大学学院合同管理细则

1、 - 13 -XXXX学院合同管理细则第一章 总则第一条为进一步规范合同管理，增强遵纪守法意识，防范合同风险，维护国家利益和学校的合法权益，依据国家法律法规的有关规定，根据XXXX学院法律事务办理规定，结合学校实际情况，特制定本细则。第二条本细则适用于学校与平等主体的自然人、法人、非法人组织之间设立、变更、终止民事法律关系的合同，包括物资设备采购、校园维修、建设工程、招标代理、绿化保洁、安全保卫、劳务派遣等方面的合同，不适用于学校与工作人员订立的聘用合同、与高层次人才订立的培养、引进协议、与劳动者订立的劳动合同和使用科研项目经费需订立的合同。使用科研项目经费需订立的合同，由项目负责人与对方当事

2、人订立，涉及固定资产的须报资产管理处按相关规定办理。第三条学校订立合同、履行合同和解决合同纠纷，应当遵循公平原则，合理确定各方当事人的权利和义务；应当遵循诚信原则，秉持诚实，恪守承诺；应当遵守法律规定，不得违反法律，不得违背公序良俗。第四条学校合同管理坚持法律事务工作领导小组统一领导与各单位分工负责相结合，谁主管、谁办理、谁担责。按照工作职责归属确定合同管理的责任单位，责任单位具体负责办理属于其工作职责范围内的合同事务，责任单位主要负责人是本单位合同管理的第一责任人。对于工作职责归属不明确或没有归属单位的合同，由学校主管法律事务的领导指定责任单位。第二章 管理职责第五条学校主管法律事务的领导对

3、合同纠纷处理和合同仲裁、诉讼提出意见、建议。第六条法律事务领导小组办公室负责合同的合法性审查，对合同文本提出修改完善的意见、建议，协助责任单位参加合同纠纷的调解、仲裁和诉讼。第七条责任单位负责审查对方当事人的主体资格、资信状况、履约能力，与对方当事人协商，起草、修改合同文本，办理订立、履行合同的具体事务，建立合同管理台账，及时移交资料存档，随时清理合同履行情况，分析研判合同风险，负责合同纠纷的调解、仲裁和诉讼。第八条财务处负责对学校应付款项的预算、审核、支付等，对款项支付提出意见、建议，防范财务风险。第九条审计处负责监督检查，对有关问题提出处理意见、建议。第十条图书馆档案室负责合同的存档、保管

4、、查阅。第三章 合同订立第十一条按照财务支付制度需订立书面合同的事项和学校可能承担较大责任须订立书面合同的事项，均应订立书面合同。第十二条标的金额3万元（含3万元）以上的事项，须订立书面合同的，由学校与对方当事人订立；标的金额不超过3万元的事项，须订立书面合同的，合同文本经法律事务工作领导小组办公室审核和学校分管领导或联系领导同意后，由各单位与对方当事人订立；危险品运输、处置等学校可能承担较大责任的事项，须订立书面合同的，均由学校与对方当事人订立。第十三条责任单位应当严格审查与学校订立合同的对方当事人的资格。订立建设工程勘察、设计、施工、监理合同、工程维修合同、招标代理合同等国家规定对方当事人

5、必须具有相应资质、资格的合同，责任单位必须要求对方当事人提供相应的资质证书、资格证书。按照国家规定对方当事人必须取得安全生产许可证的，责任单位必须要求对方当事人提供其安全生产许可证。第十四条订立合同，必须遵守国家和学校关于招标投标的规定。按照规定必须招标投标的项目，必须进行招标投标。第十五条订立书面合同，国家有示范文本的应采用或参照示范文本，一般应包括下列条款：（一）当事人的姓名或者名称和住所；（二）标的；（三）数量；（四）质量；（五）价款或者报酬；（六）履行期限、地点和方式；涉及学校支付款项的，应明确约定收款账户户名、开户银行和账号等；收取学校支付的款项的账户必须为对方当事人的银行账户；（七

6、）违约责任；（八）解决争议的方法。第十六条订立书面合同，一般应当按照下列程序进行：（一）审查由责任单位审查对方当事人的主体资格、资信状况、履约能力。（二）协商由责任单位围绕合同一般应包括的条款与对方当事人协商。（三）起草由责任单位起草合同文本，学校分管领导对责任单位起草的合同文本进行初步审查，责任单位按照学校分管领导的意见对合同文本进行修改。（四）审定由学校订立的书面合同和由各单位订立的书面合同均通过OA办公系统审定，OA数据长期保存。情况特殊确有必要时，经校长或学校分管领导、联系领导同意可通过纸质材料进行审定。通过OA办公系统审定合同，由责任单位发起工作流上传合同文本和相关证件、材料，由法律

7、事务领导小组办公室、责任单位、相关单位、分管或联系领导提出意见、建议。由学校订立的合同，由校长指定学校订立合同的代理人；由各单位订立的合同，由学校分管领导或联系领导指定各单位订立合同的代理人。责任单位通过OA办公系统发起工作流时，与法人订立的合同，必须同时上传其营业执照、法定代表人身份证明书及居民身份证、资质证书和其他证件、材料电子版；与非法人组织订立的合同，必须同时上传其营业执照、主要负责人身份证明书及居民身份证、资质证书和其他证件、材料电子版；与自然人订立的合同，必须同时上传其居民身份证和其他证件、材料电子版。法人委托代理人与学校或各单位订立合同的，责任单位必须上传该法人的法定代表人签字或

8、盖章的授权委托书电子版；非法人组织委托代理人与学校或各单位订立合同的，责任单位必须上传该非法人组织的主要负责人签字或盖章的授权委托书电子版。订立建设工程勘察、设计、施工、监理合同、工程维修合同、招标代理合同等国家规定对方当事人必须具有相应资质、资格的合同，责任单位必须上传对方当事人相应的资质证书、资格证书电子版。按照国家规定对方当事人必须取得安全生产许可证的，责任单位必须上传对方当事人的安全生产许可证电子版。通过OA办公系统审定合同，责任单位一般应在正式订立5日前发起工作流，为学校领导和有关人员充分提出意见、建议留出必要的时间。（五）订立校长或学校分管领导、联系领导审定同意合同文本后，由责任单

9、位办理订立的具体事项。（六）存档对已正式订立的合同，由责任单位按照本细则办理存档事项。第十七条由学校订立的合同，合同文本经校长审定同意后，由责任单位先提交对方当事人加盖印章、签字后再办理加盖学校印章、签字的相关事项。对于与法人订立的合同，必须加盖该法人印章，同时由其法定代表人签字或加盖法定代表人印章；对于与非法人组织订立的合同，必须加盖该非法人组织印章，同时由其主要负责人签字或加盖主要负责人印章。第十八条由学校订立的合同，合同文本在对方当事人已加盖印章、签字后，校长签发书面授权委托书，委托学校分管领导作为代理人在合同文本委托代理人处签字。在校长签发的书面授权委托书上须由校长签字或经校长同意后加

10、盖校长的印章。责任单位持校长签发的书面授权委托书和学校分管领导已签字的合同文本向学校办公室申请加盖印章。学校订立的合同文本均须加盖学校印章，同时在法定代表人处由校长签字或经校长同意后加盖校长印章。对于两页以上的合同，必须骑缝加盖学校印章。第十九条本细则规定必须由学校与对方当事人订立的合同，各单位和任何人均不得只加盖校内单位或机构的印章以学校的名义或者以校内单位、机构的名义订立。第二十条本细则规定由各单位与对方当事人订立的合同，不加盖学校印章，只加盖相应单位的印章并由该单位主要负责人作为代理人签字。第二十一条订立书面合同的具体份数根据需要确定，但必须保证向图书馆档案室提交一份原件、责任单位保存一

11、份原件，涉及学校支付款项的合同必须向财务处提交一份原件。第四章 合同履行第二十二条合同订立后，由责任单位负责按照约定全面行使学校的权利、履行学校的义务，并督促对方当事人行使其权利、履行其义务。第二十三条涉及学校支付款项的，在符合支付条件时，由责任单位及时提请财务处按照学校财务制度支付。因特殊情况需要提前付款时，责任单位应会同财务处共同研究确定风险防范措施，保证资金安全和项目顺利实施。学校应付款项一律通过银行转账直接支付给合同约定的收款单位或个人，不得用现金支付，也不得通过校内单位或个人转交合同约定的收款单位或个人。第二十四条对于按照财务支付制度需订立书面合同的事项，在支付款项前，财务处应要求责

12、任单位提交书面合同原件一份附OA办公系统工作流审定表单打印件1份。第二十五条变更或解除已订立的书面合同，由责任单位提出建议，经学校分管领导同意后，按照本细则订立变更或解除合同的协议。第二十六条有下列情形之一的，责任单位经学校分管领导同意后应及时采取解除合同、中止履行、行使抗辩权等措施，必要时提出对策建议由学校会议决定：（一）因不可抗力造成合同无法履行的;（二）合同依据的法律、法规、规章和政策修订或者废止;（三）客观情况发生重大变化;（四）对方当事人经营状况严重恶化，丧失商业信誉，以及有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形;（五）对方当事人预期违约;（六）可能影响合同履行和学校利益的其他情形。

13、第五章 合同归档第二十七条对于由学校订立的书面合同和由各单位订立的书面合同，责任单位均必须及时将合同文本及相关证件、材料提交图书馆档案室存档。第二十八条合同、补充协议在订立后5个工作日内，责任单位必须将下列材料提交图书馆档案室存档：（一）合同、补充协议原件1份，附OA办公系统工作流审定表单打印件1份；（二）校长签发的授权委托书原件1份；（三）与法人订立的合同，提交其营业执照、法定代表人身份证明书及居民身份证、资质证书和其他证件、材料；与非法人组织订立的合同，提交其营业执照、主要负责人身份证明书及居民身份证、资质证书和其他证件、材料；与自然人订立的合同，提交其居民身份证和其他证件、材料。法定代表

14、人、主要负责人身份证明书提交原件1份，其他证件、资料提交复印件或原件1份；（四）法人委托代理人与学校或各单位订立合同的，提交其法定代表人签字或盖章的授权委托书原件1份；非法人组织委托代理人与学校或各单位订立合同的，提交其主要负责人签字或盖章的授权委托书原件1份；（五）订立建设工程勘察、设计、施工、监理合同、工程维修合同、招标代理合同等国家规定对方当事人必须具有相应资质、资格的合同，提交其相应的资质证书、资格证书复印件；（六）按照国家规定对方当事人必须取得安全生产许可证的，提交其安全生产许可证复印件。第二十九条合同履行过程中形成的对双方当事人的权利、义务有较大影响的文书、会议纪要、往来函电、信件

15、、传真、录音、录像等，责任单位在形成后5个工作日内提交图书馆档案室存档。第三十条合同履行过程中形成的对双方当事人的权利、义务有影响的其他材料，由责任单位妥善保存。第三十一条责任单位向图书馆档案室提交合同文本及相关证件、材料存档时，应办理移交、接收的签字、登记手续，移交、接收的具体程序由图书馆档案室负责制定。第三十二条因正当理由确需借用合同原件等资料的，由借用单位向图书馆档案室提出申请，由图书馆档案室决定，借用后应及时归还。第三十三条已存档的合同文本及相关证件、材料等，图书馆档案室应长期妥善保存，未经学校会议决定，不得擅自销毁。第六章 纠纷处理第三十四条对于合同在履行过程中与对方当事人发生的纠纷

16、，由责任单位负责按有关法律规定协商妥善处理。第三十五条责任单位在处理合同纠纷时，应抓住时机，加强联系，及时沟通，积极主动地解决争议问题。第三十六条对于合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应按照本细则订立书面协议。第三十七条对于无法通过协商妥善解决的合同纠纷，由责任单位负责及时提起诉讼。因合同纠纷学校提起或参加的诉讼，由责任单位主要负责人担任学校的第一委托诉讼代理人，负责收集提供证据、梳理事实和接收、提交诉讼材料等事项；同时，校长出具授权委托书委托法律顾问担任学校的第二委托诉讼代理人，协助责任单位主要负责人参加诉讼。第三十八条合同纠纷处理中的重要事项和合同仲裁、诉讼，责任单位应及时向学校主管法律事

17、务的领导请示、汇报，并征得学校主管法律事务的领导同意。第七章 监督追责第三十九条审计处对合同管理过程进行监督检查，发现有下列情形之一的，应督促责任单位和有关人员纠正；应追究责任单位、责任单位主要负责人和有关工作人员责任的，按照相应规定和程序办理；涉嫌犯罪应追究刑事责任的，按法律规定移送司法机关：（一）不认真起草、修改、审查合同给学校造成损失或产生不良影响；（二）未经授权或超越权限订立合同；（三）通过变更、解除合同等形式，以权谋私、假公济私、损公肥私；（四）不妥善保管合同及相应材料，或未按照本细则按时归档，导致丢失、毁损；（五）收受贿赂，与对方当事人或他人恶意串通，谋取不正当利益，损害国家和学校利益；（六