《采购内控管理细则》

1、附件一：理论课程教学大纲格式体系名称采购管理编版 本 号码公司名称批准人发布范围发布文号发布日期生效日期页脚内容 0附件一：理论课程教学大纲格式页脚内容 1附件一：理论课程教学大纲格式目录1.目的32 .适用范围33 .编制依据34 .释义35 .职责分工46 .集中采购管理47 .自行采购管理58 .附则31页脚内容 2附件一：理论课程教学大纲格式采购内控管理细则目的为了加强酒店采购业务的内部控制，规范采购行为， 防范采购过程中的差错与风险，保证采购在满足日常运营需要的前提下，最大限度地降低采购成本。适用范围北京市西苑饭店采购部及相关业务参与部门编制依据3.1 企业内部控制基本规范 ，200

2、8，财政部，证监会、审计署、银监会、保监会3.2 企业内部控制应用指引第7 号采购业务， 2010，财政部，证监会、审计署、银监会、保监会3.3 采购管理制度，2013，首旅酒店集团释义本制度所称采购是指酒店购进用于经营或提供劳务消耗的各种物资， 包括原料及主要材料、辅助材料、 修理用备品备件、 燃料以及达到固定资产管理标准的各种设备（以下简称“物资与设备” ）的行为。有关固定资产的采购管理除应遵循本细则的有关规定外， 还应严格执行酒店财务内控管理细则固定资产章节的有关规定。页脚内容 3附件一：理论课程教学大纲格式职责分工5.1 总经理作为第一责任人，负责全面组织落实，确保采购业务管理的全过程

3、得到有效控制。5.2 酒店经营、维修所需的一切食品和物品均由采购部统一采购，未经酒店允许，其他部门不得自行采购。 酒店各部门对采购部的工作有监督的义务和提出建议的权利。各部门对采购部的工作应予以配合。5.3 充分利用首旅集团集中采购平台，实施集中或相对集中采购，提高采购效率，堵塞管理漏洞，降低成本和费用。5.4 采购管控职责采购部负责采购业务的审核与执行、供应商选择与评价；计财部负责结账与付款；使用部门提出采购申请、参与供应商评价等；验收部门负责样货及采购物资的质量；库房负责补仓申请、出入库验收。集中采购管理6.1集中采购模式：本细则所指的集中采购是指首旅集团对所属酒店采购业务实行的统一集团化

4、管控模式。集团通过集中采购平台富基系统对采购业务实施中涉及的关键业务环节，如供应商选择与评估、采购价格管理、合同签订、结算业务进行统一集页脚内容 4附件一：理论课程教学大纲格式中管理。酒店根据采购需求， 通过集中采购平台富基系统向首旅集团提出采购申请，完成采购业务。6.2 酒店应充分利用首旅集团集中采购平台，按照首旅集团集采工作的具体要求，实施集中或相对集中采购，以提高采购效率、堵塞管理漏洞、降低成本和费用。6.3 采购物资的验收由酒店验收部门自行执行，发现问题后及时联系供应商进行退、换货处理，并将问题反馈给集团集采中心。酒店在具体办理采购付款时， 应当严格按照酒店财务内控管理细则的相关审批流

5、程执行。 打包付款时，由计财部将款项支付给首旅集团集采中心后， 由首旅集团集采中心按期支付给各供应商； 非打包付款时， 酒店计财部直接将款项支付给供应商。自行采购管理7.1 采购申请与审批日常采购申请：采购物品，使用部门均需填具“物资申购单” 、“物品领用汇总表” ，并严格按如下程序报批：申请部门 - 采购部 - 财务总监 - 总会计师 - 总经理。采购部接到“物资申购单” 、“物品领用汇总表”时须确认如下事项：确认所需物品的规格要求；页脚内容 5附件一：理论课程教学大纲格式与仓库联系，确认所需采购物品是否有存货或有类似物品，如仓库已有存货或类似物品，应立即与申请部门联系解决，以避免重复采购；

6、“物资申购单” 、“物品领用汇总表”批准后由采购部门跟进订货；若未获批准，由采购部将整套“申购单”退还原申请部门。申购部门说明原因后重新申请。仓库补充采购：食品库、冷库、物品库及工程库的补充，仓库管理员根据制定的最低存量要求，确保仓库有足够的常量以配合酒店经营，当某种项目其存量已降至最低存量时，便需提出补充采购申请。紧急采购申请：紧急采购物品或食品原材料， 使用部门需填写 “物资申购单” 并注明“紧急”且严格按如下程序报批： 申请部门 -采购部 -财务总监 -总会计师 - 总经理。采购部接到“紧急采购申请单”时，应采取下列措施：与申请者联系，由申购部门指定专人，与采购部一同购买申请部门所需产品

7、；紧急采购的品种原则不做入库手续，由申购部门直接办理领用手续。“厨房每日（鲜活食品） ”采购申请：每日下午由厨师长填写“厨房每日采购单” 、“鲜活领用单”，交由餐饮部总监 / 厨师长审查后验收整理归集后交采购部直接办理，并安排供应商于翌日早上送货；页脚内容 6附件一：理论课程教学大纲格式如遇紧急需要， 采购部可以电话与供应商联系送货， 但必须填写 “厨房追补采购单”由厨师长及餐饮部总监 / 经理签字确认，而此类紧急采购次数及数量不应过多。特殊项目采购酒店更新改造， 更换大型设备及资本性支出项目等，应依照酒店固定资产投资内控管理细则执行。页脚内容 7附件一：理论课程教学大纲格式采购申请流程图单位

8、：北京市西苑饭店流程名称：采购管理编制人：余晖霞流程编号：业务主管部门：采购部最后更新时间：业务参与部门：计财部版本： 1.0采购申请 - 日常采购主管领导计财部采购部相关部门经办人01. 使用部门根据需要填写国内采购单、库房补充采购申请单，若为急购需增加填写急需物品告知单国内采购单、急需物品否告知单采购员11.1M03. 进行询价、比价并是05.财务部总监审核填写相关采购内容，如是02.部门总监审核需要录入富基系统的及1.2M时录1.2M国内采购单、急需物品是告知单06.总会计师审核是是1.2M07.主管店级领导审04.采购部经理审核核1.2M是 1.2M 08.总经理审批1.2M库房信息录

9、入员经审批后，采购单返回采购部，富基系统生产订单订单采购员10. 实施采购富基系统页脚内容 8附件一：理论课程教学大纲格式单位：北京市西苑饭店编制人：余晖霞业务主管部门：采购部业务参与部门：计财部、需求部门采购申请 - 厨房每日采购收货部收货部根据汇总表进行收获并开收货报告收货报告流程名称：采购管理流程编号：最后更新时间：版本： 1.0采购部餐饮部后厨经办人01. 使用部门根据需要填写厨房鲜活 / 鲜菜请购单交库房厨房鲜活 / 鲜菜请购单1否1.1M是02.厨师长审核1.2M采购员根据各厨房厨房鲜活请购单汇总厨房鲜活请购单否采购员订货后将相关汇总表交给收货部1.2M是采购员根据收货报告信息录入

10、富基系统页脚内容 9附件一：理论课程教学大纲格式7.2 供应商选择供应商有以下几类选择渠道：使用首旅集团集中采购平台推荐的供应商；酒店所有员工均可推荐供应商给采购部；采购部从现有供应商名录中选择合适的供应商；从同行业其他酒店推荐的供应商中择优使用；如以上途径无法提供足够数量的供应商，则由业务部门负责通过各种渠道提供足够数量的供应商推荐给采购部。采购部负责整理、汇总推荐供应商名单，汇总时应详细记录推荐供应商的来源情况， 并与现有合格供应商名录中的供应商进行比对， 剔除不合格供应商，并将推荐供应商情况分类转发给各使用部门评定。供应商考察考察内容：现场考查；样品鉴定；价格分析；服务质量跟踪记录；供应

11、商提供的证明文件的有效性；采购部组织对初选供应商进行考察，参加考察的人员应根据采购要求，并结合考察内容，对供应商进行评分；采购部计算出被考察供应商的综合得分，根据综合得分确定初选合格的供应商；页脚内容 10附件一：理论课程教学大纲格式采购部将供应商的考察评分结果提交给相关需求部门评定，经计财部总监审核，报总会计师审批后，确定最终的合格供应商名单；对临时小额采购物品的供应商，由采购员按采购要求评价供应商质量、价格及售后服务并进行选择；有毒有害的化学物品在采购时要选择符合食品卫生标准和批准文号的厂家。列入酒店采购产品的合同供应商应满足下列要求：在中国境内注册的法人或具有独立承担民事责任能力的组织和

12、个人；资信和财务状况良好；具有签订和履行合同的能力和信誉；提供的产品质量、服务等符合国家行业、环境以及卫生标准；提供产品的制造和使用符合国家安全标准；提供的产品符合国家法律和行政法规；食品须符合国家有关食品安全的相关要求；满足酒店对产品的其他特殊要求。被选供应商应向酒店采购部提供以下审核准入的文件：有效期内的工商营业执照、税务登记证、卫生许可证、检测报告等相关资质文件的复印件并加盖公司章，原件需要当面核实；页脚内容 11附件一：理论课程教学大纲格式供应商的情况简介材料；食品应提供符合国家食品安全等标准的证明材料或检测报告；从事专卖销售和代理销售的供应商，应持有由生产厂家或销售总代理提供的书面授

13、权书或相关证明文件；生产或经营国家有特殊规定的产品，应持有国家颁发的生产许可证或经营许可证（如： QS食品生产许可证、添加剂的生产许可证等） ；从事特种行业的供应商，应持有由国家颁发的特种行业许可证；酒店采购部要求的其他材料。酒店采购部负责对供应商申报的材料进行审核，组织相关部门对供应商提供的产品样品进行评价和筛选、试用。页脚内容 12附件一：理论课程教学大纲格式供应商选择流程图：单位：北京市西苑饭店流程名称：采购管理编制人：余晖霞流程编号：业务主管部门：采购部最后更新时间：业务参与部门：计财部版本： 1.0供应商选择主管领导计财部采购部采购员01. 确定准备进一步核查的供应商范围1供应商名录

14、1.1M采购员02. 对备选供应商提出审核要求采购员03. 审核供应商报送的审核相关材料，并根据需要进行现场考察资质证明等1.2M采购员04. 对供应商进行实地考察考察资料1.3M主管05. 根据需要，组织相关部门否对供应商提供的产品样品进行评价和筛选、试用。样品评价等1.4M否07.财务部总监审核是06.采购部经理审核1.5M1.5M08.总会计师审批是1.5M采购员09.与合格供应商签订供货是协议或列入合格供方名录供货协议、合格供方名录页脚内容 13附件一：理论课程教学大纲格式7.3 供应商评价供应商管理的具体要求：酒店采购部负责及时协调和处理供应商所提供产品质量、运输、交付时间等相关问题

15、， 监控、依照采购计划和要求确保采购产品满足质量和交付等的各项要求。酒店采购部每年对供应商进行一次重新评价，了解供应商的动态，根据变动情况，更正原有文件和资料内容。 评价的结果将形成下一年度的 合格供应商名录或与供应商签署下一年度的合同或协议 .供应商评价应包括但不限于以下内容：业务完成质量情况；业务合作过程中的配合与服务情况；合同工期的履行情况；材料设备的供应情况；结算的办理情况；售后服务情况；其他情况。酒店使用部门对采购产品或服务提出的投拆，应详细记录。对投诉页脚内容 14附件一：理论课程教学大纲格式的内容，采购部应及时与相关的供应商核实； 必要时，对有问题的产品进行现场检查或取样检验；

16、查明问题原因后， 应对供应商提出限期整改或赔偿处理的要求后反馈给使用部门。对随行就市的采购产品，酒店采购部要及时予以动态分析，设定议价目标，考虑有没有价格上涨、下跌因素，与供应商协商后，合理调整价格。酒店采购部对认真履行合同的供应商，应给予优先续约的权利；对违约的供应商，应按照合同内的相关条款扣罚其违约金或终止合作。供应商评价流程图：页脚内容 15附件一：理论课程教学大纲格式单位：北京市西苑饭店流程名称：采购管理编制人：余晖霞流程编号：业务主管部门：采购部最后更新时间：业务参与部门：计财部版本： 1.0供应商评价主管领导计财部采购部01.供应商选择主管02.建立供应商名录供应商名录采购员03.

17、 对供应商的售后服务进行跟踪记录供应商评价表11.1M否采购部04.每年对供应商进行一次重新评价、审核。供应商营业执照、卫生许可证等相关资料22.1M否06.财务总监审核是05.采购部经理审核2.2M2.2M07.总会计师审批是2.2M采购员08.根据年度评价结果，形成下一年度的合格供应商名是录或与供应商签署下一年度的合同或协议供货协议 / 合格供方名录页脚内容 16附件一：理论课程教学大纲格式7.4 采购询价管理询、比价原则比质比价：对于所有采购的物品，必须进行比质比价。依据酒店的实际情况和使用部门的要求，先比质，后比价，在同等质量的前提下，采用最优惠的价格。批量订价：对于采购批量较大的物品

18、，非集中采购项目应尽可能寻找生产厂家直接采购，并要求以批量优惠价格供应。比较地区差价：因需要必须从外地采购的物品，事先应与本地同类物品进行全面的成本比价（包括运输等费用） ，以确定最合理的价格。在保证使用的前提下，应尽量选用国产的同质产品，替代价格较高的进口产品。价格管理对于直购的食品原材料，（果蔬、鲜活海产品）每周要根据市场调研价格、创价信息网上价格及富基网上同类酒店价格综合考虑，确定采购价格，由厨师长在验收单上签字确认。在执行采购过程中，各部门如对采购价格有异议，由提出异议的部门将信息及时反馈给采购部，采购经理针对有关问题及时调研并予以解决。页脚内容 17附件一：理论课程教学大纲格式采购询

19、价管理流程图：页脚内容 18附件一：理论课程教学大纲格式单位：北京市西苑饭店流程名称：采购管理编制人：余晖霞流程编号：业务主管部门：采购部最后更新时间：业务参与部门：计财部版本： 1.0采购询价计财部采购部供应商采购员01.每两周根据创价网提供的报价，选择饭店所需品种分别制作蔬菜、水果、海鲜报价表蔬菜、水果、海鲜报价表主管02.对汇总报价单进行复核签字蔬菜、水果、海鲜报价表否11.1M03.采购部经理审核1.2M04.总会计师审核是1.2M是采购员05. 留存备案蔬菜、水果、海鲜报价表页脚内容 19附件一：理论课程教学大纲格式7.5 采购合同管理采购合同管理目的：增强采购合同的合理性和科学性，

20、为采购执行提供依据；规范采购合同的执行，防范采购风险，保证采购活动顺利进行；妥善管理酒店的采购合同。采购合同是商务性的契约文件，其内容条款应至少包括但不限于以下内容：供、需双方的企业全名、法人代表、电话、传真等基本资料；采购物资的名称、型号、规格以及采购数量等采购产品信息；质量要求和验收方法以及对不合格产品的处理方式；价格条款及交货期限；交付方式和交货地点；结算付款条款；违约责任。后续服务保障合同内容审核计财部负责审核酒店、供应商的开户银行及账号信息；采购部指派采购员阅读采购合同样本，确保无语言、文字错误；页脚内容 20附件一：理论课程教学大纲格式酒店律师负责审核采购合同的法律依据，确保采购合

21、同内容符合法律规定。采购合同审批流程应按照酒店法务内控管理细则相关规定执行。采购合同日常管理：采购付款结束后，采购部应将采购合同编号并统一存档；采购合同样本以及与供应商谈判过程中的记录等相关资料与采购合同一同保管；如需借阅采购合同， 应按照酒店法务内控管理细则相关规定办理借阅手续。采购合同管理流程图：页脚内容 21附件一：理论课程教学大纲格式单位：北京市西苑饭店流程名称：采购管理编制人：余晖霞流程编号：业务主管部门：采购部最后更新时间：业务参与部门：计财部版本： 1.0采购合同签订主管领导使用部门采购部采购员01. 与供应商洽商，经否律师审阅后，合同提交领导审核法人授权书、采购合同文本、资质、

22、合同 / 协议审批表11.1M否04. 主管副总经理是03. 使用部门意见是02. 采购部经理审审核核1.2M1.2M是总会计师审核1.2M是总经理审批1.2M合同管理员是07. 编写合同号采购合同合同管理员复核合同内容并加盖合同章采购合同合同管理员09. 存档备案合同台账7.6 采购验收管理页脚内容 22附件一：理论课程教学大纲格式日常采购原则上由验收部人员验收，食品类、专业类物品由申购部门一同验收，并签字确认。收货准备采购验收人员在收到采购部转来的已核准的订货单据后，应按照供应商名称、货物交货日期分别依序排列， 并与交货前安排存放的库位以方便收货作业；对于需要按重量、长度、体积等计量的物资

23、，应使用称重仪器、检测工具、容器等进行测试验收、不得虚估。到货审核货物到货后，根据到货种类，验收人员应会同使用部门依照相关采购单据核对货物名称、 规格并清点数量或过磅、测量重量，并将到货日期及实收数量填入“验收单” ；验收人员填写“验收单”并签字；对于检验合格的货物，验收人员与外包装上注明合格标签后，库房管理人员负责将合格品入库定位， 对于没有对应采购申请的货物， 一律不得签收；验收部门验收完毕后，应当对合格的商品编制一式多联、预先编好的验收单，内容包括供应商名称、收货日期、货物名称、数量和质量以及运货方名称、原购货订单编号等，作为采购验收的依据，并及时报告采购和计财部门。验收异常页脚内容 2

24、3附件一：理论课程教学大纲格式验收过程中如发现到货与订购内容不符，或货物有倾覆、破损、变质、受潮等异常情况而且达到一定程度时，验收人员应及时联系采购人员并通知供应商前来处理；供应商确认后，验收人员记录验收异常情况，并送采购部门进行退、换货处理；货物交货数量超过订购量的部分应退回供货商；属于自然溢余的，由库房管理人员在收货时注明自然溢余数量，经使用部门负责人同意后进行收货，并通知采购人员；交货数量未达到订购数量时，以要求补足为原则，由验收人员通知采购部门联络供应商进行处理。页脚内容 24附件一：理论课程教学大纲格式采购验收管理流程图：页脚内容 25附件一：理论课程教学大纲格式单位：北京市西苑饭店

25、编制人：高树岩业务主管部门：商品部（收获组）业务参与部门：采购部、使用部门采购验收计财部否库管员06.办理入库使用部门验收员02.依照采购订货单，验收员验货采购订货单1.1M流程名称：采购管理流程编号：最后更新时间：版本： 1.0商品部（收货组）验收员01.货物抵达酒店，向供应商索取采购订货单采购订货单验收员02.依照采购订货单，与使用部门验收人员共同验货采购订货单11.1M验收员03.开收货报告收货报告、订单验收回执1.2M04.是否存在问题是退换货管理日常开支及审批7.7 采购退换货管理页脚内容 26附件一：理论课程教学大纲格式退货条件对于在收货时即认定该物品不符合申购要求的，不办理入库手

26、续，直接退回供货商，并由库房收货人员通知采购部门重新购买；对于数量上的短缺，采购员应与供应商联系，要求供应商予以补足，或在价款上予以扣减；对于质量上的问题，采购部门应与使用部门及验收部门共同决定退货或要求供应商给予适当的折扣；对于已办理入库手续，并发货到部门的物品，发现不符合申购要求的，应由申购部门、采购员、收货员共同确认其产品质量等。并及时办理退库、退货手续、货款退回等相关手续；采购部应积极与使用部门联系是否可使用代替产品。验收人员对于检验不合格的货物，应贴上“不合格”标签，并在“验收单”上注明不合格原因，经负责人审核后转给采购部门处理并通知请购部门。决定办理退货后，采购员编制退货换货单，并

27、授权物流货运单位将货物退回，同时将退货单副本邮寄给供应商。折扣事宜采购员因对购货质量不满意而向供应商提出折扣时，需要同供应商谈判来最终确定；折扣金额必须经计财部审核后方能确定；折扣金额审批通过后，计财部应及时编制相关凭证并调整应付账款。页脚内容 27附件一：理论课程教学大纲格式页脚内容 28附件一：理论课程教学大纲格式采购退换货管理流程图：单位：北京市西苑饭店流程名称：采购管理编制人：高树岩流程编号：业务主管部门：商品部（收货组）最后更新时间：业务参与部门：采购部、使用部门版本： 1.0退换货管理（非集采）使用部门商品部采购部（收货组）01. 采购验收采购员02.对发现问题的货物，与供应商联系，提出退换货要求采购员否03.提出采购或替代品采购方案退货单 / 换货单11.1M 否05.使用部门总监审是04.经理审核核1.1M1.1M采购员06.请供应商办理退 /换货手是续退货单 / 换货单