某通讯技术公司会议管理制度

1、和信通讯技术有限公司管理制度会议管理制度HS-XZ/HY01修订号01实施日期 2008 年1月5日第7页 共7页1、目的本制度明确确规定公司司会议种种类、组织及会务管理理等工作作相关内内容，确确保会议议召开的质量和效效率，推动对会会议决议议的执行行。2、范围本制度适用用于公司司各部门门召开的各项会会议的组组织与管管理。3、权责3.1人力力资源部部协助公司管管理层确确定公司司会议的种类，组织会会议进行行、以及及制定、发发布和推推广会务管管理相关制度；3.2会议议主办部门负责责各项会会议的会议申请请、通知知、组织织、记录及会议决决议催办落实完成工作作。4、会议召召开原则则 4.1 高高效。凡凡召

2、开的的会议应应具备必必要性，注注重实效效，主题题鲜明，准准备充分分。会议议组织者者应将会会议主持持者、议议题、议议程、时时间、地地点等安安排预先先告知与与会者； 4.2 精精简。大大力精简简会议，尽尽量缩短短会期，减减少与会会人员，能能合并召召开的会会议要尽尽可能统统筹合并并；4.3 务务实。把把工作重重点放在在深入实实际，加加强调研研和督查查，集中中精力研研究和解解决实际际问题上上，可采采取现场场办公会会议等形形式，及及时协调调研究解解决有关关问题； 4.4节约约。会议议召开倡倡导勤俭俭节约，会会议地点点安排在在公司内内进行，特特殊情况况需经公公司管理理层批准准，会议议所需经经费由主主办部门

3、门负责申申报，人力资资源部审审核。5、会议分分类5.1 公公司级会会议：主主要包括括年度员工工大会、工作作总结会会（月度度/季度度/年度度）、月月度经营营研讨会、营销销总结会会（季度度/年度度）、业业务相关关会议(如客户户或供应应商研讨讨会、洽洽谈会，座座谈会等等)及各各类临时时召开的的代表大大会；5.2例会会:公司各各一级部部门周例例会、月月度例会会；5.3专项项会议：项目研研讨会、业业务综合合会(如如计划协协调会、质质量分析析会、生生产技术术准备会会、生产产调度会会、安全全工作会会等)。6、会议周周期及时时间安排排7、会议申申报及组组织6.1各部部门须按按照事先先规定的会议议时间、与与会人

4、员、会会议报告告内容等做做好充分准准备参会会；6.2会议议通知：列入会会议计划划的会议议通知由由人力资资源部统统一安排排，会议议通知须须提前一一天以文文字或电电话发出出。各部自自行安排排的小范范围会议议可自行行安排；6.3如召召开须上上级部门门参与的的不定期期会议，由由会议主办单位根根据工作作需要和和会议内内容，向向上一级级单位提提出，提提报会议申申请单，详见见附件一一。经上级级单位审批，如如批准开开会，会前准备相关事宜由由会议主办单位负责，同同时参照本本程序执执行；6.4会议议筹备工工作：根根据会议议内容，由由会议主主办部门门负责组织织，会议相相关部门门配合完完成具体体工作的的筹备与落落实（

5、包括：领导讲讲话、会会场布置置、横幅幅标识、安全保卫、音响、会议通知、会议方案等）； 6.5会议议签到：会议主主办部门门应事先先准备签签到表、册册。中小小型会议议实行个个人签到到，规模模较大的的会议实实行部门门领导签签到。会会议结束束时，主主办部门门可对各各单位的的出勤情情况进行行检查或或抽查； 6.6会议议文件及及会议档档案：全全员性会议议的文件件由主办办部门准备备，会议议结束后后，应及及时将完完整的会会议文件件整理归归档，按按规定时时间移交交到人力力资源部部存档；一般性性工作会会议由主主办部门负负责会议议记录和和纪要整整理，会会议纪要要经部门门负责人人签发后后，公布布执行并并发至相相关部门

6、门备忘；6.7与平平级或纵向向沟通的不不定期会会议召开，由会议议发起单位提出出并参照本程程序执行。7、会议要要求及纪纪律7.1会议议接待由由会议主办部门门负责，会会议召开前5分钟进行签到，须准确统计计会议人人数并留存存档案资资料，详详见会议签签到表附附件三；7.2会议议相关部部门负责责在会前前将与会会议相关关的参阅阅资料及及时、准准确分发发至与会人员；7.3会议议记录由由会议主办部门门负责记记录；7.4与会会人员应应做到不不迟到，不不早退，因因故不能能参加会会议应提提前向主主办会议议部门请请假；有有事离开开会场需需向会议议组织者者请假；会议期期间应关关闭通讯讯工具，保保持会场场安静，不不做与会

7、会议主题题无关的事事；7.5 会会议内容容有保密密事项时时，与会会者必须须严格遵遵守保密密纪律；7.6人力力资源部部将于会议议召开后后对会议议纪律执执行情况况（包括括会议出出勤、请请假制度度履行情情况及会会风会纪纪情况）在在全公司司范围内内通报。各各部门负负责人要要重视对对会议纪纪律的执执行，以以身作则则，促进进良好会会风的形形成。8、会后工工作跟进进8.1主办办部门负责责整理及及下发会议纪纪要（详详见附件件四）及及会议决决议的催催办；8.2会后后聚餐、娱娱乐等活活动由人力资资源部组组织、协协调，会议主办部门应在会议议召开前前通知人力力资源部部，以便便提前准准备安排排；8.3会议议文件材材料的

8、立立卷归档档，建立会议议档案。8.3.11主办部门门负责会议议的相关材料保存存，如会议议通知、会会议议程程、签到表、会会议纪要要、会议议报告等等文书须一并收集集、整理理齐全，按按一会一卷的的立卷方方法设立案案卷；8.3.22部门内内部会议议均需将将会议议议程、签到表、会会议纪要要、会议议报告等等文书备份呈呈报总经经理。9、会议室室使用管管理办法法9.1 管管理归口口9.1.11人力资资源部负负责会议议室的统统筹管理理和协调调安排使使用。9.1.22日常管管理具体体：会议议室内财财产的保保管、卫卫生保洁洁、门窗窗及电器器的关闭闭、使用用交接手手续办理理、钥匙匙交接等等。9.1.33所有会会议室的

9、的灯光、音音响、多多媒体投投影等的的操控工工作、日日常调试试及报修工工作均由由网络管管理员或或总经办办指定专专人负责责。9.2 使使用范围围及预约约程序9.2.11按照“会会议管理理制度”之之规定，列列入每周周会议计计划的会会议优先先编排使使用会议议室；各各部如需使使用会议议室一般般要提前前1天向人力力资源部部申请预预约，以以便统筹筹安排使使用。若若各部拟拟预约的的会议室室使用时时间与每每周列入入会议计计划或已已预定的的会议室室与临时时性重要要会议发发生冲突突时，以以重要会议议为先。9.2.22外部租租赁会议议室主要要用于全全公司的的大型活活动及重重要会议议等，如如有特殊殊活动需需要，需需经公

10、司司管理层层批准，方方可执行行租用安安排。9.2.33申请使使用会议议室可在在公用盘盘下载申申请表，要求求要逐项项填写申申请单中中各项内内容，并并在“其其它说明明”栏中中注明参参会人数数、需使用设设施等，经经批准后后方可使使用；严严禁擅自自使用会会议室。9.3 使使用规定定9.3.11按照“谁谁使用谁谁负责”的的原则，使使用部门门须派专专人负责责本部门门活动期期间的管管理及安安全工作作。9.3.22会议期期间非与与会人员员不得随随意进入入会议室室。9.3.33凡进入入会议室室的人员员必须自自觉遵守守会议室室使用管管理规定定。讲卫卫生，不得喧哗、不得损坏公公物、不得损坏坏公用设设施。对对于违反反本规定定的人员员，人力力资源部部或指定定管理人人员有权权制止、教教育、直直至给予予行政处处罚。9.3.44会议室室使用结结束后，使使用部门门必须负负责关闭闭电源、还还原设施施，做好卫生生保洁。如发现