WZ05 采购合同管理工作程序

1、 物资管理制度 版次/修订码：A/0 PAGE 14WZ05 采购合同管理工作程序合同的拟订、签签署、分发与与保管评标报告或议标标报告经批准准后，由采购购主管根据招招标文件和需需供双方往来来函件拟订采采购合同，经经经理审阅后后由采购主管管传送至相关关部门评审。文员负责制作装装订合同文件件，采购主管管负责传送双双方签署。签签署顺序原则则上应由对方方先签署。对对方签署后，采采购主管应核核对合同文件件有无改动，签签署是否具备备效力，确认认无误后再由由我方主管领领导签署。公司应当保存采采购合同正本本一份，副本本两份。正本本交财务部存存档，副本一一份交项目发发展部，另一一份由物资管管理部保管使使用。分发

2、合合同时应由文文员填写采采购合同分发发登记表。付款合同关系确立后后或合同签署署后方可办理理付款手续。采购主管负责填填制物资采采购付款证书书，按照审审批顺序传送送各部门及公公司领导审批批签署。物资采购付款款证书应附附下列文件或或凭据：支付定金或预付付款的，附中中标通知书或或合同中付款款条件所在页页。物资到达前需支支付货款的，附附供应商付款款申请书及物物资管理部审审核意见。物资到达后支付付货款的，附附物资验收凭凭据。另按合合同条件扣回回全部或部分分定金或预付付款。质量保证期届满满后支付质量量保证金的，附附供应商付款款申请书及物物业管理部门门和/或物资资管理部审核核意见。原合同范围以外外增购物资付付

3、款的，附增增购协议或补补充协议之主主要内容。物资采购付款款证书审批批完成后，由由文员另复印印三份，物资资管理部存一一份复印件，原原件及另两份份复印件交财财务部按合同同规定的付款款期限办理支支付手续。货期及物资采办办管理合同签署后至物物资到达前，采采购主管应视视具体情况每每隔一定时间间了解一次物物资生产及采采办进展，发发现异常时应应及时与对方方交涉。如有需要，采购购主管应组织织项目发展部部、设计管理理部和工程技技术部（视物物资种类而定定）赴供应商商或其经销的的物资工厂核核查生产进度度和加工质量量，供应商为为经销商的应应核查其物资资订购方面的的文件，供应应商代理进口口物资的，核核查其物资订订购凭证

4、、加加工委托书、运运输、提单、进进关、存贮等等文件。合同规定中间验验货作为付款款条件的，采采购主管验货货后，应出具具证明文件，并并作为物资资采购付款证证书的附件件。合同履行与变更更涉及合同履行中中的一般事项项，供应商来来函由经理审审核认可；致致供应商函件件由经理签发发。往来函件件存档作为合合同履行的补补充文件。涉及合同一般性性条款变更的的，由经理与与采购主管讨讨论决定；涉涉及产品替代代的，应经设设计管理部审审批，超越部部门审批权限限的，由部门门上报主管领领导审批。不论供需双方中中何方提出，涉涉及重大合同同条款变更的的，物资管理理部应知会项项目发展部、设设计管理部或或财务部（付付款条件变更更），

5、并向主主管领导和总总经理报告，征征得初步认可可后，拟订补补充协议，履履行合同会签签程序。补充充协议经双方方签署后按11.3款发至至原合同保有有部门。合同签订后，采采购物资发生生数量增减的的，设计管理理部应向物资资管理部发出出指示。如数数量增减较大大或原物资属属定制的，物物资管理部应应尽快拟订补补充协议，安安排供应商组组织生产或采采办；数量较较少的，由物物资管理部向向供应商发出出供货通知。该该通知作为合合同结算的依依据。合同支出台帐每月末采购主管管应分项目搜搜集整理各采采购合同的支支付情况编制制物资采购购合同支出明明细表，供供项目发展部部编制项目月月报。合同结算装饰性材料、设设备采购合同同在供货

6、完成成后两个月内内办理结算手手续，计算出出供货数量、合合同金额、使使用单位（分分包商）领用用数量，并向向供应商、分分包商分别发发出数量和/或价款确认认函。确认函函由总经理签签发。确认函函经对方确认认后抄送合约约管理部。结算手续完成后后，采购主管管应拟订装装饰性材料、设设备采购合同同结算报告，经经理审核后签签发，抄报总总经理、主管管领导，抄送送设计管理部部、项目发展展部。结算报报告仅起知会会作用，供领领导和有关部部门监督物资资管理部合同同管理职责及及作成本分析析与工作检讨讨之用。结余物资管理每项合同完成后后的结余物资资应及时填入入物资管理理部结余物资资明细表。该该表每季度末末更新一次。更更新的明细表表由经理审核核签署后存档档备查。结余物资的领用用应填写物物资领用审批批表。属公公司和公共用用途的，由经经理审核，采采购主管发放放；属私人用用途的，由总总经理批准。附录：采购合同分发登登记表（WZZ05-011）物资采购付款证证书（WZ005-02