企业供应商档案管理要求

1、采 购 管 理 规规 范目 录TOC o 1-3 h z HYPERLINK l _Toc74677638 一、目的的 PAGEREF _Toc74677638 h 3 HYPERLINK l _Toc74677639 二、适用用范围 PAGEREF _Toc74677639 h 3 HYPERLINK l _Toc74677640 三、定义义 PAGEREF _Toc74677640 h 3 HYPERLINK l _Toc74677641 四、采购购管理制制度 PAGEREF _Toc74677641 h 3 HYPERLINK l _Toc74677642 五、供应应商选择择标准 PAG

2、EREF _Toc74677642 h 4 HYPERLINK l _Toc74677643 六、供应应商选择择、评价价和终止止办法 PAGEREF _Toc74677643 h 4 HYPERLINK l _Toc74677644 1、供应商商档案管管理要求求 PAGEREF _Toc74677644 h 4 HYPERLINK l _Toc74677645 2、供应商商选择流流程 PAGEREF _Toc74677645 h 5 HYPERLINK l _Toc74677646 3、供应商商选择考考察表 PAGEREF _Toc74677646 h 6 HYPERLINK l _Toc74

3、677647 4、合格供供应商名名录 PAGEREF _Toc74677647 h 7 HYPERLINK l _Toc74677648 5、供应商商资料卡卡 PAGEREF _Toc74677648 h 8 HYPERLINK l _Toc74677649 6、供应商商考核办办法及考考核表 PAGEREF _Toc74677649 h 9 HYPERLINK l _Toc74677650 7、终止供供应商的的报告 PAGEREF _Toc74677650 h 10 HYPERLINK l _Toc74677651 七、采购购流程 PAGEREF _Toc74677651 h 11 HYPER

4、LINK l _Toc74677652 1、采购原原则 PAGEREF _Toc74677652 h 11 HYPERLINK l _Toc74677653 2、常规采采购 PAGEREF _Toc74677653 h 11 HYPERLINK l _Toc74677654 3、小额应应急采购购 PAGEREF _Toc74677654 h 12 HYPERLINK l _Toc74677655 八、货物物检验 PAGEREF _Toc74677655 h 13 HYPERLINK l _Toc74677656 1、抽货检检验标准准 PAGEREF _Toc74677656 h 13 HYPE

5、RLINK l _Toc74677657 2、货物检检验报告告 PAGEREF _Toc74677657 h 14 HYPERLINK l _Toc74677658 九、采购购中心职职责与绩绩效考核核 PAGEREF _Toc74677658 h 15 HYPERLINK l _Toc74677659 1、采购中中心工作作职责 PAGEREF _Toc74677659 h 15 HYPERLINK l _Toc74677660 2、采购主主管绩效效考核标标准 PAGEREF _Toc74677660 h 15 HYPERLINK l _Toc74677661 十、采购购报告必必须具备备要素及及

6、分析图图表 PAGEREF _Toc74677661 h 16目的规范采购操操作步骤骤和方法法，确保保采购的的质量和和采购要要求的适适用性，符符合公司司整体的的日常管管理规定定要求。适用范围本规范适用用于公司司的设备备、工具具、成型型软件和和固定资资产（不不含公司司长期代代理产品品）等采采购的控控制。定义供应商：是是指能向向采购者者提供货货物、工工程和服服务的法法人或其其他组织织。合格供应商商：是指指经过公公司一定定程序评评审确定定可以与与公司合合作的供供应商。购物申请单单：是需需求部门门根据需需要采购购的项目目所填写写并提交交给采购购中心的的单据，此此单据须须有部门门经理和和其他审审核权限限

7、必须签签批。供应商选择择考察表表：是确确立为公公司供应应商前对对供应商商进行评评估的表表格，一一般由采采购主管管对供应应商进行行考察并并填写此此表，填填写完毕毕后交商商务经理理与运作作中心总总监时行行审批。供应商考核核表：是是每财年年度对供供应商交交货准时时率、品品质和售售前售后后服务等等进行考考察的的的表格，根根据考核核决定是是否与该该供应商商继续合合作。终止供应商商的报告告：是指指供应商商发生恶恶劣服务务、严重重品质情情况或考考核不合合等提出出与其终终止合作作的报告告，此报报告由相相关权责责部门向向采购中中心提出出，由采采购主管管填写逐逐级上报报审批。抽货检验标标准：此此标准是是对采购购物

8、品进进行检验验的参照照标准，由由技术部部门或其其他相关关权责部部门编写写交采购购中心汇汇总成册册。货物检验报报告：是是货物验验收部门门和人员员对货物物进行验验收后对对所采购购货物给给出验收收报告和和处理意意见。采购管理制制度洁自律，严严守工作作纪律。不不接受供供应商礼礼金、礼礼品和宴宴请；严格遵守采采购规范范流程，按按流程办办事；能及时按质质按量地地采购到到所需物物品；严格供应商商选择、评评价、甑甑选以保保证供应应商供货货质量；加强采购的的事前管管理，建建立完善善的设备备价格信信息档案案，以有有效地控控制和降降低采购购成本 并保证证采购质质量；科学、客观观、认真真地进行行收货质质量检查查；处理

9、好与供供应商的的关系，帮帮助供应应商解决决一定的的问题；认真分析采采购工作作，改进进流程、规规范和采采购标准准，提出出有助改改进公司司和供应应商服务务水平的的建议；做好采购相相关文档档的存档档、备份份工作；在满足公司司需求的的基础上上最大限限度降低低采购成成本；所有采购, 必须须事前获获得批准准. 未未经计划划并报审审核和批批准, ，除急急购外不不得采购购，急购购需在申申请单上上注时“急购”，并由由总经理理补批；凡具有共同同特性的的物品，尽尽最大可可能以集集中计划划办理采采购，可可以核定定物品项项目，通通知各请请购部门门依计划划提出请请购，然然后集中中办理采采购；采购物品在在条件相相同的前前提

10、下应应在正在在发生业业务或已已确认的的供应商商处购买买， 不不得随意意变更供供应商；供应商选择择标准具有良好的的市信用用和良好好的售前前、售后后服务能能力和服服务意识识；注册资金达达到500万以上上的一般般纳税人人；健全的商务务管理流流程和制制度；良好的财务务状况，至至少可以以给予七七天以上上帐期；具有优势的的产品资资源；相对有利于于我公司司的供配配货地理理区位；积极的合作作态度；供应商选择择、评价价和终止止办法供应商的资资质水平平直接关关系到供供货的质质量、售售后服务务水平和和重大产产品问题题的处理理等储多多问题，更更有重大大品质、售售后事件件等的处处理态度度、反应应的及时时性都与与供应商商

11、本身的的资质、能能力有关关。因此此有必要要严格地地筛选、考考核供应应商，对对不合格格供应商商制订相相关终止止办法。对供应商资资信由高高到低分分为A、BB、C、DD四类。具具体定类类办法参参见供供应商考考核办法法及考核核表。1、供应商商档案管管理要求求对于供应商商的管理理，要求求建立存存档文档档表格和和电子表表格，存存档文件件包含供供应商选选择考察察表、供供应商名名录、供供应商资资料卡供供应商考考核表、询询价记录录、采采购记录录、到到货检验验报告和和终止止供应商商的报告告，以以及其它它和往来来单据等等资料文文档。电电子文档档、表格格按公司司要求进进行统一一备份存存档管理理。供应商选择择流程专业媒

12、体市场走访专业网站各种名册客户专业媒体市场走访专业网站各种名册客户介绍展览会和行业活动名片筛选待选择的供应商进行资信调查考 察上门了解经济实力信誉财务状况优势产品资源管理水平营业执照税务登记证考察结果报告商务经理审批运作中心总监审批正式洽谈选择供应商的程序流程图供应商选择择考察表表考察人： 年年 月 日待选供应商商基本资资料名称法人代表：地址：邮 编：电话：联系人：传真：经营性质：主营产品：详细评价指指标经济实力序号评价办法结果备注1注册资金数数额是多多少2是不是一般般纳税人人3上年度销售售额是多多少4给其他商家家账期一一般是多多久5一共有多少少员工市场信誉序号评价办法结果备注1被媒体曝光光次

13、数2业内口碑3有哪些假货货/水货货4售后服务水水平怎么么样优势资源序号评价办法结果备注1与主营产品品厂家的的关系（代代理/经经销/总总代）2给不同渠道道的价格格结构及及毛利3相关产品线线是否齐齐全4最短送货时时间是多多久管理水平序号评价办法结果备注1业务人员有有没有怠怠慢顾客客现象2对售前咨询询有没有有耐心讲讲解3有没有完善善的货物物进出流流程4员工是不是是大小事事情都要要请示批示意见商务经理意意见 签签名： 运作中心总总监意见见 签名名： 考察结果推荐为CC类认可可供应商商 推荐为为D类认认可供应应商 不能推推荐为供供应商4、合格供供应商名名录合格供应商商名录表格更新日日期： 年 月 日日序

14、号编号企业名称等级地址提供的产品品及折扣扣联系人电话备 注5、供应商商资料卡卡供应商商资料卡卡供应商编号号： 建卡卡日期：产品类别： 建建卡人：公司名称联系人/职职务公司地址电 话传 真仓库地址电 话传 真开户行帐 号公司类别代理商 代理级级别： 生产商创立时间注册资本法人代表公司性质公司规模人 员员构 成成管理层技术人员普通员工合计人数比例经营范围序号考 核年 度准时交货率率品质服务总分评等考核表编号备注6、供应商商考核办办法及考考核表供应商的考考核采取取财年度度考核办办法，由由采购中中心征集集各方意意见汇总总成考核核评语，再再由相关关权责部部门给出出评审意意见，最最终由运运作总监监决定是是

15、否终止止供应资资格。供应商考核核表NO：PUUR-KKS-流流水号供应商名称称考核日期主要考核人人产品名称考 核 评 语评分等级考核内容准时交货率品质服务其它综 合合评 价价意 见见是否取消其其资格各权责部门审批意见7、终止供供应商的的报告终止供应商商的报告告年 月 日日供应商编号号：供应商名称称：建立联系时时间：最初联系人人：目前联系人人：来往主要业业务：终止原因：目前来往财财、物、帐帐等情况况：终止该供应应商可能能造成的的影响：终止供应商商的步骤骤：终止供应商商申请人人签字：商务经理签签字：运作总监批批示：采购流程1、采购原原则采购经办人人员接获获请购购单后后应依请请购的缓缓急，并并参考市

16、市场行情情及过去去采购记记录或厂厂商提供供的资料料，需精精选三家家以上的的供应商商进行询询价、比比价并经经分析后后议价。采购申请人人在采购购过程提提出撤消消采购申申请时，采采购经办办人员要要及时转转入撤消消程序，即即中止本本次采购购作业，并并在相关关单据上上加盖“撤消”章。采购经办人人员询价价完成后后，于请购单单详填填询价或或议价结结果及拟拟订订订购厂商商交交货期限限与报价有有效期限限经主主管审核核，并依依请购核核决权限限呈核2、常规采采购业务人员采购中心商务部经理理财务部门询价请求是结束部门经理审批填写购物申请表询价请求是结束部门经理审批填写购物申请表询价询价议价议价否是否A类供应商否是否A

17、类供应商是是采购采购确定最终供应商确定最终供应商应付款应付款3、小额应应急采购购需求人采购中心商务部经理理总经理室财务部提出采购需求提出采购需求补签字补签字主管补签主管补签实施采购填写购物申请单（注明应急采购）询价/议价实施采购填写购物申请单（注明应急采购）询价/议价补签字补签字补签字补签字应付款应付款货物检验1、抽货检检验标准准来料名称抽样数验收准则接收数量计算机主机机100%运行测试正正常，配配置正确确机箱无破损损、变形形全新设备不合格拒收收CPU100%1) 运行行测试正正常，配配置正确确2) 外观观无破损损、变形形不合格拒收收内存100%1) 运行行测试正正常，配配置正确确2) 外观观

18、无破损损、变形形不合格拒收收主板100%1) 运行行测试正正常，配配置正确确2) 外观观无破损损、变形形不合格拒收收硬盘100%1) 运行行测试正正常，配配置正确确2) 外观观无破损损、变形形不合格拒收收板卡（显示示卡、网网卡、声声卡等）100%1) 运行行测试正正常，配配置正确确2) 外观观无破损损、变形形不合格拒收收软盘驱动器器100%1) 运行行测试正正常，配配置正确确2) 外观观无破损损、变形形不合格拒收收光盘驱动器器100%1) 运行行测试正正常，配配置正确确2) 外观观无破损损、变形形不合格拒收收键盘50%1) 运行行测试正正常，配配置正确确2) 外观观无破损损、变形形不合格拒收收

19、鼠标50%1) 运行行测试正正常，配配置正确确2) 外观观无破损损、变形形不合格拒收收显示器100%1) 运行行测试正正常，配配置正确确2) 外观观无破损损、变形形不合格拒收收UPS100%1) 运行行测试正正常，配配置正确确2) 机箱箱无破损损、变形形不合格拒收收网络交换机机100%运行测试正正常，配配置正确确机箱无破损损、变形形不合格拒收收路由器100%1) 运行行测试正正常，配配置正确确2) 机箱箱无破损损、变形形不合格拒收收集线器100%1) 运行行测试正正常，配配置正确确2) 机箱箱无破损损、变形形不合格拒收收网线30%机箱无破损损、变形形原厂包装和和无开箱箱痕迹3) 全新新产品不合

20、格拒收收接插件（面面板、模模块等）30%1) 机箱箱无破损损、变形形2) 原厂厂包装和和无开箱箱痕迹3) 全新新产品不合格拒收收2、货物检检验报告告NO：供应商： 检验日日期： 年 月月 日产品名称型号规格来货数量来货日期抽样数量验 证 记记 录序号验证项目标准要求实测结果结论验证结论： 检检验人： 复核核：不合格批处处理意见见： 可用 挑选 囗换换货 囗退退货 审批批： 采购中心职职责与绩绩效考核核1、采购中中心工作作职责建立供应厂厂商与价价格记录录；采购方式设设定及市市场行情情调查；询价、比价价、议价价、订购购工作；送货进度控控制与逾逾送督促促；来货质量、数数量异常常处理；付款整理、审审查；提交采购工工作报告告。2、采购主主管绩效效考核标标准采购主管的的绩效标标准工作职责绩效指标绩效标准完成项目所所需的采购工工作使申请部门门得到所所需的设备和材材料1.一个月月内各部部门投诉诉没有在在承诺的的期限内内得到设