经典会展流程

1、会展流程所有策划行为都要以市场为导向，策划应考虑从两方面入手，一是：营造势力，这里是指利用各种宣传、广告手段，营造商业氛围，形成市场声势，并利用各种关系和途径，建立起庞大的展览营销网络，进行广泛的市场推广和招展，最终令目标客户纷纷前来报名参展；二是：以专业的展览服务，赢得买家和卖家的支持和信赖。一、 策划阶段（一）展会会类型的的选定1、执行项项目市场场调研。根根据本地地、本区区域的产产业结构构、地理理位置、交交通状况况和展览览设施条条件等特特点，对对展览展展示的可可行性做做强有力力的分析析和市场场调研，确确定计划划的可实实施性。2、 同行行对此活活动的反反应。同同行业是是否举办办同类的的会展项

2、目目，特别别是本地地、本区区域的同同行举办办的同类类会展，要在此此基础上上吸取经经验教训训，改进进不足，使使自己举举办的会会展日趋趋完善。3、 该项项目举办办的时间间选定。原原则上要要避开同同行或同同类型展展览项目目的举办办时间，避避免冲突突。（二）寻求求支持单单位 寻求的的目标-行业业的政府府主管部部门、行行业的权权威协会会、具有有广泛影影响力的的行业媒媒体等。目目的是提提高展览览会的档档次、规规格和权权威性；扩大展展览会的的影响力力，吸引引媒体的的广泛关关注，便便于展开开新闻宣宣传和炒炒作；提提高行业业号召力力，利于于组织目目标客户户参展和和目标买买家参观观； 能能代表行行业的发发展状况况

3、和趋势势；能有有效地形形成项目目的品牌牌效应，最最终实现现可持续续发展战战略；（三）寻求求合作单单位 寻求的的目标-媒体体支持单单位：专专业性、大大众性、权权威性等等。目的的是提高高展览会会的影响响力，加加快信息息的有效效快速传传递；善善用资源源，优势势互补，加加快资源源整合；最大限限度挖掘掘新客户户，壮大大参展队队伍；最最大限度度地降低低成本。二、 实施施阶段（一）广告告攻势 宣传的的主要方方式包括括：媒体体广告和和户外广广告。媒媒体广告告 ：围围绕会展展不同的的卖点和和亮点来来进行宣宣传，按按主题或或行业诉诉求设计计制作不不同的软软广告和和硬广告告，通过过网络、报报纸、广广播电台台等形式式

4、进行；或对牵牵头参展展的行业业代表（企企业）进进行新闻闻专访，从从侧面传传播展览览会信息息，来进进行新闻闻炒作。户户外广告告：利用用人流量量较大的的公共场场所，如如商场、广广场人流流量密集集的地点点，以海海报、广广告牌、宣宣传布幅幅、彩旗旗等形式式，进行行广泛宣宣传。其其目的是是营造展展览会的的声势，形形成广告告宣传攻攻势。广广告宣传传的效果果，是展展会成功功与否的的最关键键因素，打打造品牌牌的最有有效方法法。（二）招商商和组团团工作 举办会会展活动动室主办办单位与与客户和和目标客客户之间间的双向交交流，它的优优势是信信息可以以渗透的的很深入入，能清清楚地了了解情况况，掌握握第一手手资料。招商

5、和组团工作必须要坚持以优秀的专业服务得到应有的济经效益；另外，一是要着眼于买家（参观者），二是着眼于卖家（参展商）。举办展会所有的工作都要围绕以上几点来开展：1.寻求支支持及协协助单位位；2.组织实实施的具具体工作作项目；收集可能参参展的客客户名录录，建立立信息库库；发送调查表表、征询询表；进行前期广广告宣传传，扩大大舆论影影响力；上门拜访一一些主要要的大型型参展企企业，并并征询参参展商意意见，将将意见建建议整理理分析，将将可行性性的建议议添加到到活动方方案中；划分展位图图，市场场执行人人员逐步步进行展展位的销销售安排排及布置置工作；与展会有关关的各项项广告征征集工作作。展览现场的的气氛营营造

6、（舞舞台安排排、现场场活动等等）展会现场的的各项服务务工作（会务、清洁、保保安、交交通等协协调工作作）主办、协办办单位及及开幕嘉嘉宾人员员的会务务及礼品品安排。展览会有关关数据、信信息的统统计和收收集。着眼于第二二届的预预告宣传传工作。3.组织实实施过程程的阶段段划分：【信息发布布阶段】发送调查表表，将选选定的展展会活动动进行市市场调研研，进行行可行性性分析；发送征询表表。市场场调研结结束后，制制定展会会方案，执执行人员员向经销销商发送送展会意意见征询询表，收收集整理理后将合合理化建建议添加加至活动动方案中中；发送邀请函函，邀请请经销商商参展。【与参展商商洽谈沟沟通阶段段】通过电话、QQQ、电

7、电子邮件件等将展展会的信信息、展展位图及及活动进进展情况况告知参参展商，沟沟通协调调各项参参展事宜宜；拜访重点客客户，寻寻求参展展商意见见与建议议，力争争在展会会前将各各项问题题一一落落实，并并与经销销商沟通通协商，确确定参展展商各自自展示区区域。【展会服务务阶段】a.广告宣宣传安排排文案、策划划、设计计人员紧紧密追加加展会前前的各项项广告工工作，包包括网络络宣传中中的广告告文案、背背景设计计，城市市在线的的宣传排排期，及及展会现现场的背背景板、舞舞台背景景、展会会现场导导览图、各各种工作作证件、指指示标语语、宣传传彩页、条条幅、户户外广告告等的设设计工作作，会展展现场需需使用的的广告形形式的

8、设设计工作作必须于于活动举举办前33天完成成，以防防止时间间紧促造造成布展展当天的的紧张局局面。前期宣传：提前一到两两个月进进行前期期宣传，告告知展会会的时间间地点类类型等信信息，给给用户以以初步印印象，为为展会的的到来提提前预热热。方式：网络络与报纸纸同步进进行内容：将此此次展会会的主题题、展览览形式做做相关介介绍，时时间地点点可暂不不预告，只只做初期期大版面面主题宣宣传。中期宣传：经过一定时时间的前前期宣传传，可逐逐步进入入中期宣宣传，时时间一般般为活动动开始前前的一个个月左右右。方式：网络络、报纸纸、广播播电台、楼楼宇广告告、短信信等形式。内容：逐步步加入活活动的具具体时间间、地点点、参

9、展展商宣传传等。后期宣传方式：所有有宣传形形式同步步进行，包包括网络络、报纸纸、电视视、广播播、楼宇宇广告、短短信、车车体广告告、超市市广播、LED显示屏等时间周期为为活动前前的100天内，密密集式传传播，实实现全方方位覆盖盖式网络络传播形形式。b.市场执执行执行人员走走访各经经销商并并确认其其是否参参展，参参展商确确定展区区位置并并将参展展资金到到位后，市市场执行行人员将将布展须须知告知知参展商商并签署署参展协协议。c. 确定定现场活活动执行行方案开幕式安排排：活动动助阵、领领导讲话话、开幕幕式剪彩彩、歌舞舞表演等等；礼仪接待：会场礼礼仪接待待、模特特上场与与展区停停留的安安排；展会咨询：车

10、展执执行资料料，经销销商布展展现场示示意图；与展会相关关的各种种比赛:如摄影影大赛等等，确定定活动方方案并执执行；现场活动：确定现现场活动动主题方方案，并并落实活活动奖品品及赞助助等；现场证件：工作人人员凭证证件入场场，明确确划分证证件类型型，如工工作证、参参展证、监监督证、记记者证、摄摄影证等等等，证证件背面面标明展展会的时时间安排排及各种种注意事事项；班车：那排排班车接接送观展展游客，并并于宣传传时预告告班车时时间表安安排。d.现场营营造气氛氛（a）现场场布置参展商布展展区：对对参展商商布展的的背景板板、展架架、射灯灯等形式式做同一一要求，展展区地板板舞台的的搭建参参照参展展商个人人意愿但

11、但力求完完整统一一，使整整个会场场布置有有序。主主办方于于布展前前召开布布展研讨讨会协商商具体布布展事宜宜，参展展商须签签署布展展协议并并按要求求布展，同同时缴纳纳部分押押金，若若按协议议规定结结束整个个展会流流程并无无任何意意外发生生，主办办方将如如数将押押金退还还，否则则将按参参展协议议中规定定缴纳罚罚款。舞台：邀请请专业的的庆典公公司搭建建舞台，并并于台侧侧方搭建建简易区区域供灯灯光音响响师、摄摄影师等等工作区区域。利利用鲜花花装点舞舞台，更更增添活活力，提提升舞台台档次。服务区：搭搭建简易易服务区区，但要要醒目，使使游客需需要帮助助使能及及时找到到；服务务区内可可供咨询询及提供供给经销

12、销商相应应的物品品租赁服服务，如如提供桌桌椅、柜柜子、展展架等的的租赁，按按天收费费;领导休息区区：设置置专门的的领导休休息区，开开幕式开开始前可可将领导导带至此此处休息息，可用用鲜花装装扮增添添色彩。领领导离场场后可根根据情况况撤销休休息区或或变成游游客中老老弱病残残孕及哺哺乳期妇妇女专用用休息区区。游客休息区区：设立立游客休休息区，供供游客休休息，可可用简易易折叠椅椅等简易易形式搭搭建。医疗服务区区：设立立医疗服服务区，提提供简单单的医疗疗服务及及设备，为为突发事事故提供供医疗保保障。停车场：划划分停车车区域，参参展商车车辆、游游客车辆辆分区停停放，避避免混乱乱。指示标志：在门口口正确标标

13、识醒目目的出入入口标志志，会场场门口处处安防展展会参展展商分布布图，在在各处设设置指示示标志，如如洗手间间指示标标志，禁禁止吸烟烟标志，休休息区、服服务区标标志等，使使游客更更加明确确的看到到。垃圾处理：会展的的室内室室外均设设立垃圾圾桶，可可于通道道或门口口处放置置大型垃垃圾桶，现现场并配配有明确确的垃圾圾桶位置置等指示示标志，并并于布展展须知中中告知参参展商于于每日展展会后自自行处理理各自展展区垃圾圾，并进进行集中中处理，使使展会现现场的清清洁工作作有序进进行。现场地线处处理：将将展会现现场暴露露于地面面的电线线进行处处理，将将线用胶胶带贴牢牢并设置置警示标标志，防防止游客客踩踏跌跌倒，保

14、保障游客客安全。灭火器：为为参展商商配备灭灭火器，场场外的消消防人员员随时待待命。（b）现场场活动 搭建舞台台，进行行歌舞表表演，吸吸引人气气，烘托托氛围； 拱门、气气球、彩彩旗，为为现场增增添动感感； 鲜花装点点，更添添生机活活力。可可用鲜花花装点舞舞台、服服务区、领领导休息息区、参参展商服服务区等等处，提提升展会会档次和和品位； 人气活动动，如小小丑表演演、充气气娃娃表表演等，吸引更多的人群。要求现场表演人员着演出服装；， 奖品赠送送。现场场举行抽抽奖及各各种礼品品赠送活活动，活活跃现场场气氛，扩扩大宣传传力度。【现场的专专业服务务】制定现场工工作职责责，每人人分区执执行，每每区负责责人协

15、调调各项事事务；现场活动明明确分工工，各活活动负责责人按职职责严格格执行；配备专业的的保洁、保保安、消消防、防防爆、门门卫、交交警等协协助现场场，并明明确分工工，听从从主办方方负责人人的安排排，负责责人时刻刻监督其其各自职职责，确确保会场场秩序井井然。各各负责人人并于活活动结束束后组织织执行场场地卫生生清扫及及物品清清点等工工作，确确保活动动的后续续进行。【着眼于第第二届的的宣传】 会展结结束后即即着手准准备下一一届会展展的宣传传，并于于此次活活动宣传传时连带带将下一一活动的的宣传跟跟进，做做到提早早宣传提提早准备备；三、展后阶阶段展后工作一一般分三三个阶段段进行：展后跟跟踪阶段段、总结结阶段和和评估阶阶段。（一）展后后跟踪阶阶段；展后的跟踪踪服务主主要是针针对参展展商和重重要的参参观商而而进行的的，其目目的是加加深目标标客户的的印象；树立展展览会品品牌形象象；为下下一届展展览会作作预告宣宣传。1.感谢工工作对象是所有有的参展展企业、重重要的参参观商和和支持单单位、合合作单位位以及曾曾给予展展览会大大力支持持的媒体体。对于于重要的的客户，我我们可以以采取登登门致谢谢，甚至至通过宴宴请方式式表示谢谢意。2.专题报报道主要是对展展览会进进行一个个回顾性性的报道道，将有有关情况