财务软件使用手册

1、 PAGE 106 通用财务通用财务 PAGE 105 通用财务 PAGE 9 第二章 通用财务管理系统通用财务管理系系统软件是一一套集成了帐务务、报表、工工资、固定资资产等系统于于一体的财务务管理系统。系系统具有操作作简单、功能能实用强大、界界面清新易懂懂、所见即所所得的特点。现有世纪七版版、世纪八版版、世纪九版版、MP4版版、会计宝贝贝共五个版本。会计计宝贝首创自编数据据库，不需安安装。程序精精悍灵巧，除除了可以装在在U盘移动使使用外，还能支持局域网、远程程网共享，功能能齐全结构严严谨，集十余余年财务软件件开发经验之之大成，是革革命性的新产产品。以下是各个个版本的功能能比较：功 能世纪七版

2、世纪八版/MPP4版世纪九版会计宝贝凭证种类一种（记帐凭证证）四种（记帐凭证证、收款凭证证、付款凭证证、转帐凭证证）四种四种总帐有有有有现金日记帐有有有有银行存款日记帐帐有有有有数量金额明细帐帐有有有有外币金额明细帐帐有有有有三栏式明细帐有有有有多栏式明细帐有有有有项目、部门、员员工多栏帐无无无有科目余额表无有有有试算平衡表有有有有资产负债表有有有有损益表有有有有现金流量表（代代码法）无有有有出纳无无有有工资有有有有固定资产有有有有三栏帐按科目连连续打印无有有有功 能世纪七版世纪八版/MPP4版世纪九版会计宝贝三栏帐连续打印印指定到几级级科目无无无有套打支票、设计计打印各种票票据无无无有帐套模

3、板无有有有修改帐套名称、单位名称无有有有修改开帐期间、凭证种类无有有有套打凭证无有有有凭证模板无无有有自动外币凭证无无无有凭证输入时，快快查科目数据据无无有有快查科目代码无无无有凭证导入与导出出无无有有凭证、帐薄自由由设计无无无有帐簿输出至Exxcel无无有有一键导出帐薄、报报表无无无有定义会计期间包包含的月份数数无无无有装在U盘无有（MP4）无有局域网络共享无无有有远程网络共享无无无有一系统初始化化1.1 帐套管管理启动本系统后，第第一个出现的的为“帐套管理”对话框。运运用该对话框框上的功能按按钮，实现打打开帐套、新新建帐套、备备份帐套与删删除帐套等管管理操作。1.1.1 打开帐套打开一个已

4、经存存在的帐套。首首先，在左边边的列表框中中，用鼠标选选择一个帐套套名称，再按按右边的“打开帐套”功能按钮，系系统出现操作作员身份确认认对话框，输输入用户名与与密码，然后后按“确定”按钮。帐套打开后，系系统初始化相相关内容，然然后出现系统统主界面，界界面的左边显显示八个主模模块：期初、凭凭证、帐薄、报报表、工资、固固定资产、期期末、系统维维护及其他，单单击其中的某某一模块，在在窗口右边显显示其相关功功能（简称功功能窗口）。1.1.2 新建帐套建立一个新的帐帐套，新建的的帐套数量本本系统没有限限制。第一步：输入帐帐套名称、用用户单位名称称，选择开帐帐日期。凭证证种类选择（世世纪八版以上版本本）：

5、一种（记记帐凭证）或或三种（收款款、付款、转转帐凭证）。如如果要从其它它帐套导入，选选择“导入帐套”按钮。第二步：输入记记帐本位币符符号与名称，选选择各级科目目的长度)。会计科目目的级数最多多可达6级，但但代码的总长长度不超过115个字符。第三步：输入系系统管理员的的名称与密码码（提醒：记记住密码），如果在“会计科目按按新财务制度度（20077年执行）预预设”处打勾，新新帐套的会计计科目将自动动按新会计制制度设置。如如果以上三步步均完成，选选择“创建帐套”按钮。导入帐套：选择择一个已存在在的帐套，输输入该帐套的的管理员名称称与密码，然然后选择“创建帐套”按钮。1.1.3 帐套备份与与恢复帐套数

6、据要及时时备份，避免免由于病毒、硬硬盘损坏等原原因造成数据据丢失。备份份有两种方法法：点击备份帐套按按扭，系统弹弹出帐套备份份与恢复窗口口（如图2-1所示）。在左边选择一个帐套，在右边选择驱动器与目录，然后按“数据备份”按钮即可。帐套恢复：在右右边选择存在在备份文件的的驱动器与目目录，然后按按“数据恢复”按钮。启用系统自动备备份：在左边边选择一个帐帐套，然后点点击“启用系统自自动备份”按扭，弹出出自动备份窗窗口，您根据据自己的需要要选择一个日日期的备份，点点击启用备份份即可。注意：系统自动动产生该帐套套最近5个不不同日期有效效操作的备份份，如果该帐帐套被删除，则则自动备份也也一并被删除除。因此

7、，删删除帐套前一一定要留几个个有效备份，否否则后果不堪堪设想。图2-1 帐帐套备份与恢恢复MP4版安装在在U盘或MPP4里后会自自动生成“FinDaata”文件夹，内内装有帐套的的数据文件“帐套名.wwxh”和自动备份份文件夹“backuup”，用户做备份份时可直接复制“FinDaata”文件夹，帐套套的数据文件必必须存放在“FinDaata”文件夹里，不不可以随意更改文文件夹的名称。1.1.4 删除帐套删除已经存在的的帐套。在左左边的帐套列列表框中，用用鼠标选择一一个帐套名，按按右边的“删除帐套”按钮（注：只有该帐套套的系统管理理员才能删除除该帐套）。删除帐套后，与与该帐套相关关的日志、自自

8、动备份等，也也一并被删除除。因此，在在确认删除帐帐套前，一定定要慎重，为为了保险起见见，最好留几几套手工备份份。1.2 会计计科目系统科目在旧会会计制度的基基础上加入了了2007年年1月1日开开始实行的新新会计制度，用用户在新建帐帐套的时候可可以自行选择。会计科目是对会会计具体核算算内容的分类类，它是帐务务处理的重要要基础。第一一次使用本系系统时，一定定要设置好会会计科目。一一般情况下，系系统在使用前前，应将科目目设置完毕，使使用过程中最最好少作修改改。在单击期初的“会计科目”后，系统出出现如图2-2所示的科科目设置对话话框。该对话话框左边，列列出了已经存存在的科目，通通过右边的功功能按钮，可

9、可以进行增加加科目、修改改科目、删除除科目、导出出科目等工作作。图2-2 会会计科目设置置对话框1.2.1增加加同级科目单击会计科目对对话框右边的的“增加同级科科目”按钮，系统统出现科目定定义对话框，如如图2-3所所示。在该对对话框内，输输入科目代码码、名称，选选择余额方向向，选择辅助助核算项目，选选择帐簿格式式。 图2-3 科科目定义对话话框在辅助核算项目目选择中，有有结算、商品品、往来单位位、外币、项项目、部门、员员工、现金流流量（世纪八八版以上版本本）八个复选选框。如果是银行存款款等科目，需需要录入结算算方式与结算算号的，选择择“结算”；如果是原材料、产产成品等需要要核算数量的的科目，选

10、择择“商品”（商品汇总总表与明细表表要体现出来来必须选择该该项）；如果是需要核算算外币的科目目，选择“外币”（外币金额额明细帐要体体现出来必须须选择该项）；对于应收、应付付等需要对往往来单位进行行核算的，选选择“往来单位”（往来帐汇汇总表与明细细表要体现出出来必须选择择该项）；需要对项目进行行核算的，选选择“项目”（项目汇总总表与明细表表要体现出来来必须选择该该项）；需要对部门进行行核算的，选选择“部门”（ 部门汇汇总表与明细细表要体现出出来必须选择择该项）；需要对员工进行行核算的，选选择“员工”（ 员工汇汇总表与明细细表要体现出出来必须选择择该项）；需要对现金流量量进行核算的的，选择“现金流

11、量”（现金流量量表要体现出出来必须选择择该项）。这些辅助核算项项目的具体内内容在凭证录录入时输入。对于帐簿格式，系系统默认的有有几种，如总总帐、现金日日记帐、银行行存款日记帐帐、数量金额额明细帐、外外币金额明细细帐等，这些些格式不需要要指定。只有有多栏式明细细帐，需要在在科目定义中中设置。对多多栏帐的约定定为：该科目目下须设有多多个明细科目目，每一个明明细科目作为为多栏帐的某某一栏（具体体内容参看帐帐簿章节）。1.2.2 增加下级科科目单击会计科目对对话框右边的的“增加下级科科目”按钮，系统统出现科目定定义对话框，输输入科目代码码、名称，选选择余额方向向，选择辅助助核算项目，选选择帐簿格式式，

12、确定后，所所定义科目作作为选定科目目的下级科目目加入科目表表中。1.2.3 修改在会计科目对话话框中，用鼠鼠标选择某一一科目，单击击右边的“修改”按钮，系统统出现科目定定义对话框，修修改相关内容容。1.2.4 删除在会计科目对话话框中，用鼠鼠标选择某一一科目，单击击右边的“删除”按钮，系统统出现提示信信息，确认是是否删除，如如果确认，系系统将删除该该科目。如果果要删除一个个多级科目，删删除必须从最最下级科目开开始。对于系统已经使使用的科目，不不允许删除。要要想删除已经经使用的会计计科目，首先先必须删除使使用过该科目目的凭证，然然后清空垃圾圾箱即可。1.2.5 导出导出会计科目。该该项功能是专专

13、门供通用进进销存获取通通用财务会计计科目用的。具具体方法为：将会计科目目以一个文件件的形式导出出至硬盘或软软盘上，再打打开通用进销销存软件，导导入这个会计计科目文件。1.3 辅助助核算项目设设置1.3.1 外币用来定义外币代代码、名称、汇汇率。外币设设置窗口中，左左上角有三个个功能按钮：增加、删除除、关闭。如果要增加外币币，单击左上上角“增加”按钮，输入入外币代码、外外币名称、汇汇率，然后点点击“确定”。注：外币汇率只只能精确到小小数点后面一一位。如果要删除外币币，单击左上上角“删除”按钮。如果外外币在某一会会计科目的辅辅助核算项目目中被具体选选定，并且该该会计科目在在凭证中使用用过，则该外外

14、币不能被删删除。要想删删除已经使用用过的外币，首首先必须删除除使用过该外外币的凭证，然然后清空垃圾圾箱即可。1.3.2 结算方式是指在与往来单单位进行经济济业务时发生生的现金收付付、支票收付付等方式。定定义这些方式式后，在录入入凭证时，直直接选取使用用，不必重复复录入。1.3.3 部门设置用来设置部门。它它的左上角有有三个功能按按钮：增加、删删除、关闭。1.3.4 员工设置用来设置员工。左左上角有一排排功能按钮，依依次为：增加加、修改、删删除、筛选、排排序、预览员员工卡、打印印员工卡、预预览员工表、打打印员工表、关关闭等。筛选：为了查找找某些符合条条件的内容，需需要设置一定定的条件，将将符合条

15、件的的内容过滤出出来。点击筛筛选按钮后，出出现如图2-4所示的筛筛选条件输入入对话框。设置条件时，先先在左边字段段列表中选择择一个字段，选选择一种条件件关系，选择择条件值，再再按“与”或“或”按钮，所选选条件即加入入右边的条件件列表中。如如图1-5中中的条件为：员工编号是是“001”或姓名是“李白石”。在按确定定按钮后，员员工编号是0001的员工工与姓名是李李白石的员工工就被筛选出出来了（祥看看系统的条件件设置帮助说说明）。排序：为了查询询的方便，往往往要对员工工按一定的要要求进行排序序。单击左上上角的“排序”按钮，左上上角出现排序序选择方式，本本系统提供了了员工编号、姓姓名、性别、部部门、职

16、务与与学历共六种种排序条件，选选择其中一种种。如果按降降序排列，选选择“降序”复选框，然然后按“确定”按钮。如果果不选择“降序”复选框，则则默认为升序序。图2-4 条条件设置对话话框1.3.5 往来单位设设置用来设置往来单单位。左上角角有一排功能能按钮，依次次为：增加、修修改、删除、过过滤、排序、预预览、打印、关关闭。1.3.6 商品设置用来设置库存商商品。左上角角有一排功能能按钮，依次次为：增加、修修改、删除、筛筛选、排序、预预览、打印、关关闭。1.3.7 项目设置用来设置项目。有有些情况下，需需要对项目进进行核算，以以反映单位的的收支情况，如如果没有要求求对项目进行行核算，可以以不进行该项

17、项设置。1.3.8 选选用打印模式式在系统主界面上上，通过文件件菜单可以选选择打印输出出模式：彩色色输出或黑白白输出。若“彩色打印”菜单前面打打“”，输出出为彩色模式式，否则为黑黑白模式。注注意：黑白打打印机如果选选彩色打印模模式，输出的的表格将没有有内容。1.4 期初初数1.4.1 科目期初数数据用来设置科目的的期初数据。录录入窗口如图图2-5所示示，左上角有有一排功能按按钮，依次为为：数据平衡衡性检查、存存盘、预览、打打印、剪切、复复制、粘贴与与关闭。图2-5 科科目期初数据据在录入数据前，要要将科目定义义完毕，借贷贷方向要准确确。只有明细科目才才允许录入数数据，借方累累计为本年借借方累计

18、额，贷贷方累计为本本年贷方累计计额。对于有有外币或数量量核算要求的的科目，要录录入外币与数数量辅助帐。数据录入完毕后后，首先要检检查一下数据据的平衡性，按按左上角的“数据平衡性性检查”按钮，若平平衡，出现“期初数据平平衡”的提示。否否则，出现“期初数据不不平衡”的提示。如果确保数据录录入完毕，且且已平衡后，按按左上角的“存盘”按钮，系统统再一次对数数据的平衡性性进行检查，若若发现不平衡衡，重新检查查输入数据，直直到平衡后再再存盘。1.4.2 期初未达帐帐用来设置单位与与银行的期初初未达帐。单单位期初未达达帐窗口左上上角有一排功功能按钮，依依次为：单位位与银行未达达帐切换、增增加、修改、删删除、

19、筛选、打打印设置、打打印、第一页页、上一页、转转到第几页、下下一页、最后后一页与关闭闭。要录入单位期初初未达帐，点点击左上角的的增加按钮，系系统出现录入入对话框，在在该对话框内内，录入银行行已达、单位位未达的帐，然然后按“确定”按钮。要修改单位期初初未达帐，单单击左上角的的“修改”功能按钮，或或在“单位期初未未达帐”表中双击某某一项，系统统出现修改对对话框，显示示所选中的未未达帐内容，修修改后，按“确定”按钮。要删删除未达帐，首首先用鼠标选选择要删除的的未达帐，单单击左上角的的“删除”按钮。要设置打印机、选选择打印页等等，单击左上上角的“打印设置”按钮。要打打印未达帐，单单击左上角的的“打印”

20、按钮。要切换到银行期期初未达帐录录入状态，单单击左上角的的第一个按钮钮，该按钮的的功能为：进进行单位与银银行未达帐的的切换。切换换后，窗口显显示银行未达达帐。1.4.3 期间选择在进行帐处理时时，往往要对对期间进行切切换，以查看看或对比不同同期间的数据据。有时，也也要对以往期期间的数据进进行修改或调调整。本系统统为期间选择择提供了非常常方便的切换换方式，使用用户能随时操操作不同的期期间。选择期期间时，用鼠鼠标在期间选选择窗口选择择某一期，按按“确定”按钮即可。每次期末结转后后，期间自动动增加。1.4.4 基本信息设设置设置对应会计科科目的默认科科目代码。本本系统共提供供了五个常用用会计科目，他

21、他们分别是：现金、银行行存款、累计计折旧、应付付工资、本年年利润，他们们后面的科目目代码为其默默认科目代码码，用户可以以根据自己的的需要变动默默认科目代码码。二凭 证2.1 凭证证录入新建帐套时，世世纪八版以上版本本可选择一种种凭证种类（记记帐凭证）或或三种凭证种种类（收付转转凭证）。现现以收付转凭凭证为例，介介绍凭证的录录入方法。如如图2-6所所示，该窗口口显示了一张张收款凭证和和一排功能按按钮，在显示示的凭证上可可以进行数据据录入，功能能按钮依次为为：新录入、存存盘、预览、打打印、保存为为凭证模板、读读取凭证模板板、打开语音音、插入分录录、删除分录录、关闭，凭凭证右上角有有四个功能按按扭，

22、他们依依次为：第一一张凭证、上上一张凭证、下下一张凭证、最最后一张凭证证。通过这四四个功能按扭扭可以浏览所所有凭证。收收款凭证旁边边的按钮可以以切换到付款款凭证、转帐帐凭证。图2-6 凭凭证录入窗口口(世纪九版)日期：凭证的日日期是指在本本期内，经济济业务发生的的日期，它的的范围不能超超出本期的日日期范围。摘要：摘要是对对经济业务的的简单描述，在在一张凭证中中，至少应有有一条摘要。摘摘要的内容可可以直接在摘摘要栏中输入入，也可以在在摘要库中选选择。在录入入摘要栏内，其其右边有一个个“”按钮，点击击该按钮，会会出现一个摘摘要选择框。在在该对话框内内，可以选择择某一条摘要要，按“确定”按钮后，所所

23、选择内容即即填入摘要栏栏内。可在窗窗口内对摘要要进行添加、修修改、删除。凭证号：凭证号号是自动累加加的，它根据据录入凭证的的先后次序自自动生成，用用户不可以更更改。附单据：录入所所附原始凭证证（或称单据据）的张数。会计科目：在会会计科目栏内内，可以直接接输入科目代代码，也可以以点击右边的的“”按钮进行选选择输入。当当点击“”按钮后，出出现会计科目目对话框，该该对话框内，列列出了所有的的会计科目与与名称，选择择一个科目，按按“确定”按钮后，所所选科目即填填入“会计科目”栏内。借方金额与贷方方金额录入：用鼠标选择择借方金额或或贷方金额栏栏，二者只能能选择其一，不不能同时录入入二者。输入入相应的数字

24、字。红字：如果要录录入红字金额额，即负数金金额，按“-”号（即键盘盘上的减号），该该键为一个切切换键，即按按一下变为负负数，再按一一下又变为正正数（按空格格键将清除所所录入的数字字）。如果所选择的科科目需要录入入一些辅助核核算项目的内内容，如结算算方式、结算算号、数量、部部门、项目与与员工、现金金流量等，那那么，在凭证证的最后一行行中，会出现现一个允许辅辅助录入的按按钮，如图22-7所示。图2-7 辅辅助核算项目目录入按钮点击“”按钮后后，会出现一一个辅助录入入对话框，如如图2-8所所示，在该窗窗口内，录入入相关的内容容。 图图2-8 辅助录入窗窗口 图2-9 外币币录入如果所选择的科科目需要

25、核算算外币，那么么在进行借方方金额与贷方方金额录入时时，录入窗口口会自动发生生变化，如图图2-9所示示，它要求用用户同时输入入汇率与外币币金额，根据据外币金额与与汇率自动计计算出借方或或贷方金额，填填入相应的栏栏内。插入分录：当要要插入一行时时，单击窗口口上面的 “插入分录” 功能按钮钮，系统在当当前位置插入入一行。删除分录：当要要删除某一行行时，单击窗窗口上面的“删除分录”功能按钮，系系统删除当前前行。存盘：录入完成成后，单击左左上角的“存盘”按钮，系统统对录入的内内容进行检查查，若发现借借贷不平衡，或或者录入的内内容为0，或或者没有录入入摘要等，会会给出提示信信息，并不允允许存盘。若若没有

26、发现问问题，则存入入盘中。如果果要进行下一一张凭证录入入，点击左上上角的新录入入按钮即可。打印和预览：要要预览或打印印所录入的凭凭证，点击窗窗口上面的功功能按钮“打印”或“预览”，出现打印设设置框，有如如下选项（世世纪七版无此此功能）：a、会计科目分分为总帐科目目与明细科目目两栏。b、科目代码附附在科目名称称前面。c、金额采用栅栅格样式。d、套打。e、自动识别纸纸张大小，合合并打印。以上功能选项用用户可根据自自已需要选择择；点“预览”按钮还可进进行凭证格式式设计；如果要打印彩彩色帐页，请请在主界面“文件”菜单的“彩色打印”处打勾，如如果打印机墨盒是黑白两色，则不要要选彩色打印印，否则将不不能正

27、常打印印。特别注意：凭证证录入完成并并存盘后，一一定要正常退退出财务软件件，否则，任任何不正常关关机都可能导导致当前输入入数据丢失甚甚至于整个帐帐套被破坏。因因此，在使用用本财务软件件时，一定要要坚持三个原原则：（1）任任何数据录入入完成后一定定要存盘并正正常退出财务务软件;（2）一定定要正常关机机;（3）一定定要及时进行行数据备份。2.2 凭证证修改、插入入、删除、审审核、记帐凭证列表列出了了凭证的摘要要、制单、审审核等信息，单单击凭证功能能窗口的“凭证列表”，出现凭证证列表窗口。其其左上角有一一排功能按扭扭：改变行数数、筛选、打打开凭证、插插入凭证、删删除凭证、打打印设置、打打印列表、凭凭

28、证批量打印印、第一页、上上一页、转到到第几页、下下一页、最后后一页、关闭闭。其中通过过凭证批量打打印功能能够够实现凭证的的连续打印，点点击凭证批量量打印按扭，用用户可以根据据自己的需要要进行如下操操作：选择凭凭证打印范围围、调整凭证证打印边距、调调整凭证与凭凭证之间的距距离、打印机机属性设置等等多项操作。通过凭证列表窗窗口上的审核核与记帐菜单单，对记帐凭凭证能实现如如下操作：审审核、记帐、全全部审核、全全部记帐、清清除审核、清清除记帐、清清除所有审核核、清除所有有记帐（详情情请看审核与与记帐）。会计分录序时簿簿按凭证号的的先后顺序列列表显示凭证证的内容。单单击凭证功能能窗口的“会计分录序序时簿

29、”，在窗口口左上角有一一排功能按扭扭，他们分别别是：改变行行数、筛选、打打开凭证、插插入凭证、删删除凭证、打打印设置、打打印、第一页页、上一页、转转到第几页、下下一页、最后后一页、关闭闭等，通过这这些功能按钮钮，可以调整整会计分录序序时薄每页的的行数、打开开凭证、修改改凭证、插入入凭证、删除除凭证、打印印会计分录序序时薄等多项项操作。2.2.1 修改凭证用鼠标选择某一一要修改的凭凭证，双击或或点击“打开凭证”功能按钮，系系统出现该凭凭证的内容，供供用户更改。（注注意：只有凭凭证制单人才才能对凭证进进行修改）2.2.2 插入凭证有时候，免不了了出现漏输入入凭证的情况况，需要插入入一张新凭证证。在

30、本系统统中，可以直直接实现在中中间插入。（注注意：插入凭凭证的日期必必须在它的上上一张凭证的的日期与下一一张凭证的日日期之间或与与其日期相同同，否则拒绝绝插入。）点击“插入凭证证”功能按钮，系系统出现一个个新的凭证，并并将当前的凭凭证号作为新新插入的凭证证号，在输入入内容后，按按“存盘”按钮，系统统将该凭证插插入凭证库中中，同时将插插入处以后的的凭证号依次次递增。2.2.3 删除凭证用鼠标选择某一一要删除的凭凭证，点击“删除凭证”功能按钮，系系统出现是否否要删除的提提示信息，如如果确定要删删除后，系统统将该凭证从从库中删除，同同时，比该凭凭证号大的凭凭证号依次递递减。审核过过的凭证不能能删除，

31、要删删除必须首先先清除审核。（注注意：凭证删删除后不可恢恢复，删除前前一定要慎重重。）2.2.4 凭证审核、记记帐在本系统中，只只要录入了凭凭证，其它的的工作均可自自动完成，这这样，减少了了操作环节，充充分利用了电电脑的自动化化处理能力。但但是，为了保保持与传统会会计操作规范范的统一，保保留了审核与与记帐功能。单一凭证审核：用鼠标选择择某一个凭证证，在菜单上上选择“审核”项（或按鼠鼠标右键，选选择弹出菜单单），该凭证证即打上审核核标记。注意：如果审核核与制单是同同一个操作员员，系统不予予审核。全部审核：选择择菜单上的“全部审核”项，系统将将所有未审核核的凭证（制制单是其它操操作员）打上上审核标

32、记。单一凭证记帐：用鼠标选择择某一个已审审核的凭证，在在菜单上选择择“记帐”项，该凭证证即打上记帐帐标记。全部记帐：选择择菜单上的“全部记帐”项，系统将将所有已经审审核但未记帐帐的凭证打上上记帐标记。清除审核：将操操作员自己的的审核标记清清除。全部清除：将所所有凭证（本本操作员审核核的）的审核核标记清除。清除记帐：将操操作员自己的的记帐标记清清除。全部清除：将所所有凭证（本本操作员记帐帐的）的记帐帐标记清除。审核与记帐的顺顺序为：先审审核后记帐。清清除审核与记记帐的顺序为为：先清除记记帐后清除审审核。凡是审核过的记记帐凭证都不不能被删除。要要想删除必须须首先清除审审核。注：本系统中的的审核与记

33、帐帐功能不是必必须的，用户户可以不用。2.3 银行行对帐单单位的银行存款款收付业务往往往比较频繁繁，但由于单单位与银行的的记帐时间不不一致，会产产生一些未达达帐项。为了了正确掌握银银行存款的实实际余额，单单位须定期将将银行存款日日记帐与银行行出具的对帐帐单进行核对对，并编制余余额调节表。点击凭证功能窗窗口的“银行对帐单单”，出现的窗窗口由三部分分组成，最上上面部分显示示功能按钮条条。他们分别别是：改变行行数、增加、修修改、删除、对对帐、筛选、打打印设置、打打印、第一页页、上一页、转转到第几页、下下一页、最后后一页、关闭闭。 中间部部分显示银行行对帐单。下下面的部分显显示银行帐户户信息。2.3.

34、1 帐户设置要录入银行对帐帐单，首先要要设置帐户，选选择窗口下部部的“新增帐户”按钮，系统统会出现一个个对话框，在在该对话框内内，输入帐户户的基本信息息，如开户行行、帐号、科科目代码与备备注，然后按按“确定”按钮，新帐帐户即告生成成。在该帐户户下，用户可可以进行对帐帐单录入、删删除等操作。如果要删除某帐帐户，在窗口口下面的帐户户列表中，用用鼠标选择该该帐户，再按按其左边的“删除帐户”按钮，系统统出现提示对对话框。如果果确定要删除除，系统会将将该帐户删除除，并将该帐帐户内所有的的对帐单也一一并删除。2.3.2 录入对帐单单要利用该系统自自动进行银行行对帐，在每每月末结帐前前，将银行开开具的对帐单

35、单输入。点击击功能条上的的“增加”按钮，系统统出现对帐单单录入对话框框，在该对话话框内，录入入相应的内容容。摘要可以直接录录入，也可以以选择输入，与与记帐凭证的的摘要录入方方式一致。在对帐时，系统统取最后一张张对帐单的余余额作为银行行存款的实际际余额，所以以，在录入银银行对帐单时时，要按照时时间的先后顺顺序录入。在录入完成后，按按“确定”按钮。如果果发现结算方方式与结算号号完全相同的的对帐单已经经录入，则不不能存入系统统。2.3.3 修改对帐单单在银行对帐单的的列表中，用用鼠标选择要要修改的对帐帐单，双击或或点击功能条条上的“修改”按钮，出现现该对帐单的的内容对话框框，修改相应应的内容后，按按

36、“确定”按钮。2.3.4 删除对帐单单在银行对帐单的的列表中，用用鼠标选择要要删除的对帐帐单，点击功功能条上的“删除”按钮，出现现提示信息，提提醒用户是否否一定要删除除，在得到确确认后，该对对帐单即被删删除。2.3.5 对帐与余额额调节表点击功能条上的的“对帐”按钮，系统统会自动将银银行存款日记记帐与对帐单单进行比对，若若发现结算方方式与结算号号完全一致的的帐，则视为为已经对上，否否则，表示未未对上。在进行对帐后，系系统自动生成成四张表格：已达帐明细细表、单位未未达帐明细表表、银行未达达帐明细表与与银行存款余余额调节表。这这四张表格，由由左上角功能能条上的四个个按钮进行切切换，这四个个按钮从左

37、至至右依次为：已达帐明细细表、银行未未达帐明细表表、单位未达达帐明细表与与银行存款余余额调节表。三帐 薄薄本系统中所有帐帐簿均自动产产生，主要的的帐簿有：记记帐凭证汇总总表、总帐、现现金日记帐、银银行存款日记记帐、数量金金额明细帐、外外币金额明细细帐、三栏式式明细帐与多多栏式明细帐帐。如果选用用彩色打印机机，还可以将将帐簿以彩色色的形式打印印出来；如果要按月月份打印全年年的报表，可可以由最末一一个期间打开开帐本，在左左上角的日期期里选择初始始月份，帐薄薄就会按月份显显示出来；如果要按科科目打印帐本本（世纪七、八八版无此功能能），点打印按钮钮，出现打印印设置框，点点“确定”，会出现“要按科目分分

38、页打印吗”的提示，选选择“是”分页打印，“否”则不分页打打印。3.1 记帐帐凭证汇总表表记帐凭证汇总表表用来反映当当前期间各个个会计科目借借贷方向使用用金额的汇总总情况，同时时将所有科目目借贷金额进进行汇总。打开记帐凭证汇汇总表，点击击左上角第三三个功能按扭扭，可以改变变汇总表的格格式。点击左左上角第二个个功能按扭，可可以定义记帐帐凭证汇总表表的封面。通通过左边窗口口的一系列操操作，可以实实现如下功能能：预览记帐帐凭证封面、打打印记帐凭证证封面、记帐帐凭证汇总表表装订范围选选择、重新生生成汇总表、汇汇总表封面附附记录入等。点点击左上角的的第一个功能能按扭，可以以改变汇总表表的行数。3.2 总帐

39、帐以科目汇总的形形式列出所有有一级科目的的期初余额、本本期借方发生生额、本期贷贷方发生额、本本期余额、本本年借方累计计、本年贷方方累计。总帐窗口的左上上角有一排功功能按扭，从从左致右他们们分别是：选选择开始期间间、改变行数数、筛选、打打印设置、打打印、第一页页、上一页、转转到第几页、下下一页、最后后一页、退出出。通过选择择开始期间，可可以确定从某某一期到本期期的总帐，即即多个期间的的总帐。总帐窗口的左上上角有一个筛筛选功能按钮钮，它进行有有条件的筛选选。当点击该该按钮后，出出现一个条件件对话框，输输入条件后，满满足条件的内内容即被显示示出来。如要要查看本期有有发生额的科科目，条件为为：如果借方

40、方发生额不等等于零或贷方方发生额不等等于零，确定定后，满足该该条件的科目目即被显示出出来。在总帐上，用鼠鼠标选择某一一科目，双击击，可以查看看该科目的明明细帐。如果果选择的科目目为“101”或“102”，系统自动动调出现金日日记帐或银行行存款日记帐帐。对于其它它代码的科目目，以三栏帐帐形式调出该该科目的明细细帐。3.3 现金金日记帐现金日记帐是单单位记录和反反映经济业务务中直接利用用现金收、付付的贷币日记记帐，它的目目的是为了连连续而又全面面地记录现金金的收入和支支出情况，便便于及时地掌掌握资金的动动态，保证现现金的合理使使用。在本系统中，只只要准确、实实际、连续地地录入了记帐帐凭证，现金金日

41、记帐便能能自动显示出出来。在本系统中，采采用代码“101”作为现金的的一级科目，一一般不允许再再采用其它代代码。在现金日记帐上上，用鼠标选选择某一笔帐帐，双击，可可以直接调出出它的记帐凭凭证，如果发发现数据录入入有误，用户户可以在记帐帐凭证上直接接进行修改。通过选择左上角角的某个开始始期间，系统统可以显示现现金科目多个个期间的现金金日记帐。3.4 银行行存款日记帐帐银行存款日记帐帐是用来记录录和反映银行行存款的收、付付业务情况，它它是非现金的的贷币资金日日记帐。为了便于同银行行进行对帐，对对于银行存款款科目，在科科目定义中，辅辅助核算项目目应定义为“结算”。在录入凭凭证时，应将将结算方式与与结

42、算号一并并录入。结算方式应在期期初中加以定定义，如电汇汇、邮汇、委委付、委收、汇汇兑等。结算算号可以是票票据上的全部部号码，也可可以只写尾部部几位（一般般三位即可）。在本系统中，采采用代码“102”作为银行存存款的一级科科目，一般不不允许再采用用其它代码。3.5 数量量金额明细帐帐数量金额明细帐帐用于反映和和监督既需实实物计量又需需用贷币计量量的业务记帐帐。其实它是是在三栏式明明细帐的基础础上增设了数数量栏，该类类帐簿格式主主要用于如原原材料、产成成品、固定资资产等财物的的核算。该类明细帐的窗窗口左边列出出了所有进行行数量核算的的科目代码，用用鼠标点击左左边的科目代代码，在右边边就会显示出出该

43、科目的明明细帐。通过选择左上角角的某个开始始期间，系统统可以显示某某个会计科目目多个期间的的数量金额式式明细帐。3.6 外币币金额明细帐帐外币金额明细帐帐用于反映和和监督外币业业务的记帐，与与数量金额明明细帐类似。3.7 三栏栏式明细帐三栏式明细帐是是最普遍一种种帐簿格式，应应用于只需货货币计量的经经济业务。通过点击左上角角的一系列功功能按扭，可可以实现如下下功能：获取取多个期间的的明细帐、改改变明细帐的的行数、筛选选出满足自己己条件的帐目目、打印设置置、打印明细细帐、灵活查查看页码等多多项操作。3.8 多栏栏式明细帐多栏式明细帐用用于反映有多多个子科目的的会计科目的的经济业务帐帐，主要适用用

44、于材料采购购、生产成本本、制造费用用、管理费用用、产品销售售费用、产品品销售收入等等科目的核算算。多栏式明细帐的的科目，其下下须有多个明明细科目，每每一个明细科科目作为多栏栏帐的某一栏栏。四报 表会计报表是根据据会计核算资资料，按一定定的经济指标标整理后，报报告期内经济济活动情况和和财务状况的的报告文件。本本系统为用户户提供了丰富富的报表，同同时也提供了了自定义报表表功能，用户户可以根据自自己的需求设设计出符合本本单位实际的的报表。4.1 自定定义报表运行自定义报表表后，出现报报表设计窗口口，在该窗口口内，用户可可以任意设计计文字、表格格等组合形式式的报表。4.1.1 文字、表格格设计报表设计

45、器与常常用的电子表表格软件（如如Excell）有许多相相似之处，会会使用其他电电子表格软件件的用户会相相当熟悉这种种环境。要输入文字或画画表格线，首首先用鼠标在在表格内定位位，选定某行行某列，然后后直接输入文文字或画表格格线。在报表设计中，鼠鼠标是比较灵灵活的，可以以运用它在设设计窗口内任任意拖动，随随意定义表格格的位置和块块的大小。窗口的上部，是是二排工具，运运用它们，可可以进行报表表的各种组合合设计。表22-1列出了了文字与表格格线相关的工工具及功能。表2-1 文文字与表格线线工具说明工 具说 明工 具说 明字体选择框清除选择框的边边框字号输入框画选择框的上边边框使选择框内的字字符加粗画选

46、择框的下边边框使选择框内的字字符变为斜体体画选择框的左边边框使选择框内的字字符有下划线线画选择框的右边边框用工具条上选定定的字体、字字号、颜色等等改变选择框框的字符画选择框的外围围边框选择框内的字符符居左画选择框的内表表格线选择框内的字符符居中选择框内的所有有表格画线选择框内的字符符居右用所选择的颜色色填充已选择择的表格选择颜色在进行文字或表表格编辑过程程中，往往需需要进行一些些插入与删除除的操作，除除了字符的插插入、删除、修修改等编辑功功能外，还能能进行行与列列的插入与删删除。插入一行：选择择菜单“格式插入与删除除插入一行”，在当前行行处插一空行行。插入一列：选择择菜单“格式插入与删除除插入

47、一列”，在当前列列处插一空列列。删除一行：选择择菜单“格式插入与删除除删除一行”，删除当前前行。删除一列：选择择菜单“格式插入与删除除删除一列”，删除当前前列。对于表格的行高高与列宽，可可以通过鼠标标拖动修改，也也可以选择菜菜单“格式定义行高”、 “格式定义列宽”将行高与列列宽统一改变变。4.1.2 数据格式数据格式可以有有许多种显示示形式，在没没有定义的情情况下，数据据采用普通格格式显示，即即不带任何修修饰形式的显显示，如12234.566，显示时，也也是12344.56，如如果用货币格格式显示，就就变成了￥11,234.56。选择菜单“格式式其它格式”，系统出现现格式选择对对话框，列出出了

48、所有表示示格式的字符符串，其意义义及说明如表表2-2所示示。如果要阻止数值值为零的数据据在表格内显显示，选择菜菜单“格式隐藏零数据据”，这样，为为零的数据就就不会再在表表格内显示出出来。表2-2 数数据显示格式式字符串及说说明格式字符串说 明0整数显示，小数数点后的数四四舍五入0.00两位小数显示#,#0整数显示，“，”号隔开千位位#,#0.000两位小数显示，“，”号隔开千位￥#,#0;￥-#,#0货币格式的整数数显示，货币币前面有货币币符号￥#,#0.00;￥-#,#0.00货币格式的两位位小数显示，货货币前面有货货币符号￥0%整数百分数0.00%两位小数的百分分数0.00E+000科学记

49、数法0;0REDD整数显示，负数数为红字0.00;0.00REED两位小数显示，负负数为红字#,#0;#,#0RED整数显示，“，”号隔开千位位，负数为红红字#,#0.000;#,#0.000RED两位小数显示，“，”号隔开千位，负数为红字￥#,#0;￥#,#00RED货币格式的整数数显示，负数数为红字￥#,#0.00;￥#,#00.00RRED货币格式的两位位小数显示，负负数为红字4.1.3 取数公式公式输入：要在在某一格进行行公式输入，首首先要输入一一个“=”号，然后再再进行公式内内容输入。如如在A5格内内输入公式：“=A1+AA2+A3+A4”。其中A1、A22等是用来指指示表格所处处的

50、位置的，即即单元格位置置，在进行公公式编辑时，如如果觉得这些些符号很难记记，可以用鼠鼠标辅助输入入，方法是：先输入“=”号，进入公式式编辑状态，然然后，用鼠标标点击某一单单元格（如AA6），该单单元格自动出出现在公式栏栏内（=A66），再按运运算符号“+”、“-”等（=A66+），再点点击单元格（如如A9），公公式栏内又出出现该单元格格（=A6+A9），如如此反复，至至到公式输入入完成，最后后按回车键退退出公式编辑辑状态。在公式定义中，如如果要获取帐帐务数据，选选择“数据来源”按钮（或选选择菜单、或或按鼠标右键键），出现“选择数据来来源”对话框，如如图2-100所示。对话话框的右边，列列出了所

51、有科科目的代码与与名称，左边边列出了取数数方式，选择择后，按确定定按钮。在公式中，用一一些特殊的字字符串代表帐帐务数据的来来源，格式为为：“科目代码.来源”。其中，科科目代码为所所定义的会计计科目的代码码，如1011、102、1103等，来来源主要有如如下几种：图2-10 数据来源对对话框期初余额：期初初的余额。期初借方：期初初借方累计。期初贷方：期初初贷方累计。本期发生：本期期发生额，借借贷额之差。本期借方：本期期的借方累计计。本期贷方：本期期的贷方累计计。期末余额：期末末余额。期末借方：期末末借方累计，即即本年借方累累计。期末贷方：期末末的贷方累计计，即本年贷贷方累计。如在资产负债表表中，

52、贷币资资金的来源应应该是：现金金的期末数+银行存款的的期末数+其其他贷币资金金的期末数，那那么取数公式式表达为：=”101.期期末余额”+”102.期末余额”+”109.期末余额”有几个特殊的系系统数据，其其表达方式与与上面不同，它它们是：“”：取出单位名名称“”：取出操操作员名称“”：取出当前日日期这些系统数据，可可以与其他字字符串加在一一起，构成表表格所需要的的数据，如：=”编制单位：”+”+” 日 期：”+”。同时，公式中也也可使用一些些函数，如AABS(求绝绝对值)、SSIN（正弦弦）、COSS（余弦）、TTAN（正切切）、ATAAN（余切）、AAVERAGGE（平均）、PPI（圆周率

53、率）。4.1.4 运行报表报表设计完后，点点击“”按钮，系统统根据所定义义的公式，自自动取得帐务务数据进行运运算，得出报报表。根据报报表数据，检检查一下数据据是否正确，如如果不正确，再再点击“”按钮回到设设计状态。可可以多次反复复设计，至到到满意为止。4.1.5 报表预览与与打印报表设计或运行行后，要查看看一下打印效效果，点击左左上角的“”按钮，将出出现预览窗口口，可以通过过点击鼠标键键进行放大与与缩小，检查查打印效果是是否理想，若若不理想，可可以重新设计计后再进行预预览。在打印纸上，系系统自动在报报表底部加上上页码，如“第1页 共共2页”等，如果不不需要页码，可可以去掉。去去掉的方法是是：在

54、预览窗窗口按鼠标右右键，出现一一个弹出菜单单，选择“不打印页码码”菜单项。如果要进行选页页打印，点击击预览窗口的的“打印设置”按钮。点击报表设计窗窗口的“”按钮，直接接将报表内容容输出至打印印机。4.1.6 文件操作当自定义报表设设计完后，要要存盘，以便便下一次可以以方便地调出出来使用。存盘：选择菜单单“文件存盘”，如果是新新报表，则出出现文件输入入对话框，选选择存盘目录录，输入文件件名后确定即即可。另存为：以另外外的文件名存存盘。新建：建立一张张新报表。打开：打开已有有报表文件，系系统出现文件件打开对话框框，选择一个个报表文件，确确定后打开。本系统支持Exxcel4、Excell5及文本表表

55、的格式，如如果Exceel电子表格格要使用报表表，先以Exxcel4或或Excell5格式存盘盘，然后用EExcel调调出来修改即即可。4.2 资产产负债表资产负债表是反反映单位期末末的资产、负负债及所有者者权益的综合合财务报告，它它是主要的财财务报表，建建立该报表的的理论依据是是会计等式：“资产=负债债+所有者权权益”。通过查看看资产负债表表，可以了解解单位的财务务结构是否合合理，是否具具有足够的偿偿债能力等。本系统为用户提提供了一张资资产负债表的的模板，用户户根据本单位位的实际情况况进行修改后后使用。4.3 损 益 表损益表是反映单单位在一定时时期内利润或或亏损总额的的实际情况的的动态报表

56、，是是基本的经营营成果财务报报表。建立损损益表的理论论依据是：“收入-费用用=利润”。本系统提供了一一张损益表模模板，用户调调出来后，简简单修改一下下就可以直接接使用了。4.4 利润润分配表利润分配表是损损益表的附表表，它反映单单位的利润分分配和年末未未分配利润的的结余情况。损损益表形成的的净利润扣减减税金后，形形成税后利润润，再加以调调整，确定可可分配利润，形形成最终利润润分配或确定定未分配利润润。本系统提供了一一张利润分配配表模板，用用户略作修改改后，即可直直接使用。4.5 财务务状况变动表表财务状况变动表表是反映单位位在年度内流流动资金的来来源和运用情情况以及各项项流动资产的的增加或减少

57、少情况的报告告，也可以称称为资金来源源和运用表。本系统为用户提提供了一张财财务状况变动动表的模板，供供用户修改后后使用，若用用户不想采用用该表，可以以自行设计。4.6 现金金流量表现金流量表是将将单位的经济济活动情况分分别以经营活活动、投资活活动、筹资活活动三方面反反映。经营活动是指单单位投资活动动和筹资活动动以外的所有有交易和事项项，对工商企企业来说，主主要包括：销销售商品、提提供劳务、经经营性租赁、购购买商品、接接收劳务、缴缴纳税款、广广告宣传等。投资活动是指对对外取得或收收回股票、债债券、单位内内部长期资产产的购建和处处置、其他投投资等。筹资活动是指导导致单位资本本及债务规模模和构成发生

58、生变化的活动动，包括吸收收投资、发生生股票债券、向向金融机构借借款、分配利利润、偿还债债务等。本系统为用户提提供了一张现现金流量表模模板，供用户户参考使用。具体编制方法和和公式已制成成文档“编制现金流流量表.dooc”，安装后放放在安装文件件夹GUF里里，用户可自自行打开查看看。世纪八版以上版版本提供了代代码法，这是是一种比较流流行又比较简简单的编制现现金流量的方方法。先在定义科目目代码时，勾勾选辅助核算算项目的“现金流量”项，录入凭凭证时，在辅辅助输入对话话框中，选择择现金流量科科目代码，凭证保保存后，现金金流量表就自自动生成了。4.7 其他他报表4.7.1 试算平衡表表试算平衡表是在在一个

59、会计期期间内，将凭凭证汇总，然然后进行试算算平衡，以保保证数据在填填制会计报表表时的准确性性和可靠性。如果期初余额借借方累计金额额与贷方累计计金额相等，本本期借方发生生累计金额与与贷方发生累累计金额相等等，本年借方方累计金额与与贷方累计金金额相等，则则试算平衡表表的右上角提提示借贷平衡衡（以黑字提提示），否则则提示借贷不不平衡（以红红字提示）。 4.77.2 商品汇总总表与明细表表在一个会计期间间内，将所有有录入的凭证证进行汇总，统统计出商品收收入的数量、金金额、发出的的数量、金额额等，将商品品分类列表显显示出来。在在商品汇总表表内，选择某某一类商品后后，双击鼠标标键可以查看看该商品的明明细表

60、。通过筛选按扭，可可找出满足自自己条件的商商品汇总与明明细情况。在商品明细表上上，通过双击击鼠标键，可可以查看所选选择的记帐凭凭证，如果你你拥有修改权权限，还可以以直接对凭证证进行修改。商品汇总表与明明细表仅仅是是本期对商品品的收入与发发出情况的统统计，并不结结转到下期。4.7.3 往来帐款汇汇总表与明细细表往来帐款是指因因赊销、赊购购商品或提供供、接受劳务务而发生的将将要在一定时时期内收回或或支付的款项项。它包括应应收与应付项项目，应收项项目包括的科科目有：应收收帐款、应收收票据、预付付帐款与其它它应收款；应应付项目包括括的科目有：应付帐款、应应付票据、预预收帐款与其其它应收款。要要对这些科