1沟通、协商、参与管理程序

1、上海思 源电气 股份有 限公司沟通、协商、参与管理程序2018-06-25 发布2018-06-30 实施上海思源电气股份有限公司发布上海思源电气股份有限公司发布沟通、协商、参与管理程序文件名称沟通、协商、参与管理程序流程负责人总部供应链总监编制人明平学审核人批准人发布范围上海思源电气股份有限公司标准角色总经理、各部门长、EHS工程师、 员工代表、安全委员会成员、 各职能部门员工版本说明:版本修改记录作者批准发布日期状态首次发布明平学记录表单:编号记录名称保存年限保存地点工作联系单一年各部门会议纪要一年各部门环境职业健康安全信息台帐长期公司安全管理委员会沟通、协商、参与管理程序沟通、协商、参与

2、管理程序1目的促进公司各职能部门和层级之间的信息交流和内外部沟通活动，公司员工参与质量、环境、安全、 职业健康安全管理事务。准确收集、快速发布传递信息，规范沟通渠道，使公司内外部沟通有效顺畅， 确保体系有效运行。2范围本标准规定了用于由上至下、由下至上及横向之间的内部沟通与外部信息沟通的内容和方式。 本标准适用于公司与员工、相关方及政府机构的信息的沟通。3规范性引用文件风险控制管理程序会议管理制度4职责总经理：负责督促各部门、各层次以及同事间积极进行内部沟通，并实施必要的鼓励措施。授权员工代表参与公司的质量、EHS管理的决策过程。流程与质量管理部：负责有关质量方针、目标及流程绩效、顾客抱怨、质

3、量改善信息的内外部沟通。EHS：负责环境职业健康安全有关的内外信息联系，负责环境职业健康安全有关信息的反馈，并及 时通知给相关部门。负责将相关EHS信息登记在环境职业健康安全信息台帐。供应链管理部：负责外部厂商的有关信息沟通。人力资源中心：负责与外部的有关信息的沟通各职能部门：a）按职能各相关部门负责与本部门业务对口外部相关联络；b）对各类外部相关信息要及时传递和处理，并做好记录，有关适用法律法规要求的信息需及时报 告公司安全管理委员会；c）与承包方就质量、环境、职业健康安全改善和变更进行协商；d）处理有关重要环境因素、危险源相关的外部投诉、抱怨；e）如伤亡事故、火灾、爆炸、有毒有害物质的泄漏

4、等情况下的紧急信息；员工代表参与和协商的活动:6/ 6沟通、协商、参与管理程序参与活动协商活动a）确定员工代表参与和协商的机制；b）环境因素、危险源辨识和风险评价；c）控制环境因素及危险源和风险的措施；d）识别能力、培训和培训评价的需求；e）确定需要沟通的信息以及如何沟通；f）确定控制措施及具有效应用；g）调查事件和不符合并确定纠正措施；a）确定相关方的需求和期望；b）制定方针，制定质量目标和EHS目标；c）适用时分配组织的岗位、职责、责任和权限；d）确定如何应用法律法规要求和其他要求；e）确定外包、采购和分包商的适用的控制方法；f）确定哪些需要监视、测量和评价；g）策划、建立、实施并保持一个

5、或多个审核方案；h）建立一个或多个持续改进过程；紧急状态或EHS事故发生后，公司安全管理委员会负责分别与当地环保局、消防局、政府联络， 并及时采取各种有效措施以防止和减少事故的影响。5沟通原则为了使公司的QEHS管理体系能有效地运行，全体人员合理、有效的方式积极进行沟通，不能以不 正当理由不作为，不按时完成工作任务。职责明确，部门间的沟通以书面信息为主，做到及时、准确、真实。紧急信息可口头沟通，以最快 捷方式将信息有效传递。下级对上级的报告请示或建议，应避免简单提交问题，而应提出对解决问题的几个备选方案，鼓励 各级员工主动解决问题。6沟通内容内部沟通信息外部沟通信息a）EHS方针、质量方针、风

6、险管理要求的传达；b）法律、法规及其它要求的传达、宣贯；c）客户的质量、安全、环境要求、技术标准要求；d）日常的环境活动；e）质量、环境、职业健康、安全目标、指标、方 案实施与运行的状况；f）环境职业健康安全监测和检查的结果；g）重要环境因素、危险源、EHS事故、EHS投诉及影响的有关信息；h）管理体系审核、内审情况的有关信息；i）员工对公司建议及意见的处理情况；a）环境职业健康安全方针、质量方针的公布；b）法律、法规、顾客技术规范的获取；法律法规 要求遵守情况，向政府部门的汇报、申报、认可申 请等；c）相关方的信息要求，如经销商、供货商、顾客有 关信息（合同、技术协议、投诉单、变更信息、重

7、要环境因素、危险源等）d）有关QEHS管理体系的运行情况，有关过程绩 效；f）沟通紧急或突发事件或质量、安全、环境事故、6/ 6沟通、协商、参与管理程序j）不符合与纠正措施的信息；k）异常情况及紧急状态的信息；1）不符合法律、法规的情况信息等。m）风险管理信息EHS投诉的信息交流;；g）各相关外部机构来函、来信、来电；.对外提交报告、报表、回复等；7沟通渠道、方式技术类信息业务类信息人事行政信息员工参与研发、工程设计、工艺质量、生产、采购、计划、安 全、环境、职业健康安全、合 同工程信息招聘、奖惩、文化建设改善建议、问题反 馈技术通知单、各种例会、会议、工作联系单、 邮件、电话、NOTES系统

8、通知、公告、内部刊物、 培训、看板、声像、互 联网意见箱、面谈、合 理化提案8会议沟通例行会议沟通。每次开会需作好会议纪要，以便追踪或备忘，并妥善保存相关记录。9口头和书面沟通生产线员工在生产过程中发现本工序及前道工序出现质量、环境、安全问题时，应立即通知班组长 或主管或附近的工艺人员，要求安排工序改善。巡视人员发现员工的操作方法错误及其它质量、环境、安全问题时，应立即通知班组长或主管处理。 必要时，问题区域负责人应立即组织处理问题。公司员工在工作过程中，发现任何可能影响质量管理体系、环境和职业健康安全体系失效或下降趋 势时，都必须书面或口头向直接相关的负责人提出，并跟进这些不合格的改善情况。

9、必要时，需向上级 反映这些情况；当收到口头反映问题时，有关负责人必须作好记录，以便跟踪。10其它沟通方式为了促进公司内部沟通更好地进行，各部门或相关人员可以采用下列适当的沟通方法或手段，对内部 沟通进行完善或补充：通过“内部刊物、声像、互联网、看板”传达公司对质量管理体系和产品实现的基本要求，达到顾 客要求的重要性；以及提供培训数据、解决问题的方法和技巧、通告、奖惩信息等；考虑到员工不愿口头提出有关质量、EHS管理以及工作过程中的相关问题，设立“提案改善箱”，6/ 6沟通、协商、参与管理程序方便大家畅所欲言，为公司的质量管理和持续改进献策；相关负责人收到这些信息后，需立即安排改善 或处理，对好的建议要予以公开奖励和鼓励，并提升多次受到奖励的人员；各部门员工可通过工作联系单、邮件、电话、MOTES系统、钉钉APP办公系统等联系工作，沟通 信息。人事主管部门通过通知、公告发布人事信息和行政奖惩信息。人事主管部门每年进行员工敬业度调查，收集员工意见，改善管理工作。各部门通过培训，沟通工作技能、方法和能力提升知识。各部门主管领导与员工面谈，了解员工心声，收集员工的工作改善意见。1