威威力，也也要大大大减小了了，因此此必须首首先统一一资料等等所有文文件的纸纸张大小小，不只只是复印印上，在在各方面面都将大大大提高高效率。2单单面使用用活页纸纸从学生生时代起起，我们们就偏爱爱以活页页纸来做做笔记。当当然，有有时也会会使用一一般的笔笔记本。不不过，从从讲究效效率的观观点来说说，活页页纸是最最佳选择择，而且且最好只只使用活活页纸的的单面。或许，这这样会令令人觉得得太浪费费，但是是以单面面使用每每一张只只记一个个项目，即即使随着着思路起起伏随手手记下，事事后还是是能分门门别类自自由地调调整页码码，使笔笔记更加加清楚易易读。也也就是说说，必要要的时

3、候候活页纸纸可以插插换。此此外复印印时只单单面使用用，可以以免去一一张张翻翻页的麻麻烦，得得以顺利利的进行行作业。3把把书架上上大套书书籍书背背向下排排置百科全全书类的的大套书书籍，可可以称之之为知识识的宝库库，平常常应经常常翻阅利利用才是是。事实实上，这这类书籍籍往往被被束之高高阁，无无人问津津。把大套套书籍排排上书架架时，都都要书背背向下排排置。大大套书籍籍所以被被人敬而而远之的的原因之之一，在在于难以以放在普普通的书书架上。只只要向下下排置，就就可以解解决这个个困扰。把把书背向向下排置置时，令令书底朝朝外并在在上面写写上书名名，这么么一来就就可以随随手抽取取查阅，不不会再有有笨重、不不便

4、的感感觉了。4利利用百科科全书的的硬纸盒盒来收藏藏，可收收一举两两得之效效把百科科全书排排上书架架时，应应该一定定先把硬硬纸盒取取下来，让让它“赤赤裸裸”地地排在书书架上，其其理由是是，事先先取下硬硬纸盒，需需要时，即即可迅速速的抽取取查阅所所需资料料。而且且取下的的硬纸盒盒另有妙妙用。百科全全书或全全集之类类的大套套书，一一套都有有数十册册之多，利利用这些些硬纸盒盒做“整整理盒”，分分门别类类地收藏藏明信片片、书信信等信件件资料，实实在非常常方便，盒盒子的容容量又多多，大小小又适合合放置书书信、明明信片，所所以，按按类别或或用途分分别收藏藏是最理理想不过过了。以以后检索索找寻，自自是“手手到

5、擒来来”。5将将经常使使用的工工作用语语记号化化、简略略化在处理理的事务务过程中中，只要要在访客客的名片片上，简简单地写写上“人人、住、印印、档”，然然后交给给秘书，她她就知道道该登记记客户的的姓名、住住址、复复印名片片、夹入入名片簿簿存档。像像这样将将经济使使用的工工作用语语记号化化、简略略化，在在交待工工作的时时候，可可以不必必在口头头上一一一指示或或写字条条提醒要要点，得得以省去去不少麻麻烦。不只是是一般的的事务工工作，连连书信中中经常使使用的客客套话也也可加以以简略化化。例如如“悉”表表示“来来函敬悉悉”，“祺祺”表示示“敬祝祝商祺!”等等等，如此此即可大大大的提提高拟稿稿的速度度，很

6、快快就可以以交给秘秘书去打打字。66将重重要的剪剪贴资料料印成BB5大小小很多人人都有剪剪贴报纸纸、杂志志的习惯惯，不过过，如果果以此来来整理应应用资料料，未必必是提高高效率的的方法。例如如，把资资料贴在在剪贴簿簿上或收收集在信信封中，在在检索的的阶段上上，这种种办法相相当不便便。在管理理者办公公室中，剪剪下的报报纸、杂杂志文章章一律要要复印，而而且利用用复印机机放大缩缩小的功功能，全全部统一一成B55大小，这这么一来来，不但但日后容容易整理理，而且且检索工工作也会会更为轻轻松愉快快。7在在活页纸纸的两侧侧打孔我们习习惯在活活页纸的的两侧打打上二十十六个孔孔，因为为想同时时对照两两种资料料时，

7、可可随意夹夹左夹右右，资料料自然一一览无遗遗。单面面使用法法的优点点是，在在这种情情况下，将将性能发发挥到极极点。如果有有两侧打打孔的活活页纸，在在装订归归档之时时，就更更加方便便，何乐乐而不为为呢?8参参考书籍籍在复印印出所需需资料后后，要立立刻归位位书架乱乱七八糟糟，找一一本急需需要的书书都得花花上大半半天，当当然会导导致工作作效率降降低。书书架要以以自己的的方式随随时整理理得有条条不紊，如如此工作作才能顺顺利的进进行下去去。整理理的要诀诀在于尽快快将使用用过的书书籍归位位。通常，工工作前所所需的资资料，在在一本书书中顶多多占两、三三页左右右，因此此，不管管搬出多多少本书书，应都都应只把把

8、必要的的章节印印下来，随随即把书书籍放回回书架上上，这么么一来，书书架才能能保持有有条不紊紊，过后后也不必必为了找找寻书籍籍，而浪浪费许多多不必要要的时间间。在整整理与检检索上，都都是非常常有效率率的，实实在是一一举两得得。9编编制派得得上用场场的“专专属用书书”HT55”，55SS每个月月都要写写相当多多的稿件件。写一一、两张张稿件，往往往就需需要查阅阅好几本本参考书书，在这这种情况况下，一一本本翻翻阅查寻寻，就是是有再多多的时间间也不够够用。一一般来说说，专门门书籍大大都是厚厚重一大大本，要要在这么么厚重的的书中找找出一小小段参考考资料，真真如大海海捞针，要要浪费不不少心力力。因此，从从必

9、用的的参考文文献中，事事先印下下认为需需要的资资料，编编成一本本“专属属用书”。先先将资料料整理成成一册，高高效率地地进行工工作。10采用高高尔夫球球记分法法，随时时随地记记下备忘忘录喜欢打打高尔夫夫球的人人大概都都知道，高高尔夫球球的记分分卡上附附有铅笔笔，大小小正好可可放在上上衣口袋袋，在球球赛进行行中，无无论打到到哪，都都可立即即记下分分数。除了一一般的笔笔记外，也也应备有有可放在在上衣口口袋且附附铅笔的的备忘录录，这么么一来，即即使身边边没带公公事包，也也能立即即记下备备忘录。很很多业务务员也都都应这样样，随身身携带笔笔记簿。如如果采用用这种方方法，随随时随地地都可迅迅速地记记下备忘忘

10、录。11善用铅铅笔型橡橡皮擦我们在在写稿的的时候，都都使用一一种改良良式的橡橡皮擦。普普通橡皮皮擦，都都是长方方体，不不过这种种橡皮擦擦却是圆圆筒状，并并包在笔笔型的塑塑胶管内内，可像像铅笔一一样一点点一点的的推出来来使用。它它和一般般橡皮擦擦最大的的不同点点在于，它它可以不不必再用用另外一一双手按按住纸张张，能够够像铅笔笔一般单单手使用用。一旦习习惯了，就就可右手手写左手手擦双管管齐下，大大大的提提高工作作效率。无无论插在在口袋中中或是和和铅笔一一起随身身携带使使用，都都是十分分方便。12在抽屉屉中放置置空名片片盒，以以收藏小小东西大部分分的办公公桌，都都会在抽抽屉中附附上整理理小东西西用的

11、塑塑胶，不不过这种种塑胶盘盘却不实实用，尤尤其是塑塑胶盘把把抽屉分分成上下下两部分分，下面面的空间间有时都都浪费掉掉了。所以就就利用空空名片盒盒，来装装抽屉里里的小东东西，由由于名片片盒的盒盒盖与盒盒体大致致是同样样的规格格，纵横横排列在在一起，形形成了井井然有序序的小格格子，分分门别类类用来放放置邮票票、大小小回纹针针、零钱钱等小东东西，移移动很方方便。13经常备备有文具具目录经常在在办公室室中备有有文具目目录，对对自己来来说，能能够提高高工作效效率的才才是真正正便于使使用的文文具，不不过由于于文具的的种类实实在太多多了，即即使到大大型的文文具专卖卖店，也也不见得得能够找找到自己己想要的的东

12、西，这这时候如如果手头头上有一一本目录录，就能能够马上上找到自自己想要要的东西西，并且且知道正正确的商商品名称称。想要目目录，只只要向厂厂商索取取，他们们就会寄寄来，或或是向附附近的文文具店索索取一、两两年前的的旧目录录也可以以，包括括中小型型厂商，备备有两、三三家以上上的目录录，当然然能有效效迅速找找到适用用的文具具制品。14事先决决定文具具的“购购买库存存量”要提高高工作效效率，从从笔记簿簿到邮票票，复印印用纸等等的文具具用品，永永远都不不能缺少少，必须须源源不不断的供供给，所所以彻底底地实施施文具库库存管理理，是非非常重要要的。因因此，事事先决定定“购买买库存量量”，再再根据这这个标准准

13、加以补补充。15记下常常用文具具的商品品号码前面讲讲过，利利用目录录来选购购文具的的方便。此此外，管管理者还还将目录录上常用用文具的的商品号号码预先先记录下下来，这这样就不不必一张张张的翻翻目录，只只要一通通电话就就可完成成订货工工作。所所谓的商商品号码码，就是是商品的的正式名名称。只只要告诉诉厂商这这个号码码，就能能够正确确且迅速速的让对对方了解解到所需需哪一类类文具。例如，如如果指名名要“牌三三一夹夹”，即即指一般般的轻便便夹，可可以需要要的数量量和颜色色来订购购，就不不会有送送错东西西的情形形发生。比比起在店店里对老老板费劲劲的描述述了老半半天：“我我要那种种方方的的，差不不多这么么大”

14、这些些繁琐的的话，却却不必能能说清情情况。16期数完完整的杂杂志须编编制索引引通常将将杂志上上必要部部分印下下来之后后，加以以舍弃即即可，然然而，有有关自己己的专业业杂志却却是例外外，全部部一期不不漏完完完整整的的保存下下来。可是有有些杂志志自从创创刊以来来，已达达几百期期，过期期杂志已已有相当当数量。这这就要求求将每一一百期发发行一次次的“索索引”存存档，以以备必要要时加以以检索。一一般说来来，即使使收藏完完整无缺缺的杂志志，大概概也很少少有人会会特地编编制一本本“索引引”。其其实把目目录印下下稍加整整理就成成了一本本“索引引”，日日后检索索时，能能节省不不少时间间。17在书架架上为手手头正

15、在在进行的的工作保保留一个个“专用用区”整理书书架时，大大概很多多人都是是根据书书籍的内内容，而而分门别别类的排排列，有有关法律律书籍，就就应根据据内容，例例如，“债债权法”、“民民法”区分分成不同同的范围围。不过过，在书书架上为为手头正正在进行行的工作作保留一一个“专专用区”，为为特殊书书籍提供供随时可可用的空空间。刚刚开开始着手手一项新新工作时时，资料料不会太太多，但但是随着着工作的的进行，有有时资料料会一直直增加，或或是内容容发生变变化。预预先为此此保留应应用的空空间，纵纵然资料料一点一一点的增增加，也也能加以以集中整整理。18把经常常使用的的文字、数数字刻成成橡皮印印HHT5”，55S

16、S在现代代的办公公室中，OOA机器器已经成成了不可可或缺的的必需品品，不过过除了利利用这些些机器之之外，只只要稍稍稍动点脑脑筋，还还是有很很多提高高工作效效率的方方法，比比如说，利利用橡皮皮印。(年月日日印、裁裁决印、住住址姓名名印等等等各种不不同的印印章，一一应俱全全)。在需要要反复书书写同样样的文字字与数字字的情况况下，如如果一一一手写，那那会耗费费许多时时间，所所以若能能将其刻刻成橡皮皮印，在在处理事事务上，便便能够省省下相当当多的时时间。即即使要多多花点钱钱，但是是由于节节省手写写作业的的时间而而，提高高了工作作效率，所所以成本本反而降降低。19夜晚在在枕边放放一支附附灯光的的园珠笔笔

17、，灵感感一来可可马上记记下躺在床床上时，突突然灵感感一闪，大大概很多多人都有有过这种种经验。的的确，有有许多绝绝妙的灵灵感都是是产生于于枕边，不不过，要要是不立立刻记下下来，到到了第二二天早上上就会忘忘得一干干二净，这这种情况况经常可可见。在枕边边备有附附有灯光光的园珠珠笔与备备忘录，灵灵感突现现时，就就可立刻刻随手记记下。这这种园珠珠笔在柄柄部装有有小灯泡泡，能够够照亮笔笔尖范围围，所以以不必特特地打开开电灯，就就可以记记录。20深度太太高的书书架，只只会造成成空间与与时间的的浪费HTT5”，55SS以排列列A4大大小的书书籍来说说，书架架的深度度只要二二十一英英寸，就就绰绰有有余了，可可是

18、市面面上所出出售的书书架，深深度大都都高达三三十英寸寸，就这这是导致致工作效效率降低低的原因因之一。在这种种书架上上，B55大小的的书籍只只占一半半的位置置，A55大小的的书籍两两列直排排也还占占不满。把把书排得得太深入入，不但但拿出不不方便，而而且也浪浪费空间间，所以以为了讲讲求效率率，应测测量书架架的旋转转空间，尽尽可能的的选购尺尺寸合适适的制品品。21将剪贴贴资料的的印本直直接存档档前面谈谈过，利利用印机机放大缩缩小的功功能，把把剪贴资资料一律律印成BB5大小小，这样样不仅能能够统一一纸张的的大小，而而且可以以直接夹夹在二十十六孔活活页夹上上，方便便存档。如此，不不但省去去粘贴的的麻烦，

19、也也不会有有日久剥剥落的现现象发生生，尤其其是资料料夹成一一册，整整齐而不不占空间间，好像像一本书书一样。22将处理理完毕的的笔记页页要即刻刻抽出经常使使用便于于插换的的活页笔笔记，随随意把第第二天的的预定工工作和一一定要处处理的事事项记在在笔记本本之后，将将已处理理完毕的的事项用用红笔划划掉，而而且，在在全部事事项完成成之后，即即将这一一页从笔笔记本中中抽出移移至保存存档案。由于每每天反复复这个流流程，有有时候在在管理者者的笔记记本上，还还留有一一、两年年前的笔笔记页，当当然上面面记载的的全是些些悬而未未决的问问题。这这么一来来，即使使是成年年累月未未解决的的事项，也也可在笔笔记本上上一目了

20、了然，想想到的时时候，就就可对其其深思一一番，以以谋求解解决之道道。23日后还还会使用用的资料料要收到到“暂时时档案”里里从笔记记本抽出出已处理理完毕的的活页纸纸，或许许不会马马上用，不不过偶而而也会有有再度派派上用场场的可能能，像这这样的资资料，要要都交给给秘书，像像平日一一样加以以复印，自自行判断断分类归归档。但但是，并并不是马马上收到到最后分分类的活活页夹档档案中，而而是收到到“暂时时档案”里里。然后，每每隔一定定时间，就就翻阅检检查一下下秘书的的分类有有无错误误，同时时也考证证一下当当初未判判断定夺夺的资料料内容，再再将认定定有保存存必要的的资料转转移到最最后分类类的档案案中。24以不

21、同同颜色的的活页夹夹来区别别不同内内容的档档案保存资资料的活活页夹有有红、蓝蓝、绿、咖咖啡等等等不同的的颜色。多多年以来来我们就就使用这这种活页页夹，到到它有各各种不同同的颜色色，因此此应想出出一套使使用方法法充分利利用。比如塑塑胶面的的活页夹夹，专门门保存内内部业务务手册与与呈送法法院表格格文件等等等，并并按颜色色加以区区别；而而布面的的活页夹夹，则专专门保存存各种信信息资料料，同样样的也是是以颜色色加以区区分。这这么一来来，不管管活页夹夹放在哪哪里，一一眼就可可看出档档案的内内容种类类。25经常备备有新的的活页纸纸为新书书写稿的的时候，要要以活页页纸做备备忘录，一一有新点点子，马马上提笔笔

22、写下，然然后将其其保存在在专用的的活页夹夹中。存档时时，如果果发觉新新点子比比旧点子子更好，就就将新的的存档，旧旧的作废废。久而而久之，活活页夹中中的资料料就会越越来越丰丰富。当当然，一一个活页页夹只能能为一本本书一个个主题所所专用，为为了能够够随时使使用新的的活页夹夹，常备备有大量量的活页页纸。26使用白白色活页页纸，日日后的整整理工作作将更方方便有的人人认为，根根据大项项目或主主题不同同，使用用不同颜颜色的活活页纸，分分类时将将更为简简便。但是，最最好一律律使用白白色活页页纸，因因为本来来可以随随心所欲欲大肆使使用的活活页纸，一一旦区别别颜色，不不但日后后分类非非常麻烦烦，而且且一一区区分

23、颜色色也很累累人。另另外，在在复印时时，除了了彩色复复印以外外，资料料会有不不清楚等等麻烦。基于上上述的理理由，应应一律使使用白色色活页纸纸。27使用二二十六孔孔的活页页纸应一直直使用活活页式笔笔记本，而而且一律律使用二二十六孔孔的活页页纸。孔孔数太少少，纸张张撕破的的危险性性高，而而且二十十六孔是是使用率率最高的的纸张，基基于上述述的考虑虑，应选选择二十十六孔的的活页纸纸。此外外，二十十六孔的的活页纸纸归档时时也非常常简便。当然不不只是笔笔记，连连收集杂杂志、报报纸等资资料复印印本时，也也要打上上二十六六个孔，然然后再夹夹到活页页夹上。在活页页纸的左左右两侧侧打孔，严严格说来来，应该该是五十

24、十二孔才才对。28使用电电动打孔孔机比较较方便除了活活页式笔笔记本之之外，报报纸、杂杂志的剪剪贴资料料也一律律复印成成B5大大小，然然后打上上二十六六个孔，再再夹到活活页夹上上。以前使使用手动动式打孔孔机，但但是在数数量增多多的情况况下，打打孔实在在是件既既麻烦又又费时的的工作。由由于经常常需要在在相当多多的资料料上打孔孔，手动动式打孔孔机已经经不合用用了，一一改用电电动式打打孔机之之后，即即可节省省很多时时间。如如果必须须经常使使用打孔孔机，还还是电动动式的比比较方便便省时。 29. 在活活页纸上上写上大大标题活页式式笔记本本都划有有标线，其其使用方方法是，在在最上面面写上大大标题，比比如“

25、效效率法”之之类的大大标题，其其下写上上“收集集资料”之之类的中中标题，接接着按照照标题分分别列出出小标或或实行中中的点子子。如果记记载事项项无法全全部写在在一张纸纸上，则则在另一一张活页页纸上同同样的写写上大标标题、中中标题并并且按顺顺序编上上号码，这这么一来来，即使使笔记散散乱无序序，只要要看到标标题就可可以了解解其内容容。30. 在加加上新活活页纸的的同时，顺顺便做整整理淘汰汰的工作作使用活活页式笔笔记，其其最大优优点在于于能够自自由地插插换页数数，必要要时可以以重新插插入，不不要的可可以丢弃弃。这样样活页夹夹中的资资料，其其正确性性与精密密度都会会增加，并并且越来来越充实实、丰富富，这

26、种种自由伸伸缩的优优点，正正是活页页纸的魅魅力所在在。所以，在在活页夹夹上加上上新的活活页纸同同时，除除了插换换的页数数之外，也也顺便浏浏览一下下前后的的内容，一一发觉有有不要的的东西即即撕下丢丢弃，借借此笔记记得以保保持精简简、易读读，而且且也可以以大幅度度地缩短短检索时时间。331呈呈送出去去的书类类文件也也要做标标题和目目录除了时时间太过过仓促的的情况外外，在对对订约的的公司客客户提出出报告时时，一定定要在上上面附标标题和目目录，同同时也要要求部属属，在呈呈送任何何书类文文件时，都都必须规规规矩矩矩地标上上标题与与目录。因为标标题和目目录能够够使人在在阅读内内容之前前，对文文件的整整体观

27、点点与主题题方向，有有一个概概括性的的了解。乍听之之下，似似乎令人人觉得很很麻烦，不不过只要要想到这这项工作作不但能能缩短他他人的工工作时间间，也能能够缩短短自己的的工作时时间，其其效果绝绝对是很很好的。32写报告告时，先先将问题题列在纸纸上，事事后再一一并查阅阅在写报报告时，即即使中途途有疑问问或不了了解之处处，只要要它不是是个影响响巨大的的问题，可可都不致致马上去去翻查资资料或文文献，因因为或许许因此解解决了问问题，可可是却因因思考中中断浪费费时间，反反而耽误误了工作作进度。所以一一旦有必必须查阅阅的事项项，可先先将其列列在纸上上，最后后再一并并去查资资料。此此外，列列在纸上上的问题题也可

28、以以交待他他人去查查，自己己也不必必停下手手上的工工作。33写报告告或书信信时，根根据思路路先打草草稿，然然后再加加以修改改在工作作之中，为为杂志写写稿、写写书信占占了相当当大的份份量，不不过毕竟竟是本行行以外的的副业，如如果不讲讲求工作作效率的的话，一一定会影影响到业业务的进进度。要提高高写稿的的工作效效率，必必须放松松心情，不不要战战战兢兢地地“写千千古文章章”。如如果一开开始就想想写出完完美无缺缺的作品品，终究究只会写写一字涂涂一字，写写一张撕撕一张，所所以不如如随着思思路先打打个草稿稿，然后后再加以以修改。34利用业业余时间间构思文文稿在写稿稿工作上上，构思思要费很很大的功功夫，毫毫无

29、准备备就提笔笔，往往往文思闭闭塞难以以成行，所所以在写写稿之前前，最好好在不同同的场合合，进行行构思与与草稿的的写作。下了班班在公车车上，完完全不受受电话干干扰地专专心思索索，是最最适合构构思的时时段。而而且，刚刚从繁重重的工作作中解放放出来，心心情为之之一松，往往往会产产生许多多绝妙的的灵感。想想好了整整个结构构大纲之之后，再再用口述述录音机机和文书书处理机机，就可可以迅速速地完成成草稿工工作。35利用文文书处理理机来输输入文稿稿商业文文件也和和法律文文件一样样，有很很多都是是相同的的格式。文文书处理理机不但但能保存存已打好好的文章章，而且且还能自自由地加加以删除除、修改改。最初初虽然不不得

30、不多多花一点点时间来来输入，不不过为了了日后的的方便，还还是用文文书处理理机来输输入文稿稿比较理理想。36. 文书书处理机机的磁碟碟片以一一张一个个为原则则使用文文书处理理机时，必必须特别别注意磁磁碟片的的整理方方法。举举例来说说，原则则上一张张磁碟片片中，只只储存一一个资料料。磁碟片片的容量量，因机机种而有有所不同同，不过过一张大大约可储储存多达达一本书书的资料料，因而而容易在在一张磁磁碟片中中，同时时存入各各种不同同的资料料，但是是检索时时，就非非常的麻麻烦，不不太合乎乎效率原原则。按种类类准备不不同的磁磁碟片，不不会花太太多的钱钱，就能能以易于于检索的的方式，将将存入磁磁碟片的的资料分分

31、门别类类。37. 以不不同颜色色的标签签来区分分不同内内容的磁磁碟片虽然将将不同的的资料分分别存在在不同的的磁碟之之中，不不过如果果不一一一显示屏屏幕，还还是无法法了解其其内容，这这样就失失去了分分类的意意义。为为了解决决这个缺缺点，一一般应该该采用的的方法是是在在磁碟片片上贴彩彩色标签签。 举例来来说，会会计事务务所中所所采用的的分类法法是，绿绿色标签签表示“个个别专题题”，蓝蓝色标签签表示“一一般专题题”，黄黄色标签签表示“各各种表格格”。按按颜色区区分之后后，如果果项目太太多，为为了使检检索资料料的使用用更加迅迅速，即即可将储储存的项项目内容容做成表表单。38. 保存存旧磁碟碟片中的的资

32、料，不不断使用用新磁碟碟片和录像像带一样样，文书书处理机机的磁碟碟片可反反复使用用，因此此一张磁磁碟片往往往被使使用好几几次。且且大家都都认为，再再买新的的磁碟片片是一种种无谓的的浪费。输入资资料要花花费相当当的工夫夫，如果果将其时时间成本本列入考考虑，则则长久不不用的资资料有朝朝一日也也会派上上用场，如如将其消消除反而而是一种种浪费，所所以要在在一张磁磁碟片中中存入相相关的资资料，至至于新的的资料，就就毫不吝吝惜地输输入新的的磁碟片片中。39.活页页式手册册既能插插换页数数，又能能缩短找找寻资料料的时间间不论到到哪里，随随身携带带一本活活页式手手册。在在下班回回家的公公车上、就就寝之前前，突

33、然然想到第第二天应应该继续续进行哪哪些工作作，就马马上记在在手册上上。而且且，活页页式手册册可随时时增加页页数，不不要的页页数也可可任意抽抽出作废废。40.备忘忘录上要要标明“主主题”、“日日期”、“出出处”在看书书或看电电视时，一一旦看到到想记下下的文句句，可立立刻提笔笔在B55的活页页纸上，记记下备忘忘录。备备忘录是是分项写写下来的的，以一一页一个个项目为为原则，至至少标明明“主题题”“日日期”、“出出处”。如如果备忘忘录上标标明主题题与日期期，事后后重读时时，即使使记得不不太完整整，但只只要回想想一下当当时的状状况，就就可以清清楚地了了解其内内容，而而出处则则需要详详细调查查。可供供参考

34、之之用，备备忘录上上如果标标明这三三项，则则资料就就会越来来越有份份量。41.在“单单纯作业业”时间间，利用用耳机充充实自己己在刚进进入机关关工作时时，在“单单纯作业业”时间间里，最最适合利利用耳机机来充实实自己。工工作中有有复印之之类的单单纯作业业，在复复印时间间内，可可趁机学学习语言言或准备备某项考考试，因因此可随随身携带带小型录录音机。经经由耳朵朵的刺激激，更可可提高学学习的成成效，当当然复印印的工作作也可以以不受妨妨碍地顺顺利进行行。在在办公时时间就比比较不适适合了，但但在离开开座位去去做某种种单纯作作业时，推推广这个个一举两两得的点点子是科科学的统统筹方法法。42.增强强工作意意念的

35、妙妙法将平常常该做的的事情列列成一张张表，做做好之后后就用红红笔划掉掉，因为为这么一一来，每每划掉一一项就可可确认“这这项工作作已经完完成”，当当时心中中的成就就感与满满足感，即即成为下下回工作作意念的的来源。如此看看来似乎乎没什么么意义，不不过在工工作无甚甚进展的的情况下下，多半半原因都都在于工工作流于于单调、冗冗长。大大部分的的工作都都是由小小作业累累积而成成的，由由于这样样很容易易造成繁繁琐，所所以可以以列表方方式来处处理。此此外，采采用这个个方式还还可免于于遗漏某某项工作作。43.防止止厌倦单单调工作作的“成成功画面面思考法法”撰写一一本书着着实需要要有强烈烈的意志志力，但但多达数数百

36、页的的稿纸，虽虽说用口口述录音音机或文文书处理理机之类类的文明明工具，可可达到很很高的工工作效率率，不过过，有时时候也是是一件非非常痛苦苦的事。在这种种情况下下，只要要想到这这是完成成一本书书的必经经过程，就就会再次次提起干干劲。重重要的是是，如果果一心只只想到眼眼前单调调的工作作，不但但会心生生厌烦，而而且工作作效率也也会一落落千丈。试试用成功功画面思思考法，想想像计划划成功或或完成工工作时的的成就感感，是防防止这些些弊端的的方法之之一。44.“悦悦音”卡卡带以回回转式为为佳很多人人在做单单调工作作时，都都习惯听听轻音乐乐(BGGM)，以以集中精精神。单单调的工工作尽可可能的交交给机器器或属

37、下下去做，当当四周吵吵得令人人无法专专心做事事时，就就可放点点轻音乐乐，听听听小河的的流水声声和小鸟鸟的歌声声。也就就是说，以以“悦音音”来对对抗噪音音，同时时，这种种卡带最最好采用用回转式式的，这这样就可可以不必必为换卡卡带而中中断手头头上的工工作。45.以上上的方法法处理问问题经常有有人发牢牢骚说，就就是因为为工作太太无聊，所所以才无无法提高高工作效效率。一一成不变变的奉行行上司的的指示，工工作的确确不怎么么愉快。同样地地，不妨妨不要理理睬别人人怎么说说，以自自己的方方式来处处理例行行公事。在动脑脑筋想如如何以自自己的方方式工作作的当儿儿，会发发现前所所未有的的乐趣，这这样才能能提高效效率

38、。46.办公公桌最理理想的状状态对某些些人而言言，只是是外观的的整齐，不不见得是是最方便便、顺手手的工作作环境。主主要是，最最合乎自自己方便便的状态态，就是是“整齐齐有序的的状态。”47.自己己整理办办公桌自己的的办公桌桌一定要要自己动动手整理理，以保保持自己己最方便便使用的的状态。如如果任由由他人多多事“收收东收西西”，等等到自己己开始工工作时，很很容易找找不到自自己所要要的东西西。为了保保持随手手取来，工工作顺畅畅迅速的的状况，办办公桌上上的一切切，最好好能亲自自处理。从从这个意意义上来来说，就就是保持持在合乎乎自己使使用习惯惯的状况况下。如果任任由他人人随便动动自己办办公桌上上的东西西，

39、工作作效率就就会显著著下降。48.过暗暗或过亮亮的工作作场所都都会导致致效率低低落当因出出差必须须投宿旅旅馆时，可可随身携携带折叠叠式的台台灯，因因为一般般旅馆的的照明大大部分都都过暗。光光线不足足，眼睛睛容易疲疲劳，根根本没有有办法看看书；但但光线太太强，也也会造成成同样的的效果。 过暗或或过亮的的光线都都会降低低工作与与学习的的效率。虽然大大家都知知道光线线所造成成的影响响，但是是真正注注意关心心的人，实实在是太太少了。经经常把工工作带回回家做的的人，最最好注意意一下家家里的照照明设备备，在过过暗的工工作场所所中工作作，往往往会事倍倍功半。49.台灯灯要放在在左侧前面提提过，办办公桌上上的

40、摆设设，以最最合乎自自己方便便使用的的状况为为最佳。不不过桌上上的照明明设备却却是例外外，对惯惯用右手手的人来来说，台台灯如果果不放在在左侧，是是非常不不方便的的，因为为如果台台灯放在在右侧，写写字时就就会受到到手影的的干扰，无无形中降降低了工工作效率率。而且，这这样对眼眼睛也不不好。这这虽然是是最普通通的常识识，不过过如果桌桌子左侧侧靠墙，往往往就把把台灯移移置右侧侧，请务务必遵守守“台灯灯左放”原原则。50.将内内容固定定的文章章格式化化能够统统一某种种格式的的内容，尽尽可能准准备专用用的表格格，这样样一来，即即可减少少处理的的时间与与精力。这也可可以应用用于一般般商业业业务工作作，比如如

41、对象不不同内容容却大同同小异的的文书，可可分别准准备不同同的基本本表格，然然后再视视情况的的需要稍稍加修改改，即可可应用，如如此可大大幅度地地缩短工工作时间间。51.抽屉屉整理尽尽可能细细分化当然，如如果不注注意整理理的话，抽抽屉越多多麻烦也也会越多多。抽屉如如果不整整理得有有条不紊紊的话，实实在很难难搞清楚楚那个抽抽屉中装装的是什什么东西西，所以以抽屉的的整理尽尽可能细细分化。回回纹针、铅铅笔等等等文具用用品，自自是当然然的事，连连文件书书类也得得分门别别类地收收在不同同位置，这这样开抽抽屉找东东西时，就就可一下下子找到到。52.圆珠珠笔之类类的文具具，要经经常保持持在三支支以上一般而而言，

42、随随身所携携带的圆圆珠笔最最好经常常保持在在三支以以上。这固然然是为油油墨用完完、遗失失等临时时状况而而准备的的，不过过另有其其他用意意，比如如写字写写到一半半，就外外出办事事，把笔笔忘在桌桌上，即即使如此此，也不不会有所所不便。而而回来之之后，在在中断的的状态下下，只要要有纸有有笔，就就能马上上集中精精神继续续工作。就就连这么么一点点点小事，也也会影响响到工作作效率。533.文文具用品品要放在在伸手可可及的范范围内依各人人个性的的不同，办办公桌上上也呈现现不同的的风貌，有有的人不不加整理理杂乱无无章，也也有人一一丝不苟苟整理得得有条有有理，究究竟哪一一种好，不不可一概概而论。不不过，平平常使

43、用用的文具具用笔虽虽不一定定要放在在桌上，但但最好尽尽可能放放在手边边上。比如处处理文件件时，要要伸手拿拿支笔就就得特地地移动身身子或站站起来，这这样会影影响工作作的专注注。基于于此，文文具用笔笔最好放放在伸手手可及的的范围之之内，避避免些无无谓的时时间浪费费。54.文具具用笔备备有三套套，分成成“家里里用”、“办办公室用用”、“随随身用”备有“家家里用”、“办办公室用用”、“随随身用”三三套不同同的用笔笔，以便便在不同同的场所所使用。如如此一来来，随时时随地都都不会缺缺少必要要的文具具用笔。在家里里或上下下班的车车上看书书时，想想要在书书中重要要字句下下划线，或或想要记记下突来来的灵感感，如

44、果果手上随随时有笔笔的话，效效率会非非常的高高。从效效率投资资的观点点来看，三三套用笔笔的花费费并不算算贵。55.有玻玻璃窗的的书架效效率不佳佳如果书书籍不能能迅速拿拿出放入入，那么么书架的的价值就就会减半半，假如如能缩短短书籍的的出入时时间，就就可能加加速工作作的进行行。从这这个观点点来看，经经常可见见的附玻玻璃窗的的书架，就就稍有问问题了。 书架架若附有有玻璃窗窗，在拿拿放书籍籍之际，就就非得开开来关去去不可。这这么短短短的空档档，累积积起来也也相当浪浪费，尤尤其是经经常阅读读使用的的书籍，拿拿出放入入的次数数也多，开开开关关关的时间间更是不不容忽视视。对提提高效率率而言，玻玻璃窗可可以说

45、是是无用的的废物。56.即使使价钱贵贵一点，也也要选用用高及天天花板的的书架一般来来说，在在规划房房间的空空间上，尽尽可能完完全利用用地板到到天花板板之间的的空间，可可收到很很好的空空间效率率。在选选购书架架之际，即即使多花花一点钱钱，还是是可选用用高及天天花板的的尺寸。在购进进新书架架之前，要要精确地地测量放放置书架架的空间间大小，以以随时备备用的卷卷尺，量量出上、下下、左、右右、深的的尺寸，然然后选购购大小适适合的书书架。这这么一来来，空间间有限的的办公室室就得以以彻底利利用，达达到最高高的使用用效率。57.书架架上的书书籍按内内容主题题来排列列整理藏书不不多的人人，根据据法律、经经济、语

46、语言等等等一般的的书别来来整理，大大概没有有什么问问题。可可是，一一旦各类类藏书多多达数百百册，如如果不以以一个主主题，比比如“继继承法”之之类，来来排列整整理的话话，那么么检索就就要浪费费很多时时间，效效率实在在太低。58.有计计算功能能的手表表，随时时随地都都可验算算数字在公车车上突然然想要计计算数字字，计算算机手表表十分方方便，不不必专门门从公文文包中，拿拿出计算算机，且且对口算算心算没没有把握握时，这这种“计计算机手手表”更更能发挥挥特有的的功能。虽虽然，按按键太小小不容易易操作，但但是在这这些功能能之下，这这个缺点点不足挂挂齿。59.即使使贵一点点，对电电脑处理理的投资资也要在在所不

47、惜惜最近市市面上电电脑的价价格急速速降低，有有不少人人除了文文书处理理机外，还还在家里里自备传传真机、电电脑等家家庭办公公设备，以以期提高高工作与与学习的的效率。只要能能够运用用自如，对对电脑设设备的投投资，绝绝对是值值得的。 沟沟通促效效法 1.站着开开会也能能提高开开会效率率一般说说来，大大家似乎乎都认定定开会一一定要坐坐着开，其其实，偶偶而站着着开会也也是个很很好的方方法。站站着说话话，会产产生要尽尽快把话话说完的的心理作作用，令令精神集集中，很很快就可可以获得得结论，问问题一下下子就决决定了。所所以相对对而言，那那种又臭臭又长的的会议，只只是浪费费时间而而已。目目前也有有相当多多的企业

48、业采用这这种方法法。2.除了通通讯录之之外，也也要编制制“人才才录”任何人人都有通通讯录，不不过除了了通讯录录之外，最最好还编编制一本本“人才才录”，专专门记载载详细的的个人资资料。在人才才录上，包包括姓名名栏全部部有十二二个项目目，详细细记录个个人的专专长、特特征、学学历背景景等等，所所以在求求才的时时候，非非常方便便。“人才才录”可可用硬纸纸板做成成，并用用钉针外外皮装订订成册。3.与人会会面选在在书店最最适合与人会会面时，如如果对方方没有不不便之处处，你可可以利用用书店做做为会面面的地点点，并且且特别指指定大书书店中你你所喜欢欢的专柜柜为会面面处。在在等人的的时间中中，也可可以用来来收集

49、信信息，一一点也不不浪费时时间。如果比比约定的的时间早早到，就就可以看看看杂志志或自己己喜欢的的书，以以吸取信信息，即即使对方方迟到，也也可有意意义地打打发时间间。只要要稍加用用心，等等人时间间就可以以变成充充实、有有意义的的时间，而而且大书书店目标标很容易易找，可可以说是是最适当当的会面面场所。4.名片的的整理在整理理通讯录录时，可可采用一一般的方方法，按按照姓氏氏来排列列。不过过名片方方面，就就不用要要这个方方法，而而是要分分成工作作、公司司等几个个项目来来整理。如此，即即使一下下子想不不起对方方的姓名名，只要要知道对对方是“AA公司的的职员”，仔仔细找找找A公司司那一份份就可以以，此起起

50、按姓氏氏排列，这这个方法法更容易易检索。此外，整整理名片片时，不不要把名名片放在在名片盒盒里，要要放在名名片簿中中，这样样较容易易翻阅找找寻。5.在“工工作手册册”上详详细记录录零散信信息出门办办点小事事，却不不巧赶上上拥挤时时间，结结果白白白等了半半个多钟钟头，这这种情况况经常会会发生，只只是平常常不太会会感觉到到，其实实这些浪浪费掉的的时间，一一累积起起来，也也是相当当可观的的。所以，为为了防止止这种无无谓的浪浪费，连连乍看之之下很可可笑的琐琐碎信息息，最好好也记在在“工作作手册”上上，比如如邮局在在哪一天天哪个时时间人最最少，或或是哪个个窗口办办事速度度最快，将将这些具具体的信信息记在在

51、手册上上，办起起事来将将更为方方便、迅迅速。6开开会时间间要加上上尾数，以以防止迟迟到召集会会议时，如如果把时时间订在在“一点点”、“两两点”，一一定会有有人迟到到。这种种几点“整整”的时时刻，大大都会令令人感觉觉这只是是个概括括性的标标准，很很容易漫漫不经心心的珊珊珊来迟。所以，你你尽可能能在开会会时间加加上尾数数，如“一一点十五五分”，这这样一来来，会令令人心生生疑惑：“这个个时间是是不是具具有什么么特别意意义?”因因而产生生极高的的兴致，如如此会议议就能准准时开始始。7立立刻在收收到的名名片上写写“当事事人”的的资料对商界界人士而而言，交交换名片片似乎是是不可缺缺少的“仪仪式”。从从初次

52、见见到的人人手中所所收到的的名片，不不要随便便乱放，应应整理得得有条不不紊，日日后将成成为宝贵贵的个人人资料来来源。当与人人交换名名片后，你你可以马马上在对对方的名名片上书书写他的的专长、兴兴趣、资资历等等等，这么么一来，要要找人才才就轻松松多了。主主要的是是，为方方便日后后利用，先先在名片片上多加加几个字字，这一一点是非非常重要要的。8与与没有时时间观念念的人约约会时，可可接着安安排另一一个约会会约会老老是迟到到，没有有时间观观念的人人，大多多在事情情已告一一段落之之后，仍仍喋喋不不休地说说个没完完，即使使是事情情已谈完完，他们们也无意意离开，仍仍兴致勃勃勃地准准备畅谈谈一番。在在与这种种没

53、有时时间观念念的人约约会时，你你可接着着又安排排另一个个约会，并并且事前前声明：“我两两点十五五分有约约会，我我早一点点在一点点四十分分见面吧吧”!这么一一来，几几乎所有有的人都都会准时时赴约，由由于时间间有限，会会面得以以快速地地进行。从从第二个个意义上上来说，又又可防止止时间的的浪费。9与与公司主主管会面面时，在在对方名名片上书书写秘书书小姐的的芳名当你与与公司董董事高级级主管交交换名片片时，你你可以请请教对方方专任秘秘书的芳芳名，趁趁着记忆忆犹新，马马上写在在收到的的名片上上。因为在在与这种种高阶层层人物联联络时，他他们不可可能会亲亲自接电电话，通通常都经经过秘书书转接，如如果事先先晓得

54、秘秘书的芳芳名，联联络起来来自然会会顺利多多了，而而且，借借此博得得秘书小小姐的好好印象，对对日后的的工作自自是大有有益处。10名片上上除“个个人资料料外”，另另记录其其他资料料以加深深印象除了“个个人资料料”之外外，你还还可在收收到的名名片上，书书写种种种资料，比比如一般般的“见见面日期期”、“见见面场所所”、“介介绍人”、“会会谈要事事”等等等，此外外出身地地和外表表特征，也也都尽可可能地写写下来。当当然，这这些都是是人才录录上的珍珍贵资料料，同时时借此加加深对他他人的印印象，即即使是很很久不见见的人，只只要看看看名片，脑脑海中就就能够浮浮现鲜明明的印象象。最好在在交换名名片的当当天，就就

55、把这些些资料全全写上去去，以免免日久忘忘怀。11牢记女女职员的的生日 整整体工作作能不能能顺利进进行，关关键多半半在于女女性职员员，似乎乎每家公公司都是是如此。即即使复印印一张文文件，小小姐们肯肯不肯尽尽心帮忙忙，都会会影响到到工作效效率与工工作成果果，因此此很多人人对女性性职员都都特别用用心。基基于此点点最好的的方法是是记住小小姐们的的生日，在在当天送送她们一一张生日日卡。以以小小一一张卡片片，向她她们表示示感谢，就就算她们们平日对对你有什什么不满满，也会会一笔勾勾销。 112. 通讯录录要采用用活页卡卡片，以以便插换换追加通讯录录最好是是采用活活页式卡卡片，这这种活页页式通讯讯录，一一张卡

56、片片上只登登记一个个人，所所以不管管对方搬搬了几次次家，改改来改去去都不怕怕没地方方可写，换换新卡片片也是很很简单。此外，还还可根据据情况的的需要，随随意插换换追加。举举例来说说，如果果“陈大大”的后后面是“林林二”，有有一天又又认识一一个姓“陈陈三”的的人，旧旧式通讯讯录一定定追加在在最后一一页，但但是这种种活页式式的通讯讯录，就就可干净净利落地地把“陈陈三”插插在“陈陈大”与与“林二二”之间间。13.贺年年卡上的的“最新新动态”，要要马上转转记到人人才录上上最近贺贺年卡上上的贺辞辞大部分分都是印印刷的，顶顶多在最最后一、两两行自己己再添上上几句话话，有时时候，也也会顺便便写上个个人的最最新

57、动态态，比如如换工作作、买房房子搬家家、通知知结婚、添添丁报喜喜等等。对这些些贺年卡卡上的新新信息，你你必须仔仔细筛选选，将必必要的转转记到“人人才录”中中当事人人的卡片片上。这这些都是是人才信信息的基基础资料料，如果果遗漏对对方搬家家的通知知，以致致于失去去联络，于于公于私私，都无无法再发发展下去去。14.个人人动态的的原始资资料，要要保存一一定期间间只要一一收到告告知搬家家、结婚婚、添丁丁、死亡亡等等有有关生活活变化的的书信或或明信片片，你可可将其转转记到“人人才录”的的卡片上上。至于那那些信件件，则收收到盒子子里保存存一定期期间，因因为如果果马上将将原始资资料丢弃弃，就无无法对比比“人才

58、才录”上上的记录录有无错错误，以以致于经经常发生生阴错阳阳差的现现象。为为了防止止误认或或笔误，最最好将原原始资料料保存一一定的期期间。15.借着着人才录录的帮助助，即使使多年不不见的人人，也能能谈得很很融洽“人才才录”是是人际关关系网中中个人资资料的档档案，其其中设有有种种项项目，比比如“姓姓名栏”、“姓姓氏索引引”、“性性别栏”、“出出生年月月日栏”、“会会面栏”、“学学历栏”、“职职业栏”、“籍籍贯栏”、“服服务地点点栏”、“现现在通讯讯处栏”、“家家庭栏”、“备备考栏”等等等因此，即即使与多多年不见见的人会会面，只只要事先先查看一一下人才才录上的的资料，就就可知道道对方现现在在哪哪家公

59、司司哪个单单位担任任什么职职务、家家里有几几个人、结结婚纪念念日是哪哪一天，借借此彼此此不会感感到陌生生，能很很快地熟熟识起来来，相谈谈甚欢。16采用名名片大小小的卡片片做通讯讯录，十十分方便便采用名名片大小小的卡片片做活页页式的通通讯录的的方法是是，将卡卡片从上上到下分分成四行行，第一一行写家家庭的邮邮递区号号、地址址、电话话号码，第第二行写写公司的的邮递区区号、地地址、电电话号码码、传真真机号码码，第三三行写公公司名称称、单位位名称、职职衔，第第四行写写人名或或是团体体名。这些资资料一目目了然，可可以说是是效率很很高的通通讯录。市市售的通通讯录大大部分都都太小，不不像这种种自制的的通讯录录

60、具有充充分的填填写空位位。17.人才才录要以以拼音字字母加以以细致分分类字母母区分活页卡卡片人才才录上的的索引栏栏，并不不是按现现成格式式大略地地以姓氏氏分类，而而是取其其人姓名名的前三三个字音音，填入入索引栏栏。以“林林达新”来来说，你你可在卡卡片的右右上角，写写上“LL、D、XX”三个个字，如如此一来来，在LL区之中中，还可可按1、22、3、44的顺序序，加以以细分化化。(或或者，亦亦可在LL之后以以男、女女行业、地地域区分分)因而而得以缩缩短找寻寻的时间间，很快快找到自自己所要要的资料料。 虽然找找一个人人省不了了多少时时间，但但是在找找很多人人的情况况下，效效率可就就大有不不同。18.