采购工作流程

1、采购工作流程原料采购工作流程1、基本流程图2、提出采购计划：仓管员根据XXX原料入库日报表、原料上料报表作XXXX原辅材料收支存日报表、XXXX专用材 料收支存日报表。采购员根据收货与领出情况，掌握原料的当 日收货及当日耗用量，了解各种原料的月使用量，从而与供应商（或物流处）进行沟通并安排到货。主要注意事项为：1 了解生技部的生产变化及生产计划安排，及时的备货。2. 2 了解原料的市场行情、国家政策、供应商生产情况、可替代 库存量等情况，从而决定采购原料的多少，其中PVC为集团公司 物流处统一采购。2. 3采购部既应参考同品种可换用原料的库存，还应参考生技部 最近一周的生产变化情况及最近的生产

2、计划安排，保证供应商有 充分的时间进行二次发货，提前与供应商进行沟通，以保障正常 生产供应。2. 4采购部每日向公司领导、管道生技部主管领导经过OA提供 XXXX用材料收支存日报表。2. 5采购员需根据近段时间PVC的质量及车间实际使用情况对到 货数量进行调整，并及时联系物流处予以解决。3、采购：PVC为集团物流处统一采购，当原料报表中的预计可用 天数小于等于5时（不同厂家的天数能够不同），采购员将以电 话的形式通知物流处进行备料，采购员应提前与物流处进行沟 通，以保障正常供应。其它辅料主要分为两种形式：价格协议合 同和单批合同3.1价格协议合同：主要为与原料供应商在月初时就协商好价格， 在需

3、要到货时，采购员以订单或电话形式向供应商协商好到货的 日期、数量等问题。主要分为以下几步：3.1.1当日报表中的可用库存少于一周时，采购员此时需要考虑采 购的计划。3.1.2填写XXXX原料订购单或XXXX订购单，并与厂家销 售人员协商具体到货日期。3.1.3经部门经理确定后，将订单以传真形式传给供应商，并密切 关注到货情况。3.2单批合同采购：主要为用量较少的辅料或一些临时采购的原、 辅料，由于用量较少，价格随时产生变化，每次订料时均要做合 同，主要分为以下几步：3.2.1采购员经过多方询价（兄弟公司的采购价格和多家供应商的 供货价格），充分了解市场行情。3.2.2根据自己了解的情况，与供应

4、商协商好价格，报部门负责人 确认。3.2.3通知供应商拟定合同，并以传真的形式发过来，采购员需认 真审核合同内容。3.2.3.1价格、数量、金额是否正确，大小写是否一致。3.2.3.2合同条款中是否有含有歧义和对我公司不利的条款。3.2.3.3交货的时间，地点是否清楚，违约责任是否明确，是否不 利于公司。3.2.3采购员填写请购单，把相关比价信息，上次采购价格等 信息写清楚，方便领导审批；3.2.4采购员填写公章使用审核表，分别找部门经理、总经理 进行签字，同时汇报此次合同的有关内容。3.2.5盖章后，将此次合同以传真的形式回传厂家。并对到货情况 进彳丁跟踪。3.2.6对于款到发货的原料，及时

5、根据公司的用款程序办理汇款， 并对汇款情况进行跟踪。4、检验：4.1采购员应积极的与质管部原料测试组进行沟通，了解原料最近 到货的指标有无变化，质量有无下降的趋势等，及时的与厂家进 行沟通，使原料处在一个稳定的状态。4.2原料在进厂检验不合格（质管部抽检和复检），采购部需将原 料的基本情况通报给厂家或物流处，必要时将XXXX原材料分析 结果报表传真至厂家或物流处，并协商解决的办法。4.3质管部必须对不合格批次的原料进行留样（特别是双休日和节 假日），以待厂家需要时提供。4.4采购部同时密切关注此种不合格原料的库存情况，若库存较 小，则必须通知厂家或物流处在规定的时间内将合理数量的原料 送达公司

6、仓库，并同时关注到货的情况。4.5若库存较少，则及时的通知生技部对可代换原料做好换料准 备，以防措手不及。若原料在进厂检验中合格，而在使用过程中 发现不合格，采购部应立即将此批原料进行封存。同时，将基本 情况电话通报给厂家，并协商解决具体的办法，具体参照退货 基本流程。5、不合格产品处理：5.1退货：作业流程示意图如下：5.1.1即时退货处理：5.1.1.1若原料在司机未离开公司时发现不合格，仓管员应立即上 报采购员进行处理。采购员立即联系厂家或物流处，若该运输车 辆能够装货离开，则要求厂家立即发传真（包括司机姓名、车牌 号、联系方式、退货数量等）。5.1.1.2仓管员组织人员为其装货，装货完

7、毕后开具发货清 单，且按照10元/吨向司机收取装卸费，并为其开具收款证 明，给运输车辆按规定办理出厂手续。5.1.1.3仓管员在当日XXXX原料入库日报表中表示一正一负两 笔收货，且在正的收货一行“备注”栏中注明检验不合格”字样， 在负的收货一行备注栏中注明退货字样。5.1.1.4内勤接到仓管员的XXXX原料入库日报表后，应在当天 的原辅材料收支存日报表中的备注中标明收货与退货的数 量，并注明原因如“检验不合格退货字样。5.1.1.5采购员建立原料质量问题的台帐，详细注明退货数量、时 间及其原因等。5.1.2延期退货处理：5.1.2.1若原料在司机离开公司或者在使用过程中发现有质量问 题，采购

8、员应立即联系厂家或物流处说明基本情况。5.1.2.2采购员与质管部原料测试组进行沟通，要求对不合格原料 进行复检，协调管道生技部对问题原料进行试料。5.1.2.3如果复检合格，且管道生技部试料后正常，则做入库处 理。5.1.2.4如果复检不合格，且管道生技部试料后，发现原料不能正 常使用，则应立即联系厂家做退货处理。5.1.2.5采购员在同供应商协调好退货日期后，通知仓管员准备好 退货，并要求厂家发传真确认（包括司机姓名、车牌号、联系方 式、退货数量等）。5.1.2.6。采购员建立原料质量问题的台帐，详细注明退货的数 量、时间及其原因等。5.2放行：若质检检验不合格但生技部试料后对生产影响不大

9、，同 时合格品原料的库存较少而且在没有可代换原料的情况下，为了 保证生产，能够走放行程序。5.2.1采购员填制紧急放行申请单，采购部负责人签字，质管 部负责人确认，公司总经理审批。5.2.2签批后的紧急放行申请单，采购部留存一份，复印送质 管部，各生技部各一份。5.2.3采购员必须对放行的原料使用情况进行跟踪，并第一时间联 系厂家配送新的原料。6、各基地原料之间的调拨：出于采购成本或者其它原因考虑须在 几个生产基地进行原料调拨时，采购部必须按如下作业流程开展 工作。作业流程示意图6.1XX调拨给其它基地：6.1.1采购员收到其它基地调拨原料的书面通知后，应立即联系供 应部安排运输车辆事宜。6.1.2车辆到达公司后，仓管员应立即组织装卸工装车。同时，