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文档简介
1、第三章 采购业务 3.1物资需求申请 一、业务目标目标目标1标1加强计划准确率和供货及时率,规避计划准确率带来的风险和损失目标2通过内部控制规范采购管理流程,降低采购管理风险 二、业务风险1需求或采购计划不合理、不按实际需求安排采购或随意超计划采购,甚至与企业生产经营计划不协调。1需求或采购计划不合理、不按实际需求安排采购或随意超计划采购,甚至与企业生产经营计划不协调。内容内容内容请购未经适当审批或超越授权审批,可能导致采购物资过量或短缺,影响企业正常生产经营。内容内容内容2三、岗位职责主管、副总裁:负责对物资资需求申请的的合理性及准准确性进行审审批采购部负责人:负责对物资资需求申请中中的物资
2、进行行分配采购员:负责对对物资需求申申请中的物资资进行采购四、流程描述1.1使用部门就物资实际需求数量发起物资需求申请1.1 使用用部门依据本本项目实际需需求数量、生生产部门依据据本月生产需需求发起物资资需求申请;1.1使用部门就物资实际需求数量发起物资需求申请1.2资产管理部对物资需求申请中物资进行库存核实 1.2 资产产管理部对物物资需求申请请单中的物资资进行库存核核实,合理调调拨分公司库库存;1.2资产管理部对物资需求申请中物资进行库存核实 1.3供应部对所需物资的规格型号及数量进行核实,并分配至各类采购员 1.3 供应应部对所需物物资的规格型型号及数量再再次进行核实实,各类采购购员优先
3、采购1.3供应部对所需物资的规格型号及数量进行核实,并分配至各类采购员五、物资需求申申请流程图六、相关制度及及具体内容1、物资请购审审批流程按采采购申请业务务OA系统审审批流程进进行审批七、相关表单1、物资采购申申请单物资采购申请单单申请时间流水号物资采购类别申请采购部门经办人物资名称规格型号申请采购数量单位预计单价预计金额备注物资采购用途预计金额合计¥:申请部门主管意意见:部门主主管:申请部门负责人人意见:部门门负责人:资产管理部主管管意见:主管管副总裁:资产管理部意见见:资产管理理部:集团公司总裁意意见:总裁:监察室主任意见见:监察室主主任:集团公司董事长长意见:董事事长:八、业务实施中中
4、遇到的问题题1、没有审批完完成的物资需需求申请单供供应部将不予予采购,但是是部分工程材材料及生产零零配件因突发发性强,为确确保工程或生生产的顺利进进行不得不提提前采购,需需求申请单后后补。九、优化流程建建议1、建议明确急急需物资申请请采购流程3.2供应商管管理 一、业务目标进一步健全合格供应商名录,确保采购到符合需求的“最优性价比”物资目标进一步健全合格供应商名录,确保采购到符合需求的“最优性价比”物资目标1标1二、业务风险 1供应商选择不当,可能导致采购物资质次价高,甚至出现舞弊行为 1供应商选择不当,可能导致采购物资质次价高,甚至出现舞弊行为内容内容内容三、岗位职责主管、副总裁:对供应商资
5、资质信誉情况况的真实性及及合法性进行行审查采购部负责人:对供应商所提提供物资或劳劳务的质量、价价格、交货及及时性、供货货条件等进行行实时管理和和考核评价采购员: 对供供应商资质信信誉等信息进进行整理、归归档四、流程描述1.1使用部门就所需特殊物资提供生产厂家或可替代生产厂家1.1 使用用部门依据实实际需求发起起物资需求申申请时对于部部分特殊物资资需向供应部部提供生产厂厂家或可替代代生产厂家,保保证采购物资资的准确性1.1使用部门就所需特殊物资提供生产厂家或可替代生产厂家 1.2采购员对所需物资进行询比价 11.2 采购购员对所需物物资市场进行1.2采购员对所需物资进行询比价 进行询价比价价1.
6、3采购员完成询比价将询比价材料上交部门负责人审核1.3 采购员员完成询比价价后将建议1.3采购员完成询比价将询比价材料上交部门负责人审核价资料交由部门门负责人审核核五、供应商管理理流程图六、相关制度及及具体内容1、供应商必须须在合格供应应商名录进行行选择,坚持持先厂家后代代理、先附近近后周边、先星星高级后星低低级的原则2、大宗原材料料及成品件供供应商本着先先厂家后经销销商的原则3、对属于生产产厂家的供应应商,参照外外委供应商的选选择程序进行行甄选4、采购供应部部根据评估结结果建立合合格供应商名名册,相关关业务部门按按此名册执行行采购作业5、未列入合合格供应商名名册的,原原则上不允许许采购其产品
7、品6、临时授权供供应商。因交交货迫切或采采购困难,以以及其他特殊殊原因,由相相关业务部门门提交临时时供应商授权权申请书,经经副总裁以上上领导审批授授权核准,方方可成为临时时供应商,但但不登入合合格供应商名名册七、相关表单1、询价单2、供方评定记记录表 此报价将作为为最终报价,参参与本批次物物资或者设备备的合同评审审,请慎重考考虑!(甘肃大禹禹节水集团股股份有限公司司供应部)询 价 函 您好: 我我公司拟订购购贵公司配件件一批,希望望贵公司本着着合作、共赢赢、互利互惠惠的原则,对对下列物资报报出最终价格格,望合作成成功,顺祝商商祺!项次物料名称规格/型号性能指标及技术术参数单位数量单价(元)总价
8、(元)备注1 2 34供应商名称: 业务联系人:需方联系人: 供应商电话: 手机供应商传真:需方电话:供应商地址:是否含运费 含 不含需方传真 :报价有效期 是否含税含 不含含税率发票类型付款方式: 月结 天结结 货到付款款交货方式送货上门 自提 托运交货周期注:以上供应商商信息,请务务必全填,并并切记签字、盖盖章后回传我我公司。 报价单位盖盖章: 法 人(签字): 供方评定记录表表编号: No.质量能力评价供方名称地 址电 话联系人本公司主要的采采购产品: 供应部签名: 日期期:(1)对其质量量管理能力调调查报告或体体系认证证书书及供方或其其顾客提供的的其他证明材材料(共 页):(2)新供方
9、( )老供方( )(3)结论技术质量部签名名: 日期:使用情况:销售公司签名: 日日期:评定结论(是否否列入合格供供方名录)管理者代表签签名: 日期:年度复评记录年度是否继续列入合合格供方名录录批 准时 间年度批 准时 间年度批 准时 间3.3采购合同同签订一、业务目标目标目标1标1明确双方的权利、义务和违约责任等情况(包括支付金额、结算方式,供应商按照约定时间、期限、数量与质量、规格交付物资给采购方)目标2准确描述合同条款,明确双方权利、义务和违约责任,按照规定权限签署采购合同二、业务风险1采购合同签订不当,可能导致物资采购不顺畅1采购合同签订不当,可能导致物资采购不顺畅内容内容内容未经授权
10、对外签订采购合同,合同对方主体资格、履约能力等未达要求、合同内容存在重大疏漏和欺诈,可能导致企业合法权益受到侵害内容内容内容2三、岗位职责主管、副总裁:确定正确的的采购方式,并并核查该供应应商资质信誉誉是否达到要要求采购部负责人:负责审核合合同内容中是是否存在疏漏漏、欺诈,合合同中所示物物资相关技术术要求是否准准确,交换及及付款方式及及周期是否合合理采购员:起草合合同,明确合合同中物资验验收标准,交交由法务部核查四、流程描述1.1采购部主管确定采购方式1.1 使用用部门依据实实际需求发起起物资需求申申请时对于部部分特殊物资资需向供应部部提供生产厂厂家或可替代代生产厂家,保保证采购物资资的准确性
11、1.1采购部主管确定采购方式1.2采购员对所需物资市场进行调查 1.2 采购购员对所需物物资市场进行行调查,对所所需物资进行行询价比价1.2采购员对所需物资市场进行调查 1.3采购员完成询比价将询比价材料上交部门负责人审核 1.3 采采购员完成询询比价1.3采购员完成询比价将询比价材料上交部门负责人审核 负责人审核核,审核通过过后采购员选选择最优性价价比 厂家签订采采购合同 1.4合同签订完成后交由部门负责人及法务部审核 1.4 采购购员将起草好好的合同交由由部门负责人人及法务部对对相应条款进进行审核,审审核完成后将将供方盖章合1.4合同签订完成后交由部门负责人及法务部审核五、合同签订流流程图
12、六、相关制度及及具体内容1、合同编号由由(子)分公公司名称+合合同类型+物物资类别+合合同流水号组组成。2、凡是签订原原辅料,工程程外购材料,生生产设备配品品、配件,包包装物及劳保保办公用品,设设备等采购合合同时,集团团公司及各子子(分)公司司供应部必须须要求合格供供应商提供以以下材料:(1)营业执照照、组织结构构代码证、税税(国、地)务登记证及企业其他资质证件等基本信息资料。(2)采购国家家规定必须有有生产许可制制度的物资时时,需方要求求合格供应商商必须提供管管物资生产厂厂商的生产许许可证或经销销商的经营许许可证。(3)对于大宗宗物资采购必必须要求合格格供应商提供供生产厂商产产品检验报告告(
13、企业自检检、省级检验验、行业/国国家检验)检检测的质量检检验报告一份份。七、相关表单1、产品采购合合同2、招标采购公公告3、招投标登记记表 产产 品 采 购 合 同同甲方:(需方) 合同编号:DY -AA-B- - - 乙方:(供方) 签订地点点:甲、乙双方根据据国家有关法法律法规,经经过平等协商商,就乙方在在合约期内为为甲方供应产产品,达成如如下协议:一、产品名称、规规格/型号、等等级/牌号、单单位、数量、金金额 签签订时间: 年 月月 日产品名称规格/型号 承压单位数量单价(元)总金额(元)备 注合计人民币金额额(大写): (小写): (乙乙方开具 发票) 二 、质量标准准及验收方式式:依
14、据国家标准_标准进行验验收!随货带带本批次管件件检验报告,每每批次成交的的产品在签订订采购合同后后供应到甲方方后甲方随机机抽样检验确确认。不符合合相应标准的的产品,损失失全部由乙方方承担。乙方方每批次产品品必须随车附附带(企业、省省级或行业出出具的检验报报告)产品检检验报告一份份交由甲方(提提供的检验报报告应与提供供的标准相符符合)。若产产品出现质量量纠纷,双方方协商不成时时交由甲方所所在地质量监监督部门进行行鉴定。三、交付方式及及运费承担:乙方负责配配送至甲方单单位,运费由由乙方承担。四、包装标准及及包装物的处处理:1、包装要求:纸箱包装、包包装完好无损损。2、包装物的处处理:(1)回回收(
15、 ) (2)不不回收()。五、结算方式及及期限: 甲乙双双方签订合同同后,乙方组组织发货并将将货物送至甲甲方公司(甘甘肃省肃州区区解放路2990号),同同时在7个工工作日内将发发票寄至甲方方公司挂账,甲甲方在收到货货物验收合格格并收到发票票后三个月(节节假日顺延)内内一次性支付付乙方全部货货款。六、如需提供担担保,另立合合同担保书,作作为本合同附附件。七、违约责任 :1、甲、乙双方方未能履行合合同约定义务务的,违约方方应承担相应应的违约责任任。守约方有有权要求违约约方支付合同同违约金,违违约金为合同同总金额的11%;2、乙方不按时时发货,每迟迟交货一天承承担合同总金金额百分之一一的违约金 。若
16、发生质质量问题,乙乙方负责退货货并承担所有有损失。八、合同纠纷的的解决方式:因合同产生生争议,甲、乙乙双方应本着着合作的精神神友好协商解解决,若协商商不成提交由由合同签订所所在地法院裁裁决。九、合同其他事事宜:1、本合同自甲甲、乙双方授授权代表人签签字或加盖公公章之日起生生效,至双方方全部履行完完各自责任后后终止;2、本合同未尽尽事宜,甲、乙乙双方友好协协商解决,并并可另行签订订补充合同,本本合同的补充充合同及合同同附件是本合合同不可分割割的组成部分分,与本合同同具有同等的的法律效力。甲方(盖章)乙方(盖章)法定代表人签字字法定代表人签字字委托代理人签字字委托代理人签字字地 址地 址电 话电
17、话传 真传 真邮 编邮 编开户银行及账号号开户银行及账号号 甘肃大禹节水集集团股份有限限公司 年度物物资招标采购购公告甘肃大禹节水集集团股份有限限公司 年度物资资招标采购以以公开招标、竞竞争性谈判进进行,真诚欢欢迎符合条件件的厂商前来来参加本次招招投标。本次公开招标采采购物资主要要分为三大类类: B类(紧紧固件(螺丝丝、丝杆)、工工程PVC、PPE管配件(人人饮、灌溉)、温温室节水器材材及配件、阀阀门(闸阀、蝶蝶阀、球阀、电电磁阀、排气气阀、逆止阀阀)、铁件(钢钢弯、法兰、伸伸缩节/柔性性接头)、水水表(智能水水表、法兰水水表、丝扣水水表)、PVVC胶水、PPVC球阀、电电机及水泵等等);C类
18、(生生产设备配品品(滴管设备备、注塑设备备、PVC设设备)、过滤滤器设备(22寸/3寸/4寸)、电电器、工具、皮皮带(三角带带、同步带、传传送带)、轴轴承及密封件件、油漆、钢钢材、封头及及压盖等);D类(包装装物资(收缩缩膜/缠绕膜膜、瓦楞纸/收卷盘、合合格证、记录录本、纸筒、纸纸箱)、托盘盘、劳保、办办公耗材、办办公用品)共共31个标段段。具体物资资类别及标段段情况详情如如下:一、B类(工程程PVC、PPE管配件、铁铁件、水泵、电电机及水泵等等1. 招标编号号:DYCGG- - B-011332. 项目名称称:工程PVVC、PE管管配件、铁件件、阀门。(详细内容见招标文件)3. 投标厂商商基
19、本要求:(1)资质条件件:生产制造造厂家、代理理商或经销商商必须是依法法注册登记,具具有独立法人人资格,取得得生产资格且且通过国家IISO质量管管理体系认证证的生产企业业或代理商;(2)财务状况况:近三年各各项盈利指标标均上升,且且现金流指标标均为正现金金流,流动资资金充裕;(3)供货能力力:有充裕的的库存以及齐齐全的产品规规格型号;(4)信誉情况况:近三年内内无产品质量量重大事故,无无公开被投诉诉,无违法,无无违纪行为;(5)其他要求求:参加投标标的企业或代代理商,请携携带有效的法法人授权委托托书、代理授授权书、委托托代理人身份份证、企业营营业执照、组组织机构代码码证、税务登登记证、特殊殊行
20、业生产许许可批件、IISO质量管管理体系认证证等相关证件件复印件,复复印件加盖红红色公章。4. 报名时间间: 5. 报名方式式:报名分现现场报名、网网络报名、电电话报名、邮邮件及传真等等方式,分别别为:(1)现场报名名地 址:甘肃肃大禹节水集集团股份有限限公司四楼供供应部办公室室联系人:杨林文文、乔源电 话:09937-266890966 1522093799916传 真:09937-266890966邮 箱:网络报名:网 址:甘肃肃大禹节水集集团股份有限限公司:htttp:/www.ddyjs.ccom/ 必联网: HYPERLINK / http:/ 中国国际际招标网: HYPERLINK
21、 / hhttp:/www.chinaabiddiing.coom/ 中国采购购与招标网: HYPERLINK /zbw/index.jsp http:/n/zbw/indexx.jsp6. 投标有效效期:此招标标公告长期有有效三、C类(生产产设备配品、过过滤设备、电电器、工具、油油漆及钢材等等)1. 招标编号号:DYCGG- -C-001112. 项目名称称:生产设备备配品、过滤滤设备、电器器、工具、油油漆及钢材。(详详细内容见招招标文件)3. 投标厂商商基本要求:(1)资质条件件:生产制造造厂家、代理理商或经销商商必须是依法法注册登记,具具有独立法人人资格,取得得生产资格且且通过国家IIS
22、O质量管管理体系认证证的生产企业业;(2)财务状况况:近三年各各项盈利指标标均上升,且且现金流指标标均为正现金金流,流动资资金充裕;(3)供货能力力:有充裕的的库存以及齐齐全的规格型型号;(4)信誉情况况:近三年内内无产品质量量重大事故,无无公开被投诉诉,无违法,无无违纪行为;(5)其他要求求:参加投标标的企业或代代理商,请携携带法人授权权委托书、代代理授权书、委委托代理人身身份证、企业业营业执照、组组织机构代码码证、税务登登记证、特殊殊行业生产许许可批件、IISO质量管管理体系认证证等相关证件件复印件,复复印件加盖红红色公章。4. 报名时间间:5. 报名方式式:报名分现现场报名、网网络报名、
23、电电话报名、邮邮件及传真等等方式,分别别为:(1)现场报名名地 址:甘肃肃大禹节水集集团股份有限限公司四楼供供应部办公室室联系人:杨林文文、王立电 话:09937-266890966 1522093799916传 真:09937-266890966邮 箱:(2)网络报名名:网 址:甘肃肃大禹节水集集团股份有限限公司: HYPERLINK / htttp:/www.ddyjs.ccom/ 必联网: HYPERLINK / http:/ 中国国际际招标网: HYPERLINK / hhttp:/www.chinaabiddiing.coom/ 中国采购购与招标网: HYPERLINK /zbw/i
24、ndex.jsp http:/n/zbw/indexx.jsp6. 投标有效效期:此招标标公告长期有有效四、D类(包装装物资、托盘盘、劳保、办办公耗材、办办公用品等)1. 招标编号号:DYCGG- -D-011092. 项目名称称:包装物资资、托盘、劳劳保、办公耗耗材、办公用用品。(详细内容容见招标文件件)3. 投标厂商商基本要求:(1)资质条件件:生产制造造厂家、代理理商或经销商商必须是依法法注册登记,具具有独立法人人资格,取得得生产资格且且通过国家IISO质量管管理体系认证证的生产企业业;(2)财务状况况:近三年各各项盈利指标标均上升,且且现金流指标标均为正现金金流,流动资资金充裕;(3)
25、供货能力力:有充裕的的库存以及齐齐全的规格型型号;(4)信誉情况况:近三年内内无产品质量量重大事故,无无公开被投诉诉,无违法,无无违纪行为;(5)其他要求求:参加投标标的企业或代代理商,请携携带法人授权权委托书、代代理授权书、委委托代理人身身份证、企业业营业执照、组组织机构代码码证、税务登登记证、特殊殊行业生产许许可批件、IISO质量管管理体系认证证等相关证件件复印件,复复印件加盖红红色公章。4. 报名时间间:5. 报名方式式:报名分现现场报名、网网络报名、电电话报名、邮邮件及传真等等方式,分别别为:(1)现场报名名地 址:甘肃肃大禹节水集集团股份有限限公司四楼供供应部办公室室联系人:杨林文文
26、、刘勐玮电 话:09937-266890966 1522093799916传 真:09937-266890966邮 箱:(2)网络报名名:网 址:甘肃肃大禹节水集集团股份有限限公司:htttp:/www.ddyjs.ccom/ 中国国际际招标网: HYPERLINK / hhttp:/www.chinaabiddiing.coom/ 必联网: HYPERLINK / http:/ 中国采购购与招标网: HYPERLINK /zbw/index.jsp http:/n/zbw/indexx.jsp6. 投标有效效期:此招标标公告长期有有效五、中标通知及及保证金的缴缴纳 报报价最低不是是中标的唯一
27、一条件。经评评标审查,投投标人资格审审查合格,履履行能力强,报报价对买方最最有利,能提提供最佳的服服务,产品质质量好、信誉誉好,招标人人将把中标通通知书授予最最佳投标人。评评定结果经公公示7个工作作日无异议后后,招标人将将以书面形式式发出中标标通知书,中中标通知书一一经发出即发发生法律效力力。本次投标保证金金至:单 位:甘肃肃大禹节水集集团股份有限限公司账 户:建行行酒泉分行营营业室 账 号:622001644010100595988888 注:往往年中标厂商商可将保质金金结转过来,若若本年度投标标厂商名称有有所变更的,请请前来甘肃大大禹节水集团团股份有限公公司财务部确确认。此次招标本着公公开
28、、公正、公公平竞争的原原则,通过招招标选择信誉誉度较高、性性价比较高、服服务较好的合合作伙伴为目目的。招标报报名整个过程程设有监督电电话,若有徇徇私舞弊可以以及时电话举举报。监督电话:副总裁: 仇仇总1829937203388采购主管:赵总总1383007770440采购部长:杨林林文1389937551113甘肃大禹节水集集团股份有限限公司 年年 月 日 年招标标投登记表序号类别招标编号及标段段主要内容拟投标厂商名称联系方式厂商所在地投标保证金标书款结转财务确认备注A类小计1A类DYCG- A-01CPE-1355A2A类DYCG- A02ACR3A类DYCG- A03低铅、钙锌稳定定剂4A
29、类DYCG- A04炭黑5A类DYCG- A05色母6A类DYCG- A06PPAB类小计1B类DYCG- -BB-01螺栓2B类DYCG- -BB-02PVC农用管件件3B类DYCG- -BB-03PVC给水管件件4B类DYCG- -BB-04PE农用管件5B类DYCG- -BB-05PE给水用管件件6B类DYCG- -BB-06温室器材及配件件7B类DYCG- -BB-07阀门8B类DYCG- -BB-08铁件9B类DYCG- -BB-09水表10B类DYCG- -BB-10PVC球阀11B类DYCG- -BB-11电机及水泵C类小计1C类DYCG- -CC-01PVC/PE设设备配件2C
30、类DYCG- -CC-02过滤材料3C类DYCG- -CC-03电器材料4C类DYCG- -CC-04工具软管5C类DYCG- -CC-05滴灌线配件6C类DYCG- -CC-06钢材7C类DYCG- -CC-07封头压盖8C类DYCG- -CC-08轴承D类小计1D类DYCG- -DD-01收缩膜、缠绕膜膜2D类DYCG- -DD-02收卷盘/瓦楞纸纸/纸箱3D类DYCG- -DD-03合格证4D类DYCG- -DD-04记录本5D类DYCG- -DD-05纸筒6D类DYCG- -DD-06劳保7D类DYCG- -DD-07办公耗材8D类DYCG- -DD-08办公用品八、业务实施中中遇到的
31、问题题1、合同评审流流程较长,有有些急需物资资因为流程较较长问题导致致不能按时到到货,部分节节点对采购内内容及情况并并不了解,不不需要进行合合同评审。2、管材、管件件类招标供应应商应提供第第三方检验报报告及合格证证,涉及人饮管管材、管件应应具备相应卫卫生许可批件件九、优化流程建建议1、建议简化合合同评审流程程,增加采购购效率 3.4采购实施施阶段3.4.1货货款支付审批批一、业务目标目标目标1标1按照采购合同规定的付款方式付款目标2对于赊欠物资欠款应及时支付,避免公司信誉受损1二、业务风险1付款方式审核不严格、付款方式不恰当、付款金额控制不严,可能导致企业资金损失或信用受损付款方式审核不严格、
32、付款方式不恰当、付款金额控制不严,可能导致企业资金损失或信用受损内容内容内容三、岗位职责主管、副总裁:负责审核资资金审批单,对对付款方式进进行严格把关关采购部负责人:负责对付款款方式及金额额进行严格控控制采购员:严格按按照合同规定定发起资金审审批,并定期期上报资金计计划四、流程描述1.1采购员发起货款资金审批1.1 采购购员依据合同同中规定的付付款方式发起1.1采购员发起货款资金审批1.2部门负责人及相关部门审核资金审批 1.2部门负负责人依据合合同中规定的的付款方式对对资金进行审审核1.2部门负责人及相关部门审核资金审批 1.3财务依据资金计划及是否 有急需物资按时付款1.3财务部依依据供应
33、商每每周上报的资资金计划进行行资金支付,优优先支付急需需物资货款,保保证生产及工工程顺利进1.3财务依据资金计划及是否 有急需物资按时付款五、采购实施阶阶段流程图六、相关制度及及具体内容1、产品购销资资金审批单按按照OA系统统中规定的模模板发起审核核七、相关表单1、资金审批单单 (酒泉)资资金支付计划划 编制部门: 供应部 编制日日期: 序号供方公司名称货物名称支付金额(元)经办人备 注123合计部门主管: 部门领导: 报表人:八、业务实施中中遇到的问题题1、每周上报的的资金计划财财务部不能按按时支付,部部分供应商赊赊欠时间长达达半年甚至一一年,影响公公司信誉,导导致在价格谈谈判中处于被被动九
34、、优化流程建建议3.4.2材料料验收入库一、业务目标目标目标1标1明确采购物资的验收标准目标2对于验收中存在的异常情况,相关机构应当查明原因并及时处理二、业务风险1验收标准不明确、验收程序不规范、对验收中存在的异常情况不做处理,可能造成账实不符、采购物资损失1验收标准不明确、验收程序不规范、对验收中存在的异常情况不做处理,可能造成账实不符、采购物资损失内容内容内容三、岗位职责主管、副总裁:负责对验收收中存在的问问题进行协调调解决采购部负责人:负责明确采采购物资的验验收标准采购员:按照实实发数量配合资资产、质量或或使用部门做做好物资验收收并录入NC。四、流程描述1.3采购员跟踪到货,由使用部门、
35、质量部进行验收 1.3 采购购员对采购物物资进行跟踪踪到货,到货货后由质量部部、使用部门门、资产管理理部进行质量量数量验收,验验收合格后NNC录入单据据1.3采购员跟踪到货,由使用部门、质量部进行验收 1.4对于不合格产品,质量部或使用部门出具不合格检验报告,供应部协调退换货 11.4对于不不合格产品,质质量部或使用用部门出具不1.4对于不合格产品,质量部或使用部门出具不合格检验报告,供应部协调退换货 格格检验报告,采采购员与供应应商协调退换换货五、采购实施阶阶段流程图5.1大宗原辅辅料、零星物物资材料验收收5.2直发工地地材料验收5.4质量异议议及退换货处处理六、相关制度及及具体内容1、根据
36、公司质质量管理体系系文件中的采采购控制程序序、监视视和测量装置置控制程序、不不合格品控制制程序要求求,为进一步步规范公司外外购、外协产产品质量符合合标准要求,以以便维护公司司的整体品牌牌形象,特制制定外购、外协产产品质量控制制管理办法七、相关表单1、材料确认单单2、退换货登记记表材料确认单供货单位: 年 月 日日材料名称规格型号单位数量单价金额备注合计(大写): (小写) 质量及数量意见见反馈: 收货货人签字: 收货日期:退换货登记表单位名称: 年 月 日退换货日期品名规格牌号等级数量提货库房名称提货人姓名: 提提货单位联系系人:提货人电话: 提提货单位联系系电话:提货人身份证号号: 其它须须
37、说明事项: 经经办人(签字字):八、业务实施中中遇到的问题题1、原辅料部分分性能指标无无法检测,出出现质量问题题无法区分到到底是原辅料料性能问题还还是加工工艺艺问题九、优化流程建建议3.4.3发票票核销、报账账一、业务目标目标目标1标1规范发票报销流程,保证发票的真实性、合法性和有效性二、业务风险1发票审核控制不严格,可能造成账实不符,企业资金信誉受损1发票审核控制不严格,可能造成账实不符,企业资金信誉受损内容内容内容三、岗位职责主管、副总裁:负责审核发发票报销中附附件是否完整整,发票是否否真实有效采购部负责人:负责审核发发票报销中附附件是否完整整,发票是否否真实有效采购员:依据发发票清单提供
38、供相对应的入入库单、合同同、设备验收收单等附件,交交由财务部审审核四、流程描述1.1采购员整理发票相对应附件 1.1 采购购员与供应商商核对账务后后,将整理的的好的发票及及相关附件交交由财务部审1.1采购员整理发票相对应附件 1.2财务部审核发票及附件 1.2财务部审核发票及附件 11.2财务部部负责对发票票真实性、合合法性、有效效性及 相相关附件是否否准确齐全进进行审核,审审核完成后交交由 供供应部负责人人进行审核1.3采购部负责人对发票附件是否齐全,价格是否合理,报账金额是否真实、准确进行审核 1.3 采购购部负责人对对发票附件是是否齐全,价价格是否合理理,报账金额额是否真实、准准确进行审
39、核核,审核完成成后交还财务务部进行账务1.3采购部负责人对发票附件是否齐全,价格是否合理,报账金额是否真实、准确进行审核五、采购实施阶阶段流程图六、相关制度及及具体内容1、物资采购发发票报销时必必须附有入库库单,且入库库单的内容要要与发票内容容完全一致,否否则不予报销销2、采购的物资资直接发往工工地的,在报报销发票时必必须附有工地地的收货确认认函,工地收收到的货物名名称数量要与与发票上的货货物名称数量量完全一致,否否则不予报销销3、采购发票统统一由财务部部材料会计登登记接收,负负责发票审核核报销并核对对往来账务,集集团采购物资资的发票由集集团材料会计计负责报销,各各子分公司采采购物资的发发票交
40、由各子子分公司财务务部材料会计计负责报销4、经办人离职职时要报请经经办的所有经经济业务,并并对未了事项项全面移交,由由移交后的经经办人继续办办理未了事项项,经办人未未报清账务而离职的有有接交人负责责报销,未交交接的由部门门负责人负责责报销七、相关表单1、发票签收登登记表_年发票票签收登记表表序号开票单位票号物资名称增(普)票金额供应部签收人及日期财务部签收人及日期八、业务实施中中遇到的问题题1、水电工程公公司采购发票票报销审核流流程需项目经理签签字,但由于于项目经理经经常不在公司司,导致发票票上账工作严严重滞后九、优化流程建建议1、建议水电工工程公司发票票流程去除项项目经理签字字,与其他各各分公司流程程保持一致3.5采购合同同管理3.5.1采购购合同追踪一、业务目标目标目标1依据合同中的确定的主要条款跟踪合同履行情况,对有可能影响生产的或工程进度的异常情况,应出具书面报告并及时提出解决方案,采取必要措施,保证需求物资的及时供应1二、业务风险1缺乏对采购合同履行情况的有效跟踪,运输方式选择不合理,忽视运输过程保险风险,可能导致采购物资损失或无法保证供应缺乏对采购合同履行情况的有效跟踪,运输
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