内务订单岗位要求与流程

1、内务订单岗岗位要求11熟悉公司经营品种的相关知识：品种通用及商品名称、规格、包装大小、公司的销售政策、供货渠道、供货价格、运输要求等。12熟熟悉公司司办公系系统和业业务网络络系统的的使用，严格执执行公司司相关规规定及业业务操作作流程,进行审审核、录录入及处处理各类类单据，提供的的各类单单据应完完整清晰晰。13与与储运部部及时有有效沟通通：对于于商品的的状况进进行实时时的跟踪踪及掌握握，把握握商品的的批次，做到先先进先出出；特殊殊事宜应应标注明明确。了了解各种种运输方方式到货货正常所所需时间间，协调调货品自自提与发发货运输输过程中中的有关关事宜，并对发发货运输输的特殊殊要求与与相关人人员进行行有

2、效沟沟通。14与与采购部部门之间间进行有有效沟通通：了解解产品采采购计划划及到货货情况，了解特特殊品种种（非正正常调拨拨品种、非正常常销售渠渠道）的的销售价价格等，并将信信息反馈馈给相关关业务人人员。15其其他各部部门间建建立良好好的合作作与沟通通，信息息共享，互敬互互助。16工工作认真真仔细，对各种种票据、协议、部门资资料能妥妥善管理理归档，建立票票据专柜柜，方便便查询使使用；并并根据公公司规定定定期将将有关票票据转相相关部门门。内务订单单岗岗位位作业流流程指导导21销销售出库库开票流流程211内务务人员接接到业务务员签订订的销售售合同及及商业客客户盖章章确认的的回传传传真件后后，在业业务系

3、统统中录入入销售订订单的同同时并对对合同进进行常规规审核，（供货货价格、信誉额额度、是是否首营营）特殊殊合同需需部门经经理签字字认可。订单人人员接收收合同传传真件，系统中中调出销销售合同同，确认认合同，生成销销售订单单，勾对对销售订订单生成成销售出出库单，打印一一式四联联销售出出库单并并电子存存档212务系系统里录录入销售售订单时时，应核核对销售售价格与与上次价价格是否否相符、发货方方式是否否符合品品种运输输要求，并及时时提醒商商务代表表；同时时审核合合同内容容，在超超商业客客户信誉誉额度、有超期期应收款款、超商商务代表表的授权权额度、新增销销售品种种的情况况下，及及时与商商务代表表沟通，并报

4、大大区经理理和经理理审批后后方可录录入订单单。系统统解决，在系统统开发前前，保留留213录入入订单后后进入销销售开票票环节，录入客客户名称称，勾对对订单生生成销售售出库单单，订单单员勾对对销售订订单时认认真复核核商品名名称、规规格、销销售价格格、数量量、运输输方式、业务员员，根据据先进先先出的原原则选择择货品批批号，注注意处理理零散批批号、近近效期药药品，并并及时与与商务代代表沟通通，有必必要需征征求商业业客户意意见。214保存存出库单单，并查查询打印印，打印印出的出出库单一一式五四联（存存根联、业务员员留存联联取消、仓仓库联、随货同同行联、回执联联）；一一联由内内务留存存做开具具增值税税发票

5、的的依据，二联转转业务员员存留取取消，三、四四、五联联二、三三、四联联转外运运发货员员与仓库库配货单单一起作作为商品品出库的的凭据。215内务务人员依依据出库库单的第第一联，开具当当日所销销售发货货的一式式四联增增值税发发票：第第一联由由内务留留存并月月装订（出库单单汇总记记录编号号为：GGYGFFC-SSW-007-RR03），每季季度转财财务档案案室留存存；第二二、三联联盖发票票专用章章，由业业务员在在发票票签收登登记本（编号号为：GGYGFFC-SSW-007-RR01）中登记记签领后后定期转转寄客户户；第四四联转由由财务部部作相关关确认及及处理。开具的的增值税税票内容容要求准准确，税税

6、票密码码区和所所盖发票票专用章章必须保保证清晰晰。此部部分放入入财务开开票岗216对公公司有不不同回款款要求的的商品，内务人人员应与与商务代代表沟通通将其分分开开具具税票；对于特特殊商品品或特殊殊商业单单位（医医院等）需要开开具普通通发票的的，内务务人员与与医院部部沟通开开具普通通发票。此部分分放入财财务开票票岗217内务务人员每每日必须须依据开开具的税税票号第第一联将将发票号号填入业业务网络络系统；在业务务系统的的销售结结算管理理里，对对应每位位商业客客户当日日发生的的每笔销销售准确确填入完完整的税税票号。此部分分放入财财务开票票岗218内务务人员从从财务部部领回新新的空白白税票后后，须将将

7、发票的的起止票票号分别别输入税税控机和和公司业业务信息息系统。此部分分放入财财务开票票岗219对于于现款自自提的商商业销售售流程如如下：内内务订单单人员同同样根据据商务代代表签订订的合同同原件和和传真件件，按照照2.11.1、2.11.3、2.11.4步步骤执行行。商业业客户的的提货人人员将增增值税票票的第一一联、第第四联连连同现金金或现金金支票去去财务部部交款，财务部部收取现现款后留留存税票票第四联联，并在在税票第第一联加加盖收讫讫章交商商业客户户提货人人员；内内务组收收到加盖盖收讫章章的税票票第一联联后，将将增值税税票和将将出库单单二、三三、四联联交财务务开票人人员。商商业客户户提货人人员

8、，并并让对方方签收；商业客客户凭出出库单的的三、四四、五联联可去库库房提货货。22销销售退货货流程221接到到商务代代表填写写并由部部门经理理签字确确认的退货通通知单,一式式三联（申请单单必须填填清退货货单位、品规、产地、批号、效期、出库时时间、退退货理由由、后续续发票处处理办法法等），一联由由商务代代表留存存，二联联转仓库库收货员员，三联联由内务务部订单单岗留存存。222核对对退货商商品：核核对批号号是否由由我公司司售出，核对商商品有效效期，有有效期半半年内的的货品原原则不予予退货。223编辑辑收货通通知单：内务人人员根据据退货通通知单在在业务系系统里编编辑到货货通知单单，选择择通知单单类型

9、、部门、来货单单位、入入库库房房，录入入货品名名称、数数量、批批号和处处理人操操作码，并选择择到货状状态，保保存收货货通知单单。224完成成销售退退货单：收到仓仓库的商商品到货货验收单单后，进进入业务务系统的的销售退退货功能能录入退退货客户户名称，勾对由由收货通通知单生生成的销销售退货货单，并并进行打打印。225销售售退货单单一式五五四联：第第一联由由内务部部留存，并与商商务代表表填写的的退货通通知单、仓库的的商品到到货验收收单入库库验收单单一起装装订保存存(退换换货记录录编号为为：GYYGFCC-SWW-077-R004)，进行后后续处理理；第二二联转业业务员留留存；第第二联转转至仓库库库管

10、处处作入库库凭据，第三、四联由由商务代代表转给给退货的的商业客客户。226后续续处理：如退货货所涉及及的当前前发票已已经抵税税则由退退货方开开具退税税证明，如没有有抵税则则原票退退回重新新开具税税票。内务人员员依据退退货方开开具的退退税证明明开具增增值税红红字发票票（内容容同1.1.5），将质管管部验收收单与退退税证明明、增值值税发票票财务记记帐联一一同转给给财务记记帐。取取消23换换货流程程（同退退货流程程但不涉涉及发票票处理）24报报损单管管理（直直接报损损出库：在招标标过程中中需少量量样品的的情况下下）接到业务务员填写写的由相相关部门门经理签签字的报报损单一一式三联联（一联联开票留留存、

11、二二联财务务记帐、三联转转至仓库库），进进入业务务系统里里的报损损单管理理，录入入客户名名称，选选择货品品名称、批号、成本价价计价方方式，录录入报损损数量、原因、成本单单价，并并保存。查询出该该报损单单，并选选择确定定审批，审批人人为签字字的部门门经理，保存报报损单。25内内务行政政事务管管理完成部门门的文件件收发、传递与与归档，具体规规定见文件、记录管管理规范范（文文件编号号：GYYGFCC-SWW-100）。组织安排排各种会会议、培培训，并并做好会会议记录录（编号号：GYYGFCC-SWW-077-R001）、培训记记录（编编号：GGYGFFC-SSW-007-RRO2）、做好好会议及及培训的的签到（编号：GYGGFC-SW-07-RO33）。负责对商商业客户户的档案案、和商商业客户户的信函函、销售售合同、协议、招标资资料的档档案整理理与管理理。负责本部部门的日日常接待待，完成成各项活活动酒店店的联系系预定、各项会会议的组组织准备备工作、商务代代表出差差车票的的购买等等。负责各种种报表的的整理编编制、办办公用