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文档简介
1、借镜:成功者的信息整理术借镜:成功者的信息整理术不必翻找,立即取用的高效空间收纳术!整理不是把环境变成样品屋,而是要做到一目了然、立即取用。让人容易使用东西。把办公桌收拾干净,但是要找东西时却找不到、也想不起来放在哪里,无法称之为有效的收纳!办公室里放眼望去,有人桌面杂乱、深不见底;有人则总能像刚报到的员工般,保持干净整洁。仔细想想,你的办公桌有以下的状况吗?桌上书本堆积如山,不小心还会垮下来!交换了一大堆名片,却不知道要怎么处理!想用便条纸帮同事留言,便条纸就上演失踪记!打开计算机要找某个厂商的e-mail 和企画书, 但却怎么找都找不到!抽屉老是拉不开,拉开后里头的东西还会掉出来!老板问你
2、公文跑得如何,你却根本搞不清楚处理过了没!如果是的话,那你的工作效率可能就有很大的问题了。曾有研究指出,多数上班族在办公室里每天平均要花45 分钟的时间在找东西。这样下来,一年浪费的时间就将近 180 个小时!可见凌乱的办公环境,是工作效率的头号杀手。 大整理术作者坂户健司认为, 无论是桌面紊乱或日程管理不善,根本原因都是出在个人心理问题:思绪杂乱的人,自然无法妥善地规画、 分类身边的事物、 时间,甚至是接收到的信息。养成收拾习惯,提升工作专注力要解决这个问题,就要从打造有效率的办公桌开始做起。究竟,整理能力和职场表现有什么关联?学会整理又能为工作带来什么好处?日本著名整理师小松易直言,养成收
3、拾习惯,能让人受惠一生;反之,则可能祸延十年。如果办公桌整整齐齐、有条不紊,文件资料井然有序、一目了然,不仅能够有更充裕的时间来处理工作,工作的专注度和愉悦感也会大大提升。小松曾在日本杂志 The 21 中,详述整理力带来的 5 大好处:避免失误:把重要、不重要的东西混杂在一起,容易让人忽略截止期限等标示,或搞错文件,增加失误机会。提高效率:办公桌是用来工作的地方, 不是用来放东西的, UNIQLO 创意总监佐藤可士和指出,要求最高效率,桌上除了现在工作的所需物品外,必须一概净空,因为其他东西都是不必要的。减少压力:杂乱的画面,连带也会使人心情紊乱。所以小松易认为,办公桌上视野所及的范围,愈清
4、爽整洁,愈能保持心情愉快。孕育灵感:从客户庞杂的要求中整理出一个清晰脉络,是佐藤可士和找寻灵感的必经过程。可以想见,拥有整理力,灵感自然更容易浮现。留下好印象:在职场上,所有人都必须和他人协力合作。因此,考量到他人的视觉感受,保持桌面整洁,也可能间接提高你的个人评价。要用的东西,想到马上就能拿到那么,该怎么整理,才能达到有效收纳的最高境界呢?坂户健司认为,桌面整理优劣的取决标准,其实不在于桌面物品的多寡 ,而是桌上是否依照工作内容的不同,放置了需要的东西。因此,桌面应如同大厨的砧板 ,只留下与料理中食物相关的食材与物品,例如重要文件或频繁使用的文具。为求整洁而使桌面空无一物,或是堆栈过多无用物
5、品等,都是过犹不及的做法。在于分类上,则要做到一目了然、立即取用 。他认为,把办公桌收拾干净,但是要找东西时却找不到、也想不起来放在哪里,并非有效的收纳。因此,必须同步设想到,若是日后需要某样东西时,能否在最短时间内利落地取出 。只要会有时间上的浪费,就不是理想的整理方式。有效整理的最高境界,就是做到要用的东西,想用时马上就能拿到,日本收纳咨询顾问网站 Yutori 工房创办人饭田久惠,也在 Associ 杂志中指出,整理不是把环境变成样品屋, 而是让人容易使用东西。 为达到最速取得的效果,饭田提出了一个物品整理公式收纳指数步数动作数,指数愈小,就表示愈方便取用。收纳指数指的是东西取出与放入的
6、容易程度;步数是指拿到物件必须经过的步骤数;动作数是指取出物件必须经过的步骤数; 则是其他压力要因 。以从橱柜中拿出打扫用具为例,如果打开橱柜即可拿到,则步数等于 1,其余为 0,所以收纳指数是1;若用具收纳在篮子内,打开橱柜后还必须拉出篮子,所以动作数等于 1,整体收纳指数变成 2;若用具是收在篮子深处,由于必须特别翻找,造成压力上升,所以还得加上 ,总收纳指数提高为3。由此可见,要提高收纳效率,愈常用到的东西,收纳指数就要愈低(例如,将最常用的文具摆桌上, 使收纳指数等于 0),生活也会更便利顺手。只要能够下点功夫整顿,你也能成为众人眼中的整理达人!凌乱的办公环境,是工作效率的头号杀手。活
7、用信息搜集与整理术,工作永远快别人一步!漫无目的地搜寻资料,或是固定只使用某些资料来源,形同局限自己的视野;徒有大笔资料却未经整理吸收,可以说根本完全派不上用场。何不试着养成信息搜集与整理的好习惯,让自己变成最有效率的工作达人。信息洪流,究竟有多惊人?去年,台湾就有6 千多家立案的杂志社及 2 千多家报社,另有1 万多家出版社,共出版了4万多本书。这,还不包括近十年才兴起的网际网络信息在这个无远弗届的平台上,随意键入一个关键字,动辄就能搜出上百万笔结果。情报力数位档案管理分析达人引述纽约时报(TheNew York Times), 2008 年时,全球一周所产出的信息量,比 18 世纪一个人一
8、生接触到的信息量还要多。国际数据信息中心( IDC )则指出,自 2009 2020 年间,信息量还要再爆增 44 倍。但日本工作术女神胜间和代观察,其中真正对我们有帮助的信息,顶多只有百分之一左右。因此,在洪流中淘金,将百分之一真正的信息堆砌成宝山,也成为工作者的必备能力。在这个时代,时间就是金钱可能要被改写成信息就是金钱,甚至是信息带来金钱胜间和代在新 ?知识生产术中解释, 高明地取得信息、自己加工、产出,再连结到赚钱之上就是提升知识生产力的过程。这种利用信息赚钱、再把钱拿去购买信息的正向循环,将使信息拥有者和信息缺乏者之间的距离,愈拉愈大。举例来说,为提出新企画案,你费心搜集、整理许多信
9、息,得到组织的认同,赢得奖金和进修机会。接着,你从中获得更丰富的知识与人脉,累积更多独家信息,进而能够提出更创新的构想。 这就是信息知识金钱信息的正向循环。依据知识架构,有效率地搜集、整理然而,淘金技术的熟练与否,将直接影响搜集与整理信息的效率。新 ?知识生产术中提到,有效率地搜集、整理信息的关键,就是能解构信息,创造出新的知识架构 ,这是搜集信息的骨架。比如说,如果一个业务员将工作所需的信息汇整成 3C 架构,就可以将把信息分成公司产品信息corporate )顾客信息 (customer) 竞争者信息(competitor) 来管理。曾在日本麦肯锡(Mckinsey & Company)工
10、作的胜间和代强调,依据知识架构来搜集资料,正是世界一流的管理顾问和普通人的差别。这种定向化的信息搜集方式,不只工作方式能大幅增加信息搜集能力,无论是看书、 阅报、读杂志或用网络搜寻引擎,甚至连参加活动、拓展人脉,也能够更有效益。养成搜整习惯,变身工作达人在本刊中,我们以多数工作者在工作上最常碰到、也最常使用的信息媒介网络、纸本为切入点。报章杂志书籍,固然仍是许多专业资料的重要来源;但随着网际网络的兴起,多数人对搜集信息的第一个联想,已经从去图书馆影印旧报纸,转向在搜寻引擎上键入关键字 。而随着行动手持装置愈来愈普遍, 与云端技术的兴起, 信息更可以到达 无时不搜、无处不存的境界。无论你是纸本类
11、比派或网络数位派 ,两者间的信息搜集整理方式,仍有许多共同的原则。我们整理了数十本书籍,并采访了十多位优秀的工作达人,畅谈他们如何交互利用数位与类比工具,来使工作与生活更有效率。其实,没有哪一种做法是最完美的,一切都要视你的习惯而定。但本书搜罗的方法当中,一定有一种适合你!最后,我们相信对经理人而言,除了被动地接收信息,更可以主动创造、接近信息来源因为,最独家、最珍贵的信息,往往不在网络或书本里,而是在人的身上。因此,我们也介绍了专业人脉的创造与维系秘诀,藉由标竿学习来提升信息搜集能力。从今天起,养成信息搜集与整理的好习惯,你将不只是最灵通的情报达人 ,也将会是最有效率的工作达人!工作术女神教
12、你抱持问题意识,锁定最有用的信息胜间和代有日本工作术女神之称,曾是日本最年轻的会计师,身为经济评论家、畅销作家,著作总销量近200 万册, 2005年被华尔街日报选为全球最受瞩目的50 位女性之一。如何锁定最有用的信息?看到信息搜集整理这6 个字,我们很容易联想到一个人淹没在大量信息中、不得不使用 Google 来搜集资料,再依靠各种功能强大的科技产品协助整理的影像。不过日本知名顾问胜间和代却认为,这个影像恰好是信息 搜集整理的三大迷思。所谓信息的迷思,胜间表示,其实大部分人所接触到的信息量,都没有到洪水的地步。我们透过五感所获取的信息,例如一分钟能读几个字、 每天能和几个人见面谈话等,都相当
13、有限,因此,必须尽可能增加获取信息的机会。而最方便的技巧就是时常抱持问题意识。问题意识等于在脑中制作收纳箱,胜间说明,就像把文件整理到档案夹里,必须在大脑里开启各种收纳箱,才会将获取的信息按照标签放进去,一旦脑中的箱子愈充实,信息之间彼此结合,或者箱子里的信息多到要满出来的时候,我们就会察觉应该是有什么新事情发生了。胜间建议每个人可以设定5 个主题,一旦有略感在意的事情发生,就可以用 Google 搜寻,例如她就是以提升生产力工作生活平衡有效活用信息科技 改正生活习惯 有效运作组织的方式为本身的问题意识,不断地获得信息、成为专家。第二,有关搜集的迷思则是,虽然我们最常用 Google 在网络上
14、找资料,然而,真正有价值的信息常常是网络上找不到的。胜间和代非常善用科技产品、甚至提倡将个人Google 化的工作方式 (例如她用 Google Map 导航,骑自行车移动到客户处,用 Google Calendar 管理行程、所有信件用 Gmail 备份、在计算机以 Google Desktop 搜寻等),但她清楚知道,数字化的好处是便于集中管理、易于搜寻与复制备份。然而真正值得搜集的核心信息,通常属于类比式。例如经过亲身体验、整理与思考而得的信息,或者与直接与专业人士面对面请教、学习,甚至读书获得的知识,无论可信度或质量,都比网络上的免费信息更高。因此,应增加类比式的信息搜集,降低数位信息的比例,例如与学有专精的同事安排午餐约会交换信息;购物时观察哪些卖场生意比较好以掌握趋势等;甚至参加付费研讨会,都比浏览免费的网络资料更有时间效率。最后,有关整理的迷思则是,我们常常陷入搜集、整理信息的漩涡,结果不自觉地忘了要产出 。胜间非常建议每个人
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