货代系统商务结算及行政功能需求

1、货代信息系统-商务、结算及行政功能需求1、基础数据模块增加：14）业务类型：海运整柜（出口、进口）海运出口：远洋（可视情况下分航线，或再细分港口）、近洋海运拼箱空运（出口、进口）陆运报关场装15）其他基础数据a)系统时间：除设置开航日期外，增加设置财务结账步骤，已结账后即使上一周期的开航期也计入下一财务周期。（很重要）2、报价系统1）商务采购价格体系A、分控方要素选择： 服务水平（高、中、低）、价格档次（高、中、低）、资金实力（50万以下、50-200万、200-500万、500万以上）结算周期（票结、周结、半月结、月结、双月结）B、分控方所属的业务类型选择（见基础数据14项）C、分区域（航线

2、）维护价格（自定义特殊价格）D、订单确认审核后，可自动生成分控方委托书（分业务类型的通用版），或按分控方要求自定义设置。可供直接电子邮件和电脑传真。（海运出口业务委托书、拖车业务委托书、场装业务委托书等各业务类型委托书）2）销售价格体系A、客户：基础资料中选择B、业务类型：基础资料中选择C、航线、业务区域选择D、可选择分控方及对应价格列表自动弹出E、按各业务类型、各项价格标准（固定费用系统设置模版）制定销售报价 （可分析生成利润及利润率供报价参考）F、报价审核后确认，自动生成报价表格式。可供直接电子邮件和电脑传真。G、报价表经价格磋商，价格可更新；也可保存后调用。I、客户下单后，销售部确定，生

3、成订单，传递至商务部。J、商务部选择分控方后确定，订单传递至操作部。操作部完成订舱、拖车委托后，可根据需要选择邮件或电脑传真或短信发出订舱、拖车确认书给客户。K、客户报价表信息及费用数据、分控方信息及费用数据传输至结算系统的费用管理。5、结算系统1）费用管理：经录入、审核步骤A、根据销售价格接单系统生成应收费用，并根据具体情况增补额外应收费用。B、根据商务采购下单系统生成应付费用，并根据具体情况增补额外应付费用。C、商务结算审核。设置有权限的反审核步骤。2）费用账单A、应收对账催缴：选择客户、时间（开航日）、对账状态，调用账单，对账确认后形成应收费用系统对账单号（费用状态变更为已对账）。向客户

4、发出费用确认催缴单（单票费用确认格式、赊销等多票费用确认格式）B、应付对账确认：凭分控方对账单，选择分控方、时间、对账状态，调用账单，对账确认后形成应付费用系统对账单号（费用状态变更为已对账）。应付对账界面可体现对应应收费用的状态。C、调整：有权限的调整；调整时间与财务结账期一致。 对账不符，输入实际应确认价格，自动生成差额调整数，经审核确认后，形成一笔调整数据。D、账单设置有权限的反对账步骤，允许对有误账单进行修改。但已开票或已核销的费用账单，不允许修改。3）开票A、录入开票抬头，默认与委托人一致的开票抬头。经过审核，可以录入不一致的抬头。B、开票后，费用状态体现为已开票。C、有权限的作废重

5、开步骤。4）核销A、应收核销：核销日为银行到账日，允许手工输入银行到账日。（不要为系统自动设置的操作时间）原币核销。币种折算的，按系统汇率体现汇兑损益。B、应付核销：核销日为银行付款日，允许手工输入。（不要为系统自动设置的操作时间）原币核销。币种折算的，按系统汇率体现汇兑损益。C、核销后，费用显示为已核销。D、允许有条件和有权限的反核销。5）档案管理 月末能按工作单号刷出档案清单，统计序号、票数、箱量等，以供业务档案留档管理。6、人事系统（1）新建公司信息：公司组织机构图框图模版、设置组织机构（层级、部门、人数）（2）新建：A、员工入职信息： 新员工设置用户名，自行输入入职信息，经HR审核后保

6、存入系统。更新信息，由HR解锁后录入、保存。系统可提供单个员工姓名查询，权限为员工本人及公司HR。以下为基本模式。附件为更明细表格。HR系统-员工基本信息个人信息姓名性别出生日期籍贯身份证号护照号最高学历政治面貌国籍民族婚姻状况健康状况职位最高职称联系方式出生地邮政编码家庭住址家庭电话手机号码办公电话公司EMAIL通信地址身份证地址户口所在地户口类型 B、HR办理信息：姓名所属部门岗位人事档案存放机构劳动合同起止日至社保统筹开始缴纳月住房公积金开始缴纳月社保统筹缴纳基数住房公积金缴纳基数社保统筹公司缴纳住房公积金公司缴纳关联进工资表社保统筹个人缴纳住房公积金个人缴纳基本工资全额绩效工资通讯补贴

7、其他补贴（2）报表信息：A、职工信息一览表职工信息一览表公司名称：序号姓名性别籍贯出生年月日身份证号码学历毕业院校专业入司年月年龄手机家庭电话婚姻状况户口所在地现居住地址父母所在城市应急联系人应急联系人电话B、人员增减月报表单体公司：_年_月_公司人事报表部门月初人数本月增加人数本月减少人数月末人数月离职率0#DIV/0!公式计算合计集团公司：_年_月_公司人事报表分公司月离职率统计岗位统计月初人数本月增加人数本月减少人数月末人数月离职率管理销售营运财务行政其他0#DIV/0!合计（3）日常考勤信息：请休假、加班、考勤异常A、输入假期信息，上下班时间等。B、员工每日打卡信息按月导入系统。C、上

8、下班异常（迟到、早退、超时工作）等信息生成数据D、经员工申请（调休或申请加班费）单、部门经理按数据逐条审批、HR审批生成加班、请休假数据。（原始数据禁止修改，允许反审批修改确认）月考勤统计报表：_年_月份考勤统计表序号职员未签到/次未签退/次平时加班(时)公休加班(时)节日加班(时)事假(天)病假(天)其他假别/天年假/天迟到早退(分)本年已休年假累积备注123（4）工资生成系统：A、录入病、事假工资、加班工资（工作日、假日、节日）、全勤奖的计算标准，可自动生成请假扣款、加班费、全勤奖等B、关联员工信息的社保统筹、住房公积金、补贴等数据C、个人所得税计算标准录入，自动生成个税计算月工资表： _

9、年_月份工资表职员全勤奖通讯补贴其他补贴基本工资绩效工资销售提成加班补贴公积金补贴奖金扣绩效工资病假扣款事假扣款应发合计代扣统筹代扣公积金应税工资代扣个税实发合计统筹个人缴纳统筹公司缴纳7、车辆管理系统1）车辆基本信息 车辆基本信息表品牌型号： 车辆识别号： 发动机号: 车牌号： 购置金额： 购置日期： 折旧期限： 年检时间： 首期保险期限： 录入人： 录入日期： 2）车辆行驶报表：车辆行驶月报表车牌号： 月份： 月初起始公里数： 月底截止公里数：日期时间 （起终）使用部门行驶内容当日 公里数停车路桥费加油升单价油费违规记录备注1 2 3 4 5 3）车辆维修保养记录：车辆维修保养记录单报修日

10、期里程数维修或保养维修费用具体项目维修单位联系电话下次保养里程数4）车辆费用一览表输入车牌号，期限，可以输出车辆各项费用一览表车辆费用一览表车牌号:_年_月至_年_月时间加油升单价截止公里数公里数百公里耗油汽油费保险费路桥费停车费洗车费维修费小计合计要求系统做到：提前提示预警保险到期日、年检到期日、下次保养公里数依据公里数及加油费，计算实际车辆油耗依据部门车辆使用记录和油耗等计算月部门应分摊加油费8、统计报表1）收入成本毛利及毛利率分析表A、月份的收入成本毛利明细表（带货代各业务基础信息及数据的初级报表）_年_月收入成本毛利明细表序号主单号货代单号业务类型客户揽货人开航日目的港TEUKGSCB

11、M票数应收应付综合本位币毛利毛利率USDCNYUSDCNY收入成本毛利B、各业务类型的收入成本毛利及毛利率分析表_年_月各业务类型收入成本毛利汇总表序号业务类型主单号货代单客户揽货人开航日目的港TEUKGSCBM票数应收应付综合本位币毛利毛利率USDCNYUSDCNY收入成本毛利海运整箱海运拼箱空运出口空运进口拖车报关 合计C、揽货员收入成本毛利及毛利率分析表 （表头可同A，以揽货员为汇总依据，下拉可视明细。）D、客户收入成本毛利及毛利率分析表 （表头可同A，以客户为汇总依据，下拉可视明细。按排序可分为：营业收入从大到小、营业毛利从大到小、毛利率从大到小的三种表型）E、部门收入成本毛利及毛利率

12、分析表（表头可同A，以业务部门为汇总依据，下拉可视明细）2）应收账款明细表A、实时客户应收账款明细表（按核销到账日）提单号分单号船名航次开航日币种委托客户应收客户总金额已收金额未收金额合计可以按时间拉出至今没有收款的明细；也可分币种查询分别生成同币种报表。每会计期间月末的应收欠款数据可以保留下来与帐目核对核销应收的时间可以手工输入(因为常有跨月单据,在下月初核销的情况,不要仅默认系统实时的时间)B、月末应收账款明细表（业务截止日为财务结账步骤之前）每会计期间月末的应收欠款数据可以保留下来与帐目核对C、客户应收账款账龄分析表（1-30天内；31-60天内，61-90天内，90天以上的分客户应收账

13、龄表）账期1(1-30天)账期2(31-60天)账期3(61-90天)期初(91天以前)客户信用信息结算单位未结算(原币)未结算(本币)未结算(原币)未结算(本币)未结算(原币)未结算(本币)未结算(原币)未结算(本币)欠款合计预收(付)款总计信用类型限额限期超期天数超额金额D、以上报表允许选择单个客户，单独出明细表；也允许选择币种单独出同币种的报表。9、综合考核分析报表 根据录入数据的系统统计，及主管经理绩效评分，生成员工月绩效考核表。营销人员： 业务员数据指标:个人毛利基数工资基数个人毛利提成区间及对应比例提供输入界面业务量考核比率 _元/TEU业务招待费区间及对应比例 其他自定义项目及评

14、分营销经理： 营销经理数据指标:个人毛利基数部门毛利基数工资基数预算业务量部门预算毛利个人毛利提成区间及对应比例提供输入界面部门毛利提成区间及对应比例提供输入界面业务量考核比率_元/TEU 其他自定义项目及评分 绩效考核表 被考核人:目前职级岗位部门考核系数1考核人：岗位考核期间自 年 月 日 至 年 月 日考核项目考核具体指标分值完成情况考核分数签字确认业务量1.业务量考核RMB /T；0-15分部门#DIV/0!考核指标确认预算业务量个人效益1.业绩考核要求：见毛利考核附表。0-40分部门#DIV/0!被考核人确认:预算毛利个人效率1.应收账款情况（10分）0-20分0.00 日期:2. ( 分)3. （ 分）尽职尽责1. （ 分）0-15分0考核人签字:2. （ 分）协同增效1. （ 分）0-10分0日期:2. （ 分）绩效考核平均分数（满分：100分）考核分#DIV/0!考核结果确认1、评价）优秀 2）良好 3）合格 4）不合格 5）差评价结果被考核人签字：80-100