财政部会计司解读《企业内部控制应用指引第7号-采购业务》

1、财政部会计司解读企业内部控制应用指引第7号采购业务强化采购风险管控 提高企业采购效能企业内部控制应用指引第7号采购业务中所称采购，是指企业购买物资（或接受劳务）及支付款项等相关活动。其中，物资主要包括企业的原材料、商品、工程物资、固定资产等。采购是企业生产经营的起点，既是企业的“实物流”的重要组成部分，又与“资金流”密切关联。众所周知，采购物资的质量和价格、供应商的选择、采购合同的订立、物资的运输、验收等供应链状况，在很大程度上决定了企业的生存与可持续发展。采购流程的环节虽不很复杂，但蕴藏的风险却是巨大的。基于以上考虑，企业内部控制应用指引第7号采购业务对采购的主要流程进行了梳理，明确了采购业

2、务的主要风险点，针对性地提出了相应的控制措施。本文就此进行解读。企业在健全采购购业务内部控控制时，应当当比照健全资资金、资产业业务内部控制制，着力从全全面梳理相关关流程入手。在在此过程中，企企业应当对采采购业务管理理现状进行全全面分析与评评价，既要对对照现有采购购管理制度，检检查相关管理理要求是否落落实到位，又又要审视相关关管理流程是是否科学合理理、是否能够够较好地保证证物资和劳务务供应顺畅、物物资采购是否否能够与生产产和销售等供供应链其他环环节紧密衔接接。在此基础础上，要着力力健全各项采采购业务管理理制度，落实实责任制，不不断提高制度度执行力，确确保物资和劳劳务采购按质质按量按时和和经济高效

3、地地满足生产营营的需求。一、采购业务流流程采购业务流程主主要涉及编制制需求计划和和采购计划、请请购、选择供供应商、确定定采购价格、订订立框架协议议或采购合同同、管理供应应过程、验收收、退货、付付款、会计控控制等环节。如如下图所示。该该图列示的采采购流程适用用于各类企业业的一般采购购业务，具有有通用性。企企业在实际开开展采购业务务时，可以参参照此流程，并并结合自身情情况予以扩充充和具体化。二、各环节的主主要风险点及及管控措施（一）编制需求求计划和采购购计划采购业务从计划划（或预算）开开始，包括需需求计划和采采购计划。企企业实务中，需需求部门一般般根据生产经经营需要向采采购部门提出出物资需求计计划

4、，采购部部门根据该需需求计划归类类汇总平衡现现有库存物资资后，统筹安安排采购计划划，并按规定定的权限和程程序审批后执执行。该环节节的主要风险险是：需求或或采购计划不不合理、不按按实际需求安安排采购或随随意超计划采采购，甚至与与企业生产经经营计划不协协调等。主要管控措施：第一，生产产、经营、项项目建设等部部门，应当根根据实际需求求准确、及时时编制需求计计划。需求部部门提出需求求计划时，不不能指定或变变相指定供应应商。对独家家代理、专有有、专利等特特殊产品应提提供相应的独独家、专有资资料，经专业业技术部门研研讨后，经具具备相应审批批权限的部门门或人员审批批。第二，采采购计划是企企业年度生产产经营计

5、划的的一部分，在在制定年度生生产经营计划划过程中，企企业应当根据据发展目标实实际需要，结结合库存和在在途情况，科科学安排采购购计划，防止止采购过高或或过低。第三三，采购计划划应纳入采购购预算管理，经经相关负责人人审批后，作作为企业刚性性指令严格执执行。（二）请购请购是指企业生生产经营部门门根据采购计计划和实际需需要，提出的的采购申请。该该环节的主要要风险是：缺缺乏采购申请请制度，请购购未经适当审审批或超越授授权审批，可可能导致采购购物资过量或或短缺，影响响企业正常生生产经营。主要管控措施：第一，建立立采购申请制制度，依据购购买物资或接接受劳务的类类型，确定归归口管理部门门，授予相应应的请购权，

6、明明确相关部门门或人员的职职责权限及相相应的请购程程序。企业可可以根据实际际需要设置专专门的请购部部门，对需求求部门提出的的采购需求进进行审核，并并进行归类汇汇总，统筹安安排企业的采采购计划。第第二，具有请请购权的部门门对于预算内内采购项目，应应当严格按照照预算执行进进度办理请购购手续，并根根据市场变化化提出合理采采购申请。对对于超预算和和预算外采购购项目，应先先履行预算调调整程序，由由具备相应审审批权限的部部门或人员审审批后，再行行办理请购手手续。第三，具具备相应审批批权限的部门门或人员审批批采购申请时时，应重点关关注采购申请请内容是否准准确、完整，是是否符合生产产经营需要，是是否符合采购购

7、计划，是否否在采购预算算范围内等。对对不符合规定定的采购申请请，应要求请请购部门调整整请购内容或或拒绝批准。（三）选择供应应商选择供应商，也也就是确定采采购渠道。它它是企业采购购业务流程中中非常重要的的环节。该环环节的主要风风险是：供应应商选择不当当，可能导致致采购物资质质次价高，甚甚至出现舞弊弊行为。主要管控措施：第一，建立立科学的供应应商评估和准准入制度，对对供应商资质质信誉情况的的真实性和合合法性进行审审查，确定合合格的供应商商清单，健全全企业统一的的供应商网络络。企业新增增供应商的市市场准入、供供应商新增服服务关系以及及调整供应商商物资目录，都都要由采购部部门根据需要要提出申请，并并按

8、规定的权权限和程序审审核批准后，纳纳入供应商网网络。企业可可委托具有相相应资质的中中介机构对供供应商进行资资信调查。第第二，采购部部门应当按照照公平、公正正和竞争的原原则，择优确确定供应商，在在切实防范舞舞弊风险的基基础上，与供供应商签订质质量保证协议议。第三，建建立供应商管管理信息系统统和供应商淘淘汰制度，对对供应商提供供物资或劳务务的质量、价价格、交货及及时性、供货货条件及其资资信、经营状状况等进行实实时管理和考考核评价，根根据考核评价价结果，提出出供应商淘汰汰和更换名单单，经审批后后对供应商进进行合理选择择和调整，并并在供应商管管理系统中作作出相应记录录。 （四）确定采购购价格如何以最优

9、“性性价比”采购到符合合需求的物资资，是采购部部门的永恒主主题。该环节节的主要风险险是：采购定定价机制不科科学，采购定定价方式选择择不当，缺乏乏对重要物资资品种价格的的跟踪监控，引引起采购价格格不合理，可可能造成企业业资金损失。主要管控措施：第一，健全全采购定价机机制，采取协协议采购、招招标采购、询询比价采购、动动态竞价采购购等多种方式式，科学合理理地确定采购购价格。对标标准化程度高高、需求计划划性强、价格格相对稳定的的物资，通过过招标、联合合谈判等公开开、竞争方式式签订框架协协议。第二，采采购部门应当当定期研究大大宗通用重要要物资的成本本构成与市场场价格变动趋趋势,确定重重要物资品种种的采购

10、执行行价格或参考考价格。建立立采购价格数数据库，定期期开展重要物物资的市场供供求形势及价价格走势商情情分析并合理理利用。（五）订立框架架协议或采购购合同框架协议是企业业与供应商之之间为建立长长期物资购销销关系而作出出的一种约定定。采购合同同是指企业根根据采购需要要、确定的供供应商、采购购方式、采购购价格等情况况与供应商签签订的具有法法律约束力的的协议，该协协议对双方的的权利、义务务和违约责任任等情况作出出了明确规定定（企业向供供应商支付合合同规定的金金额、结算方方式，供应商商按照约定时时间、期限、数数量与质量、规规格交付物资资给采购方）。该该环节的主要要风险是：框框架协议签订订不当，可能能导致

11、物资采采购不顺畅；未经授权对对外订立采购购合同，合同同对方主体资资格、履约能能力等未达要要求、合同内内容存在重大大疏漏和欺诈诈，可能导致致企业合法权权益受到侵害害。主要管控措施：第一，对拟拟签订框架协协议的供应商商的主体资格格、信用状况况等进行风险险评估；框架架协议的签订订应引入竞争争制度，确保保供应商具备备履约能力。第第二，根据确确定的供应商商、采购方式式、采购价格格等情况，拟拟订采购合同同，准确描述述合同条款，明明确双方权利利、义务和违违约责任，按按照规定权限限签署采购合合同。对于影影响重大、涉涉及较高专业业技术或法律律关系复杂的的合同，应当当组织法律、技技术、财会等等专业人员参参与谈判，

12、必必要时可聘请请外部专家参参与相关工作作。第三，对对重要物资验验收量与合同同量之间允许许的差异，应应当作出统一一规定。（六）管理供应应过程管理供应过程，主主要是指企业业建立严格的的采购合同跟跟踪制度，科科学评价供应应商的供货情情况，并根据据合理选择的的运输工具和和运输方式，办办理运输、投投保等事宜，实实时掌握物资资采购供应过过程的情况。该该环节的主要要风险是：缺缺乏对采购合合同履行情况况的有效跟踪踪，运输方式式选择不合理理，忽视运输输过程保险风风险，可能导导致采购物资资损失或无法法保证供应。主要管控措施：第一，依据据采购合同中中确定的主要要条款跟踪合合同履行情况况，对有可能能影响生产或或工程进

13、度的的异常情况，应应出具书面报报告并及时提提出解决方案案，采取必要要措施，保证证需求物资的的及时供应。第第二，对重要要物资建立并并执行合同履履约过程中的的巡视、点检检和监造制度度。对需要监监造的物资，择择优确定监造造单位，签订订监造合同，落落实监造责任任人，审核确确认监造大纲纲，审定监造造报告，并及及时向技术等等部门通报。第第三，根据生生产建设进度度和采购物资资特性等因素素，选择合理理的运输工具具和运输方式式，办理运输输、投保等事事宜。第四，实实行全过程的的采购登记制制度或信息化化管理，确保保采购过程的的可追溯性。（七）验收验收是指企业对对采购物资和和劳务的检验验接收，以确确保其符合合合同相关

14、规定定或产品质量量要求。该环环节的主要风风险是：验收收标准不明确确、验收程序序不规范、对对验收中存在在的异常情况况不作处理，可可能造成账实实不符、采购购物资损失。主要管控措施：第一，制定定明确的采购购验收标准，结结合物资特性性确定必检物物资目录，规规定此类物资资出具质量检检验报告后方方可入库。第第二，验收机机构或人员应应当根据采购购合同及质量量检验部门出出具的质量检检验证明，重重点关注采购购合同、发票票等原始单据据与采购物资资的数量、质质量、规格型型号等核对一一致。对验收收合格的物资资，填制入库库凭证，加盖盖物资“收讫章”，登记实物物账，及时将将入库凭证传传递给财会部部门。物资入入库前，采购购

15、部门须检查查质量保证书书、商检证书书或合格证等等证明文件。验验收时涉及技技术性强的、大大宗的和新、特特物资，还应应进行专业测测试，必要时时可委托具有有检验资质的的机构或聘请请外部专家协协助验收。第第三，对于验验收过程中发发现的异常情情况，比如无无采购合同或或大额超采购购合同的物资资、超采购预预算采购的物物资、毁损的的物资等，验验收机构或人人员应当立即即向企业有权权管理的相关关机构报告，相相关机构应当当查明原因并并及时处理。对对于不合格物物资，采购部部门依据检验验结果办理让让步接收、退退货、索赔等等事宜。对延延迟交货造成成生产建设损损失的，采购购部门要按照照合同约定索索赔。（八）付款 付款是指企

16、业在在对采购预算算、合同、相相关单据凭证证、审批程序序等内容审核核无误后，按按照采购合同同规定及时向向供应商办理理支付款项的的过程。该环环节的主要风风险是：付款款审核不严格格、付款方式式不恰当、付付款金额控制制不严，可能能导致企业资资金损失或信信用受损。主要管控措施：企业应当加加强采购付款款的管理，完完善付款流程程，明确付款款审核人的责责任和权力，严严格审核采购购预算、合同同、相关单据据凭证、审批批程序等相关关内容，审核核无误后按照照合同规定，合合理选择付款款方式，及时时办理付款。要要着力关注以以下方面：第第一，严格审审查采购发票票等票据的真真实性、合法法性和有效性性，判断采购购款项是否确确实

17、应予支付付。如审查发发票填制的内内容是否与发发票种类相符符合、发票加加盖的印章是是否与票据的的种类相符合合等。企业应应当重视采购购付款的过程程控制和跟踪踪管理，如果果发现异常情情况，应当拒拒绝向供应商商付款，避免免出现资金损损失和信用受受损。第二，根根据国家有关关支付结算的的相关规定和和企业生产经经营的实际，合合理选择付款款方式，并严严格遵循合同同规定，防范范付款方式不不当带来的法法律风险，保保证资金安全全。除了不足足转账起点金金额的采购可可以支付现金金外，采购价价款应通过银银行办理转账账。第三，加加强预付账款款和定金的管管理，涉及大大额或长期的的预付款项，应应当定期进行行追踪核查，综综合分析

18、预付付账款的期限限、占用款项项的合理性、不不可收回风险险等情况，发发现有疑问的的预付款项，应应当及时采取取措施，尽快快收回款项。（九）会计控制制会计控制主要指指采购业务会会计系统控制制。该环节的的主要风险是是：缺乏有效效的采购会计计系统控制，未未能全面真实实地记录和反反映企业采购购各环节的资资金流和实物物流情况，相相关会计记录录与相关采购购记录、仓储储记录不一致致，可能导致致企业采购业业务未能如实实反映，以及及采购物资和和资金受损。主要管控措施：第一，企业业应当加强对对购买、验收收、付款业务务的会计系统统控制，详细细记录供应商商情况、采购购申请、采购购合同、采购购通知、验收收证明、入库库凭证、退货货情况、商业业票据、款项项支付等情况况，做好采购购业务各环节节的记录，确确保会计记录录、采购记录录与仓储记录录核对一致。第第二，指定专专人通过函证证等方式，定定期向供应商商寄发对账函函，核对应付付账款、应付付票据、预付付账款等往来来款项，对供供应商提出的的异议应及时时查明原因，报报有权管理的的部门或人员员批准后，做做出