文控作业指导书(A版)

1、精选优质文档倾情为你奉上精选优质文档倾情为你奉上专心专注专业专心专注专业精选优质文档倾情为你奉上专心专注专业中缅油气管道及云南成品油管道工程第四合同项文控作业指导书（A版） 编号：ZMYQ-GCJL0140-ZY-0001-版次编制陈建桥日期2011/10/13中缅油气管道及云南成品油管道工程第四合同项监理部A审核日期批准日期目录 TOC o 1-2 h z u 文件编制基本要求文件基本格式文档边距：上3cm，下2.8cm，左2.5cm,右2.0cm，页眉2.4cm、页脚2文件模板：由本手册确定，新增内容，应更新本手册。文控编号：文件控制需要而设置的编码，由文控信息部负责登记、编码。文件签发：

2、由总监/总监代表签发。文件标题：正文前的文件标题名称，采用“关于XXXX的通知” 等方式表式，三号加粗黑体，段前间距0.5行，行间距1.5倍行，段后间距：0行。表格中的文字及正文内容原则上：汉字：采用四号宋体。数字、英文：采用四号Times New Roman。文字行间距： 1.5倍行，段落间距：0行。日期：采用小四号“2011-段落标题：采用四号加粗宋体。文件附件：附件加在正文之后，附件名称必须与文件中附件名称的内容完全一致，不加书名号。项目部名称（宋体五号字加粗）页眉：首页无页眉，次页设置页眉。页眉形式如下：项目部名称（宋体五号字加粗） 中缅油气管道及云南成品油管道工程第四合同项监理部页脚

3、：首页、次页均设置页脚，页脚形式如下： 地址：广西壮族自治区柳州市东环路298号东园宾馆 邮编：电话：0772- 传真：0772- 第1页共24页小五号宋体小五号宋体抄报/抄送：需业主知情的事项和施工监理负责现场监督的事项，在文件发送有关单位的同时，向业主报告通知施工监理。文控信息部同时保存电子和纸质两种形式的文件。在文件发出前，由文控信息部负责对文件的要素、文字、边距进行检查验收，合格后方能发送。 文件签发人、签章及文件发出文件的签发应该由该单位的法定代表人（项目总监/项目副总监）签发，在遇特殊情况下（该项目总监不在），该单位要提前以文件形式上报（下达）领导层（下级），通知签发人的变更，以便

4、各级单位文件能正常流转。需签章的文件加盖公章后，才能发送。文件签章：正文之后加盖项目部公章，公章内容要上报监理部审批，公章由文控信息部负责保管，加盖公章时，应填写加盖公章登记表。文件发出：在信息平台发送文件前要将文件转换成PDF格式或将文档加密，目的是保证文件的完整性及有效性。文件登记登记表：是文控信息部的文件管理台帐。格式要求：标题文字采用三号黑体，表内文字采用五号宋体，段落中文字行间距为1.5倍行距，段前、段后为0行。登记人：由文控信息部指定。文控统计适用范围：用于各种报表、汇报以及绩效评价时段：会议纪要，通知、指令、请示、报告完成情况的统计时段，根据报告期或汇报期决定，文控信息部每周更新

5、一次，并作为周、月报的一项内容。统计人：由文控信息部负责派遣内部文件传阅内部文件由文控信息部建立统一的电子文档目录，供监理部人员查阅和使用。 各参建单位文件编制要求请各参建单位参照本作业指导书，编制本单位文件管理模版。会审会签记录模版会审会签记录模版及使用说明文件会审会签记录文件题名记录人文控编号日期主持部门主持人会审会签意见正文部门参加人部门参加人会审会签记录模版使用说明适用范围：内部文件（管理文件、会议纪要、周报、月报、有关通知、指令、请示、报告等）涉及多部门审查会签时采用。文件题名：与会审会签的原文件同名。文控编号：与会审会签的原文件同号。主持部门：由文件编制组织部门负责。会审会签意见：

6、由主持部门负责填写，并根据参加部门提出的意见修改原文件。会审会签：会审工作完成后，参加会审的部门、参加人在会审会签记录上签字。文件编写部门在提交项目总监、副总监审查、签发时，应附文件会审会签记录。会审会签记录与修改后的正式文件一并保存，附于文件之后，以备过程审计与核查，文件归档时，此文件撤销，只归档正式文件，正式发送的文件，也不附会审会签记录注明：进行文件会审会签记录的文件要有文件台帐登记，这是过程审计与核查的必查内容，目的是考查文件管理的规范性，具体台帐格式如下：审批类文件登记表序号文控编号文件题名责任部门接收日期审查完成日期备注适用范围：文控信息部的文件登记管理台帐，主要包括程序、作业文件

7、等一系列审批类文件，不局限于此。文控编号：与会审会签原文件同号。文件题名：与会审会签原文件同名。责任部门：指进行文件审核的该部门。接收日期：文件接收的当日，应予以登记。审查完成日期：文件进行审查完毕的日期，应予以登记。备注：标明文件是否合格，是否进行了会审会签记录,应予以登记。审查文件登记表是过程审计与核查的必查内容，目的是考查文件管理的规范性。3.0文件传送单模版文件传送单模版及使用说明文件传送单文件名称：日期：编号：收件单位：收件人：以下文件传送你处： MACROBUTTON CheckIt 报表 MACROBUTTON CheckIt 印刷品 MACROBUTTON CheckIt 规划

8、 MACROBUTTON CheckIt 组织设计 MACROBUTTON CheckIt 方案 MACROBUTTON CheckIt 信件副本 MACROBUTTON CheckIt 命令变更 MACROBUTTON CheckIt 图纸 MACROBUTTON CheckIt 管理文件 MACROBUTTON CheckIt 规范 MACROBUTTON CheckIt 附件 MACROBUTTON CheckIt 份数说 明备注：文件传送用于： MACROBUTTON CheckIt 用于批准 MACROBUTTON CheckIt 批准 MACROBUTTON CheckIt 供你使

9、用 MACROBUTTON CheckIt 批准但要按注释修改 MACROBUTTON CheckIt 按要求执行 MACROBUTTON CheckIt 返回并更正 MACROBUTTON CheckIt 请审阅、批示 MACROBUTTON CheckIt 抄送：发件人： 请在下面签名（复印后）并将本页返回签名：适用范围：一般用于印刷品文件（纸质版）的传送。文控编号：与被传送的原文件同号。文件题名：与被传送的原文件同名。文件传送单回执：文件传送单与回执一交保存，以便过程审计和核查。会议纪要及相关模版例会会议纪要模版及使用说明会 议 纪 要2011年第一期文件编码：会议主题：会议时间：会议地

10、点：会议主持：参加人员：整 理 人：签 发：会议内容：1、正文（领导讲话的核心内容和要求，总体工作进展情况，项目管理理念等会议纪要必须编写的内容）议决事项：1、正文（会议达成一致意见的事项或确定的工作安排，会议纪要必须编写的内容）2、正文会议公告：1、正文（有关通知、警示，不符合项通告等，有内容时编写，无内容时，删除此项）2、正文3、正文 落款单位XXXX年XX月XX日主 送：抄 送：印发日期：XXXX年XX月XX日 共印 份例会会议纪要由文控信息部拟稿，并由文控信息部负责处理发送。会议纪要只采用电子文件或传真文件形式发送，优先采用电子文件。会议纪要签到表模版使用说明会议签到表会议地点:会议日

11、期： 会议主题: 参会单位姓名职务/职称联系电话会议名称：例会为第XX次例会，专题会议直接填写专题会议名称会议签到表：与会议纪要一并保存，供过程审计与核查时使用，文件归档时，只保留会议纪要，会议签到表应撤销。其中，在会议纪要发出后，各相关单位要根据会议纪要议决事项进行落实，且将落实情况据节点时间以公文形式回复，未落实完毕的需对该项说明未完成原因，且制定完成计划及时间节点，直至整个纪要议决事项完毕，纪要闭合。专题会议纪要由召集会议的部门拟稿及落实，由总监或总监代表签发。其他内容见例会会议纪要相关模版使用说明。通知、指令、请示、报告类文件模版通知、指令、请示、报告类文件模版及使用说明通 知收件单位

12、： 文件编码：收 件 人：发 件 人：抄 送：签 发：传 真：页 数：电 话：日 期： 文件题名此文档模版适用于项目部发送通知、指令，报送请示、报告类文件时使用。发件人：是指文件的提出人或拟稿人。部 门：是指组织机构图中所设置的部门。收件人：是指收件人或对方规定的文件接收人。收件单位：是指工作界面中规定的接收单位。页：采用数字，注明总页数。处理标识：对收文单位的处理要求是指直接负责文件处理的一方，处理状态不针对抄报/抄送单位。处理状态的确定主要依据文控编码细则确定。落款： 单位名称（四号黑体字） XXXX年XX月XX日（四号黑体字） 完成日期：由责任人落实完成后，通知文控信息部，统计人负责应当

13、日更新。通知、指令、请示、报告登记表模版及使用说明通知、指令、请示、报告或会议纪要登记表序号文控编号文件题名责任部门责任人发送日期回复/批复文件编号回复/批复回复/批复日期是/否是/否是/否是/否适用范围：文控信息部的文件登记管理台帐。文控编号：与发送文件同号。文件题名：与发送文件同名。责任部门：文件拟稿和负责监督落实的部门。责任人：负责监督落实的人员。发送日期：文件发送的当日，应予以登记。回复/批复文件编号：注明对该文件的回复/批复文件的编号，以便查找，且文件闭合。回复/批复：注明该文件发出后，是否要求对方予以回复或批复。此项内容是过程审计与核查的一个控制点，目的是确保正确履行职责。回复/批

14、复日期：需要回复或批复时，回复或批复完成日期，根据收文处理意见确定。周、月报使用模版说明周、月报模版及使用说明工 程 周（月）报编号： x年x月x日x月x日第XXX期编制人：审核人： 签发人： （编制单位）编制日期 适用范围：用于各项目部编制周报、月报时使用。编制人：依据程序文件规定或项目经理/副经理指定的编写人员。部门：主要责任部门或项目总监/副总监指定的部门。文控编号：根据文控编码手册要求进行编制。签发：项目经理/副经理签字确认。正文：用于反映本周、本月工程进展情况，本周/月进度、质量、HSE、投资、文控信息的管理情况及对存在问题的分析，提出建议和下周/月工作重点。页眉、页脚同通知、指令、

15、请示、报告模版格式。 检查工作使用模版说明文控检查表模版及使用说明文控检查表文控编号：检查单位受检单位检查内容检查结论备注1文控机构、文控人员落实情况是否2与外部单位的通讯网络建立情况是否3文件控制编码编写是否合理是否4文件的签发、盖章是否规范是否5收发文登记记录是否及时、有无遗漏是否6文件的处理是否规范是否7文件的归档是否及时、规范是否8文件的借阅是否规范、登记齐全是否9文件销毁是否遵循程序是否10文件的状态掌握是否清晰是否综合评价：检查参加人：受检单位代表：检查组代表：备 注：适用范围：监理部开展专项检查、过程核查和审计工作计划时使用。文控编号：根据文控编码手册要求进行编制。受检单位代表：

16、项目总监/副总监签字确认。 文件控制不合格报告模版及使用说明文件控制不合格报告文控编号：检查单位受检单位不合格性质及内容文件控制的合格性： 不合格 严重不合格不合格详细内容：1、2、3、检查员：日期：需要整改的内容：不合格的继续和终止原因分析：纠正措施计划：1、1、2、2、3、3、以上措施计划，于年月日前完成。受检单位代表：检查员认可：年月日 纠正措施验证：检查员：年月日适用范围：监理部开展专项检查、过程核查和审计总结报告时使用。文控编号：根据文控编码手册要求进行编制。与检查工作计划的编码应相关联。签字：项目总监/副总监签字确认。当需进行处理时，采用“通知、指令、请示、报告”模版。文件处理与传

17、阅单文件处理单文件处理单收（发）文日期份数急件来 源编 码文件主题处理意见主管领导批示处理结果备 注文件传阅单文件传阅单文件名称来文单位日期传阅部门/职务负责人（请签名确定已阅）总 监副 总 监QHSE部技术部控制部文控行政部其 它注：请最后一位传阅者将文件交文控部文件处理与传阅模版使用说明签收人：在收到文件的15分钟之内，根据收到文件的性质，需要处理的文件，填写文件处理单；收到的会议纪要、周报、月报等文件，填写文件传阅单。收文日期：由签收人填写签收文件的日期。终止日期：被处理文件处理终止日期。文件来源：首次来文的单位，应填写单位全称，并在（）内填写简称，以后收文时，可填写简称。文件题名：与被

18、处理、被传阅文件一致。文控编号：与被处理、被传阅文件一致。处理意见：文件处理单，由文控信息部负责人根据监理部工作安排和相关性信息，提出初步处理意见后，由主管领导批示，若领导不在时，可将其文件交到分管部门负责人处理，并在此说明，重要或紧急事情可电话请示，征得项目经理/副经理同意后，直接转报。领导批示：文控信息部人员按照领导批示，将文件送交相关部门或相关人员，相关部门或相关人员应按照批示内容尽快处理。处理结果：负责处理的部门，在此填写处理结果，处理完毕后，当日将文件处理单及被处理文件交还文控信息部人员；需进一步处理的文件，通知、指令、请示、报告等有关文件发出后，当日将文件处理单及被处理文件交还文控信息部人员；文控信息部人员将文件处理单与被处理的文件一并保存。文件处理单备注：文控信息部应对文件处理结果进行监督管理，保证归档文件完整性，需进一步处理的文件，应在此注明，处理完毕后，所有文件一并保存（一事一归档）。阅止日期：文件传阅完毕后，由文控信息部负责填写阅止日期