天然温泉度假村-采购部管理手册(DOC34)

1、标 PAGE V态度决定一切，细节决定成败。 第42页 共42页 目 录职位任务采购经理岗岗位职责责(22)采购员岗位位职责(3)仓库主管岗岗位职责责(44)仓管员岗位位职责(6)二、采购基基本程序序和制度度采购审批程程序（8）采购货品的的分类（99）物品采购程程序（10）审核采购申申请单（113）报价单（15）其它（188）采购交货延延迟检讨讨表（19）采购验收制制度（20）仓库管理制制度（24）物品、原材材料盘查查制度（277）物品、原材材料损耗耗处理制制度（228）仓库物资管管理制度度（29）仓库安全管管理制度度（31）仓库防火制制度（332）岗位职责编号：DTT-PRRO-0001采购

2、经理岗岗位职责责职能概述 在在负责酒酒店物资资采购工工作，充充分发挥挥采购部的的工作职职能。（一）、日日常性工工作内容容：1、根据采采购申请请单采购购各部门门所需的的物品和和食品，部部门采购购申请单单需经部部门负责责人审核核，带领领采购员员按照采采购申请请单上注注明的所所需物品品、食品品数量、规规格、要要求，在在规定的的到货时时间内完完成采购购任务。2、指导采采购员晚晚上联系系己定供供应商下下第二天天的采购购单；保保证及时时供应厨厨房所需需原材料料。3、督导仓仓库对物物品进行行验收，确确保物品品符合申申购要求求。4、督导仓仓库做好好收发货货、仓储储、盘点点等日常常性工作作。5、熟悉和和掌握酒酒

3、店所需需物资的的名称、型型号、规规格、价价格、用用途。6、及时处处理产品品质量问问题和督督促供应应商及时时送货。7、审核供供应商的的发票、送送货单、报报价或订订购单等等。8、负责属属下员工工培训，检检查员工工纪律，完完成上级级分配的的其他工工作。9、比较供供应商的的报价和和整理供供应商资资料档案案。（二）、周周期性的的工作内内容：1、编制己己确定的的供应商商每月市市场价格格表，掌掌握新的的产品供供应来源源和季节节性产品品资料，及及时提供供给上司司参考。2、帮助采采购员完完成仓库库补仓任任务，仓仓库补仓仓单由仓仓库提出出，具体体补仓时时间视营营业情况况而定。3、采集采采购样本本或安排排供应商商示

4、范。岗位职责编号：DTT-PRRO-0002采购员岗位位职责职能概述在酒店采购购主管的的领导下下，负责责对酒店店用品、食食品等物物资的采采购工作作，充分分发挥采采购部的的工作职职能。一、操作职职责：1、根据采采购申请请单或仓仓库单采采购各部部门所需需的物品品和食品品。2、力争使使酒店所所购的产产品价平平物美。3、对不符符合要求求的产品品，负责责办理退退货补货货或调换换。4、与有关关供应商商保持良良好关系系。5、负责到到机场或或火车站站装运进进口或外外埠的来来货。6、协助仓仓库搞好好物品入入库的验验收工作作。7、及时向向上司报报告有关关产品的的价格的的最新行行情。8、做好每每天现金金或支票票采购

5、的的报销工工作和结结算工作作。9、做市场场行情调调查10、积极极参加培培训，遵遵守酒店店纪律，保保持与酒酒店有关关部门的的良好关关系，完完成上级级分配的的其他工工作任务务。二、协调职职责：1、和采购购部门做做相关协协调工作作。2、和供应应商做相相关协调调工作。岗位职责编号：DTT-PRRO-0003仓库主管岗岗位职责责职能概述在负责酒店店所以用用品、食食品等物物资的验验收、派派发工作作，按照照酒店需需求、验验货标准准检验所所有物品规规格、质质量、价价格、到到货时间间等，充充分发挥挥采购部的的工作职职能。一、操作职职责：（一）物品品库：1、严格遵遵守酒店店各种规规章制度度，特别别是物物品库工工作

6、程序序和物品品库安全全消防管管理制度度。2、确保所所负责的的库房干干净、整整齐，每每天都要要检查水水、电、气气是否有有跑漏现现象，处处理不了了的马上上向上级级主管汇汇报，一一定要把把事故消消灭在萌萌芽状态态中。3、对库房房物品的的使用要要做到心心中有数数，量少少的要及及时补充充，对长长期积压压的物品品（即三三个月未未领用的的物品）于于每月底底编制“仓库物物品积压压表”（食品品、日用用各一张张，其格格式如“急需处处理食品品报告单单”），并并提出处处理意见见，供主主管考虑虑。对于于质次价价高的物物品或订订货不符符的物品品应及时时通知采采购及上上级领导导进行处处理。4、出库时时，一律律凭领料料单，没

7、没有领料料单的不不予发货货。（二）食品品库：1、负责酒酒店所有有食品、饮饮品的后后勤供应应工作。要要将发放放货物记记录与成成本核算算账核对对，做到到帐物相相符，无无差错。2、认真检检查入库库的食品品、饮品品的品名名、数量量、外观观包装、生生产厂家家、质量量是否符符合要求求，如有有问题不不予以入入库。3、对入库库的货物物，要堆堆放整齐齐，安全全摆放。4、出库要要做到先先进先出出。5、食品、饮饮品入库库后要及及时登账账，货物物发出要要及时减减账，随随时做到到账物相相符。6、仓库主主管应经经常检查查食品、饮饮品的保保质期，和和大厨沟沟通在现现在的仓仓库温度度基础上上食品是是否会提提前过期期，对将将要

8、到期期的食品品编制“需处理理食品报报告单”。二、协调职职责：1、和用货货部门沟沟通协调调工作。2、和采购购部门沟沟通协调调工作。3、和供应应商沟通通协调工工作。4、协调有有关部门门做好各各类资产产和低值值消耗品品的盘点点工作。岗位职责编号：DTT-PRRO-0004仓管员岗位位职责职能概述在酒店仓库库主管的的领导下下，负责责对酒店店用品、食食品等物物资的收收、发工工作，充充分发挥挥采购部的的工作职职能。一、操作职职责：1、服从领领导的工工作安排排。2、按程序序进行各各种物资资的收发发，并按按规范填填制直拨拨单、验验收单。3、按规定定做好仓仓库进销销存帐务务记录，严严格执行行仓库的的安全制制度，

9、库库内严禁禁吸烟，上上下班前前后对仓仓库的门门窗、货货架、电电源、消消防器材材等进行行安全检检查，发发现隐患患及时处处理，保保证库房房和物资资的安全全。 4、对库存存不足物物品需及及时补仓仓，物品品补仓规规定如下下：（1）仓管管员应每每天检查查库存物物品、食食品、饮饮品、香香烟的库库存量，不足的应及时填写仓库补仓表，并交给财务经理审批后交给采购进行采购。 （2）如果果积压物物资用完完后需要要补仓的的，仓管管员先请请示财务务与大厨厨商讨再再做补仓仓的决定定。5、食品仓仓的仓管管员应定定期、不不定期的的对物品品的保质质期进行行检查，对对将要到到期的食食品做表表上报成成本会计计，以便便对将到到期的食

10、食品进行行及时处处理，尽尽早利用用杜绝浪浪费。6、物品的的验收程程序：（1）仓库库补仓的的物品由由仓管员员直接收收货。（2）部门门申购的的物品应应由仓管管员与部部门主管管人员一一同验收收。 （3）凡没没有合同同及报价价的物品品仓管员员不开验验收单（直直拨单开开出后由由部门主主管签名名认可，但但不给供供应商）。（4）所有有直拨单单都需由由部门主主管级以以上的人人员签名为准准。（5）仓管管员必需需按规定定填写好好验收单单、直拨拨单（各各项目填填写完整整，清晰晰）。（6）食品品、用品品单必需需分开单单。 7、发货程程序：（1）仓管管员必需需核对发发货数量量、物品品才可将将货物发发出。（2）仓管管员要

11、审审核各部部门的领领料单是是否符合合财务要要求填写写。（日日期、部部门、品品种数量量、食品品用品分分单填写写）。（3）所有有单据原原则上不不许修改改，确要要修改的的要求部部门领货货人及发发货人员员签名确确认。8、仓管员员每天完完成业务务后，应应整理好好当天的的单据（验验收单、直直拨单、领领料单夹夹好登记记入账）。9、仓管员员应于次次日早晨晨把所有有的单据据财务联联送交成成本会计计处，并并登记好好号码要要求成本本会计签签收。二、协调职职责：1、与用货货部门沟沟通协调调工作。2、和采购购部门做做相关协协调工作作。3、和供应应商做相相关协调调工作。4、月终做做好各部部门盘点点工作。采购部基本本工作程

12、程序和制制度一、采购审审批程序序：编号：P&P-PPRO-0011流程表：使用部门经经理（申申请）仓库库主管（有有无存货货或可调调调拨）采购部经理（组织报价、议价及定价）财务部经理（成本及资金）主管副总（审核）总经理（核准）流程图：部门申请部门申请（经理）仓库主管仓库主管（有无存货）采购部经理采购部经理（报价、议价、定价）财务部经理财务部经理（成本、资金）主管副总主管副总（审核）总经理总经理（核准）采购部基本本工作程程序和制制度二、采购货货品分类类编号：P&P-PPRO-00221、货仓存存货补充充：仓库库管理人人员要经经常检查查库存货货品的存存量的变变化，货货品库存存量到达达最低界界线时，填

13、填写“采购申申请单”。库存存最低线线，也称称采购线线，是酒酒店为保保证供应应，减少少资金积积压而确确定的订订货点的的库存量量，它主主要根据据各种货货品的每每日消耗耗数量保保存期限限，进货货容易易易以及订订货到进进货入库库时天数数等因素素确定。2、部门新新增物料料：各部部门固定定业务所所需要设设备或物物料时，由由各部门门填写采采购申请请单，按按采购审审批程序序获得批批准后，由由采购部部组织实实施。3、部门更更替旧有有设备或或物品：当酒店店的经营营活动至至一定周周期时，操操作设备备、器材材、用具具、低值值易耗品品等均要要按实际际使用情情况更新新、补充充。4、食物和和饮料以以及烟酒酒供应：食物和和饮

14、料以以及烟酒酒供应品品性质不不同，且且受客人人流量和和消费高高低的影影响，视视实际而而定，需需要厨房房部门、酒酒吧、采采购部和和成本会会计、仓仓库主管管的合作作，以便便以最佳佳的食物物，产出出最好的的菜。因因此，食食物和饮饮料以及及烟酒的的采购申申请和程程序与其其他物品品不同，除除了批量量的采购购外，每每天用料料即日采采购。5、燃油和和燃料。6、维修零零配件和和工程物物料。7、急用和和零星用用品、办办公用品品。采购部基本本工作程程序和制制度三、物品采采购程序序编号：P&P-PPRO-00331、货仓存存货补充充采购程程序：仓库的每种种存仓物物品，均均应设定定合理的的采购线线，在存存量接近近或低

15、于于采购线线时，即即需要补补充货仓仓里的存存货，仓仓库主管管要填写写一份仓仓库补货货“采购申申请单”，采购购申请单单内必须须注明以以下资料料。（1）货品品名称，规规格；（2）平均均每月消消耗量；（3）库存存数量；（4）最近近一次订订货单价价；（5）最近近一次订订货数量量；（6）提供供本次订订货数量量建议。送采购部经经理初审审，采购购部经理理应把仓仓库交来来采购申申请单上上签字确确认，并并注明到到货时间间，退一一份回仓仓库。采采购部经经理初审审同意后后，按仓仓库“采购申申请单”内容要要求，选选定相应应供应商商，提出出采购意意见，标标明本次次申购单单每种商商品的价价格，按按采购审审批程序序报批，经

16、经总经理理批准后后，采购购部立即即组织实实施，一一般物品品要求之之2天内内完成。有有特殊情情况，要要向主管管领导汇汇报。2、部门新新增物品品采购程程序若部门欲增增置新物物料，部部门经理理或各餐餐厅总厨厨应查阅阅年度或或月度编编制计划划，弄清清计划是是否包括括该项目目等，如如没有预预算，应应攒写有有关报告告，连同同“采购申申请单”一并送送交采购购部，采采购部按按酒店有有关采购购程序和和审批程程序进行行办理，经经总经理理批准后后，组织织实施。3、部门更更新替旧旧设备和和物品采采购程序序：如部门欲替替换旧有有设备或或物品，应应先填写写一份“固定资资产、物物品遗失失或损坏坏报告”给主管管副总及及财务经

17、经理审批批。经审审批后，将将一份遗遗失或损损坏报告告、采购购申请单单及报废废物资一一并送交交采购部部，采购购部按酒酒店采购购程序和和审批程程序办理理有关审审批，经经总经理理批准后后，组织织采购。4、食品饮饮料，烟烟酒的采采购程序序：酒店中的食食品和饮饮料每天天消耗量量很大，其其中有些些食物可可以存放放较长时时间，但但有些食食物存放放却不能能。例如如：海鲜鲜、冻品品、三鸟鸟、肉类类和蔬菜菜等就不不同，有有些物料料还有有有效使用用日期限限制。所所以采购购部需要要与各出出品部、餐餐饮部，酒酒吧和成成本会计计有紧密密合作，作作出适当当的采购购，就食食物饮料料而言。每每天都有有不同种种类和数数量的需需求

18、。各各出品部部的用料料因营业业情况变变化较大大，申请请购买的的手续也也跟其他他方法不不尽相同同。（1）蔬菜菜、肉类类、冻品品、三鸟鸟、海鲜鲜，水果果及各部部门餐饮饮用料的的采购申申请，由由各餐饮饮部门总总厨或主主管、酒酒吧，根根据当日日经营情情况，预预测明天天用量，填填写每日日市场购购货表，采采购部按按每月定定价的价价格填上上，经餐餐饮部门门经理及及质量成成本监督督审核后后，便可可以电话话落单或或直接到到市场选选购。（2）蔬菜菜、肉类类、冻品品、三鸟鸟、海鲜鲜、水果果的供应应商选定定：以上上货品购购买可采采用合约约形式固固定价格格，并可可确保货货源，采采购部、餐餐饮营业业部和成成本会计计必须合

19、合作，进进行价格格及质量量的比较较，选定定供应商商。采购购部要邀邀请供应应商对酒酒店经常常使用的的餐饮用用料提供供一个月月的报价价，采购购部组织织市场调调查，根根椐市场场调查的的价格，与与供应商商确定固固定的一一个月供供应价，在在此确认认期间内内，供应应商将按按此固定定价提供供酒店所所需的物物料，这这些报价价和供应应商的选选定必须须送交主主管副总总和总经经理审核核方为有有效。（3）选择择供应商商，除考考虑其价价格是否否合理外外，亦需需考虑到到其供应应能力和和供货水水平的稳稳定性，需需要对下下面几点点进行比比较：A、哪一家家供应商商的价格格最低；B、哪一家家的质量量最高；C、哪一家家具备提提供相

20、同同水平酒酒店的供供货经验验。D、哪一家家供应商商最诚信信。5、燃料采采购程序序采购部根据据营业情情况与工工程部编编制每月月燃油、石石油气、柴柴油采购购申购计计划，填填写采购购申请单单,按酒酒店采购购审批程程序办理理，并组组织实施施。6、维修零零配件和和工程物物料的采采购工作作流程：工程仓日常常补仓由由工程部部在计划划内填写写“采购申申请单”，且采采购申请请单内必必须注明明以下资资料:（1）货品品名称，规规格；（2）平均均每月消消耗量；（3）库存存数量；（4）最近近一次订订货单价价；（5）最近近一次订订货数量量；（6）提供供本次订订货数量量建议。大型改造工工程或大大型维修修活动,工程部部须做工

21、工程预算算,并根根据预算算表项目目做审批批报告后后，填写写采购申申请单(工程预预算表附附在采购购申请单单下面), 且且采购申申请单内内必须注注明以下下资料:（1）货品品名称，规规格；（2）库存存数量；（3）最近近一次订订货单价价；（4）最近近一次订订货数量量；（5）提供供本次订订货数量量建议。以上采购申申请单送送采购部部经理初初审，采采购部经经理初审审同意后后，按 “采购申申请单”内容要要求，在在至少三三家供货货商中比比较,选选定相应应供应商商，提出出采购意意见，按按酒店采采购审批批程序报报批，经经董事会会批准后后，采购购部立即即组织实实施.采购部基本本工作程程序和制制度四、审核采采购申请请单

22、编号：P&P-PPRO-00441所有的采采购申请请必须填填写一式式四联，采采购申请请单经部部门经理理核签后后，整份份共四联联交给仓仓库，经经仓库主主管复核核送采购购部。2、采购申申请单一一共四联联，在经经审批批批准后：第一联联作仓库库收货用用，第二二联采购购部存档档并组织织采购，第第三联财财务部应应付会计计存档核核实，第第四联部部门存档档。3、审定采采购申清清单：当当采购部部收到采采购申请请单后、应应作出以以下复查查以防错错漏。（1）签置置核对：检查采采购申请请单是否否部门经经理签置置，核对对其是否否正确。（2）数量量核对，复复查存仓仓数量及及每月消消耗，决决定采购购申请单单上的数数量是否否

23、正确。4、选定供供应商。（1）联络络供应商商，可以以利用电电话。传传真或其其他通讯讯途径向向供应商商索要资资料，报报价及样样品，供供应商资资料可从从以下来来源获得得。A、营业代代表的来来访；B、供应商商目录及及邮寄小小册子；C、刊物或或电话黄黄页，报报刊的广广告；D、网上查查询。（2）有关关部门的的介绍。选选择供应应商是一一项是十十分重要要的环节节，所以以要考虑虑以下条条件：A、稳固财财政；最最好选择择有稳固固财政能能力的供供应商，因因这样对对保持酒酒店货品品的水准准、数量量及交货货期有一一定的保保障；B、品质的的统一，所所选择的的供应商商必须能能供应符符合酒店店要求的的物品，令令酒店保保持一

24、贯贯稳定水水平；C、地区若若品质或或数量上上可以接接受的话话，最好好选择本本地的供供应商，从从而节省省运什费费，且联联系方便便，易于于随时检检查合同同的执行行情况；D、价格：如所有有供应商商供应货货品、品品质、数数量及交交货期都都能符合合酒店要要求，选选择供应应商要选选择价格格最低的的一个，若若品质条条件不同同则应与与申购部部门共同同考虑，协协商核定定最符合合酒店要要求的供供应商； E、维护保保养：如如所购买买的物品品是需要要日后维维修保养养的，选选择供应应商便需需要注意意这一项项，对设设备等项项目的购购买，采采购员要要向工程程部咨询询有关自自行维护护的可能能性及日日后保养养维修方方法。同同时

25、，事事先一定定要向工工程部了了解所购购物品能能否与酒酒店的现现有配套套系统兼兼容，以以免造成成不能配配套或无无法安装装的情况况。采购部基本本工作程程序和制制度五、报价单单：编号：P&P-PPRO-0055报价单需要要最少三三家作出出比较，但但要视采采购物品品质量和和种类、货货源供应应而定。对采购价格格的控制制是整个个采购控控制最重重要和最最困难的的工作，这这是因为为酒店所所用的物物品，与与其他行行业相比比，价格格变化最最大、最最快、实实难掌握握和控制制。特别别是那些些易于过过期变质质的货品品，其售售价几乎乎每天都都在变化化，有时时上午和和下午的的价格就就有差别别，采购购价格控控制的目目的是：保

26、证采采购物品品价格的的合理性性。为了了达到这这个目标标，酒店店采取三三方报价价的方法法进行采采购工作作，即在在订货前前，必须须征询33个或33个以上上供应商商报价，然然后确定定选用那那家供应应商的物物品，具具体做法法是：1、采购部部按照采采购申请请单的要要求组织织进货，签签订订单单时，着着手向有有关供应应单位询询价并填填制报价价单，包包括：填写报报价单中中所需要要的物品品名称、产产地、规规格、型型号、数数量、包包装、价价格、质质量标准准及交货货时间，邮邮寄或送送交供应应商（至至少选择择3个供供应商），要要求供应应商填写写价格并并签名退退回。对于交交通不便便或外地地的供应应商，如如果采购购期限较

27、较短，可可用传真真或电话话询价。用用电话询询价时，应应把询价价结果填填在报价价单上并并记下报报价人的的姓名，职职务等。写个简单的报告，说明询价方式及其全部过程，并提出采购部的选择意见和理由，连同报价单一起送交给主管副总和总经理审批。 2、采购审审定小组组根据采采购部提提供的有有关报价价资料，参参考采购购部的意意见，对对几个供供应商报报来的货货品价格格以及质质量，信信誉等进进行评估估后，报报主管副副总和总总经理审审核，确确定其中中一家信信誉好、品品质高、价价格低的的供应商商。3、采购审审定小组组。A、餐饮部部物品：主管副副总经理理、采购购部经理理、中西西餐经理理、中西西餐总厨厨、财务务部经理理B

28、、客房部部物品：主管副副总经理理、客房房部经理理、采购购部经理理、财务务经理C、工程部部物品：主管副副总经理理、工程程部经理理、采购购部经理理、财务务经理D、办公室室物品：主管副副总经理理、行政政部经理理、采购购部经理理、财务务经理4、供应单单位确定定后，由由于酒店店物品的的价值和和数量较较大时，采采购部可可以和供供应商作作议价，以以进一步步达成对对酒店较较为有利利的协议议。而且且议价方方式不仅仅可以在在价钱方方面洽谈谈，甚至至物品的的质量、交交货期或或一切细细节都可可以商磋磋。降低低价格对对酒店有有直接的的利益。在在以下情情况下，仪仪价是没没有多大大作用的的，但尽尽力尝试试。A、小数额额的购

29、买买；B、唯一供供应的来来源；C、国家或或行业规规定的价价格；D、己定折折扣之价价目表；E、紧俏的的市场商商品。当一切步骤骤完成后后，采购购部便可可将有关关资料填填写在采采购申请请单的适适当栏目目内，连连同所有有报价单单和推荐荐供应商商的报价价，交给给主管副副总和总总经理批批准。5、定购：采购申申请单一一经总经经理审核核批准后后，交回回采购部部，采购购部便安安排分派派采购申申请单给给有关的的部门，而而采购员员应立刻刻准备采采购单给给供应商商，及时时进行采采购。采采购单是是酒店正正式给予予供应商商的授权权文件，此此份定单单一式四四份，而而其中所所列的供供应商、货货品内容容质量、数数量及价价格必须

30、须与己批批准之采采购申请请单相同同。采购购单一式式四联：第第一联供供应商；第二联联采购部部；第三三联财务务应付帐帐款联；四联用用货部门门。采购购定单要要注明资资料：A、货品供供应商的的名称、地地址及有有关资料料：B、采购申申请单的的号码；C、订单日日期；D、需求部部门；E、品名、规规格、型型号、产产地、数数量、单单价、包包装要求求、交货货日期、运运输方式式及验收收标准；F、总值；G、付款方方法。6、合同：有关服服务性质质的需求求，工程程项目或或高总值值及数量量大的物物品的定定购，采采购部要要以采购购合同代代替采购购订单。采采购合同同是一份份互相协协定的有有效法律律文件，一一经签置置，双方方便需

31、遵遵守合同同上的细细则。（1）、合合同的目目的：A、买卖双双方通过过合同确确认双方方的责任任，保障障双方利利益；B、合同经经双方盖盖章及签签置后，彼彼此各执执一份以以作为凭凭证，完完善合同同的效力力；C、合同足足以约束束买卖双双方的行行为，减减少违约约事件发发生，保保障合同同的有效效执行。（2）、工工程合同同细则应应详细列列明A、工作范范围物料供供应，安安装家私私设备B、规格、质质量标准准及验收收标准和和方法；C、其他费费用杂项开开支、超超时、工工人工资资、保险险费等的的承担；D、完成工工期和工工程进度度界定方方法；E、延期完完工的赔赔偿；F、保养期期及维修修事项的的规定；G、工程进进度款，保

32、保证金等等的付款款方法和和规定。（3）物品品或服务务性采购购合同细细则应列列明：A、详细采采购项目目标明的的：名称称、产地地、型号号、规格格、数量量、价格格、质量量标准、包包装的规规定。B、交货期期限，运运输方法法及交货货地点；C、付款细细则和验验收方法法；D、维修保保养办法法及收费费；E、保修的的年限；F、接受或或拒绝货货品程序序和处理理方法；G、什么情情形下可可取消合合同；H、合法的的权利及及义务。采购部基本本工作程程序和制制度六、其他1、采购定定单的跟跟催当定单发出出后，采采购部需需要跟催催整个过过程直至至收货入入库。以下情况采采购部需需要跟催催的：（1）物品品未能依依期交货货；（2）交

33、负负数量或或品质与与订单有有出入；（3）新定定的供应应商或改改变供应应商；（4）唯一一来源但但有问题题的供应应商；（5）供应应商未能能履行合合同责任任。2、采购定定单取消消（1）酒店店取消定定单：如因某种原原因，酒酒店需要要取消己己发出之之定单，供供应商可可能提出出取消的的赔偿，故故采购部部必须预预先提出出有可能能的问题题及可行行解决方方法，以以便报总总经理作作出决定定。（2）供应应商取消消定单：如因某种原原因，供供应商取取消了酒酒店已发发出的订订单，采采购部必必须能找找到另一一供应商商并立即即通知需需求部门门。为保保障酒店店利益，供供应商必必须赔偿偿酒店人人力、时时间及其其他经济济损失。（3

34、）违反反合同：合同上应载载明详细细细则，如如有违反反，便应应依合同同上所载载处理。（4）档案案储存：要有完善的的采购资资料，必必须有完完善之档档案储存存制度，以以便快捷捷存查资资料。为为避免资资料遗失失，借出出之资料料必须登登记及催催还。采购部基本本工作程程序和制制度七、采购交交货延迟迟检讨表表凡未能按时时、按量量采购所所需物品品，并影影响申购购部门正正常经营营活动的的，需填填写采采购交货货延迟检检讨表，说说明原因因及跟进进情况。采购部基本本工作程程序和制制度八、采购验验收制度度编号：P&P-PPRO-0066第1章 总则第1条 目的。为为保证酒酒店菜品品及时供供应，并并保证所所购菜品品原料符

35、符合质量量规定要要求，特特制定本本制度。第2条 适用范范围。适适用于酒酒店物品品验收。第3条 职责（1）采购购部负责责进行菜菜品原料料采购。（2）财务务部负责责对菜品品原料采采购计划划进行审审核。（3）仓库库管理人人员会同同餐饮部部相关人人员负责责菜品原原料验收收。第2章 菜品原原料验收收第4条 菜品原原料验收收由仓库库管理人人员会同同餐饮部部人员具具体负责责，采购购员每天天应向仓仓库收货货人员了了解食品品的到货货情况。第5条 当供货货单位送送来菜品品原料时时，验收收员首先先将供货货单位的的送货发发票与事事先拿到到的相应应的“订购单单”核对。（1）验收收人员首首先应核核对送货货发票上上的供货货

36、单位的的名称与与地址，避避免错收收货和接接受本酒酒店未订订购的货货物。（2）核对对送货发发票上的的价格。若若发票上上的价格格高于订订购单上上的价格格，验收收人员要要询问送送货员提提价的原原因，并并将情况况反映给给采购部部经理、成成本控制制员或厨厨师长，无无论退货货还是不不予退货货，都要要有厨师师长和成成本控制制员在货货物验收收单上签签字，表表示责任任。若供供货单位位送货时时的价格格低于订订购单上上的价格格，验收收员应请请厨师长长检查食食品原料料的质量量，质量量合格，厨厨师长在在验收单单上签名名，验收收员可按按此价接接受这批批原料。第6条 检查食食品原料料质量（1）检验验人员检检验的依依据是菜菜

37、品原料料采购规规格标准准和采购购申请单单。因为为在这些些表中均均有对采采购的食食品原料料质量要要求的描描述。一一套完整整的“采购规规格表”应贴在在墙上或或特别的的大块批批示牌上上，以便便到货时时核对参参考。（2）若发发现质量量问题，如如食品原原料的腐腐烂、变变色、气气味怪异异、袋装装食品有有效期过过期、水水果有明明显斑痕痕等现象象，验收收员有权权当即退退货。第7条 检验菜菜品原料料数量。验收员根据据订货单单对照送送货单，通通过点数数、称量量等方法法，对所所有到货货的数量量进行核核对。数数量检查查核对应应注意下下列事项项。（1）对于于密封的的箱或其其他容器器的物品品，应打打开一只只做抽样样调查，

38、查查看里面面的物品品数量与与重量是是否与容容器上标标明的一一致，然然后再计计算总箱箱数。但但对高规规格的食食品原料料仍需全全部打开开逐箱点点数。（2）对于于未密封封的箱装装食品原原料，仍仍应按箱箱仔细点点数或称称重。（3）检查查单位重重量。除除了称到到货的重重量之外外，还应应抽查单单位重量量，检查查单位重重量是否否在验收收规格规规定的范范围之内内。第8条 在送货货发票上上签名（1）所有有送货应应有送货货发票。送送货员呈呈现给验验收员的的送货发发票有两两联，送送货员要要求验收收员在送送货发票票上签名名，将第第二联还还给送货货员以示示购货单单位收到到了货物物。上联联交给付付款人员员。（2）发票票上

39、面应应该有价价格，验验收员要要检查发发票上的的价格，避避免产生生错误，无无论是有有意还是是无意的的。第9条 填写验验收单验收员确定定他所验验收的这这批食品品原料的的价格、质质量、数数量全部部符合订订购单或或采购申申请单后后，可填填写物品品验收单单。验收单一式式四份：第一联联交验收收处；第第二联交交贮藏室室；第三三联交成成本控制制室；第第四联交交财会部部。第10条 退货货处理（1）若送送来的食食品原料料不符合合采购要要求，应应请求餐餐饮部经经理或厨厨师长；若因生生产需要要决定不不退货时时，应由由厨师长长或有关关决策人人员在物物品验收收单上签签名；若若决定退退（换）货货的话，应应填写退退（换）货货

40、单。（2）在退退货单上上填写所所退货物物名称、退退货原因因及其他他信息，要要求送货货员签名名。退（换换）货单单一式三三联：一一联留验验收部，一一联交送送货员带带回供货货单位；一联交交财务部部。（3）设法法通知供供货单位位，本饭饭店已退退货，如如果供货货单位补补发或重重发，新新送来的的货物按按常规处处理。（4）交货货中有腐腐烂食品品原料，退退货之后后，应向向采购部部有关人人员报告告，以便便尽快找找到可替替代的供供应来源源或可能能的生产产办法，以以减少生生产部门门的不便便。第11条 验收收章使用用（1）验收收员检查查完食品品原料的的价格、数数量、质质量及办办理完必必要的退退货之后后，可在在获准接接

41、受的食食品原料料的送货货发票上上盖验收收章，并并把盖了了验收章章的送货货发票贴贴在验收收单上，以以便送往往会计部部。（2）验收收章内容容有：饭饭店名称称；验收收员签名名；验收收日期及及成本入入账部门门。第12条 在货货物包装装上注明明发票上上的信息息注在货物包包装上主主要有以以下信息息（1）收货货日期，有有助于判判断存货货流转方方法是否否有效。（2）购价价，在存存货时就就不必再再查寻验验收日报报表或发发货票。第13条 所收收到的肉肉类和海海产品加加上存货货标签（1）所有有冷藏室室的肉类类和海产产品这些些成本费费很高的的食品原原料，都都必须系系上“冷藏鱼鱼肉食品品标签”。（2）肉类类标签有有正、

42、副副两联（也也可上下下或左右右两联），正正联由验验收员用用绳子扎扎在食品品外包装装或者直直接拴在在食品原原料上。副副联与物物品验收收单一起起交财务务成本控控制人员员。（3）厨房房领料之之后，解解下标签签，加锁锁保管。原原料用完完之后将将标签送送食品会会计师，核核算当天天鱼肉成成本。（4）食品品成本控控制师核核对由其其保管的的标签和和和厨房房送来的的副标签签，根据据未使用用的标签签，盘点点存货。发发现存货货短缺，应应分析是是否存在在偷盗，或或者记错错了金额额。第14条 将到到货物品品送到贮贮藏室、厨厨房。（1）所收收到的食食品原料料一部分分被直接接送到厨厨房或销销售地点点，称做做“直拔原原料”，

43、另一一部分被被送到贮贮藏室，称称做“入库原原料”。（2）出于于质量和和安全方方面的原原因，验验收员应应负责保保证把货货物送到到贮藏室室。由供供应单位位的送货货员直接接把货物物送入仓仓库置放放的做法法是不可可取的。当当送货员员离去后后，验收收人员或或本单位位其他工工作人员员应把货货物迅速速搬到安安全可靠靠的贮藏藏室。（3）验收收员把物物品验收收单中规规定的一一联交给给贮藏室室管理员员，后者者根据验验收单再再次验收收，最后后入库贮贮存。（4）为了了便于进进行食品品成本核核算，验验收员在在发票上上明显的的地方逐逐项注明明哪一项项是直接接送厨房房的，哪哪一项是是送仓库库的；或或者根据据不同的的送货地地

44、点，使使用不同同颜色的的发票，以以方便送送货，并并凭此编编制“验收日日报表”。第15条 填写写验收日日报表和和其他报报表。（1）验收收完毕后后，大多多数大型型企业要要求验收收员完成成一张列列明所有有收货项项目的表表格，这这张表格格通常以以供货商商分类，以以验收的的顺序排排列。（2）表格格之一是是验收日日报表。除除了每种种食品原原料的价价格栏目目外，该该表将成成本分为为直拔、贮贮藏室和和杂项三三类。杂杂项指不不是菜品品原料的的项目，如如纸张和和清洁用用品，不不属于食食品原料料的成本本。第16条 将各各种验收收记录呈呈交给有有关部门门，并标标明过期期到达的的货物。（1）验收收员在所所有发票票上盖章

45、章签字，并并把发票票贴在物物品验收收单上，然然后将贴贴着发票票的物品品验收单单送至管管理人员员，管理理员在发发票上签签字后送送至成本本控制师师，由成成本控制制师核对对发票数数字的正正确性。（2）成本本控制员员检查完完毕后，送送交会计计部，会会计部会会将有关关数字填填进采购购日志内内。第3章 验收控控制第16条 在验验收工作作中，还还应做好好防盗工工作。防防盗工作作有以下下基本原原则。（1）指定定专人负负责验收收工作，应应尽可能能将交货货时间安安排在验验收员比比较空的的时候。（2）验收收工作和和采购工工作分别别由专人人负责。（3）如果果验收兼兼管其他他工作，则则谁有空空谁验收收。（4）商品品应运

46、送送指定验验收区域域。（5）验收收之后，及及时将商商品送入入贮藏室室，防止止食品变变质和职职工偷盗盗。（6）不允允许推销销员、送送货员等等进入贮贮藏室或或食品生生产区域域。验收收、检查查区域靠靠近入口口处。采购部基本本工作程程序和制制度九、仓库管管理制度度编号：P&P-PPRO-00771、仓库的的分类:酒店的的总仓分分有用品品仓和食食品仓2、物品验验收:(1)仓管管员对采采购员购购回的物物品无论论多少,大小等等都要进进行验收收,并做做到:发票与实实物的名名称,规规格,型型号,数数量等不不相符时时不验收收;发票上的的数量与与实物数数量不相相符,但但名称,规格,型号相相符可按按实际验验收;对购进

47、的的食品原原材料,油味料料不鲜不不收,味味道不正正不收.对购进品品已损坏坏的不验验收.(2)验收收后,要要根据发发票上列列明的物物品名称称,规格格,型号号,单价价,单位位,数量量和金额额填写验验收单,一式四四份,其其中一份份自存,一份留留仓库记记账,一一份交采采购员报报销,一一份交材材料会计计.3、入库存存放:(1)验收收后的物物资,除除直拨的的外,一一律要进进仓保管管;(2)进仓仓的物品品一律按按固定的的位置堆堆放;(3)堆放放要有条条理,注注意整齐齐美观,不能挤挤压的物物品要平平放在层层架上.(4)凡库库存物品品,要逐逐项建立立登记卡卡片,物物品进仓仓时在卡卡片上按按数加上上,发出出时按数

48、数减出,结出余余数;卡卡片固定定在物品品正前方方.4、保管与与抽查:(1)对库库存物品品要勤于于检查,防虫蛀蛀,鼠咬咬,防霉霉烂变质质,将物物资的损损耗率降降到最低低限度.(2)抽查查:仓管员要要经常对对所管物物资进行行抽查,检查实实物与卡卡片或记记账是否否相符,若不相相符要及及时查对对;材料会计计或有关关管理人人员也要要经常对对仓库物物资进行行抽查,检查是是否账卡卡相符,账物相相符,账账账相符符.5、领发物物资(1)领用用物品计计划或报报告:凡领用物物品,根根据规定定须提前前做计划划,报库库存部门门准备;仓管员将将报来的的计划按按每天发发货的顺顺序编排排好,做做好目录录,准备备好物品品,以便

49、便取货人人领取;(2)发货货与领货货各部门的的领货一一般要求求专人负负责;领料员要要填好领领料单(含日期期,名称称,规格格,型号号,数量量,单价价,用途途等)并并签名,部门经经理签字字后，仓仓管员凭凭单发货货;领料单一一式三份份,领料料部门自自留一份份,部门门负责人人凭单验验收;仓仓管员一一份,凭凭单入账账;材料料会计一一份,凭凭单记明明细账;发货时仓仓管员要要注意物物品先进进的先发发,后进进的后发发.(3)货物物计价:货物一般般按进价价发出需调出酒酒店以外外的单位位的物资资,一般般按原进进价调出出.6、盘点:(1)仓库库物资要要求每月月月底大大盘点,半年和和年终彻彻底盘点点;(2)将盘盘结果

50、列列明细表表报财务务部审核核;(3)盘点点期间停停止发货货.7、记账:(1)设立立账簿和和登记账账,账簿簿要整齐齐,全面面,一目目了然;(2)账簿簿要分类类设置,物资要要分品种种,型号号,规格格等设立立账户;(3)记账账时要先先审核发发票和验验收单,无误后后再入账账,发现现有差错错时及时时解决,在未弄弄清和更更正前不不得入账账;(4)审核核验收单单,领料料单要手手续完善善后才能能入账,否则要要退回仓仓管员补补齐手续续后才能能入账;(5)发出出的物资资用加权权平均法法计价,月终出出现的发发货计价价差额分分品种列列表一式式三份,记账员员,部门门,财务务部各一一份;(6)直拨拨物资的的收发,同其他他

51、入库物物资一样样入账;(7)调出出本酒店店的物资资费用,应由财财务部冲冲减往来来费用;(8)进口口物资要要按发票票的数量量,金额额,税金金,检疫疫费等如如实折为为单价人人民币入入账,发发出时按按加权平平均法计计价;(9)对于于发票,税单,检疫费费等尚未未到的进进口物资资,于月月底估价价发放,待发票票,税单单,检疫疫费等收收到,冲冲减估价价后,再再按实入入账,并并调整暂暂估价,报财务务部材料料会计调调整三级级账;(10)月月底按时时将材料料会计报报表连同同验收单单,领料料单等报报送财务务部材料料会计;(11)与与仓管员员校对实实物账,每月与与财务部部材料会会计对账账,保证证账物相相符,账账账相符

52、符.8、建立档档案制度度:(1)仓库库档案应应有验收收单,领领料单和和实物账账簿;(2)材料料会计的的档案有有验收单单,领料料单,材材料明细细账和材材料会计计报表.采购部基本本工作程程序和制制度十、物品、原原材料盘盘查制度度编号：P&P-PPRO-00881、物品,原材料料,物料料在盘点点中发生生的溢损损,应对对自然溢溢损和人人为溢损损分别作作出处理理.2、自然溢溢损:(1)物品品,原材材料,物物料采购购进仓后后,在盘盘点中出出现的干干耗或吸吸潮升溢溢,如食食品中的的米面及及其制品品,干杂杂货等,在升损损率合理理的范围围内,可可填制升升损报告告,经经经理审查查后,视视营业业外收入入或管理费费科

53、目目内处理理;(2)超出出合理升升损率的的损耗或或溢余,应先填填制升损损报告书书,查明明原因,说明情情况,报报部门经经理审查查,按规规定在营业外外收入或管管理费科目内内处理.3、人为溢溢损:人为溢损应应查明原原因,根根据单据据报部门门经理审审查,按按有关规规定在待处理理收入或待待处理费费用科科目处理理.采购部基本本工作程程序和制制度十一、物品品、原材材料损耗耗处理制制度编号：P&P-PPRO-00991、物品及及原材料料,物料料发生变变质,霉霉坏,失失去使用用(食用用)价值值,需要要作报损损,报废废处理.2、保管人人员填报报物品品,原材材料变质质霉坏报报损,报报废报告告表,据实说说明坏,废原因因,并经经业务部部门审查查提出处处理意见见,报部部门经理理或财务务部审批批.3、对核实实并核准准报损,报废的的物品,原材料料的残骸骸,由报报废部门门送交废废旧物品品仓库处处理.4、报损,报废由由有关部部门会同同财务部部审查,提出意意见,并并呈报总总经理审审批.5、在营营业外支支出科科目处理理报损,报废的的损失金金额.采购部基本本工作程程序和制制度十二、仓库库物资管管理制度度编号：P&P-PPRO-01001、酒店仓仓库的仓仓管人员员应严格格检查进进仓物料料