档案管理系统设计

1、.神州数码档案管理系统解决方案一、系统结构与应用结构1 系统结构系统采用Lotus Domino作为系统及数据库平台。用户使用公司的Notes办公自动化平台作为客户端与管理端。使用公司已有的办公自动化系统用户权限作为系统的权限控制。2 应用结构系统设置档案条目库、权限结构库、卷宗库、借阅管理库、档案目录库、系统配置、档案库等几种功能模块。用户在档案条目库中创建档案条目。通过已在档案目录库中定义好的档案目录,设定档案的分级目录。通过卷宗库选择档案放置的卷宗,如果无卷宗,则需对卷宗库进行维护。通过设定档案的权限,从档案权限库中得到此档案的阅读者权限。完成档案条目信息填写后,根据系统配置中指定的目标

2、档案库,将档案的附件存放在目标档案库中。用户借阅通过借阅管理库,进行档案借阅审批。3 档案管理系统功能大类需求描述目录管理目录由公司档案管理员创建目录修改必须在无相关文档时才可进行或批量更新相关档案后才可操作后期做删除必须在无相关文档时才可进行档案类型管理目的由类型决定是否立卷类型由公司档案管理员创建类型修改必须在无相关文档时才可进行或批量更新相关档案后才可操作删除必须在无相关文档时才可进行创建表单维护类型类型名、创建年限、创建人、是否建立卷宗文件必须创建卷宗/实物音像实物/照片/实物证书实物电子相同实物电子不同电子文件档案录入及归档档案可由各级档案管理员直接录入,也可由员工投档或从公司知识库

3、中投档产生。必须选择档案类型以便根据类型决定是否创建卷宗。暂时不做档案条目需具备关键字段描述以反映档案的主要内容,并便于档案的查询及定位。归档内容不能更改。投档后由所属本部级档案管理员负责审批。并填写必要的归档字段后归档,按三级目录+年度的方式。按类型不同决定是否立卷,如需要立卷的文档归档时必须已有相应卷宗,如无卷宗需新建才可实现归档功能,并只能放入未满卷宗并要求档案管理员具有管理权限的卷宗,即录入时自动过滤已滿卷宗及无管理权限的卷宗。关键字段必填才能审核通过。本部及以上级别档案管理员只具有审批归档资格,不具有创建档案权限此点由档案管理规定来实现针对档案实现状态管理文件状态新建审批状态归档借出

4、状态电子无基础销毁状态跟踪档案的创建访问记录及时间按服务器时钟管理卷宗管理由档案类型决定是否归入卷宗档案卷宗可由各级档案管理员创建卷宗修改必须在无相关文档时才可进行或批量更新相关档案后才可操作删除必须在无相关文档时才可进行如卷宗下文档完全销毁,则标记该卷宗为销毁。卷宗按照三级分类+年限的规则创建卷宗权限为包含关系,即本部档案管理员具有相应下级事业部的卷宗管理权限权限管理档案管理员权限公司级、本部级、事业部级；密级为机密不能设定为公共级。各本部及各事业部之间的档案内容、档案条目、以及卷宗实现隔离,但是公司档案管理员在查询或查看时可以提到公司所有档案内容。在公司组织结构发生变化或业务调整时时,能够

5、调整系统的权限结构,更新相关档案权限,并同时批量修改档案物理位置,保证档案的利用。可以实现权限分配的批处理修改相关档案的权限更改档案移交权限不变情况下档案可实现以下移动方式：1、跨档案室的单一及批量移交。查询管理具有高级搜索选型功能,档案管理员可轻松实现匹配查询查询根据权限控制表显示相应文档。借阅管理跨事业部借阅管理跨本部借阅管理记录借阅信息状态并反映到相应条目实物类销毁功能电子无销毁实物销毁更新相应卷宗及相关文档标识打印功能系统可打印以下表格：表1、归档文件封面卷宗封面表2、卷内文件目录表3、卷内备考表表5、档案销毁清册表6、档案移交清单系统维护档案管理员维护权限维护卷宗维护目录维护性能要求

6、条目自动作为查询目录了与附件分开存储考虑后期平台拓展考虑后期的数据库移植二、权限结构库1 数据库描述功能：保存系统管理权限信息。角色：公司档案管理员权限：管理者公司档案管理员作者本部档案管理员、事业部档案管理员读者default2 维护流程3 表单本部信息表表单本部信息表本部名称：本部长：本部档案管理员：本部群组名称：主管总裁：权限创建：公司档案管理员修改：公司档案管理员、本部档案管理员删除：公司档案管理员说明：公司档案管理员创建完成本部信息后,必须指定本部档案管理员,指定后,由本部档案管理员对内容进行维护。描述字段名称类型值产生流程权限其他本部名称字符填写1公司档案管理员创建。必填本部长姓名

7、选择、可多值2本部档案管理员维护。必填本部档案管理员姓名选择、可多值1公司档案管理员维护公司档案管理员必填本部群组名称群组从通讯录选择本部档案管理员主管总裁姓名选择、可多值本部档案管理员事业部信息表表单事业部维护表本部名称：本部长：本部档案管理员：事业部名称：事业部总经理：事业部档案管理员：事业部群组名称：本部群组名称：总裁：权限创建：本部档案管理员修改：事业部档案管理员删除：本部档案管理员说明：本部档案管理员创建完成事业部信息后,必须指定事业部档案管理员,指定后,由事业部档案管理员对内容进行维护。描述字段名称类型值产生流程权限其他本部名称字符选择3本部档案管理员选择。必填本部长姓名3必填本部

8、档案管理员姓名公司档案管理员必填本部群组名称群组主管总裁姓名事业部名称事业部总经理事业部档案管理员事业部群组名称操作创建本部信息创建事业部信息编辑删除4 权限分配规则条目查询档案阅读卷宗管理IV同档案阅读权限事业部员工、本部长、总裁、本部档案管理员、本事业部档案管理员本部档案管理员、所有事业部档案管理员III同档案阅读权限事业部总经理、本部长、总裁、本部档案管理员、本事业部档案管理员本部档案管理员、所有事业部档案管理员II同档案阅读权限本部长、总裁、本部管理员本部档案管理员、所有事业部档案管理员I总裁总裁本部档案管理员、所有事业部档案管理员三、档案目录库1 数据库描述功能：保存档案目录结构信息

9、。角色：公司档案管理员权限：管理者公司档案管理员作者公司档案管理员读者default2 表单权限档案条目管理只能由公司档案管理员创建、编辑、删除,其他人员只有阅读权限内容用户按级别维护目录在维护下一级目录时,需要先选择上一级目录。目录编号按目录编码规则完成,用户自行填写。一级目录信息一级目录名称：一级目录编号：二级目录信息一级目录名称：一级目录编号：二级目录名称：二级目录编号：三级目录信息一级目录名称：一级目录编号：二级目录名称：二级目录编号：三级目录名称：三级目录编号：操作创建一级目录创建二级目录创建三级目录删除编辑四、档案条目库1 数据库描述功能：保存档案条目信息。角色：公司档案管理员权限

10、：管理者公司档案管理员作者default读者default2 档案投档流程：员工创建档案文件事业部档案管理员归档内容：普通员工创建投档文档,填写内容红色部分：档案条目档案编号页数1文件号文件名称1备注1目录产生日期1产生部门1保存期限权限归档部门承办人特殊权限是否存档密级项目档案信息如是项目或合同填写以下信息客户名称1归属地1项目名称1金额1项目周期1结项日期1服务期1档案文件档案类型1附件1档案库信息创建人创建日期归档日期审批信息审批人：2审批时间：2提交事业部档案管理员归档。操作：创建档案编辑删除3 档案归档内容：档案管理员创建档案流程：创建档案时,选择档案一级目录、二级目录、三级目录、卷

11、宗。如果从卷宗库中选择已存在的卷宗,则自动产生卷宗中已有的分类,并根据已有的卷宗号和同一卷宗号中的文件号,自动形成完整的档案号。如果没有卷宗,则需先维护卷宗库中的卷宗内容,然后创建档案。在文件加入档案库时,如果不选择卷宗,只选择档案分类,可作为文件放置。档案在系统中需填写以下内容,形成档案条目。档案条目档案编号页数文件号文件名称备注目录卷宗名称卷宗编号：产生日期产生部门保存期限权限归档部门承办人特殊权限是否存档密级项目档案信息如是项目或合同填写以下信息客户名称归属地项目名称金额项目周期结项日期服务期档案文件档案类型附件档案库信息创建人创建日期归档日期4 档案编码规范一位三位两位两位一位 四位三

12、位 360 20 0 10 3 A 360 20 0 10 3 A一级目录年度 年限 级别 卷序号 文件序号二级目录三级目录 案卷号档案编号一级目录编码按 A/B/C/D编码,按选择的目录名称自动生成。 二级目录编码三位数字,按选择的目录名称自动生成。三级目录编码两位数字,按选择的目录名称自动生成。年度编码两位数字,系统自动生成。年限编码一位罗马数字,对应关系如下：5年 10年 15年30年永久 级别编码权限按权限级别选择卷序号编码当系统组卷时,根据原有序号,自动排序号。文件序号编码当系统组卷时,根据原有序号,自动排序文件号。5 条目库配置文档在档案条目库中对档案文件附件存放的档案库进行配置,

13、设置附件存放的数据库。当档案库数据库大小超过一定的数据量,管理员可新建档案库。配置文档只能编辑、不能删除,配置文档只有一个。文件库名称：文件库路径：6 档案查询档案条目查询权限与档案相同阅读权限相同。提供模糊查询功能,通过输入关键字,可与档案条目中的所有字段匹配。五、档案卷宗1 数据库描述功能：保存档案卷宗。权限：管理者公司档案管理员作者事业部档案管理员、本部档案管理员不能存取者default2 档案卷宗维护卷宗内容：卷宗名称一级分类二级分类三级分类填写从目录库中选择必选从目录库中选择如空则编码为零从目录库中选择如空则编码为零卷宗描述：对此卷的描述卷宗号：根据卷宗选择的目录,根据编码规则自动产

14、生。排架号：所属本部：已有页数：根据已创建的卷内文件的文件页数总和计算得出。卷内内容：自动获得卷内每个文件的文件名称与文件号。并有档案内容链接。文件号：文件名称：文件号：文件名称：文件号：文件名称：文件号：文件名称：当对卷宗中三层分类信息中的任何一级分类做修改后,需要点击更新卷宗操作,对卷宗内所有文档的信息进行更新。3 档案卷宗配置文档当放置在此卷的文件页数超过设定值,不能向此卷宗归档,只能重新立卷。配置文档只能编辑、不能删除,配置文档只有一个。卷宗最大页数：4 操作创建档案卷宗编辑更新卷宗六、档案借阅档案借阅分为档案查询、档案借阅,其中档案借阅分为借阅审批与借阅管理。1 档案查询公司档案管理

15、员将根据查询人提出的查询申请,在查询界面中进行查询,并将查询结果导出excel表,作为附件发送给查询人。查询人需在查询结果中确认需要的档案条目,记录档案编号。查询单样式：档案查询单查询人：本部：事业部：查询日期：返回结果日期：查询内容：关键字1：关键字2：关键字3：关键字4：返回结果：2 档案借阅审批档案借阅人在查询流程中获得档案编号后,将填写借阅单,并选择自己所在的本部、事业部。系统根据查询人填写的档案条目中的权限信息和本部、事业部的信息,定义审批流程。当系统中定义的事业部总经理、本部长定义为多人时,系统缺省将定义第一个领导作为审批人。填写借阅单时,如果该档案是实物或纸制档案,且被借出,系统

16、将提示用户现在不能借阅。档案卷宗中增加档案移交标记,当档案由本部移交事业部时,将此标记置为是。当借阅档案为纸制或实物档案,且标记为是时,流程中最后流转到本部档案管理员将变为流转给公司档案管理员。流程：定义借阅人为本部1、事业部1员工。4级档案3级档案2级档案本事业部流程查询人本部1档案管理员查询人事业部1总经理本部1档案管理员查询人事业部1总经理本部长1本部1档案管理员跨事业部流程查询人事业部1总经理事业部2总经理本部1档案管理员跨本部档案查询人事业部1总经理本部长1本部长2本部2档案管理员3 档案借阅管理当档案借阅流程流转到本部档案管理员时,本部档案管理员根据档案类型进行判断。如果是电子档案,档案管理员将向借阅人发送改档案条目的链接。链接会在两天后自动失效。如果是纸制或实物档案,管理员将发送邮件通知,通知员工来领取。在员工领取时,档案管理员将标记该档案为借出,归还时将标记为档案已归还。借阅单样式：档案借阅