浅谈高职院校系部行政秘书应具备的工作意识

1、浅谈高职院校系部行政秘书应具备的工作意识浅谈高职院校系部行政秘书应具备的工作意识高校系部行政秘书，主要是负责协助系部指导处理日常事务的系办公室工作人员，是高校行政管理的基层管理者。行政秘书在协调系部与学校行政职能部门之间，系部与系部之间，系部与师生之间的关系中起到至关重要的作用。行政秘书工作任务杂乱繁琐且看似微缺乏道，却关系着系部的开展；行政秘书是否具有正确的工作意识那么直接影响到系部日常工作的完成效率与质量。1系部行政秘书主要工作及工作特点高校系部行政秘书的主要工作职责是协助指导做好系部日常事务，主要包括：文书工作，公文的上传下达：负责系部对内对外的文书的起草、打印及发布工作，其中包括工作方

2、案、工作总结、申请报告、通知文件、部门通讯文稿及宣传工作、会议记录及会议纪要整理；档案管理：负责系部及学院上传下达的重要公文的搜集整理，系部教工档案资料、科研文件、荣誉证书、人事档案的登记，整理及保管；人力资源工作：负责人事考勤、年度评审、职称评定，人才招聘、福利事务等；日常行政工作：管理办公设备、组织会议会务，综合工作、对外接待对内效劳、协调关系，协助指导处理系部突发事件，辅助教学、科研、学生管理等工作。由此可见，系部行政秘书工作具有繁杂性、效劳性、协调性、辅助性及管理性的特点。2系部行政秘书应具有的工作意识良好的工作意识详细表现为工作积极认真，有责任感，具有根本的职业道德。由于高职系部行政

3、秘书工作繁杂，事务众多工作特性，具备良好的工作意识，是做好行政秘书工作的关键，也是提升自我工作才能的重要前提。2.1行政秘书人员必须具备热情周到的效劳意识：行政秘书是协助指导处理日常事务的办公室工作人员，这一岗位的性质决定了它本身的就是效劳性、条件性很强的工作。效劳性，不仅仅表达在效劳上级领本文由论文联盟搜集整理导，更表达在努力维持系部的日常教学，科研，学生管理，师资事务等日常的工作事务上。通过效劳间接对象、辅助各项工作的方式效劳整个部门。勤奋工作，积极进取，热情周到的效劳意识，是做好行政秘书工作的根本要求。2.2行政秘书人员必须具有良好的协调意识：行政管理工作并非是单独个人或单独某个部门就能

4、完成的工作，它必须通过与各部门，各指导乃至与师生们的沟通协调才可以顺利出色地完成。所以行政秘书人员务必认识到，良好的协调才能，是做好工作的必备条件。行政秘书人员在工作中，必须与学院各个职能部门保持沟通，保证信息的畅通，及时进展信息反应；并学会运用各种沟通协调技巧，协调系部与学院、各系部及各职能部门的关系，建立良好的互助互信互爱的融洽关系；同时，也要学会通过沟通协调，借助各职能部门的信息及才能，保持系部日常工作的正常运行；行政秘书的沟通协调才能，除了表达在日常工作中的沟通之外，还表达在协助系部指导处理好部门内部老师与上级，老师与老师，老师与学生之间的三重关系，行政秘书必须充当好部门光滑剂的角色，

5、防止各种人际关系事件的发生，努力确保系部工作可以顺利出色地完成。2.3行政秘书必须具备掌控自我情绪，保持平和心态的意识：行政秘书的岗位由于工作任务在教学部门的特殊性而决定了这个岗位是个普通而又特殊的岗位，但从事行政秘书工作的工作人员，确是一个有着喜怒哀乐情绪的自然人。行政秘书在日常生活中，会遇到各种各样会引发消极情绪的生活及工作问题，面对情绪的波动起伏，行政秘书人员平和的心态及自我调节情绪的才能显得尤其重要。不良的消极情绪，不仅给秘书人员的生活带来负面影响，也会严重地影响秘书人员的日常工作的积极性，效劳性，进而可能影响部门日常工作的正常运转。行政秘书工作人员，在日常的工作与生活中，应当强烈地意

6、识到提升自我的品德修养，工作修养，进步精神境界，培养心理抗压才能的重要意义并可以在日常生活中自我提升与自我培养。2.4行政秘书必须有细心、慎重、周到的工作思维才能的意识：行政秘书在指导的直接指导下工作，是指导的助手及参谋，所以时刻保持头脑清醒，是行政秘书人员工作的首要条件。指导在日常工作中，既要理解及配合学院高层行政管理事务，又要把握系部整体开展的全局；既要理解系部的教学情况，又要亲密关注系部科研工作；既要洞察师资的开展，又要理解学生的学习开展情况；工作事务大到学院高层，小到部门细枝末节，事务众多，任务繁重。在这种千头万绪的情况下，行政秘书必须保持明晰的头脑，时刻提醒指导工作安排及完成情况，例

7、如会议会务情况，材料上交情况，对上传下达文件进展仔细的把关、提醒等，学会站在指导的角度关注日常工作的进展情况，细心、慎重、周到地为指导考虑，才能更好地发挥助手作用。3如何进步系部行政秘书人员工作意识3.1进步政治素质：政治素质包括政治理论知识、政治心理、道德品质、工作才能、工作作风等，是人综合素质的核心。行政秘书工作者要有坚决的政治立场，坚决贯彻执行党的道路、方针、政策，严格遵守高校的规章制度，理解国家的政治活动，掌握高校最新的工作动态，为人正值，忠于职守。3.3进步心理品德素质：自信乐观、热情坦率、坚强英勇，高度的自制力，良好地人际关系，都是有助于顺利出色完成行政管理工作任务的良好心理品质。行政秘书人员应通过对心理安康知识的学习，培养安康的心理品质。作为系部行政秘书人员，明确工作任务