某企业财务部电算化管理办法

1、电算化系统管理办法 目 录第一章总则第二章会计计电算化化系统岗岗位责任任制度第三章电算算化的实实施第四章会计计电算化化系统操操作管理理制度第五章会计计电算化化系统软软、硬件件管理制制度第六章会计计电算化化系统会会计档案案管理制制度第七章附则则电算化系统统管理办办法 第一章总总则第一条为推推行公司司管理现现代化、自自动化，提提高财务务会计工工作效率率，加强强电算化化管理，特特制定本本办法。第二章会计计电算化化系统岗岗位责任任制度第二条核算算系统人人员分工工为适应应会计工工作电算算化后会会计工作作重点的的转移和和岗位的的变动，需需要对财财会人员员的工作作内容和和任务以以及相互互分工做做出调整整。

2、会会计人员员工作岗岗位划分分为: 会计主主管、系系统管理理员、系系统操作作员、制制单、复复核及审审核、会会计报表表、档案案管理、出出纳。以以上岗位位中系统统管理员员不得兼兼管出纳纳工作、出出纳人员员不得兼兼任操作作人员。第三条核核算系统统人员组组成 核算算系统由由系统管管理员、会会计电算算化操作作员、数数据审核核员和会会计管理理员组成成。（1）系系统管理理员：负负责核算算系统运运行环境境的建立立，组织织协调系系统的日日常运行行操作，提提出软件件修改的的意见；发现和和解决操操作故障障，及时时纠正数数据差错错；负责责检查和和督促系系统各类类人员的的工作，负负责系统统的安全全保密工工作；负负责对系系

3、统硬件件设备的的检查及及故障处处理工作作，确保保系统的的正常运运行，负负责数据据及程序序的正确确性和适适应性的的维护。发发生不可可处理的的错误，应应 及及时与销销售单位位技术人人员取得得联系，及及时解决决发生的的错误。一一般由计计算机专专业人员员负责。（）会会计电算算化操作作员：负负责所分分管的财财会工作作，做好好分管的的原始凭凭证的汇汇集和记记帐凭证证编制及及预处理理工作。负负责审查查输入凭凭证的预预处理，整整理输入入凭证、编编制记帐帐凭证、进进行核算算工作。负负责系统统的操作作运行，负负责数据据登录、打打印各种种帐表数数据，严严格遵守守操作规规程，并并负责数数据正确确性的校校核，发发现故障

4、障应及时时报告系系统管理理员。同同时应做做好会计计数据的的备份。由由具有合合格证的的会计人人员负责责。（）审审核员：负责对对输入凭凭证的代代码及数数据的完完整性和和正确性性的审核核，保证证输出帐帐表数据据的完整整性和正正确性。由由不是输输入凭证证的另一一人负责责。（）会会计档案案管理员员：负责责存档数数据软盘盘、程序序软盘、帐帐表、凭凭证和各各种资料料的保管管工作，做做好软件件、数据据及资料料的安全全保密工工作。作作好会计计数据的的备份工工作。（）会会计主管管和出纳纳员的职职责与手手工方式式下的职职责一样样，区别别在于必必须对会会计电算算化比较较了解，并并充分利利用会计计电算化化提供的的各种会

5、会计资料料。第四条会会计电算算化系统统各类人人员岗位位责任制制（1）系系统管理理员责任任制 负负责会计计电算化化系统的的日常管管理工作作，监督督并保证证系统的的正常运运行，做做到合法法、安全全、可靠靠、可审审计的要要求。在在系统发发生故障障时，应应及时到到场，并并组织有有关人员员尽快恢恢复正常常运行。 定期检检查软、硬硬设备的的运行情情况；负负责系统统运行中中软、硬硬件故障障的消除除工作；负责系系统的安安装和调调试工作作；按规规定的程程序实施施软件的的完整性性、适应应性和正正确性的的维护。协调调本系统统各类人人员之间间的工作作关系。 检检查会计计凭证的的预处理理工作，确确保各类类输入数数据符合

6、合系统的的要求。 负负责计算算机输出出帐表、凭凭证数据据的正确确性和及及时性检检查工作作。 负责本本系统各各有关资资源（包包括硬件件设备、软软件、数数据及文文档资料料等）的的调用、修修改和更更新的审审批手续续。负责责本系统统运行的的安全性性、正确确性、及及时性检检查工作作。 做做好本系系统操作作运行情情况的总总结工作作，并提提出更新新软件或或修改软软件的需需求报告告。 负负责本系系统各类类人员的的工作质质量考评评，并提提出任免免意见。完善善现有的的管理制制度，并并制定岗岗位责任任与经济济责任考考核制度度。（）会会计电算算化操作作员责任任制 负负责本系系统的数数据登录录、数据据备份和和输出帐帐表

7、的打打印工作作。严格格按照输输入凭证证做好数数据输入入操作，输输入完毕毕进行自自检核对对工作，核核对无误误后交审审核员复复核；在在输入操操作中，如如发现输输入凭证证有疑问问或错误误时，应应及时向向系统管管理员或或专职会会计员反反映，不不得擅自自作废或或修改；发现输输入数据据与凭证证不符时时，应按按凭证数数据予以以修正。严格格按照系系统操作作说明进进行操作作。 当当天的日日记帐数数据，做做到当天天登录。登登录后即即打印出出当天的的帐表，做做到当日日帐当日日清。日日记帐输输入应做做好日清清，在月月末应将将核对无无误的明明细帐和和科目汇汇总表打打印输出出。 月月末打印印系统所所有的明明细帐、总总分类

8、帐帐、会计计报表和和自动转转帐凭证证。 每每次操作作完毕，应应及时做做好各类类备份数数据和存存档数据据。注意意安全保保密，各各自的操操作口令令不得随随意泄露露，备份份数据应应妥善保保管。 系系统操作作过程中中发现故故障，应应及时向向系统管管理员报报告，并并做好故故障记录录和上机机记录等等事项。（）审审核员责责任制 负负责凭证证数据的的审核工工作，包包括各类类代码的的合法性性、摘要要的规范范性和数数据的正正确性。 负负责输出出数据正正确性的的审核工工作。 对不真真实、不不合法、不不完整、不不规范的的凭证，退退还各有有关人员员更正、补补齐后，再再行审核核。 对对于不符符合要求求的凭证证和不正正确的

9、输输出帐表表数据不不予签章章确认。（）会会计档案案管理员员责任制制 负负责本系系统各类类数据软软盘、系系统软盘盘及各类类帐表、凭凭证、资资料的备备份和存存档保管管工作。 做做好各类类数据、资资料、凭凭证的安安全保密密工作，不不得擅自自出借。 按按规定期期限，向向各类有有关人员员催交备备份数据据及存档档数据。（）专专职会计计员责任任制 按按分管的的内容汇汇集材料料收发、领领退单、销销售发票票、工资资变动及及停止发发放等各各类单据据。 在在规定的的期限内内，根据据原始凭凭证准确确编制会会计记帐帐凭证。 编编制会计计凭证应应符合财财会制度度的要求求。做到到内容完完整、数数据正确确；代码码要合法法、恰

10、当当、摘要要应简明明规范。 如果专专职会计计人员兼兼会计电电算化系系统操作作员，则则应遵守守会计电电算化系系统操作作员的责责任制。 第第三章电电算化的的实施第四条领导导与组织织 为搞搞好公司司会计电电算化工工作，公公司成立立一个临临时性的的会计电电算化领领导小组组，负责责对会计计电算化化工作的的组织、领领导、监监督和协协调，可可由总经经理或财财务副总总经理亲亲自领导导。公司成成立会计计电算化化实施小小组，具具体负责责会计电电算化实实现工作作。该小小组主要要由财务务会计人人员和计计算机专专业人员员组成，负负责人由由财务主主管担任任。在完完成会计计电算化化任务后后，小组组撤销。 当本公司缺乏计算机

11、专业人员，或专业力量较弱时，可聘请外部专家、顾问参与咨询。第五条规划 会计电算化工作应按一般投资项目的工作规程，进行可行性分析。实施小组应提交编制好的可研报告，报领导小组审批。 电算化会计信息系统开发须遵照软件工程的生命周期法进行，开发方案须经领导小组批准。 领导小组重点审查电算化会计信息系统开发的费用预算。 费用主要包括电脑硬件及辅助设备的购买、升级或添置，软件开发或购买，人员培训，调研论证，甩手帐的转制费用。为加快公司会计电算化速度，公司可外购商品化会计软件，或接受上级主管部门推荐的行业性通用软件。第六条基础工作整理(1)做好手工会计业务数据规范化工作。重新核对各类凭证、帐簿，做到帐证、帐

12、帐、帐实相符。对其中的混乱、历史遗留问题、差异，调整到最低水平。清理往来帐户和银行帐户。对串户、未达帐项、呆帐和坏帐及时核销或冲销。（2）做好各类帐证表资料格式规范化工作：划分保留和修改的内容；对部分会计资料格式重新设计或修改；记帐凭证摘要栏进一步规范，简明扼要。（3）将会计核算程序化：事先确定录入、审核、记帐等数据传递次序；规定操作员执行数据传递次序的时间责任。（4）其他需要重新确定的工作：各种会计核算方法；成本核算方法；折旧计提方法；工资提取与发放办法第七条制度调整在电算化后，会计核算制度应作调整： 会计科目保留汉字会计科目名称，一级会计科目编码符合会计准则要求： 出纳员、程序员不得兼任凭

13、证录入工作，不得进行系统操作； 现金、银行日记帐可用活页式帐页，并按天打印； 一般帐簿可根据工作需要，按月、季、年度打印，业务量较少的帐簿可满面页打印； 在所有记帐凭证数据已存于电脑条件下，用总分类帐户本期发生额对照表替代总分类帐； 在记帐后如发生凭证录入错误，应使用“红字”冲帐法予以纠正，编制补充登记或负数冲销凭证，重新修改。第八条运行验收（1）对会计软件试运行。主要工作有：初始化。各类会计基础数据和历史数据的输入。手工与计算机处理结果的双向对比与检验。电算化内部管理制度的建立。（2）手工与计算机处理结果的双向对比与检验的主要内容：各种核算方法的正确性的检验，发生偏差及时调整。科目体系的正确

14、性的检验，看其是否适应核算、报表、管理和会计制度的要求。操作熟悉程度的考查或操作失误的纠正。发生差错时如属人为原因，确定责任人，及时纠正其习惯性操作错误和会计处理错误。会计软件程序错误或业务处理错误的纠正，必要时通知有关人员及时修改、完善。（3）试运行期间，手工与计算机会计核算两套系统并行运行，本阶段前期以手工方式为主，后期以电算为主。此间合法的凭证仍为手帐凭证。（4）试运行3个月以上的，如两套体系检验一致，则可提出验收申请。（5）按照财政行政管理部门规定的会计电算化验收标准和程序，准备相关验收材料，向有关主管部门申请验收。（6）在验收合格后，公司会计系统正式甩掉手帐，而用电脑软件运行。实施小

15、组做好文件、资料的收集、整理和归档等善后处理多余。 第四章会计电算化系统操作管理制度第九条系统统使用管管理 （）为保保证会计计电算化化系统的的安全可可靠运行行, 必须须对系统统的操作作使用做做出严格格的控制制。（）在在会计电电算化系系统投入入运行前前, 由系系统管理理员确定定本电算算化系统统的合法法有权使使用人员员及其操操作权限限, 并报单单位主管管审核批批准后在在系统内内授予其其使用权权。运行行中需要要增减使使用人员员, 按同同样手续续办理。（）对对各使用用人员明明确划分分使用操操作权限限, 形成成适当的的分工牵牵制, 健全内内部控制制制度。（）本本会计电电算化系系统原则则上专机机专用, 谢

16、绝绝无关人人员使用用机器做做其他工工作。（）设设立“计算机机使用登登记簿”，任何何人均须须登记方方可用机机。 （）任何何人员不不得直接接打开数数据库文文件进行行操作，不不允许随随意增删删改数据据、原程程序和数数据库文文件结构构。 （）出纳纳人员不不允许进进行系统统性的操操作。 （）操作作人员应应严格在在规定范范围内对对系统进进行操作作，负责责数据的的输入、运运算、记记帐和打打印有关关帐表。 （）存档档数据、软软盘、 帐表和和文档资资料等由由系统管管理员按按规定指指派专人人统一复复制、核核对和保保管。 （）系系统管理理员必须须做好日日常检查查监督工工作, 发现不不规范使使用应及及时制止止, 并采

17、采取措施施避免同同样情况况再次发发生。第十条上上机操作作规程 （）操作作人员必必须是合合法有权权使用人人员, 经过培培训合格格并经系系统管理理员正式式认可后后, 才能能上机操操作。 （）操作作人员上上机操作作前后, 应进进行上机机操作登登记, 必须填填写真实实姓名、上上机时间间、操作作内容，供供系统管管理员检检查核实实。 （）操作作人员上上机前应应做好各各项准备备工作, 尽量量减少占占用机器器时间, 提高高工作效效率。 （）操作作人员的的操作密密码应注注意保密密, 不能能随意泄泄露, 密码要要不定期期变更。（）操操作人员员必须严严格按操操作权限限操作, 不得得越权或或擅自上上机操作作。（）操操

18、作人员员应严格格按照凭凭证输入入数据，不不得擅自自修改凭凭证数据据（专职职会计员员，则应应保证输输入的数数据与凭凭证数据据的一致致性）。如如发现差差错，应应在输入入前及时时反映给给凭证编编制人员员或系统统管理员员。已输输入计算算机的数数据，在在记帐前前发现差差错，可可按凭证证进行修修改，如如在记 帐后后发现差差错，必必须另作作凭证，以以红字冲冲销纠正正，输入入机内，任任何人不不能随意意修改帐帐目。（）每每次上机机工作完完毕后都都要作好好工作备备份，以以防发生生意外事事故，备备份的数数据软盘盘，应由由财务处处保管，下下次上机机备份要要与机内内数据复复核无误误后方可可开始运运行。（）在在系统运运行

19、过程程中, 操作人人员如要要离开工工作现场场, 必须须在离开开前退出出系统, 以防防止其他他人员越越权操作作。 （）任何何人如有有伪造，非非法涂改改变更，故故意毁坏坏命令程程序、数数据文件件、帐册册、软盘盘等行为为，依照照会计计法，将将受到行行政处分分，情节节严重的的要追究究法律责责任。第十一条帐帐务处理理程序（1）帐务务系统初初始化:在初次次建立会会计电算算化系统统时, 需要进进行系统统初始化化工作, 在会会计主管管授权下下进行设设置会计计科目、帐帐本格式式、凭证证类型、期期初余额额等项内内容的设设定。（）帐帐务系统统更改：系统正正常运行行期间，任任何对帐帐务系统统的修改改变动，必必须得到到

20、会计主主管的批批准。（）日日常帐务务处理： 凭证处处理:会计电电算化系系统输入入的记帐帐凭证分分两种，即即：机制制记帐凭凭证和手手工编制制的记帐帐凭证。记记帐凭证证要严格格按照国国家财会会制度规规定编制制，对不不真实、不不合理的的原始数数据、凭凭证不予予受理，对对记载不不确切、不不完整的的原始数数据和凭凭证应予予以退还还，并要要求更改改和补充充。为适适应会计计电算化化系统的的正常运运行，编编制记帐帐凭证还还必须做做到： 、机制制记帐凭凭证的编编制： 机制制记帐凭凭证是指指各子系系统输入入原始凭凭证（如如销售原原始发票票和银行行收款凭凭单）由由计算机机，按有有关规定定编制并并打印的的记帐凭凭证。

21、机机制记帐帐凭证直直接通过过机内程程序转到到帐务处处理系统统进行记记帐、编编报表等等业务处处理。机制记记帐凭证证编制前前，要认认真审核核原始凭凭证的合合法性、正正确性，输输入计算算机及打打印出的的记帐凭凭证必须须做到科科目使用用正确，数数字准确确无误。打打印出的的机制记记帐凭证证需加盖盖制单人人、审核核人、记记帐员及及财务部部负责人人章，连连同所附附原始凭凭证装订订成册妥妥善保管管。 、手手工记帐帐凭证的的编制：手工编编制记帐帐凭证是是指会计计人员根根据原始始凭证采采用手工工办法编编制的记记帐凭证证。手编编记帐凭凭证需通通过帐务务处理系系统用键键盘输入入。手工编编制记帐帐凭证包包括：现现金收付

22、付款凭证证，部分分银行收收付款凭凭证和部部分转帐帐凭证。 手手工编制制的记帐帐凭证必必须做到到： a.原始凭凭证必须须是合法法凭证。经济业业务内容容、摘要要应规范范化，措措词要确确切，其其中标准准摘要按按规范填填写正确确。 b.帐户使使用正确确。 c.借贷方方金额相相等。dd.原始始凭证同同记帐凭凭证金额额一致。ee.转帐帐凭证必必须填写写清楚借借方和贷贷方科目目代码。对会计计分录的的摘要内内容必须须唯一，即即：一种种摘要内内容，只只能对应应一个最最细的明明细科目目，据此此确定其其隶属于于那一个个一级、二二级、三三级科目目。要求摘摘要内容容简洁、扼扼要，用用尽量少少的字表表达出该该笔业务务的内

23、容容。凡能归归入标准准摘要的的业务内内容，应应尽量的的使用标标准摘要要。对于于新的业业务内容容可按上上述原则则编写新新的标准准摘要，并并注明所所对应的的科目名名称及科科目代码码。 、记记帐凭证证编号必必须连续续。编号号间断时时应在断断号后第第一张凭凭证上说说明断号号原因并并签字盖盖章。 、现金金日记帐帐和银行行日记帐帐可以由由机器直直接登记记，出纳纳人员不不登记帐帐簿。为为工作方方便，出出纳人员员可以自自设备查查辅助帐帐。 记帐凭凭证的审审核与保保管 、记记帐凭证证必须经经凭证审审核员严严格审核核无误后后方可进进行登帐帐处理。 、操操作员每每输入一一张凭证证，结束束前要自自审一次次无误后后再按

24、结结束键。 、输输入计算算机的凭凭证、单单据应由由制单人人、审核核员、记记帐员、财财务部负负责人签签字后方方为有效效凭证。 、已已输入的的凭证应应在输入入操作完完毕装订订成册后后，交会会计档案案资料保保管员存存档保管管。、同一一张凭证证，制单单和复核核不能是是同一个个人。 帐表打打印和结结帐: 、现现金、银银行存款款日记帐帐需要每每天打印印，并应应与出纳纳库存现现金核对对无误。、银行行余额调调节表每每月打印印一次。 、科科目汇总总表、总总分类帐帐和各种种明细分分类帐每每月打印印一次。 、在在结帐前前按有关关规定做做好当月月各类帐帐务数据据和报表表的备份份工作。、月底底，以上上工作正正确完成成后

25、，由由系统管管理员进进行结帐帐，系统统自动生生成下月月期初余余额。 、每每年年末末必须将将全部帐帐簿打印印输出，装装订成册册，作为为会计档档案保存存。 会计报报表 、单单位应根根据帐簿簿数据准准确编制制或由计计算机自自动生成成会计报报表。帐帐表之间间的数据据必须衔衔接一致致。、会计计报表、计计算表、分分析表，按按各核算算子系统统及管理理要求和和时间打打印输出出，经有有关财会会负责人人审核无无误后签签字盖章章方可生生效。、单位位上报会会计主管管部门的的会计报报表格式式与要求求，按会会计主管管部门的的统一设设计和布布置。、单单位必须须以软盘盘和书面面形式上上报报表表，软盘盘和书面面报表的的数据必必

26、须一致致，书面面报表必必须由机机器打印印并按规规定由有有关人员员签字盖盖章。第五章会计计电算化化系统软软、硬件件管理制制度第十二条条系统管管理制度度（）财财务用计计算机应应做到专专机专用用，最好好不要做做其它工工作。（）除除被允许许操作财财务软件件的人员员和系统统管理员员外，其其他人未未经允许许不得用用机。 （）每次用用计算机机必须使使用不间间断电源源(UPPS),以避免免意外断断电造成成核算数数据丢失失影响系系统运行行。（）计计算机禁禁止用外外来软盘盘，坚决决禁止在在计算机机上玩游游戏，以以防止计计算机感感染病毒毒。 （）有上、下下级单位位送来的的数据盘盘，在使使用前，必必须做好好查病毒毒工

27、作。（）计计算机发发生故障障应及时时维护。如如果没有有能力维维修，应应及时与与销售计计算机的的单位取取得联系系。 （）财务软软件运行行中发生生错误时时，应及及时排除除，如无无法处理理，应及及时与财财务软件件销售单单位取得得联系以以便及时时解决问问题。 第十三条条系统维维护为保障电算算化系统统的正常常运行，需需要进行行经常性性的系统统维护，其其任务主主要包括括：（）对系统统硬件设设备的日日常检查查和维护护，以保保证系统统的正常常运行。 （）在系统统发生故故障和出出现异常常时，排排除和恢恢复运行行。 （）在系统统扩充时时，负责责安装、调调试，直直至运行行正常。 （）在系统统环境发发生变化化时，随随

28、时做好好适应性性的维护护工作。 （）系统中中的会计计数据需需要每天天进行备备份。第十五条条系统硬硬件维护护（）一般般情况下下每周应应全面检检查一次次计算机机硬件系系统，并并做好检检查记录录。 （）在系统统运行过过程中，出出现硬件件故障，及及时进行行故障分分析，并并做好检检查维修修记录。 （）在设备备更新、扩扩充、修修复后，由由系统管管理员与与维护员员共同研研究决定定，并由由系统维维护人员员实施安安装和调调试。 第第六章会会计电算算化系统统会计档档案管理理制度第十六条条单位的的会计档档案包括括贮存在在磁盘(软盘和和硬盘)上的会会计文件件和会计计凭证、会会计帐簿簿、会计计报表等等书面形形式的会会计

29、核算算资料。 1、数据据资料管管理与保保密 机机内数据据文件及及其备份份和作为为会计档档案资料料打印输输出的各各种凭证证、帐册册、报表表，应按按有关财财会制度度使用、保保管。（）现金记记帐凭证证及日记记帐的输输出及保保管。现金金收付业业务要做做到当日日业务当当日清。现现金记帐帐凭证一一律由专专职会计计人员手手工做记记帐凭证证，审核核无误后后当日输输入计算算机并打打印出现现金日记记帐页，审审核后交交现金出出纳人员员核对现现金库存存，相符符后出纳纳员及主主管负责责人在帐帐页上盖盖章，按按月编页页码装订订成册加加盖封印印，年终终将各月月现金日日记帐顺顺序装订订成册，加加盖封印印妥为保保管。（）银行记

30、记帐凭证证、帐册册的输出出与保管管。银行行记帐凭凭证分机机制凭证证和手编编记帐凭凭证两种种。有关关财务人人员必须须及时把把经审核核无误的的原始凭凭证或手手编凭证证，当日日输入计计算机并并打印银银行日记记帐，以以保证银银行出纳纳当日业业务当日日清。银银行帐页页经出纳纳审核无无误后，出出纳和主主管会计计签字盖盖章，按按日装订订成册，年年终将各各月银行行日记帐帐顺序装装订成册册，并加加盖封印印，妥为为保管。现金、银银行记帐帐凭证可可采取汇汇总的方方式，装装订成册册，妥为为保管。（）转帐凭凭证的输输入、输输出与保保管转帐帐凭证包包括手编编凭证和和机制凭凭证两种种，有关关会计人人员应及及时将审审核无误误的原始始凭证或或手工编编制的记记帐凭证证，输入入计算机机。机制制凭证在在输入计计算机后后要打印印输出，并并与手编编凭证同同样装订订成册，妥妥为保管管。（）科目汇汇总表、帐帐簿打印印时间。 现金、银银行日记记帐每天天打印。 银行余余额调