国家行政机关公文格式课件

1、国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式 国家行政机关公文格式是公司现行公文格式标准化的基础规则。 主要内容：公文纸张要求、印制要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。 国家行政机关公文格式 国家行政机关公文格式是公司现行一、公文用纸要求 由于公文地位比较特殊，一方面要保证外观严肃、庄重，另一方面更要考虑要经常使用，而且要作为档案长期保存，因此国标对公文用纸类型和技术指标作了明确规定。 1.技术指标：使用纸张定量为60g/m280g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%90%，横向耐折度15次，不透明度85%，PH值为7.59.5。 2.公文用纸幅面尺寸： 规定公文用纸

2、类型：A4型纸。 尺寸：210mm297mm。一、公文用纸要求 由于公文地位比较特殊，一方面要保证外3、公文页边与版心尺寸 同时，对公文页边与版心尺寸也做了规定公文用纸天头(上白边)为：37mm1mm 公文用纸订口(左白边)为：28mm1mm。 版心尺寸为：156mm225mm(不含页码)版心37mm28mm3、公文页边与版心尺寸 版37mm28mm 1、制版要求 版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。 2、印刷要求 双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色油墨应达到色谱所标Y80%，M80%。墨要实、均匀；字面不花、

3、不白、不能有断划。 现在的打印设备和印刷设备都比较先进，都可以达到要求。 二、印制装订要求 1、制版要求 二、印制装订要求 3、装订要求 公文应左侧装订，不能掉页。包本公文的封面与书芯不能脱落，后背要平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。 装订方式:骑马订、平订。 订位:为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm5mm； 3、装订要求 1/41/43mm5mm1/41/43mm5mm 在学习各要素标识规则之前，先了解两个定义： 1.字（word）标识公文横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。 2.行（line）标识公文纵向距离的长度单位。本

4、标准以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行。 *字、行主要是用于描述每个要素的具体位置*一基准行 在学习各要素标识规则之前，先了解两个定义：一基准行三、公文各要素标识规则 公文的各要素可划分为眉首、主体、版记三部分。 三、公文各要素标识规则 公文的各要素可划分为眉首、主体、 （一）眉首部分 眉首指红色反线及以上要素。包括份数序号、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等。眉首 （一）眉首部分眉 1.公文份数序号 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。 规定：用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。 公文份数序号 1.公文份数序号 公文份数序号

5、了解公文的印制份数以及分发的范围和对象。如果文件需要收回保管或销毁的时候，我们可以对照份数序号看是否有遗漏或丢失。 并不是所有的公文都需要编制份数序号。规定是带密的公文必须编制。非密文件，如果发文机关认为有必要，也可以编制。 了解公文的印制份数以及分发的范围和对象。如果文件需要收回 2.秘密等级 如果公文涉及国家秘密，必须标识密级。 根据涉密程度可分别标识： 绝密、机密、秘密 对企业来说主要是商业秘密： 油商密、油商密，油商密 2.秘密等级 标识方法：用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字； 标识方法：用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行， 3.保密期限 标识方法:用3号

6、黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，密级和保密期限之间用“”隔开。前标密级，后标保密期限。机密一年，即密级是机密，保密期限一年，一年后即可解密。 绝密30年，机密20年，秘密10年。 3.保密期限 绝密30年，机密20年，秘密10年。 4. 紧急程度 如果是紧急公文,可根据紧急程度分别标注:“特急”、“急件”字样。 标识方法：用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字； 4. 紧急程度 如需同时标识秘级和紧急程度，密级标在第1行，紧急程度标在第2行。 如需同时标识秘级和紧急程度，密级标在第1行，紧急程度标 5.发文机关标识 即人们通常所称的“红头”。 标识方法：由发文机关全称或规

7、范化简称后加“文件”2字组成；对一些特定的公文可以不加文件二字。全称+文件规范化简称+文件 5.发文机关标识全称+文件规范化简称+文件 发文机关标识字体推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则自定，但一般不应大于22mm15mm（高宽）。 发文机关标识字体推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号 联合行文:主办机关名称在前，文件二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布. 联合行文:主办机关名称在前，文件二字置于发文机关名25mm80mm平行文或下行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上行文中的请示，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。 80mm领导批示区域25

8、mm80mm平行文或下行文发文机关标识上边缘至版心上边缘 6.发文字号 发文字号由三部分组成。发文机关代字年份序号。 年份用阿拉伯数码标识全称，用六角括号“”括入；不能使用（）或 ，序号不编虚位(即1不编为001)，不加“第”字。 例： 发文机关代字 年份 序号 吐哈油工研字200919号 6.发文字号字体是3号仿宋体字，在发文机关标识下空两行，居中排布；发文字号距红色反线4mm。30mm字体是3号仿宋体字，在发文机关标识下空两行，居中排布；发文字 7.签发人 上行文必须标识签发人。上行文一般是需要上级单位批复或批示的请示件，标识签发人姓名一是体现公文的严肃,也便于机关联系和查询。签发人一般为

9、单位主要领导。 7.签发人 签发人平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人三个字用3号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后签发人姓名要用3号楷体字。3号楷体字 签发人平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字， 如果是联合上行文,需标识多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起按发文机关顺序依次顺排，发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行，与红色反线的距离4mm。 如果是联合上行文,需标识多个签发人，主办 （二）主体部分 主体指红色反线与主题词之间的要素。包括标题、主送机关、正文、附件、成文日期、生效标识、附注等。 （二）主体部分 标题位置在红

10、色反线下空2行的位置，字体用2号小标宋体，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。人名、地名、词组不能分割成两行,以免产生异义。空2行 1.公文标题 空2行 1.公文标题 2.主送机关 主送机关是公文的主要受理机关。可以用全称、规范化简称或是统称。 (各单位-统称 中国石油吐哈油田公司-规范化简称) 在文件标题下空1行，左侧顶格，字体设置是3号仿宋体字，回行时要顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。 2.主送机关 如果主送机关名称过多，或者是“决定”、“通报”两类公文，按惯例主送机关名称都会移到版记位置，具体在主题词之下,抄送之上，标识方法同抄送。 如果主送机关名

11、称过多，或者是“决定”、“通报”两类 正文字体是3号仿宋体字。文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。 一般每面排22行，每行排28个字。小标题3.正 文 正文字体是3号仿宋体字。文中如有小标题可用3号小标宋体 如果正文中穿插一些图表、名单、规定等内容，会隔断公文前后意思的联系，不方便阅读。这种情况我们一般都会用附件单独表述。 附件是正文的一部分，与正文具有同等效力。 4.附 件 如果正文中穿插一些图表、名单、规定等内容，会隔断 标识方法：在正文下空1行左空2字，用3号仿宋体字标识“附件”两字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，要用阿拉伯数字编序号，注意：序号后加圆点。附件名称后不加标点

12、符号。 下空1行 标识方法：在正文下空1行左空2字，用3号仿宋 附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标注“附件”2字，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致；如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。 吐哈油字200912号附件1 附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标注 5.成文日期 成文日期就是公文的落款日期，是公文生效的时间，一般为领导签发的时间，如果是联合行文以最后签发人的签发日期为准。 规定：成文日期要用汉字将年、月、日标全；“零”写为“”； 如：二九年六月二日 5.成文日期 1.单一机

13、关发文： 标识方法：只标识成文日期，不落单位名称，成文日期右空4字；印章加盖在日期上之后，印章上边缘应与正文的距离应在1行之内，防止变造公文。 端正、居中，下压成文日期。具体的加盖方式视印章的实际情况来定。6.公文生效标识 ： 1.单一机关发文： 标识方法：只标识成文日期当印章下弧有文字时，采用中套方式， 即印章中心线压在成文日期上。 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上； 两种印章加盖方式:下套方式中套方式当印章下弧有文字时，当印章下弧无文字时，两种印章加盖方式:下 2.两个单位联合行文 加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文

14、日期。印章加盖方式只能采用同一种，保证印章排列整齐、美观。两印章之间不能相交或相切，相距不能超过3mm.空7字空7字 2.两个单位联合行文 加盖两个 3.当联合行文需加盖3个以上印章时： 为防止出现空白印章。要求所有发文单位都要落单位名称，印章要盖在单位名称上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如果是一个或两个印章，要居中排布；在最后一排印章之下右空2字的位置标识成文时间 。空两个字 3.当联合行文需加盖3个以上印章时：空两个字 加盖印章的时候，还有一种特殊情况要说明: 当公文排好版后，如果剩余空白容不下印章位置的时候，我们要调整行距、字距，必须使印章与正文同处一

15、面，为防止变造公文。不能采取标识此页无正文的方法。 加盖印章的时候，还有一种特殊情况要说明: 7.附注 附注一般是说明公文的发放范围、使用时需注意的事项等等，如“此件发至县团级”、 “此件可见报”等。还有上报文件必须以附注的形式注明联系人和联系电话。 标识方法：用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。 7.附注 附注一般是说明公文的发下空1行集团公司规定：上报公文附注标识在成文日期下空一行处。下空1行集团公司规定：上报公文附注标识在成文日期下空一行处。 （三）版记部分 版记指主题词以下的各要素。包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期等。 版记中各要素之间均加一条黑色反线隔开，

16、宽度于版心的宽度相同（156mm)。 （三）版记部分 版记指 1.主题词 主题词是概括公文内容的词组，主要用于公文检索查询。 标识规则：“主题词”三字用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；主题词词目用3号小标宋体字；词目之间要空1字。 1.主题词 2.抄送机关 抄送机关是除主送机关外需要执行或是知晓公文的其他机关，标识的时候应当使用全称、规范化简称或是统称。 标识方法：在主题词的下1行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识，“抄送”后标全角冒号；抄送机关之间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐（内对齐）；最后一个抄送机关后标句号。 2.抄送机关 3.印发机关和印发日期 印发机关是公文印制的

17、主管部门。 位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置；左空1字，字体是3号仿宋字。 印发日期与印发机关是在同一行，右空1字，用阿拉伯数码标识。印发日期以公文付印的日期为准，要与成文日期区分开。 3.印发机关和印发日期 4.版记的位置 版记应置于公文最后一面; 版记的最后一个要素置于最后一行。 电子文件的版记要求必须在偶数页。 4.版记的位置页 码 页码外侧设置，即：单页在右，双页在左。印成双面纸制文件便于阅读。 用4号半角白体阿拉伯数字标识，置于版心下边缘之下一行，数字左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识

18、页码。 页 码 页码外侧设置，即：单页在右，双页在左。印成双左下角左上角表头 公文如需附横排A4表格，应将页码放在横表的左侧，单页码在表的左下角，双页码在表的左上角。 装订:单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。保证连续的表格可以依次顺序向下看,不用反复颠倒。左下角左上角表头 公文如需附横排A4表格，应 公文如需附A3表格，且A3表格是公文的最后一页时，封三、封四应为空白，将A3表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页(封四)上。 公文如需附A3表格，且A3表格是公文的最后一页时，封三四、公文的特定格式 所谓公文的特定格式是相对于前面我们所讲的通常意义上的文件格式而言的，主要有信函格式、命令（令）格式和会议纪要格式。这些公文格式有其特定的作用，与通常的公文格式印制的公文作用和效力是相同的，只是表现形式有所不同。四、公文的特定格式 所谓公文的特定格式是相对于前面 1.信函格式 是针对非普发性公文所采用的一种格式，通常用于答复、解释或说明某具体事项。 1.信函格式30mm20mm 发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，发文机关标识推荐用小标宋体字，字号由发文机关自定；发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细)；距下页边20mm处为一条文武线(上细下粗)，两条线长均为170mm。正文每行居中排28个字，首页不显示页码。发文机关名称及双线均印