备件管理制度

1、备件管理备件管理是售后服务的一项重要工作，对于专营店和客户来讲，需要的是合理准确的库存结构和库存零件，能够及时满足客户的需求，为客户排忧解难。第一节备件订货管理第一条：常用订货备件备件部常用备件库存订货由备件计划员按照订货日历，依据备件销售出库情况、第二条:非常用订货备件SA写完整，否则，备件部有权拒绝订货。签字管理：1、备件出库金额小于 500 元的由维修班组长签字；25002000字后，上报车间主管或者技术主管签字；32000（技术主管）签字后，上报服务经理签字；4、索赔件订货需要索赔员和技术主管签字确认。备注：1、英菲尼迪、凯迪拉克、三菱、克莱斯勒等进口车型备件大于元的由维修班组长、车间

2、主管（含技术主管）签字后，上报服务经理签字；210000元以下由事故主管签字确认。第三条:定金收取1、冷件、疑难件的订购，收取客户备件销售价格 80%以上的定金。冷件、疑难件定义：总成件、电器类元件、非常用库存件。2、金额大于 500 元的其它备件，收取客户 80%以上的定金。第四条:订货责任1、如果是备件部人员错订的备件，三个月以内销售不出去，由备件部订货责任人承担备件成本。2、如果是厂家发错货，要及时和厂家沟通，办理相关退换货手续。3SA备件成本冲减定金后的差额部分。4、如果是维修人员判断错误，三个月以内销售不出去的备件，由维修人员承担该备件成本。5SASASA以上由相关责任人承担后的零件

3、，如果在三个月后实现了销售，扣款再期限两年。第二节备件入库第一条验货流程各品牌按厂家要求的验货流程执行，通常验货流程如下：备件验收标准1、按厂家的索赔要求，先拍卸车前的照片，以备索赔用。2、卸车，按备件的形状、大小、轻重进行分类摆放在验货区，以便清点件数。3、与运单核对，备件的总件数是否相符，按运单的明细，进行分项核对。如有差异立即与厂家物流联系确认，并做好记录。4、检查外包装是否完好，包装有没有破损，木架有没有开，如有进行拍照，已备索赔用。5、根据厂家随箱的出库清单，进行清点备件，所有备件的编号、数量是否正确。6、进行验货，特别是易损件、外观件等检查是否有损坏。对于有损坏的备件单独存放，做索

4、赔处理。如需做运输索赔，对驾驶员的驾驶证及行车证进行拍照。7、对于易损件及金额较大的备件在运输人员离开之前验清。8、正常备件入库管理。第二条:入库流程1一律交计划员处保管。2、当天到货或当天采购回来的备件当天必须及时验收和入库完毕，不允许有货存放多时未办入库手续的现象。3、所有入库退货需有仓库管理员在入库退货单上签字,并注明退货原因。4、本市退货时需要向供应商索要签字退货单；非本市退货需要做好退货登记表并保存好发货单以备查。第三节备件库存管理第一条:备件存放注意事项1、原则上，大件、高流速备件存放在易于存取的位置。2、在同一货架上，重物放在最底层、常用件放在货架中部不常用件放在货架上层。3、根

5、据季节、备件使用特性的改变（备件的使用频率变化）而随时调整仓位。4、容易混淆的备件（如左右、前后等）应该分开一段距离存放。按照楼层、区域、架列、段、行等各种编号来设定仓位编号。5、所有备件必须上货架，且摆放整齐。6、所有入库物资（备件、精品、辅料）必须如实登帐，保证帐实相符。7、库存备件实行定置管理，备件按备件类别、备件体积、销量的大小进行分类摆放，以提高备货效率。8、对于索赔备件必须建帐、建卡、单独存放。第二条:备件上架前的管理流程备件入库单备件登帐仓位进行调整、安排没有仓位的，设置仓位码根据备件的形状大小、流速、轻重进行分类 第三条:备件盘点制度备件管理是售后服务的一项重要工作，对于专营店

6、和客户来讲，需要的是合仓库账务和实物相符，特制订备件盘点制度如下：1、盘点周期及盘点方式记录。110录。20盘点，由备件管理人员与财务人员共同进行。2、盘点依据用出库单代替实物。3、盘点表格式以系统导出的备件库存表为基础表格，在最后列插入实物数量、差异数量、成本金额差异列。第四条:盘盈、盘亏、残次件（包括过保质期产品）处理1、对于每次盘点有差异的备件要查明原因，及时处理。在每次季度盘点后，由金额准确。2、盘盈处理：对于盘盈的备件按零成本入库，特别情况盘盈备件可按成本价入库并计入专营店当期利润。3、盘亏处理：对于盘亏的备件，计入当期的专营店费用，并分清责任，由相关（4、残次件处理：对于盘出的残次

7、件，计入当期的专营店费用，并分清责任，由相关人员承担一定损失。5、合计金额超过5000 元以上的盘盈、盘亏、残次件处理结果，必须上报主管总监批准。6、盘点资料：抽盘、月盘的记录。要有相关责任人的签字（保存期一年）；（要有财务和业务人员的共同签字）；附：备件季度盘点记录表、季度盘点报告模板、抽盘记录表。第五条:备件借料制度间技师借用备件。但是借用备件要遵守以下规定：1、公司停电、电脑故障、应用程序出现问题等特殊情况下,无法正常出领料单, 允许车间技师凭手工派工单到备件部借料并签字。（清销借条的责任人是 SA） 2、外出救援时，救援人员需持由车间主管签字的救援单，方可借用备件。3、车间需要比对备件

8、时，备件金额小于 2000 元的必须要有班组长、车间主管签2000上报服务经理批准签字方可借料。4、车间对于不确定维修出库的零件，要保管包装盒和包装袋。5、夜间值班人员所借备件，次日必须接受备件部的清点，并及时办理出库或归还手续。6、符合以上借用条件借用备件时，要严格例行借用手续，按规定的借条内容进行填写清楚（借用日期、车牌号、备件编号、备件名称、数量、借件人签字、相关主管签字、仓管员签字、）。7、当事人在清还备件时：备件无包装、有损伤的，备件部一律不给清退，借备件当事人按用户价承担全额费用。8、外购备件，一经维修班组试用，无法退回供应商的，该备件由维修班组承担。9、外借所有备件必须在借件第二

9、天上午九点前清还，备件部人员要及时给予配合清销借条。10内必须清还、销借条，如有特殊原因必须上报总经理签字。11件当事人、（签字主管）承担一切责任。第六条:备件呆件管理制度1、呆件定义6年没有出库视为呆件。外购非油水外的其它零件：入库一个月没有出库视为呆件。特殊呆件：因为订错货、发错货、到货后客户不愿再换的大总成件（发动机总成、中缸、变速箱）5001000汇入月度呆件明细。2整理要求：1（月度专营店呆件明细表）。6以删除。其它品牌的数据格式：报表格式见附件 2：月度专营店呆件明细表（非东风日产店）5500件管控。3、呆件调拔费用问题所有呆件运输费一律由调出方付费。上市四年以上车型呆件集团内部调

10、拔价格约定。方如果以低于网点价销售，调出方以调入方销售价九折开调拔单。3479是 4520 元， 威兴收取客户的价格高于 3479 元， 威佳的调拔价格就是3479*0.9=313130003000*0.9=2700。4、 呆件促销每月各店要将本店的一些呆件明细在车间和前台共享，注清车型。对于成功销售呆件的人员给予不高于零件用户价 10呆件明细及员工提成表。第四节备件出库管理第一条:威佳集团备件调货制度为了提升备件满足率、加快备件周转率，集团提倡在店与店之间， 4S 店与二网之间进行合理的备件调货，为了规范备件调货，特规定如下：1、调货出库（传真也可以），一份本店备件部留存，一份本已收到货。各

11、店每月底导出调出及调入明细单，由备件、财务、服务经理三方签字。2、检核要点本店财务和备件部是否保留有每次出库单和入库单，签字是否完整。本店账务和备件部是否保留有每次因调拨而发生的运输发票的凭证（件传真件都可）。准确。准确。每月财务是否按上月备件调拨进行应收应付的账务结算。第二条：备件退库规定为了完善集团各店的备件退库流程，特制定如下规定：1、所有的备件退库要打印备件退库单并有退库和备件接收人员签字。2、备件退库单要和原备件出库单对应，不得出现一张出库单对应几张退库单或几张出库单对应一张退库单的情况。3、一千元（含）以下备件退库单上要有班组长及备件仓库管理员签字。4、一千元以上备件退库单上要加上

12、服务经理、备件经理签字。5、五千元以上备件退库单要加上总经理签字。第五节备件外购及回收管理第一条:备件外购管理制度4S（含快修连锁）的备件外采。（及漆、辅料的采购只做报销申请，不用做外购申请）。（此种比例较少一种是在修车辆的非常用件需求（此种比例较大）。常用件定义：常规保养用的机油及三滤、皮带等。1、零件外购管理的目的：（1）不造成备件积压；（2）有合理的备件利润。2、原则：购买和报帐分离，购买时可以借款或垫资。对于正常储备的常用零件：入库后报帐3、外购申请和报销流程外购申请：OA 上新增加外购申请模块。外购一次采购超过 5000 元的，需要 0A 上上报外购申请。OA常用件外购。零件的外购申

13、请要有外购估价单做为附件名细，零件名细要以 EXCELL EXCELL数量、备件入库成本单价（含税）、备件入库成本总价（含税）的报价单在财务备案。对于在修车辆非常用件外购的估价单，以车辆为基本单位，一台车一张表，附表中除了以上要素之外，还要有车辆信息如车牌号、VIN 码。外购申请报批流程：专营店或二网备件部发起专营店服务经理或者二网店长处审批-集团外购负责人签批-流程结束外购的报销：单的基础上加上入库时间和入库数量OA财务管控：外购报销时进行把关，以及对借款的跟踪管控。第二条:机油回收及入库流程背景说明：在正常的维修过程中，很多车辆（1.6）1、可回收车型范围：1.6 排量的车每车回收 1L(

14、1.6 逍客手动档的除外，回收0.5L) ，部分 2.0 排量车型按实际回收2、回收对象：100%回收。有偿保养的客户交给专营店处理的剩余机油。SASA3、SA 对于带走剩机油的客户在前台旧件处理记录本上作登记。4、回收机油管控流程：各班组在保养完每辆车后将剩余机油及空桶交到备件部，车间人员在桶上注明班组及派工单号，如果 SA 需要展示或客户索要，由 SA 到备件部领取。备件部按相同型号、不同班组编号积存，同时遵循谁回收谁领用的原则，防止不良现象的发生。备件部人员对空桶进行打孔处理。各品牌根据各车型情况制定本店的机油回收管控政策。4、机油回收入库流程：在厂家零件号加专营店编码。5、回收机油出库

15、：没有二网的店，可以将本店回收库的机油按网点价调给其它专营店，调入油给调出方，实物不出库不发货。第六节备件部日常管理威佳集团服务部备件工作全景表备件工作全景表威佳集团服务部备件工作全景表序类职责指标报表流程或工具号别1业对厂家下达的备件精品、零件、月年度备件备件KPI 统计表绩任务进行管控备件订货达成订货达成管管率控表理2订根据维修需求订购订单波动率厂家订货流程货所需备件索赔回款率备件索赔流程管理紧急订货管理备件调入流程维修车间的紧急需求处理流程缺件管理缺件跟踪表缺件管理制度和统计表（每月缺件承诺到达时间与实际时间数据的统计）备件及时满足备件KPI 统计备件及时满足率表率统计说明备件 24 小

16、时备件KPI 统计备件 24 小时满满足率表足率统计说明3到按订购的备件完整备件订到货备件到货验收货准确入库存管控表标准及 ETA(预管计到货时间准理确率)4库对库存备件分类保库存度备件KPI 统计表存管理存，定期盘点和分析盘点准确性备件盘点记录表威佳集团备件盘点制度威佳集团备件存放制度呆滞件库存金备件库存统备件库存分析额或比例计表制度备件的有效性管理有效期备件管理规定（有效期备件要有标识）特殊件的管理特殊安全件管理制度报废件的管理报废件统计报废件管理制表度5出按出库单对出库备重点零件的出出库统计表备件出库存分库件进行管理及定期库析制度管理分析单台备件成本统计表备件调出管理制度65S备件仓库及办公室备件仓库 5S备件仓库 5S备件仓库 5S 管管的现场管理检查得分检查表理制度(含领料理处工作时间牌要求)（含平面布置图及作业流动路线、防滑防电标识、高空坠物标示