物业企业档案管理制度范本

1、物业企业档案管理制度范本物业企业档案管理制度1一、制度内容为做到客户服务部与客户的良好沟通，掌握客户的人员构成、公司性质、物业费交纳情况等，有必要建立一套综合的客户信息系统，而客户档案可以协助客户服务部以最便捷的方式提供以上信息。因此，为充分利用客户信息并管理好这些信息，特建立此制度二、管理目标客户档案资料全面、准确、有效。三、适用范围客户档案资料的管理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。一般客户档案包括以下的资料：1、收集客户单位资料2、客户缴费记录包括各样应付之押金3、客户装修工程文件4、客户迁入时填具之资料5、客户资料补充6、客户联络资料7、紧急事故联络人的资料8、客户与管理处往来文件

2、9、客户违规事项与欠费记录10、客户维修记录11、客户投诉记录12、客户单位有关的工程档案(与二次装修工程有关资料)与工作程序四、注意事项1、及时上行下达客户与管理之间的知识、报告、通知、通报，传送文件应及时、准确，认真地登记并制作各种表格。2、协调与客户之间的关系，加强横向沟通;3、做好与客户有关各类文件的档案工作，并定期整理，以备随时查询及跟进;4、接听客户投诉，解决客户投诉;5、接听客户工程报修电话，及时联系修复。物业企业档案管理制度21、公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管(包括代理主管)负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。2、有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住

3、户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。3、物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。4、物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。5、物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。6、物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。8、公司将定期巡查上述规定所

4、提及之要求落实情况，对不符要求的保管责任人将作适当处分。9、物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。物业企业档案管理制度31、办公室负责指定接待员、档案员负责业主档案的信息收集、管理及整理工作;2、专管人员须将业主的档案资料分户建立、逐一保存，建立统一目录，同时建立电子档备份。各类信息详细排列，以便查阅;3、客户信息档案的.内容包括：业主收楼及验收文件、装修文件、日常维修文件、缴费文件、回访处理文件及投诉建议等其他文件;4、专管人员须认真填写各项记录表，纸文档与电子文档同

5、时进行。及时跟进业主档案的变更，保证信息的准确性;5、业主档案信息应严格管理，注意保密。严禁非相关人员查阅，以保护业主的隐私，维护公司良好形象;6、为确保文档安全，文件柜要做好防火、防盗、防潮、防虫工作;7、业主档案永久保存，及时与业主沟通，及时变更业主信息，保证其准确性。物业企业档案管理制度4加强档案资料管理，有助于保存住宅小区(大厦)的历史资料，维护管理的连续性和规范化，便于房屋及设施设备的检查、维护、更新和与业主的沟通、联系。(一)管理内容：1、工程档案：从接管开始的所有工程技术、维修、改造资料、各种竣工图及各类设施设备资料等;2、业主档案：所有业主购、租房合同(复印件)，业主基本情况登记表、装修申请表等;3、财务档案：逐年形成的财务收支报表、物业维修基金使用报表等;4、文件档案：有关物业管理法规政策、公司文件等;5、管理资料：绿化资料、日常巡查(清洁、维修、保安)记录、值班记录，车辆管理记录、监控记录、荣誉资料等。(二)管理措施：1、制定档案制度，并严格执行;2、专人管理(由负责内勤的管理员担任)，专室专柜