借镜：成功者的信息整理术

1、借镜：成功者的信息整理术借镜：成功者的信息整理术不必翻找，立即取用的高效空间收纳术！整理不是把环境变成样品屋，而是要做到一目了然、立即取用。让人容易使用东西。把办公桌收拾干净，但是要找东西时却找不到、也想不起来放在哪里，无法称之为有效的收纳！办公室里放眼望去，有人桌面杂乱、深不见底；有人则总能像刚报到的员工般，保持干净整洁。仔细想想，你的办公桌有以下的状况吗？桌上书本堆积如山，不小心还会垮下来！交换了一大堆名片，却不知道要怎么处理！想用便条纸帮同事留言，便条纸就上演失踪记！打开计算机要找某个厂商的e-mail 和企画书， 但却怎么找都找不到！抽屉老是拉不开，拉开后里头的东西还会掉出来！老板问你

2、公文跑得如何，你却根本搞不清楚处理过了没！如果是的话，那你的工作效率可能就有很大的问题了。曾有研究指出，多数上班族在办公室里每天平均要花45 分钟的时间在找东西。这样下来，一年浪费的时间就将近 180 个小时！可见凌乱的办公环境，是工作效率的头号杀手。 大整理术作者坂户健司认为， 无论是桌面紊乱或日程管理不善，根本原因都是出在个人心理问题：思绪杂乱的人，自然无法妥善地规画、 分类身边的事物、 时间，甚至是接收到的信息。养成收拾习惯，提升工作专注力要解决这个问题，就要从打造有效率的办公桌开始做起。究竟，整理能力和职场表现有什么关联？学会整理又能为工作带来什么好处？日本著名整理师小松易直言，养成收

3、拾习惯，能让人受惠一生；反之，则可能祸延十年。如果办公桌整整齐齐、有条不紊，文件资料井然有序、一目了然，不仅能够有更充裕的时间来处理工作，工作的专注度和愉悦感也会大大提升。小松曾在日本杂志 The 21 中，详述整理力带来的 5 大好处：避免失误：把重要、不重要的东西混杂在一起，容易让人忽略截止期限等标示，或搞错文件，增加失误机会。提高效率：办公桌是用来工作的地方， 不是用来放东西的， UNIQLO 创意总监佐藤可士和指出，要求最高效率，桌上除了现在工作的所需物品外，必须一概净空，因为其他东西都是不必要的。减少压力：杂乱的画面，连带也会使人心情紊乱。所以小松易认为，办公桌上视野所及的范围，愈清

4、爽整洁，愈能保持心情愉快。孕育灵感：从客户庞杂的要求中整理出一个清晰脉络，是佐藤可士和找寻灵感的必经过程。可以想见，拥有整理力，灵感自然更容易浮现。留下好印象：在职场上，所有人都必须和他人协力合作。因此，考量到他人的视觉感受，保持桌面整洁，也可能间接提高你的个人评价。要用的东西，想到马上就能拿到那么，该怎么整理，才能达到有效收纳的最高境界呢？坂户健司认为，桌面整理优劣的取决标准，其实不在于桌面物品的多寡 ，而是桌上是否依照工作内容的不同，放置了需要的东西。因此，桌面应如同大厨的砧板 ，只留下与料理中食物相关的食材与物品，例如重要文件或频繁使用的文具。为求整洁而使桌面空无一物，或是堆栈过多无用物

5、品等，都是过犹不及的做法。在于分类上，则要做到一目了然、立即取用 。他认为，把办公桌收拾干净，但是要找东西时却找不到、也想不起来放在哪里，并非有效的收纳。因此，必须同步设想到，若是日后需要某样东西时，能否在最短时间内利落地取出 。只要会有时间上的浪费，就不是理想的整理方式。有效整理的最高境界，就是做到要用的东西，想用时马上就能拿到，日本收纳咨询顾问网站 Yutori 工房创办人饭田久惠，也在 Associ 杂志中指出，整理不是把环境变成样品屋， 而是让人容易使用东西。 为达到最速取得的效果，饭田提出了一个物品整理公式收纳指数步数动作数，指数愈小，就表示愈方便取用。收纳指数指的是东西取出与放入的

6、容易程度；步数是指拿到物件必须经过的步骤数；动作数是指取出物件必须经过的步骤数； 则是其他压力要因 。以从橱柜中拿出打扫用具为例，如果打开橱柜即可拿到，则步数等于 1，其余为 0，所以收纳指数是1；若用具收纳在篮子内，打开橱柜后还必须拉出篮子，所以动作数等于 1，整体收纳指数变成 2；若用具是收在篮子深处，由于必须特别翻找，造成压力上升，所以还得加上 ，总收纳指数提高为3。由此可见，要提高收纳效率，愈常用到的东西，收纳指数就要愈低（例如，将最常用的文具摆桌上， 使收纳指数等于 0），生活也会更便利顺手。只要能够下点功夫整顿，你也能成为众人眼中的整理达人！凌乱的办公环境，是工作效率的头号杀手。活

7、用信息搜集与整理术，工作永远快别人一步！漫无目的地搜寻资料，或是固定只使用某些资料来源，形同局限自己的视野；徒有大笔资料却未经整理吸收，可以说根本完全派不上用场。何不试着养成信息搜集与整理的好习惯，让自己变成最有效率的工作达人。信息洪流，究竟有多惊人？去年，台湾就有6 千多家立案的杂志社及 2 千多家报社，另有1 万多家出版社，共出版了4万多本书。这，还不包括近十年才兴起的网际网络信息在这个无远弗届的平台上，随意键入一个关键字，动辄就能搜出上百万笔结果。情报力数位档案管理分析达人引述纽约时报（TheNew York Times）， 2008 年时，全球一周所产出的信息量，比 18 世纪一个人一

8、生接触到的信息量还要多。国际数据信息中心（ IDC ）则指出，自 2009 2020 年间，信息量还要再爆增 44 倍。但日本工作术女神胜间和代观察，其中真正对我们有帮助的信息，顶多只有百分之一左右。因此，在洪流中淘金，将百分之一真正的信息堆砌成宝山，也成为工作者的必备能力。在这个时代，时间就是金钱可能要被改写成信息就是金钱，甚至是信息带来金钱胜间和代在新 ?知识生产术中解释， 高明地取得信息、自己加工、产出，再连结到赚钱之上就是提升知识生产力的过程。这种利用信息赚钱、再把钱拿去购买信息的正向循环，将使信息拥有者和信息缺乏者之间的距离，愈拉愈大。举例来说，为提出新企画案，你费心搜集、整理许多信

9、息，得到组织的认同，赢得奖金和进修机会。接着，你从中获得更丰富的知识与人脉，累积更多独家信息，进而能够提出更创新的构想。 这就是信息知识金钱信息的正向循环。依据知识架构，有效率地搜集、整理然而，淘金技术的熟练与否，将直接影响搜集与整理信息的效率。新 ?知识生产术中提到，有效率地搜集、整理信息的关键，就是能解构信息，创造出新的知识架构 ，这是搜集信息的骨架。比如说，如果一个业务员将工作所需的信息汇整成 3C 架构，就可以将把信息分成公司产品信息corporate ）顾客信息 (customer) 竞争者信息(competitor) 来管理。曾在日本麦肯锡（Mckinsey & Company）工

10、作的胜间和代强调，依据知识架构来搜集资料，正是世界一流的管理顾问和普通人的差别。这种定向化的信息搜集方式，不只工作方式能大幅增加信息搜集能力，无论是看书、 阅报、读杂志或用网络搜寻引擎，甚至连参加活动、拓展人脉，也能够更有效益。养成搜整习惯，变身工作达人在本刊中，我们以多数工作者在工作上最常碰到、也最常使用的信息媒介网络、纸本为切入点。报章杂志书籍，固然仍是许多专业资料的重要来源；但随着网际网络的兴起，多数人对搜集信息的第一个联想，已经从去图书馆影印旧报纸，转向在搜寻引擎上键入关键字 。而随着行动手持装置愈来愈普遍， 与云端技术的兴起， 信息更可以到达 无时不搜、无处不存的境界。无论你是纸本类

11、比派或网络数位派 ，两者间的信息搜集整理方式，仍有许多共同的原则。我们整理了数十本书籍，并采访了十多位优秀的工作达人，畅谈他们如何交互利用数位与类比工具，来使工作与生活更有效率。其实，没有哪一种做法是最完美的，一切都要视你的习惯而定。但本书搜罗的方法当中，一定有一种适合你！最后，我们相信对经理人而言，除了被动地接收信息，更可以主动创造、接近信息来源因为，最独家、最珍贵的信息，往往不在网络或书本里，而是在人的身上。因此，我们也介绍了专业人脉的创造与维系秘诀，藉由标竿学习来提升信息搜集能力。从今天起，养成信息搜集与整理的好习惯，你将不只是最灵通的情报达人 ，也将会是最有效率的工作达人！工作术女神教

12、你抱持问题意识，锁定最有用的信息胜间和代有日本工作术女神之称，曾是日本最年轻的会计师，身为经济评论家、畅销作家，著作总销量近200 万册， 2005年被华尔街日报选为全球最受瞩目的50 位女性之一。如何锁定最有用的信息？看到信息搜集整理这6 个字，我们很容易联想到一个人淹没在大量信息中、不得不使用 Google 来搜集资料，再依靠各种功能强大的科技产品协助整理的影像。不过日本知名顾问胜间和代却认为，这个影像恰好是信息 搜集整理的三大迷思。所谓信息的迷思，胜间表示，其实大部分人所接触到的信息量，都没有到洪水的地步。我们透过五感所获取的信息，例如一分钟能读几个字、 每天能和几个人见面谈话等，都相当

13、有限，因此，必须尽可能增加获取信息的机会。而最方便的技巧就是时常抱持问题意识。问题意识等于在脑中制作收纳箱，胜间说明，就像把文件整理到档案夹里，必须在大脑里开启各种收纳箱，才会将获取的信息按照标签放进去，一旦脑中的箱子愈充实，信息之间彼此结合，或者箱子里的信息多到要满出来的时候，我们就会察觉应该是有什么新事情发生了。胜间建议每个人可以设定5 个主题，一旦有略感在意的事情发生，就可以用 Google 搜寻，例如她就是以提升生产力工作生活平衡有效活用信息科技 改正生活习惯 有效运作组织的方式为本身的问题意识，不断地获得信息、成为专家。第二，有关搜集的迷思则是，虽然我们最常用 Google 在网络上

14、找资料，然而，真正有价值的信息常常是网络上找不到的。胜间和代非常善用科技产品、甚至提倡将个人Google 化的工作方式 （例如她用 Google Map 导航，骑自行车移动到客户处，用 Google Calendar 管理行程、所有信件用 Gmail 备份、在计算机以 Google Desktop 搜寻等），但她清楚知道，数字化的好处是便于集中管理、易于搜寻与复制备份。然而真正值得搜集的核心信息，通常属于类比式。例如经过亲身体验、整理与思考而得的信息，或者与直接与专业人士面对面请教、学习，甚至读书获得的知识，无论可信度或质量，都比网络上的免费信息更高。因此，应增加类比式的信息搜集，降低数位信息的比例，例如与学有专精的同事安排午餐约会交换信息；购物时观察哪些卖场生意比较好以掌握趋势等；甚至参加付费研讨会，都比浏览免费的网络资料更有时间效率。最后，有关整理的迷思则是，我们常常陷入搜集、整理信息的漩涡，结果不自觉地忘了要产出 。胜间非常建议每个人