办公室沟通技巧课件

1、关于办公室沟通技巧第1页，共44页，2022年，5月20日，12点20分，星期四一.向上沟通的策略和方法1. “不在其位，不谋其政”？ 调整与上级沟通的心态2. “一把钥匙开一把锁” 了解与理解你的上级3. “条条大路通罗马” 充分利用各种沟通渠道4. “运用之妙，存乎一心” 注意恰当的表达方式第2页，共44页，2022年，5月20日，12点20分，星期四职场向上沟通的常用句型以最婉约的方式传递坏消息句型：我们似乎碰到一些状况 你刚刚才得知，一件非常重要的案子出了问题；如果立刻冲到上司的办公室里报告这个坏消息，就算不干你的事，也只会让上司质疑你处理危机的能力，弄不好还惹来一顿骂、把气出在你头上

2、。 此时，你应该以不带情绪起伏的声调，从容不迫的说出本句型，千万别慌慌张张，也别使用“问题”或“麻烦”这一类的字眼；要让上司觉得事情并非无法解决，而“我们”听起来像是你将与上司站在同一阵线，并肩作战。第3页，共44页，2022年，5月20日，12点20分，星期四上司传唤时责无旁贷句型： 我马上处理。 冷静、迅速的做出这样的回答，会今上司直觉的认为你是名有效率、听话的好部属；相反，犹豫不决的态度只会惹得责任本就繁重的上司不快。夜里睡不好的时候，还可能迁怒到你头上呢！第4页，共44页，2022年，5月20日，12点20分，星期四巧妙闪避你不知道事的句型： 让我再认真的想一想，三点以前给您答覆好吗？

3、 上司问了你某个与业务有关的问题，而你不知该如何做答，千万不可以说“不知道”。本句型不仅暂时为你解危。也让上司认为你在这件事情上头很用心，一时之间竟不知该如何启齿。不过，事後可得做足功课，按时交出你的答覆。第5页，共44页，2022年，5月20日，12点20分，星期四不著痕迹的减轻工作量句型： “我了解这件事很重要；我们能不能先查一查手头上的工作，把最重要的排出个优先顺序？” 不如当下就推辞。首先，强调你明白这件任务的重要性，然後请求上司的指示，为新任务与原有工作排出优先顺序，不著痕迹地让上司知道你的工作量其实很重，若非你不可的话，有些事就得延后处理或转交他人。第6页，共44页，2022年，5

4、月20日，12点20分，星期四恰如其分的讨好句型：我很想知道您对某件案子的看法 许多时候，你与高层要人共处一室，而你不得不说点话以避免冷清尴尬的局面。不过，这也是一个让你能够赢得高层青睐的绝佳时机。但说些什么好呢？每天的例行公事，绝不适合在这个时候被搬出来讲，谈天气嘛，又根本不会让高层对你留下印象。此时，最恰当的莫过一个跟公司前景有关，而又发人深省的话题。问一个大老板关心又熟知的问题，但他滔滔不绝的诉说心得的时候，你不仅获益良多，也会让他对你的求知上进之心刮目相看。 第7页，共44页，2022年，5月20日，12点20分，星期四面对上司批评表现冷静的句型： 谢谢你告诉我，我会仔细考虑你的建议。

5、 自己苦心的成果却遭人修正或批评时，的确是一件令人苦恼的事。不需要将不满的情绪写在脸上，但是却应该让批评你工作成果的人知道，你已接收到他传递的信息。不卑不亢的表现令你看起来更有自信、更值得人敬重，让人知道你并非一个刚愎自用、或是经不起挫折的人。第8页，共44页，2022年，5月20日，12点20分，星期四承认疏失但不引起上司不满句型： 是我一时失察，不过幸好 放错在所难免，但是你陈述过失的方式，却能影响上司心目中对你的看法。勇于承认自己的疏失非常重要，因为推卸责任只会让你看起来就像个讨人厌、软弱无能、不堪重用的人，不过这不表示你就得因此对每个人道歉，诀窍在于别让所有的矛头都指到自己身上，坦承却

6、淡化你的过失，转移众人的焦点。第9页，共44页，2022年，5月20日，12点20分，星期四二.平行沟通的策略和方法1.树立全局观念2.注意横向投资3.理性表达意见第10页，共44页，2022年，5月20日，12点20分，星期四平行沟通与冲突管理对冲突的重新认识冲突的好坏取决于它的类型一定水平的冲突能使团队保持旺盛的生命力第11页，共44页，2022年，5月20日，12点20分，星期四解决冲突的技术 问题解决 通过坦率真诚的商讨解决 目标升级 提出一个需经双方协作的共同新目标 资源开发 对造成冲突的资源问题做新的开发 回避 逃避或抑制冲突 缓和 强调双方的共同利益并减弱差异 折衷 双方各自放弃

7、一些有价值的东西 官方命令 管理层用正式权威解决冲突 改变人的因素运用行为改变技术转变双方态度 改变结构因素改变组织结构及双方相互作用的模式 第12页，共44页，2022年，5月20日，12点20分，星期四激发冲突的技术 运用沟通 发布模棱两可或威胁性的信息 引进外人 团队中引进与当前成员各方面不同的个体 重建组织 调整工作群体、规章制度，增加依赖性 吹毛求疵 有意识地安插批评家式上司 第13页，共44页，2022年，5月20日，12点20分，星期四巧妙表现出团队精神句型： 安琪的主意真不错! 安琪想出了一条连上司都赞赏的绝妙好计，你恨不得你的脑筋动得比人家快；与其拉长脸孔、暗自不爽，不如偷沾

8、他的光。方法如下：趁著上司听得到的时刻说出本句型。在这个人人都想争著出头的社会里，一个不妒嫉同事的部属，会让上司觉得此人本性纯良、富有团队精神，因而另眼看待。同时又博得了同事的好感，赢得了感情投资。第14页，共44页，2022年，5月20日，12点20分，星期四说服同事帮忙句型：这个报告没有你不行啦! 有件棘手的工作，你无法独力完成，非得找个人帮忙不可；于是你找上了那个对这方面工作最拿手的同事。怎麽开口才能让人家心甘情愿的助你一臂之力呢？送高帽、灌迷汤，并保证他日必定回报；而那位好心人为了不负自己在这方面的名声，通常会答应你的请求。不过，将来有功劳的时候别忘了记上人家一笔。第15页，共44页，

9、2022年，5月20日，12点20分，星期四三.向下沟通的策略和方法1.批评员工的艺术（六步法）六步法的主要出发点：是批评，而不是责备重在将来的改进，而不是追究过去的错误不忽略双方的权利和义务第16页，共44页，2022年，5月20日，12点20分，星期四（1）.反省内心对话是否正确 真诚友善同理尊重六步法的实施步骤第17页，共44页，2022年，5月20日，12点20分，星期四（2）.伺机说明批评的理由指出对方错误对你的影响：指出对方错误给对方造成的影响指出问题是如何发生的第18页，共44页，2022年，5月20日，12点20分，星期四 （3）.提出明确中肯的批评 以“我向信息”开头简明、扼

10、要、诚恳注意体态语的配合第19页，共44页，2022年，5月20日，12点20分，星期四（4）.请对方提出解释积极的询问让对方有机会作解释和申辩修正你的批评第20页，共44页，2022年，5月20日，12点20分，星期四（5）.请对方建议如何加以改进 建议型策略帮扶型策略鼓励型策略第21页，共44页，2022年，5月20日，12点20分，星期四（6）.总结对方承诺的行为检讨对方改进建议的可行性再次明确彼此应负的义务向对方说明这次批评的 严肃认真性第22页，共44页，2022年，5月20日，12点20分，星期四2.表扬员工的“九制秘方” 表扬一定有效吗？从赫洛克实验说起第23页，共44页，202

11、2年，5月20日，12点20分，星期四 德西（Deci.E.L)效应的启示 又称奖励过当效应，指强化会使人对活动的内在动机降低的现象。第24页，共44页，2022年，5月20日，12点20分，星期四表扬声中的学问（“九制秘方”）（1）.表扬员工的行为而非人格（2）.不能太廉价或过度（3）.不要把人随便作比较 （4）.直接、公开表扬与间接、私下表扬相结合（5）.要尽量公平一致（6）.隐恶扬善、找好不找坏（7）.珍惜员工的每一刻（8）.随机应变、因人而异（9）.要与奖励结合好第25页，共44页，2022年，5月20日，12点20分，星期四 用“心”沟通高效团队取之不竭的成功源泉！ 沟通就是构架心灵

12、之间的桥梁，而不是建造只可容膝的碉堡。 有了桥，你就拥有了世界，甚至拥有了一个宇宙。”总结和思考第26页，共44页，2022年，5月20日，12点20分，星期四送上华老师的祝福： 愿大家成为激励和沟通高手， 拥有快乐幸福的人生！谢谢大家!第27页，共44页，2022年，5月20日，12点20分，星期四藏宝游戏 第28页，共44页，2022年，5月20日，12点20分，星期四收文管理 1、收文范围 2、收文处理程序 3、相关工作第29页，共44页，2022年，5月20日，12点20分，星期四收文范围 定义：收文是收进外来发送本企业的文件，即：凡是公司收进的一切以文字作为表达工具的关于商务的材料，

13、都是收文。第30页，共44页，2022年，5月20日，12点20分，星期四收文处理程序 程序图： 签收 拆封 分文 请办 批示 备注归档登记 传阅第31页，共44页，2022年，5月20日，12点20分，星期四发文管理 1、发文处理程序 2、相关工作第32页，共44页，2022年，5月20日，12点20分，星期四拟稿 协商 会签 核稿 归档 校对 登记编号 发文处理程序程序图：第33页，共44页，2022年，5月20日，12点20分，星期四相关工作 拟稿 协商会签 登记编号 第34页，共44页，2022年，5月20日，12点20分，星期四运用商务餐建立良好沟通餐具的正确使用基本餐桌礼仪第35页

14、，共44页，2022年，5月20日，12点20分，星期四中餐 的礼仪正确地使用餐巾 使用公筷母匙 挟菜 喝汤 嘴内有食物，不要张口与人交谈 敬酒 谈话 离座 第36页，共44页，2022年，5月20日，12点20分，星期四西式自助餐礼仪 依序取菜 一次取多样少量 不要混用专用汤匙或菜夹 餐盘不可再用 不可浪费 不可暴饮暴食 遵守西餐的礼仪 第37页，共44页，2022年，5月20日，12点20分，星期四西餐注意点 正确地使用餐具 进食的方法 （沙拉、主菜及面条、面包、汤、水果）进食的姿势 谈话 第38页，共44页，2022年，5月20日，12点20分，星期四第39页，共44页，2022年，5月20日，12点20分，星期四第40