试论文秘提高写作能力的途径

1、37/37文秘提高写作能力的途径一个称职的秘书，必须具有运筹能力、办事能力、调查研究能力、组织协调能力、交际能力、文字表达能力和操作现代化办公设备的能力。其中文字表达能力是最重要、最差不多的，也是实现其它能力的基础。能够这么讲，文字表达能力是秘书工作人员的差不多功，是“看家”的本领。因此，关于秘书来讲，认真学好文秘写作，努力提高文字表达水平，是十分重要和不容体制忽视的。那么，如何样才能有效地提高文秘写作的能力呢？具体讲来，要紧应注意以下几点：首先，要端正态度，培养兴趣，自觉学好文秘写作。不管干什么情况，必须有正确的态度和浓厚的兴趣，如此才有动力，才乐于去干，并想方设法去把工作干好。学习文秘写作

2、也是如此。写作，是一种复杂、精细的精神生产，是一项十分严肃而困难的制造性脑力劳动，决不是轻而易举、一蹴而就的情况。文秘写作是党政机关、人民团体、企事业单位处理公务、实现指挥、组织治理和协调工作的工具，在四化建设中所的地位十分重要。我们应该充分认识秘书工作和文秘写作的意义，从党和人民的利益动身，从更好地胜任秘书工作动身，抱着对人民、对工作高度负责的精神去对待写作。美国闻名的以后学家约翰奈斯比特在大趋势改变我们生活的十个新方向一书中指出：“在工业社会向信息社会过渡中，有五件最重要的情况应该记住，而其中的一件确实是：在那个文字密集的社会里，我们比以往任何时候都更需要具备最差不多的读写技能。那个地点所

3、讲的读写技能，首先确实是足以应付日常工作和生活所需的写作能力，也确实是应用写作能力。”与此同时，我们还要培养学习文秘写作的浓厚兴趣，变被动为主动，变要我学为我要学。爱因斯坦讲过：热爱是最好的老师。对写作有强烈的责任感和浓厚的兴趣，热爱写作，热爱到“忘我”、“痴迷”的程度，“衣带渐宽终不悔，为伊消得人憔悴”，“每有会意，便欣然忘我”，乐此不疲，如饥似渴地去钻研，废寝忘食地去琢磨，持之以恒，锲而不舍，如此就一定会学得好，学得入门，就会不断地取得进步。其次，学习文秘写作基础知识，借鉴优秀作品。提高写作水平，到底有没有“秘诀”？我们的回答是否定的。那么，写作有没有规律可循、方法可求呢？我们的回答又是确

4、信的。任何事物都有其内在的必定联系即规律性，任何物质产品和精神产品的制作都有其特有的方法和技巧，写作因此也不例外。那种认为写作无规律可循、没有什么理论的观点，是唯心主义不可知论的反映，是完全站不住脚。古人讲：“写作无秘雇作文有要道”，“定体则无，大体须有”，这种认识是符合辩证法的。我们所学的文秘写作教材，确实是前人文秘写作经验的科学总结，确实是揭示文秘写作的一般规律、引导人们掌握文秘写作方法和技巧的理论。要提高文秘写作能力，还应有意识地选读一些范文，以作借鉴。鲁迅讲过：“凡是已有定评的大作家，他的作品，全部就讲明着应该如何样写。只是读者专门不容易看出，也就不能领悟。“巴金也曾谈到阅读对写作的紧

5、密关系时讲：读多了，读熟了，常常能够顺口背出来，也就能慢慢地体会到它们的好处，也就能慢慢地摸到文章的调子和作法了。但我们也应认识到：读书是读他人之书，作文是作自己之文；借鉴只是从中汲取营养，经消化后成为自己的东西；而不是生搬硬套，模仿抄袭，“依葫芦画瓢”。最后，要勇于实践，坚持多练习、多修改。写作是一种技能，技能的提高要靠实践。实践出真知。立足于多写多练，这是提高写作能力最有效的途径。假如只读不写或少写，那就会眼高手低，所学到的确良知识，将无用武之地，写作水平也就止步不前。清人唐彪深有体会地讲：“多读乃藉人之功夫，多做乃切实求已功夫；其益相去远矣。人之不乐多做者，大抵因困难费劲之故；不知困难费

6、劲者，由于手笔不熟也。若荒疏之后作文困难，每日即一篇半篇亦无不可；渐演至熟，自然易矣。”天道酬勤，勤能补拙。只有勤学若练，坚持不懈，才会熟能生巧，运笔自如，真正学到本领。作为文秘人员，多写多练当然重要，但每次拟稿时，还要进行认确实修改。多修改自己的文章也是提高文秘写作能力的一个重要环节。多改符合人们认识客观事物由浅入深、由片面到全面的规律，也是写文章责任心强的一种表现。文章频改，工夫自出。事实上，多一次认真修改，就多一份写作的体验，就多一项具体的收获。作为称职的秘书人员，要有高度的责任感，养成修改文章的良好的良好适应，虚心听取领导和同志们的意见，克服怕人挑“刺”的思想，对每一篇文章反复推敲，精

7、思细改，如此写作能力才能迅速地提高。(美马尔腾：工作是一个人的人格表现测验人的品质有一个标准，确实是他工作时所具的精神。一个人工作时所具的精神，不但与工作的效率有专门大关系，而且关于他本人的品行，也大有阻碍。工作确实是一个人的人格表现，我们的工作确实是我们的志趣、理想，我们“真我”的外部写真。看到一个人所做的工作，确实是“如见其人”了。自尊、自信是成就大事业的必须条件，但对工作不肯尽心尽力，而只求敷衍塞责的人，是可不能有这种自信、自尊的。一个人假使不能在工作上尽心尽力去努力，那他决不能专门好地造就自己。工作是一个训练、培育品行的大学校。因此，在任何情形之下，不容许你自己关于工作发生厌恶。这是最

8、重要的一件事。假使你为环境所迫，而只能做些乏味的工作，你也当努力设法，从这些乏味的工作中找些兴趣、意义来。要晓得凡是应当做，而又必须做的工作，总不可能是完全无兴趣、无意义的。问题全在我们对待工作的精神状态如何。良好的精神，会使任何工作有意义、有兴趣。假使你以为你的职务是乏味的，那你厌恶的心理、厌倦的念头，足以招致失败。乐观的、积极的、热忱的心理，才是吸引成功与幸福的磁石。任何工作，凡是我们本身所尊崇的，都具有无上的神圣性。凡是有利于世界人类的工作，没有一件事是卑贱的，可耻的。只要精神贯注，那工作上的厌恶、痛苦的感受，都会消逝；凡是不曾明白得那个秘诀的人，确实是不曾明白得猎取成功与幸福的要道的人

9、。你的工作，确实是你的生命的石像。它是美是丑，可爱可憎，全操在你自己的手里。担任每一个职务，写每一封信，出售每件商品，每句谈话，每个理想，每种动作，都仿佛是凿子的一击，能够美化你的石像，也能够损毁你的石像。不论做任何事，必须竭尽全力。这种精神的有无，能够决定一个人日后事业上的成功或失败。应该在心中立下如此的信念和决心：从事工作，你必须不顾一切，尽你最大的努力。假如你对工作不忠实，不尽力，那将贬损你自己，糟蹋你自己。秘书工作艺术谈秘书工作的艺术性，表现在技能与技巧的运用上面。要想做一名好秘书，不仅仅要明确认识自己所处的位置，找准自己的坐标，要具备广博的科学知识，还要明白得一系列工作方法和工作艺术

10、。其方法和艺术要紧体现在三服务方面。那么，如何样表现秘书工作的艺术呢？一、尊重而不奉承吹捧理顺与领导的关系，是秘书工作者事事碰到，需时时注意、处处慎重的情况，也是表现工作艺术的地点。总的原则是以事业为重，从工作动身，从领导与被领导的地位动身，对正职和副职领导的工作、地位、人格等，要同等尊重、支持、配合、协助。假如某项工作，正职（或常委会）决定由某一副职负责去抓，秘书在配合进行这项工作时就应该以这位负责的副职领导为轴心进行运转。有关这项工作的请示、汇报工作，就直接对这位副职，不要越过他再向正职或其他副职请示、汇报了。关于向正职请示、汇报，或向其他副职沟通情况，那是负责这项工作的副职的责任。秘书如

11、搞多头请示、汇报，确实是多余，会把情况弄乱。实践证明，多位领导者，就有多种个性特点或类型。要依照领导者的性格类型相处，逆着来往往会出问题。如内向性格的领导，喜爱独自考虑问题与办理事务；外向性格的领导，善于人际交往，喜爱同不人一起商量工作。对待前者，秘书最好是在事前当参谋，事后做助手，当领导在独立考虑的时候，就不?quot;参谋了，否则，就会干扰他的考虑。对待后者，要及时协助他组织人员共同商量工作，秘书要有分寸地参与其中，发挥参谋和助手作用。在与多位领导相处时，一定要以事业为重，从工作动身，尽力维护领导班子的团结和威信，不能从感情动身、看人行事；不能表现出靠近谁、疏远谁，听从谁、不听从谁的行为；

12、更不能当甲领导面吹捧乙领导，当乙领导面吹捧丙领导等。要始终与多位领导者保持经得起考验的革命同志式的纯洁、真诚的友谊。二、主动而不越位脱轨秘书工作是以领导工作为轴心，要紧紧围绕这一轴心，进行上下、左右、前后同步运行的辅助性工作。辅助性决定了秘书工作的被动性。如何样变被动为主动，要看秘书的工作艺术。有四个方面：一是争取同领导者一样了解和掌握全局性工作；二是争取同领导者一样了解和掌握一个时期的中心工作，能够分清工作的轻重缓急，主动排除干扰中心工作的事项；三是研究领导工作的思路，分析领导的意图，并加以理解、完善和落实，四是积存和储存有关工作资料，该记住的要记熟，该保存的要保存。有了这四个方面的基础，工

13、作中才能与领导者有一致的认识，才有共同情感和语言，商量工作时，补充和修正的意见，才能提到点子上。日常工作中，要善于将领导的决策内容、实施方案和一个时期的中心工作进行分解、立项，明确先做什么、后做什么和如何样做的措施等，按打算列出个明细运行图。三、服从而不盲从附和秘书工作是上情下达、下情上报的枢纽，有调度、协调、综合加工的作用。秘书人员处在如此一个重要位置，就得和领导拉一套马车，按领导者的意图前进。然而，服从并不等于盲从和不加分析的附和。分析有两层意思：一是从分析中加深理解领导意图，增强执行的信心；二是从分析中拾遗补缺，起进一步完善的作用。按领导者的意见办事，也只能是执行正确的意见，对一些不正确

14、的、违法乱纪、以权谋私的点子或行为，不仅不能办，还要坚决抵制和反对。四、补台而不挖角拆台 秘书如何样在多位领导之间当参谋、搞协调？首先，内心要有一杆平衡秤，要一视同仁，不论哪位领导安排工作，都要做好，不能有的去做，有的不去做，或三心二意去做。这与我们日常交朋友多从感情和兴趣动身不一样。在多位领导者面前，不论是在思想感情上，依旧在行为活动上都不能产生倾斜度。其次，领导之间产生分歧时，只能被动地双向地劝慰、弥合、消除，不能主动地、单向地瞎掰扯、乱搅和，或者保持沉默。本着工作上的支持，关系上的爱护，感情上的友谊去做，这比什么都重要。不能站在一边，冷落一边，更不能为某一边提供反对另一边的材料，对某领导

15、进行挖角、拆台，扩大分歧，加深矛盾。五、沟通而不封闭堵塞秘书工作起上下达情、左右疏通作用。上下达情也有艺术性，确实是调换角度的艺术。在下达的时候，要站在上级角度，把上情不漏地讲得清清晰楚；在上报的时候，要站在下级角度，把下情不贪地讲得明明白白。现实工作中，上下级领导不论是在看问题的观点和方法上，依旧在解决问题的战略和战术上面，都会存在一些程度不同的差异。这些差异的存在是客观的，能够理解。然而能不能缩小差异、找出差异的结合点，与秘书日常的及时沟通、协调有着紧密关系。秘书与两级领导都不存在差异，才能去做协调上下级的差异的工作，缩小或化解上下级的差异，取得认识一致。六、挡驾而不阻拦干涉挡驾的对象是找

16、上门来的同志，其层次有不，事项的轻重有不。秘书对来者要有正确的认识和态度，它是秘书协助领导理顺工作，关心下级或群众解决问题的机会，也是提高协调和社交能力的机会。秘书人员要讲究工作艺术，对来者都要热情接待，给予关照协助。来者是办事的，不是走亲访友。因此，挡驾的重点也要放在办事上。办事是以理、以法为准，今后者要办的情况弄清晰，然后进行分析归类，属于哪个部门管的就归哪里去办。大致有三种情况：一是属于领导审批和需要急办的事项，要立即协助来者找主管领导办理；假如领导不在一时又找不着，可将事留下，抽空再找领导，有了结果立即转告；二是属于职能部门治理的事项，协助来者找职能部门办理；三是涉及多方面的事项，应以

17、开会方式解决为好，就建议领导主持开会，召集有关方面人员参加，统一安排布置，妥善处理。挡驾工作是代表领导机关进行的，应该注意机关的良好形象，克服那种门难进、脸难看、话难听、事难办的作风。对来者的态度要平复、谦和、诚挚，要有好风度、好品德。对一些缠身棘手的事项。也要有耐力。不能以烦对火，以火对暴，把情况弄僵了。挡驾过程中，应注意语言艺术和应变能力，应变能力要通过语言艺术表达出来。接待的语言有规律可循，对平级或下级的同志，其语言的基调是谦虚磋商供参考的口气；但又不能离开大原则。对上级的语言基调则是多用请示报告、探询的口气，且不可不明白装明白。七、分工而不分家自立办公室的工作是个整体，有几个科室。有多

18、个秘书。科室之间、秘书之间一般都有分工，这对加强责任心底取扯皮和无人负责现象是特不必要的。但在实际的工作中也往往出，各映各的号、各唱各的调的现象，不利于办公室发挥合力作用。因此，必须明确，分工是各有侧重，不是分家自立。办公室是个不管部，许多交不到具体部门承办的情况，都可交到办公室去办。秘书碰上了就不能讲不管，管了之后再沟通、协调、解决。办公室中的生存艺术我们都明白，积极的工作环境对事业的进展具有决定性作用。人力资源方面的专家认为，工作环境中的人际关系已成为雇员之间的焦点问题。经理们需要花费差不多20%的时刻来解决雇员间的矛盾。这些矛盾会给企业造成严峻的损害。另外，雇员和经理假如把精力集中在处理

19、工作中的人际关系上，可能就会使自己的本职工作受到阻碍。这也将使企业蒙受经济损失。从融入工作环境开始。为了融入工作环境，一定要弄清晰游戏规则。如何样在办公室的工作环境中生存，也许是竞争最激烈的游戏之一。专门多职员都认为，这是一场不想参与却不得不参与的游戏。但采取消极躲避的态度是不可取的，因为这只会使矛盾不断积存并最终爆发。因此，专家提示人们，不要回避这“游戏，但前提是要清晰如何样玩。在职场中，确实有许多人使用不正当的手段。但大多数人对不正当竞争者都抱以鄙视的态度。这种人迟早会丢掉自己的职位。尽管如此，大部分人依旧会尽量幸免与同事发生正面冲突。这种回避问题的做法无疑是个错误，因为群体生活本来确实是

20、人类天性的一部分，不应该躲避。寻求建立积极的人际关系。人们都会受到周围所认识的人的阻碍。因此，每一名职员在工作环境中都要进行两项工作。一项是常规的本职工作，一项是推销自己和自己的方法的工作。在企业中，融入集体与做好自己的工作同样重要。每名职员在努力干好本职工作的同时，还应该多与同事和上级沟通。理解参与精神并付诸实践。有专门多人表示希望进一步融入工作环境之中，但确实是不明白如何去做。这是因为缺乏参与的精神。事实上，在职场中做到游刃有余，并不一定要成为具有非凡能力的领导者。你只需具备一定的职业和道德水准就行了。以下是有助于融入工作环境和处理好人际关系的20点建议。1.始终保持行为举止的职业化。2.

21、面对不得不参与的游戏时不要退缩。3.尽可能不要树敌和过河拆桥。4.对不人不要要求太严，少发牢骚。5.不要让你的上级难堪。6.不要挑拨其他人之间的关系。7.不要毫无依照地对同事或上级进行批判。8.批判也只限于工作业务范围之内，而不要针对个人。9.关心他人实现愿望。10.尽可能与老实、重要的人建立互利的关系。11.查找自己与其他同事的共同点。12.不要议论他人的个人问题。13.对人要坦诚、友善，但防人之心不可无。14.不要把任何问题都完全保密。15.努力查找对大伙儿都有利的解决方法。16.始终从职员的角度看问题。17.树立积极、朴实、认真负责的形象。18.在工作中不要拈轻怕重。19.做一个和气可亲

22、的人，用微笑面对他人。20.必要时要坚决果断，但不要咄咄逼人。如何与领导交流思想与领导交流，目的不外乎两个：一是要提供你所掌握的信息：二是寻求领导的重视或反馈。既然如此，你一定要了解领导往往留意与自身利益紧密相关的信息，因为领导对与自己的角色、志趣、经验相关的信息就特不关注；领导容易同意具有权威性的信息；领导总是喜爱选取以确信形式出现的信息；领导希望获得新奇的信息，而不爱听老生常谈；领导对某些专门的消息特不感兴趣。领导对越是为社会和他人所禁锢、保密的信息越是想明白。假如你具有以上的信息，那么领导自然会感兴趣，你们交流的可能性就专门大，而假如反之，则最好不要去打搅领导。除此之外，与领导交流的方式

23、也要注意：首先要注意语气适当，措辞委婉。因为讲得过火或过于渲染，涉及领导的尊严与权威，尺度掌握不准，搞得不行就会有嘲讽、犯上之嫌，被领导误以为心怀不满，另有所措。因此秘书一定要注意使自己的口气比较和缓，显示自己的诚恳和尊敬之情。特不是要使领导明确的认识到，你的所作所为差不多上出于做好工作的动机，是为领导设身处地的着想，而不是对领导者本人有何不恭的看法。其次尽量言词简短。俗话讲：言多必失。因此秘书在劝谏时，只要指明大意就已足矣，其中的推理不妨由领导自己来做，越是语言简短，越是语意含蓄，就越能引起领导的深思，又不至于引起领导的猜忌。而且，言辞简短不至于使你引用的领导的话淹没在解释论证的海洋中，要明

24、白，正是这些引用极大的满足了领导的成就感，当你的领导清晰的了解到，一句他本人也不曾在意的话却被秘书郑重的记在心上，或者他的十分重要的观点的确受到了秘书的重视，他一定会增加对你的好感，多几分观赏和认同，少几分敌意和对立，从而能够认真地倾听你的建议，对你的相反的看法郑重对待。因此，言简意赅，不失为引起领导重视和好感的一个好方法。第三要注意场合。用领导自己的话来批判他的某些观点，最好是在私下场合中使用，而不宜在公开场合或是有他人在一旁的情况下运用。因为在私下里，即使你对领导有所触动，但假如言之有理，领导也会采取比较宽容的态度。而在公开场合，这就会演化为领导的尊严和权威问题，他会为此而战，从而使情绪压

25、过理智，面子高于道理，这对秘书无疑是自找苦恼，好心难得好报。汇报工作要讲度作为下属，要不要经常找上级谈谈，汇报自己的工作呢？这也常常是人们在工作中难以把握的一件事。假如经常找领导或上级聊聊，当然能够使其了解自己的工作情况，了解自己的能力，熟悉自己的情况加深对自己的印象。然而，找多了，有时也常常会招惹领导的烦心，以致于讨厌自己。而且，也容易给同事们一个喜爱走上层路线的坏印象。那个地点有一个度的问题。也确实是讲，找多了不行，但完全不与上级接触，也并不是明智之举，而应当适度，只是分。那么，那个度在哪呢？首先，那个度在于自己的工作状况和进程上。当自己的工作差不多取得了初步的成绩，达到了一定的时期，并有

26、了新的开始。这时，向上级汇报自己前一时期的工作和下一步的打算，则是十分必要的，从而使上级能够了解你的工作成绩和今后的进展，并给予必要的指导和关心。其次，那个度也在于你的工作性质。假如你的工作性质本身决定了你必须经常找上级联系，汇报工作，那么，你切不可因其他顾虑而不去汇报，否则，只会让上级觉得你不称职。假如你的工作性质与上级不是直接联系，没必要经常找上级汇报，以免招惹人们的猜疑，以及领导本人的一些方法。再次，那个度还在于你与上级的私交如何。假如你们之间私交专门深，那么，不妨把那个度放宽一些。假如仅仅是泛泛之交，则不要太随便。实际上，让上级过于了解自己也并非是一件好事。接触多了。他当然能够明白你的

27、长处和优点。但同时也能够更清晰你的缺点和不足。因此，保持适当的距离，往往能够起到一种意想不到的效果。真正明智的领导和上级完全能够，而且能够及时地，客观地了解其直属的种种情况，对如此的上级，与其讲依靠汇报去加强他对你的了解，还不如更好地工作，用你的成绩去赢得上级的赏识。汇报只是一种形式，更重要的是你所汇报的内容如何，是不是真正让上级感兴趣，是不是真正有意义，这才是关键。办公室里的禁忌以为所有的工作都贬低了你：在你看来，上司布置的工作无一例外地委屈了你的才能，你不明白什么缘故不交给你一些更重要的工作。建议：认真对待上司交代的每一件事哪怕是琐碎的私人事务，你勤劳无怨的态度会令上司刮目相看。要明白并不

28、是有才能便可步步高升的。把办公室当作私人场所：随便领朋友或闲杂人员进出办公室，大声喧哗，议论他人是非，或者上班时刻打私人电话，无所顾忌长篇大论，更有与同事打情骂俏等行为差不多上办公室大忌。孤立新上司：你可能认为前任上司又能干又和气，但缅怀过去并不能改变现实。一般情况下，新上司都会认为自己是外来者，有意孤立他会令他不安，为了自卫，他可能采取强硬措施。把私人情绪带进办公室：失恋或夫妻吵架后，在办公室莫名其妙地乱发脾气或闷闷不乐，都可不能得到同情，反而让人觉得修养不够。因为一个无法处理好个人问题、操纵个人情绪的人同样不能面对工作中的难题。不满上司的待遇：上司有宽敞的住房，不薄的薪金，还有各种出头露面

29、的机会。你可能看不惯这些，甚至对要好的同事诉讲不平，那么你大错特错了。没有不透风的墙，上司明白了不但阻碍你们之间的关系，也会使你的事业前途打折扣。千万不要在背后批判领导下属假如确实看不惯领导的某些行为，不妨与家人或亲热好友谈谈，但一定不要在你的同事面前诽议领导，表示自己的不满。因为没有人能保证这些话可不能传到领导耳中，甚至为不有用心者所篡改和利用。凡高高在上、握有权柄者，最担心、最疑虑而且最厌恶的确实是不人在私下里搞阴谋、背地里搞小动作，败坏领导的声誉，阻挡领导意图的实现。背后批判领导，事实上是自找苦恼，你不但不能动摇领导的地位，反而会招致领导的反感，使自己首先处于不利地位。因此，最好的方法是

30、三缄其口，藏而不露。尽量使不满得到化解或自己使自己达到心理平衡，有时对身处局外的朋友发发牢骚也是必要而有益的。1、学着去理解和适应除了检查自己思维方面的问题外，学着去理解和适应才是解决问题的积极的方法。许多时候，下属的不满是因为下属不愿或不能去设身处地地从领导的角度来理解问题。专门显然，领导处在各种矛盾的焦点上，也有自己的难处，领导是人不是神，也会有自己的缺点和不足。假如下属能多问问自己，假如是我我该如何办、我能否比他做得更好、我的某些言行是不是也专门惹人讨厌假如你把这些疑问都专门好地回答了，我想你的怒气和怨气定会消了一半，心境也平和了许多。2、三十六计走为上计假如领导本人确实存在着下属难以忍

31、受的问题，如心胸狭隘、态度粗暴、嫉贤妒能、领导无方、腐化堕落等，下属也没有必要委屈自己一生，强求理解和适应。一方面，下属要使形势不至于恶化；另一方面，下属应行动起来，特不是要把握住某些时机加以利用。一旦条件成熟，就果断地脱离原来单位，到新的工作岗位上施展才华。尽管用抽身而去的方法解决与领导的矛盾，看起来有些消极和被动，但有些时候，的确是一了百了，能够较为完全地解决问题。事实上也不乏积极的含义。试谈办事的学问秘书人员有两大任务，一是办事，二是当参谋。近几年来，当参谋问题引起了秘书界极大重视，大量的理论性、经验性文章见诸报刊。相比之下，关于办事的学门却议论较少。出于抛砖引玉的方法，试就办事的学问作

32、一番探讨。一、如何办好领导交办事项（一）同意工作任务要弄清三要素领导交办工作任务，大体都有三要素：一是内容-办什么事；二是时限-什么时刻完成；三是要求-工作质量，注意事项等等。秘书人员在同意领导交办任务时，一定要把三要素搞清晰，为把情况办好制造前提条件。（二）优化办事成果三比较。办事的目的是为了获得好的结果，排除或缩小坏的结果，因而办事的全过程也是趋利避弊、兴利抑弊的过程。事物有其两面性，比较地讲，一是利，一是弊。优化办事成果，要进行三个方面的比较，这确实是利利相交取于大，利弊相交取于利，弊弊相交取于小。（三）把握好办事三形式办事可能出现三种形式：1单一办事-在同一时刻内完成一项工作任务；2交

33、叉办事-同时受领两项工作任务或者两位领导分不给予不同任务，需要在同一时刻或交叉时刻内完成；3穿插办事-三项以上工作任务穿插在同一时刻流程中进行。（四）检验办事效率三标准秘书人员完成领导交办工作之后，要进行工作效率自我检验，标准有三：l工作质量，是不是达到了领导要求的限制条件，有没有潜在的问题和漏洞；2工作速度，有没有超过工作时限，有没有白费拖延时刻的情形；3对社会和群众的阻碍，办事全过程对社会、群众有没有不良阻碍。（五）向领导复命三注意工作任务全部结束，或告一段落，应向给予任务的领导复命，汇报完成任务的效果、时刻，讲明存在和可能出现的问题，以及对后续工作的看法等。复命时要注意三点：1不失真。对

34、完成任务情况要一是一，二是二，不扩大，不缩小，不隐匿问题和缺点。2不吹嘘。不借机自我夸耀，不喋喋不休地表功、诉苦。3不邀利。不因为完成了领导交办工作。二、如何办好请办事项做好请办工作的差不多要求是，秘书人员和部门事先搞好情况调查和了解，认真地进行分析研究，提出可行的工作建议，同时通过科学的请办方式和程序，使领导对请办建议表示赞同或者赏识，以体现出秘书人员在请办工作中的参谋助手作用。（一）精心预备，提出合理建议（二）讲究方法，选择适当形式（三）注重程序，坚持逐级请办（四）提高艺术，优化请办效果（五）以缓应急，幸免紧张出错浅谈如何编写好“政务信息”稿政务信息是政府工作运转情况的反映，是政府领导进行

35、决策和治理所必须掌握而尚未掌握的信息。信息编写的质量和效能高与低、好与劣，信息量的多少是否及时、准确、系统、真实，对领导能否全面了解情况，实施正确指导工作，发挥办公室“参谋”、“耳目”作用等诸因素中，都存有直接阻碍。如何编发、采写好高质量的“政务信息”稿，适应新形势下政务工作的要求，笔者结合多年工作实际，谈一下粗浅的认识。一、写信息要知信息稿的特点政务信息稿是指按政务信息流程专门收集加工整理、编写而成的用以反映政府行政治理活动的特定文稿，它与政府机关的公文在格式内容、结构、体裁、篇幅等方面存在明显的区不和不同之处。（一）从格式上。如一份公文在一般情况下，以反映一个方面的内容，而一期政务信息则能

36、够反映一个方面或逐多方面的情况，可由一条或多条信息组成；要紧公文通常一般带有附件或转发件，而政务信息且不带附件，可把附件内容溶进信息稿中；要紧公文一般都标明主送机关和抄送机关，而政务信息则标明送、发的对象即可。（二）从结构上。政务信息与其它公文一样必须有一个切合文意的标题，但正文的结构差异甚大。公文一般都有开头（或导语）、主体、结语三部分组成。而政务信息稿则比较自由，它能够没有开头或结尾，简短的信息稿甚至能够不分层次、不分段落。从篇幅上看，公文尽管也力求简短，但由于内容要求，相对来讲篇幅服从公文。而信息稿不论内容多么复杂都要求精短、文简意明，有的甚至一两句话也可，三两句也行。（三）从内容上。公

37、文的内容有一定的限制，要紧是政府机关、团体、企事业单位之间公务活动的内容，如上级向下级传达有关方针政策，下级向上级请示问题或上下级与同级之间商洽工作等。而政务信息则更为广泛，如政府工作和人民群众的生活、经济建设和社会进展，上级和基层单位，本级和外地之间的情况几乎无所不及。一条信息稿所反映的某一内容不一定追求完整性，但它能够作为独立的一条信息予以反映，并通过连续反馈达到其完整。信息稿的特点与信息编写有着紧密的关系它告诉我们如此几点，一是要确定好信息稿的主题；二是要精心安排信息的结构；三是细琢鲜亮的标题；四是要组织编写好信息的主体；五是要使用精确的语言。二、写信息稿要知信息的要求政务信息的差不多要

38、求，能够概括六个字：新、实、准、快、精、深。新，是指在时刻上是最近的，在内容上是新奇的或独特的，如刚刚出现的新情况、新问题、新倾向、新动态，还在萌芽状态的新事物新经验、新见解等。着力提炼出带有新观点、新角度、新精神，具有参考价值的信息。实，是指信息内容要真实。“实”有两层意思：一是反映的情况必须实事，确有其人其事；二是事件发生的程度，在语言表达上必须实事求是，不能有任何虚构的事实和夸大或缩小的情况发生，真正做到有喜报喜、有忧报忧“喜”与“忧”并存，“成绩”与“短点”同在。准，是指准确无误地收集、整理信息。一是收集反馈信息力求准确无误，不道听途讲、不扑风捉影。二是反映情况坚持综合分析，力求揭示本

39、质；三是提供信息对路，恰到好处，及时为领导提供掌握适时适量的信息。快，是指生成信息快、传递信息快，不拖延、不积压、讲时效，信息就像山里的药材，适时是宝，过时是草。如：一条有价值的信息因没能及时编发而延误，变成“昨日黄花”。精，是指文字简炼、篇幅短小精悍，一是内容要精，一则信息要集中反映一个主题、一项内容；二是文字要精，力求达到“由简而繁繁而简、简中俱是精华点”；三是信息数量要精，以利领导从琐碎的事务中解脱出来。深，是指反馈的信息在内容层次上要有一定深度。一是要依照决策需求和重点工作，深入调查研究，拿出有分析、有观点、有建议的信息；二是从大量信息资料中来分析、挖掘，揭示信息的内涵，以实现信息从低

40、层次到高层次的升华和增值。三、写信息要知信息编写的要领政务信息要求主题突出、中心明确、层次清晰、文字精炼，尽可能做到简明扼要、深入浅出。（一）迅速确定主题。一条信息，编写的目的是什么？要让决策者了解什么？这些问题是编写信息时首先要搞清晰的。一条信息只体现一个主题。因为信息的主题范围越小，就越有利于把情况和问题讲清晰，讲透彻。信息编写应站在服务对象的角度去考虑内容的取舍，提炼信息的主题。（二）巧妙设计结构。设计信息结构确实是政务信息素材的组合。结构合理，信息就会中心突出，条理清晰。一是以时刻先后为顺序，这种结构多用于反映事件的信息。二是以逻辑为顺序。如发生一起严峻械斗事件的信息：编写顺序是如此安

41、排的：某月某日，某地发生一起严峻械斗事件，多少人伤亡，损失多大；引起械斗的缘故；械斗的通过；处理结果。在这则信息中，时刻顺序与逻辑顺序是交叉运用的（三）精心制作标题。政务信息的标题是吸引决策者关注的关键所在，也是整个信息的中心。它要求简洁明快，一语破的。信息标题一般不用引题，多用单句实题，使人一目了然目前在实际编写中，许多人把标题放在正文前面作为首句，以增强信息的精炼性。（四）写好信息主体部分。政务信息的主体部分，是信息所反映事物的叙述和讲明，是所表明观点的依据。写好信息的主体部分，首先要做到条理清晰，层次清晰，材料运用精当其次是做到文字简炼、准确，即不拖沓，也可不能含混。（五）核实。信息写好

42、以后，不要急于发稿，应对内容再认真核对，这一环节，是信息编发的最后一道“关卡”，差之毫厘，失之千里，稍有差错就会带来工作失误。因此，信息工作人员在处理这一关时切不可有“差不多”的心理，贪图省事。以上所述，作为信息工作者，要想编写好信息稿件，要紧体现在日常工作中见事快、辩事清，真正做到“嘴勤、腿勤、脑勤、手勤”只要我们通过坚持不懈的学习和锻炼，进一步提高自己观看能力和分析能力，增强见事的敏锐性和辩事的洞察力，写出充满时代气息，符合领导需求且高质量的信息确实是“水到渠成”的事了。不可忽视的办公室细节日常工作中，千万不要只关怀“宏图大业”，而忽视了诸多的办公室细节，否则即使你工作再努力，业绩再出色，

43、也会大打折扣，甚至会阴沟里翻船职场中的细节，千万不要因为太细微而忽略。正是这些细节，在某种程度上造就着你在同事心中的形象，决定着你在领导眼中的位置；因此，这些细节关于职场新人来讲尤其重要。认真对比一下，看看你还有多少缺欠？爱惜工具这些工具包括：胶水、钉书机、打印纸、圆珠笔，公用的饮水机、电器、电脑以及你屁股下的椅子、配给你专用的柜子等等。现在的物质越来越丰富了，可能强调“困难朴素、勤俭节约”之类的讲辞少了一点。然而，假如你大大咧咧地把半瓶胶水都挤到一张纸上，然后卷起来扔进垃圾篓，或者将刚刚使了几天的圆珠笔生生折断，谁看见了，内心能不为之一冷？反过来，那些爱惜每一张纸，同时始终把桌子收拾得整整齐

44、齐的职员，给同事留下的形象，首先确实是热爱自己的职业；其次是让人信赖保养的专门好的工具让人舒服，而与你“合作”过的工具没有遭受什么损失，周围的同事自然会感同身受；还有，你对待工作有条理，易吸引更多的人来与你合作。准确地改正错误改正错误就改正错误呗，如何还要“准确”地改正呢？举例讲明：我们公司新来了一个女秘书，她在分发一份会议资料时，发觉自己少复印了两份，忙红着脸向那两个同事道歉：“对不起。”经理因为急着开会，对她讲：“下次注意。”然后告诉那两个没领到资料的人：“你们俩就和不人合看一份吧。”一分钟不到，小秘书就以最快的速度把补印的两份资料送了进来。这时，经理刚刚喝下半杯水，还没有发言。我看见他赞

45、许地冲小秘书点了点头。比起语言的道歉，尽力弥补过失的行动，会让人感受到更强的责任心和诚意。记住，人们能够原谅你的过失，然而没有抹掉“那个人容易犯错误”的印象，假如要完全抹去那个印象，就要在真诚认错之后，用你的实际行动来证明你没有敷衍了事。复述领导的指令你一定有过如此的感受：在电话里和不人交谈时，假如对方长久地一声不吭，你会在内心暗暗猜疑：对方是不是在听我讲话？他也许全然就没有把我的话当成一回事吧？事实上人与人在面对面交谈时，情形与此类似。上司在指派命令时，总希望下属或多或少做出一些反应。这时候，哪怕是点点头，附和一下也好，假如能把对方所讲的情况简明扼要地重复一遍：“你想讲的是如此的”效果会更佳

46、。如此的复述会给你身上打上干练而可信的印记，领导也许会讲：“这家伙，不管让他干什么情况都靠得住。”小额借款的还债法中午的时候，大伙儿到楼下的饭店点了几个菜，实行AA制。你身上没有带钞票，一个同事替你垫付了，总共是18元5角。第二天你如何把钞票还给同事？我就亲眼见过这么一位，他随手从兜里拿出一张20元的票子递过去：“喏，还你的钞票！”对方专门尴尬，嘴里连连讲：“罢了吧，罢了吧。”他还挺认真：“欠债还钞票，天经地义，不要客气了。”我理解此刻对方的尴尬处境：对方兜里可能没有1.5元的零钞票，而假如他不找给你钞票，有贪小廉价的嫌疑，这让他专门为难。记住：不要因为给你的同事增加无谓的苦恼，而让自己还债的

47、诚意打折，假如你在还钞票时连尾数也预备好，讲明你在金钞票上是个守规矩的人。关怀不在场的第三者有一天，一个作者到报社来送一篇约稿。谈完稿子，我们闲聊起来。突然，她站起来讲：“哎呀，实在对不起，你谈得太有意思了，以致我不记得了时刻。事实上我还有个重要的约会，不能让对方久等，我得立即赶过去。”我把她送到门口，她打了辆车飞速地离去了。有的人或许以为如此做不太礼貌。然而，她的态度充分表达了不能让对方久等的迫切心情，给我留下了特不老实的印象。对不在场的第三者表示关怀，能够充分展示自己良好的一面。在和不人交谈中，讲一声“对不起”，便稍离开一下，去给一位约好的人打个电话。回来后，不经意地告诉对方：“我下一个约

48、会看起来差不多迟了10分钟左右，因此得抓紧给人家打个电话，不看这短短10分钟时刻，作为等待的人却专门难熬。”对方听到如此的话，确信会觉得你是一个体贴入微的人，自己要是换个位置，也会希望得到同样的关怀，他可不能生你的气，你反会给他留下为人专门细心的印象。二十五条人生建议不要轻易剥夺不人的希望，也许那是对方唯一的希望。2、生气的时候不要作任何决定。3、不要在雇工们工作没有完成的时候就付酬金。4、小心那些一无所有的人。5、学会礼貌而灵活地讲“不”。6、不要希望生活会是完全公平的。7、假如一场战役的失败会为你赢来整个战争的胜利，不要犹豫，果断地放弃。8、不要怕讲“我不明白”。9、每天赞扬3个人。10、

49、一年至少观赏一次拂晓的到来。11、多看看不人的眼睛。12、经常讲“感谢”。13、用你希望不人对待你的方式去对待不人。14、结交新朋友，巩固老朋友。15、保守秘密。16、及时承认自己的错误。17、学会倾听，有时机遇就在倾听时轻轻地敲你的门。18、对坏话要充耳不闻。19、能够改变世界的绝妙主意往往来自于独立工作的人。20、假如你决定站在哪一边，就要有决心和信心。21、假如你有一个柠檬，就要方法把它榨成柠檬汁。22、洗澡的时候唱唱歌。23、永久不要让人看到你醉醺醺的模样。24、只能把那些可还可不还的书借给不人。25、选择生活伴侣时要慎之又慎，这决定着你90的幸福。努力做到出力而不“越位”我们强调，要

50、准确地认知自己的社会角色，摆正自己的社会位置，目的是为了防止和克服越位现象，找到一个稳妥的出力方式。越位是下级在处理与领导关系过程中常发生的一种错误。其要紧表现为：（A）决策地位。决策，作为领导活动的差不多内容，处于不同层次上的领导者其权限是不一样的。在办事过程中，有些决策能够由秘书做出，有些决策则必须由领导做出。有的秘书人员不能充分认识到这一点，明明应由领导做出的决策，他却超越权限，自己擅自做出。（B）表态越位。表态，是表明人们对某事件的差不多态度，一般与一定的身份相联系。超越身份，胡乱表态，是不负责的表现，是无效的。一般讲来，单位之间交涉问题，对带有实质性问题的表态，应由领导或领导授权才能

51、进行。而有的人作为秘书，却没能做到这一点，领导未表态也没授权，他却抢先表明态度，造成喧宾夺主之势，陷领导于被动。（C）干工作越位。哪些工作应由谁干，那个地点面有时也有几分奥妙。有的人不明白这一点，有些工作，本来由领导出面做更适合，他却抢先去做，从而造成干工作越位。（D）答复问题越位。有些问题的答复，往往需要有相应的权威。而有的人明明缺乏这种权威，却擅自答复，这也是越位。（E）在某些场合越位。有些场合，如同客人应酬，参加宴会，也应适当突出领导，有的秘书，张罗过欢，显自己过多，显领导太少，这也不行。我们常从电视里看到，中央领导接见先进人物，参加宴会，一般要紧领导走在前面，给的镜头要多些；照相也差不

52、多上要紧领导处于显赫地位。这点，我们在处理秘书与领导关系时，专门有必要借鉴。在某些场合，最好也要注意不越位。发生越位行为的缘故专门多。从领导角度讲，有的单位或部门可能兵强将弱，领导操纵不了秘书；有的单位或部门的领导可能对权力撒手太大，一些本来应由自己办的事也交由秘书办，缺乏及时的、必要的集权等等。从秘书角度来讲，有的人是属于心理品质有问题，不把领导放在眼里，认为自己比领导高超，因此凡事好为领导先。这种人为数极少，作为领导不可不防。而就多数有这方面错误行为的人来讲，是由于不能准确认知自己的角色地位和盲目的工作热情所致。越位往往会对工作、对领导关系带来严峻危害。首先从工作上看，领导和秘书是两个担负

53、着不同分工职能的社会角色，尽管二者需紧密合作和配合，但怎么讲职责和与职责相应的工作方式和工作方法不同。若二者不是各司其职，各负其责，而是互相替代，职责不清，就不可幸免要带来混乱局面。有时从局部看，从个体看可能是多出了力，并有所收效。但从整体上看，由于这种出力突破了上下级的界限，又往往会阻碍不人的情绪和工作，阻碍领导协调职能的发挥，故而是无效的，甚至是有害的。因此，领导从工作动身，一般是不同意秘书越位的。其次，从领导关系本身看。秘书越权严峻，必定会导致领导偏离帅位，大权旁落，无法实施领导行为。因此，领导往往在这类问题，只要他还有能力来纠正，那么，他就一定会坚决果断地出来纠正。秘书屡屡有意发生这种

54、行为，他就会视之为危险人物，对其处处警惕，事事留心，利用各种方法和力量来制约。在这种领导对你治之惟恐不及的情况下，作为秘书绝无良好的领导关系可言。三国时期，汉献帝屡屡要杀曹操，确实是因为曹操挟天子以令诸侯，严峻越权专权。在现实生活中，有许多人工作干了许多，确实是效果不佳，究其缘故，可能与没帮到点子上有关，过分了，越位了。结果阻碍了领导，阻碍了同事，从而引起他人的反感，尽管那个地点面可能有有意和无意之分。可见，作为秘书要处理好与领导关系，凡事不可不守角色本分，收敛和约束自己，注意防止和克服越位现象。我们强调处理与领导关系要防止越位，并不是讲干工作能够不出力。出力，关于任何人在任何时候，永久是绝对

55、必要的。问题是社会分工所决定的出力方式是有差不的。不承认或违背这种差不，就会阻碍整体效能。因此，在处理与领导的关系中，我们强调要防止越位，是一种积极的措施，而不是一种消极的限制。我国秘书工作的起源我国的秘书工作源远流长，欲寻溯其源头，必须先明辨秘书工作赖以产生的条件是什么？产生秘书工作的标志是什么？ 文书是人类在社会实践中形成的文字材料，它只有在文字出现后才得以产生。两河流域的苏美尔人创制出楔型文字后，才产生了泥版文书，尼罗河畔的古代埃及人创制出图形文字后，才产生了纸草文书。各文明古国的进化史都证实了这一点。 领导部门是人类结成了社会组织，有了治理、指挥它的人员后形成的。社会组织的领导部门为了

56、颁布命令、制订规章制度、记录事件，以实施治理，需要制作文书！由此产生了公务文书。公务文书需要有人拟制、处理、保管，由此产生了秘书人员和秘书工作。因此，秘书工作的产生必须具有两个条件：文字和有领导部门的社会组织。 人类早期的社会组织随着生产力的进展、阶级的产生而演进为阶级压迫的工具-国家。统治者为了发号施令，治理国家，必须使用文书，这就产生了国家公务文书（我们称它为官方文书）。由于治理国家比治理人类早期的社会组织要复杂得多，因此，秘书人员出现了不同的层次、不同的分工，进而设置了秘书工作机构，并逐步形成了秘书工作制度。斯大林在马克思主义和语言学问题一书中讲：生产的接着进展，阶级的出现，文字的出现，

57、国家的产生，国家进行治理工作需要比较有条理的文书。这确实是讲，国家公务文书和国家秘书工作的产生，必须具备两个条件：有了文字，出现了国家。 弄清了上述两个条件后，秘书工作产生的标志也就不言而喻了-公务文书和秘书人员，由于公务文书必定由秘书人员拟制、处理、保管，因此，只要具备了其中之一，就可视作秘书工作起始的标志。因此，探寻秘书工作的起源，必须从追溯文字的出现和有领导部门的社会组织的出现及国家的出现入手，在这两个条件都具备的时期，一旦发觉有公务文书或秘书人员，就能判定这是秘书工作的启端。我国已发觉的最早的成熟的文字是距今约三千年的殷商甲骨文。然而，它并非我国文字的源头。而且，已发觉的甲骨文字有五千

58、多个，如此成熟的文字，势必是通过长期演化而成的。 我国文字的源头当是距今约六千年的仰韶文化中的原始陶文，在此后的三千年间，经历了萌芽、创制、演进、进展为殷商甲骨文的漫长过程，伏羲造字、仓颉造字、大汶口文化的陶文、谷封王城岗遗址中的陶文，分不标志着原始文字进化过程中的一个个跃进时期。在这一漫长的过程中，先民差不多使用这些原始文字，制作简陋的文书了。 从对文字发端和演进的考察中，能够明白，早在殷商甲骨文产生往常的三干年间，我国秘书工作赖以产生的一个条件-文字，差不多具备。 以下让我们再来考察另一个条件-有领导部门的社会组织的出现。 人类最早的社会组织是原始人群。然而，原始人群的组织结构极其简单，其

59、成员只是共同劳动、共同享用劳动成果以谋生存，尚无发号施令的领导者，也无文字，不具备秘书工作产生的条件。 原始人群通过几十万年漫长岁月的进展，形成了以血统关系组成的比较稳定的社会组织，即氏族公社。马克思讲：一切直接社会劳动或共同劳动，都或多或少地需要治理（马克思恩格斯全集第23卷第376页）。氏族为了保证其社会劳动和生活的正常进行，需要建立一定的社会秩序，这种秩序是通过推选出来的首领实施治理而形成的。 氏族结成部落，部落又联合成部落联盟。我国部落联盟的昌盛时期起始于距今约四千五百年的黄帝时代。当时生产进展门类增多，公共治理事务趋于复杂。为了适应治理的需要，黄帝设置了官职，即六相，分管各方面工作，

60、由此形成了部落联盟的领导部门，黄帝成为此领导部门中的核心人物。随着部落联盟活动区域的扩大、人口的增加、事务的增多，首领仅靠语言已难以实施治理。因为，以语言所发出的信息难以准确、及时地传遍整个部落联盟；一些重要的约定、经验。大事也难以依靠语言而准确、长久留存下去，语言在空间上不?quot;传于异地、在时刻上不能传于异时的局限性阻碍了治理，必须运用文字，借助书面材料以代替语言，才能实施治理。如此，公务文书就应运而生，秘书工作也随之启端。 从对上古社会组织进化的考察中，可知在部落联盟昌盛时期，两个条件均已具备，因此，从理论上而言，这一时期是我国秘书工作的起源时期。以下，让我们从古籍记载和考古发觉来查