广州石化OA合同会签审批系统需求分析报告

1、广州石化OA合同会签审批系统需求分析报告（v1）中国石油化工股份有限公司广州分公司OA合同会签审审批系统 需求分析报告广州市百成科技技有限公司顾问咨询中心2007年3月月引言编写目的广州石化分公司司在ERP实实施的过程中中，利用OAA系统在文件件审批方面的的优势，于22006年初初成功在OAA系统中实现现了ERP系系统中的采购购合同和销售售合同审批操操作,基本上上解决了合同同会签、审批批界面不直观观，审批意见见不能很好反反应，合同会会签通知不及及时等问题，收到了良好的效果，达到提升整个企业管理水平的目的。随着合同会签审审批系统的深深入应用，在在实践过程中中也逐渐暴露露了系统存在在的一些问题，各

2、业务务部门根据实际应应用需要，也也纷纷对系统提出了的一些些修改意见，此此外随着应用用的不断深入入和数据的不不断积累，目目前系统运行行效率也出现现了下降的情情况，为此，对对系统进行优优化升级已经经非常迫切。针对这种情情况，广州石石化分公司对对原有的合同同会签审批系系统提出了优优化升级的需需求，为了有有效地指导合同会签签审批系统优优化升级项目目的设计和实实施，对实施施的过程进行行有效的监督督，故编写本本需求分析报报告。项目背景广州石化销售采采购合同网上上会签系统。本项目由中国石石油化工股份份有限公司广广州分公司提提出，由广州州百成科技公公司进行系统统开发和实施施，使用用户户为中国石化化股份有限公公

3、司运销中心心、物共中心心、生产调度度部、计划部部、机械动力力部、财务部部、法律部、公公司经理等。广州石化销售采采购合同网上上会签系统与与广石化实施施的ERP系系统通过相应应的接口程序序进行数据的的交互。广州石化销售采采购合同网上上会签系统用用户短信消息息的发送，通通过通过广州州石化短信网网关进行。定义ERP：是英文文Enterrprisee Resoourse Plannning的缩缩写，中文意意思是企业资资源规划。它它是一个以管管理会计为核核心的信息系系统，识别和和规划企业资资源，从而获获取客户订单单，完成加工工和交付，最最后得到客户户付款。SAP：是一家家通过业务工工程成功地集集成信息技术

4、术的公司，SSAP（Syystem, Appllicatiions, and PProduccts inn Dataa Proccessinng,数据处处理的系统、应应用和产品） 。OA：是OFFFICE AAUTOMAATION的的缩写，本意意为利用技术术的手段提高高办公的效率率，进而实现现办公的自动动化处理。合同：是平等主主体的自然人人、法人、其其他组织之间间设立、变更更、终止民事事权利义务的的协议。现有业务流程概概述目标为了配合广州分分公司的ERRP项目实施施，把ERPP中的销售合合同和采购合合同放在OAA中进行会签签审批，按照照分公司的内内控流程的规规定需要相关关部门和领导导进行审批，

5、审审批通过后进进入ERP系系统释放合同同，产生销售售订单和采购购订单。公司领导、财务务部、法律事事务室等相关关部门有权限限查看系统里里所有的合同同。系统通过过邮件和手机机短信的方式式提示审批人人进行审批。业务描述广州石化分公司司实施合同网网上会签系统统的部门包括括运销中心、物物供中心及其其他会签部门门，合同可以以分为销售和和采购合同两两种。采购合同业务流流程描述在SAP系统：采购员录入入采购合同信信息；SAP系统通过过API接口口程序把采购购合同信息传传给OA系统统，OA系统统成生一个采采购合同会签签单；在OA系统：采采购员把会签签单和合同传传递给业务主主管，由业务务主管进行审审核，并在合合同

6、会签单上上签署意见，完完成后提交到到中心合同室室，有修改意意见退回采购购员；在OA系统：中中心合同室在在合同会签单单上签署意见见，完成后根根据合同内容容提交到中心心领导审批，有有修改意见退退回采购员；在OA系统：中中心领导在合合同会签单上上签署意见，完完成后中心授授权范围内的的合同会签流流转结束，有有修改意见退退回业务人员员重新修改审审批；在OA系统：中中心领导根据据合同内容选选择计划财务务部或财务部部进行下一步步审批；计划划财务部在合合同会签单上上签署意见，完完成后提交到到财务部，有有修改意见退退回业务人员员重新修改审审批；财务部部在合同会签签单上签署意意见，完成后后提交到法律律事务室，有有

7、修改意见退退回业务人员员重新修改审审批；在OA系统：法法律事务室在在合同会签单单上签署意见见，合同会签签单和合同传传送给公司分分管领导，有有修改意见退退回业务人员员重新修改审审批；在OA系统：公公司分管领导导按照有关内内控文件1、在在内控授权范范围内，在合合同会签单上上签署意见完完成审批过程程。2、超出出授权范围内内，在合同会会签单上签署署意见会签单单和合同传送送到公司领导导；在OA系统：公公司领导在合合同会签单上上签署意见，审审批结束；在SAP系统：合同会签结结束，合同管管理员释放合合同。销售合同业务流流程描述在SAP系统：销售员录入入销售合同信信息； SAP系统通过过API接口口程序把销售

8、售合同信息传传给OA系统统，OA系统统成生一个销销售合同会签签单；在OA系统：销销售员把会签签单和合同传传递给业务主主管，由业务务主管进行审审核，并在合合同会签单上上签署意见，完完成后提交到到中心分管领领导，有修改改意见退回业业务人员；在OA系统：中中心领导在合合同会签单上上签署意见，如如果需要公司司分管领导批批示转送公司司分管领导，否否则完成后提提交到合同管管理员，有修修改意见退回回采购员重新新修改审批；在OA系统：在在中心授权范范围内的合同同会签流转结结束；合同管管理员根据合合同内容选择择相关部门，并并发送给相关关部门对合同同进行会签；根据合同内内容所有需要要会签的相关关部门意见签签署结束

9、的合合同，合同管管理员选择并并将会签单和和合同传送给给法律事务室室进行会签或或根据会签意意见将合同退退回采购员重重新修改；在OA系统：法法律事务室在在合同会签单单上签署意见见后，会签单单和合同发送送给公司分管管领导，对合合同有修改意意见的返回给给合同管理员员；在OA系统：公公司分管领导导在合同会签签单上签署意意见通过审批批，对合同有有修改意见的的返回给合同同管理员；如如果需要传送送到公司经理理批示的，发发送给公司经经理；在OA系统：公公司领导在合合同会签单上上签署意见会会签单和合同同传送到合同同管理员；在OA系统：流流程结束；在SAP系统：合同签订后后，合同管理理员释放合同同，产生销售售订单。

10、条件与限制略数据描述静态数据略动态数据输入数据：SAAP中的送审审的销售或采采购合同信息息；输出数据：合同同在返回SAAP系统修改改，审批通过过后提交到SSAP系统时时，提供修改改后的合同信信息。数据库介绍服务器平台采用用Lotuss Domiino R55，在其上运运行的合同审审批系统数据据库名称为PPactsiign.nssf。数据词典略数据采集略项目升级功能需需求功能划分针对用户提出的的升级需求，我我们在对需求求进行充分调调研的基础上上，将本次系系统升级的需需求大致分为为以下几个部部分：审批流程修改审批内容和审批批项的变更合同查询统计子子系统合同归档子系统统合同打印子系统统合同催办子系统

11、统功能描述审批流程修改增加“返回起草草人”功能，系统统中的任一审审批人都可以以使用此功能能，限制“返回SAPP”功能，在系系统中只有业业务员有权限限返回SAPP。在系统中中的审批痕迹迹中要体现“返回起草人人”的情况b. 各会签部部门采用“并列”关系，主办办部门内部，各各层次审核人人员应是“串联”关系；所有有会签部门的的审核意见均均不应起到否否决作用，不不导致会签流流程的停止或或重新开始对所有到期合同同运销中心经经理有权限对对原合同延期期10天；超超过10天的的，按原合同同会签流程重重新流转。参照物资采购合合同会签流程程，调整现有有销售合同会会签流程对合同设置审批批时限，超时时未审合同可可以多次

12、短信信提醒在OA上的合同同文本（woord）文件件只允许在业业务员名下修修改，在流转转其他环节不不能被修改。各各审批人若认认为合同必须须被修改，可可在意见中注注明原因，把把合同打回EERP系统，待待修改后再重重新流转。审批内容和审批批项的变更ERP系统原合合同条款部分分改为合同摘摘要，照原有有流程送OAA系统。要将将合同条款（文文本）单独作作为一个woord文件，由由业务员在OOA系统中操操作时，粘贴贴在合同上。4.2.3合同同查询统计子子系统用户可以用合同同中的以下数数据项作为查查询条件、分分类汇总条件件和输出内容容：办理人、创创建时间、SSAP合同编编号、合同编编号、合同名名称、业务员员、

13、环节、类类型、状态、经经办单位、项项目名称、标标的金额、中中选供应商、合合同类型、采采购模式及审审批结束时间间等；对合同的份数及及合同的标的的金额或节支支金额进行汇汇总。c. 合同查询询统计的查询询结果可以导导出到exccel表格中中。4.2.4合同同归档子系统统建立归档库，合合同管理员有有权限对合同同进行按年/月的归档，并并且在合同会会签系统界面面有链接，可可以对已归档档后的合同访访问，并且此此归档后的合合同也支持上上述的查询统统计功能。归归档后的合同同从合同会签签系统库中删删除。4.2.5合同同打印子系统统打印所需合同的的详细内容、合合同审批意见见汇总、合同同审批流程（需需用户方提供供打印

14、格式要要求）a.单个合同打打印功能b.合同批量打打印功能4.2.6合同同催办子系统统合同会签系统中中，除了A类合同外，其其他类型的合合同都需要跨跨多部门审核核，若审核人人出差或休假假而未设置审审批代理人，这这就在一定程程度上造成了了有些合同审审批时间过长长，甚至接近近合同有效期期。为避免此此情况，需要要有在OA中设置一一个合同催办办角色，赋予予相关权限，能能够查询系统统中所有合同同的审批时间间，并可以通通过短信和邮邮件等手段通通知审批延误误者及时审批批合同。具体需求说明明：需在系统中设置置催办人角色色。合同催办人需有有自己查询界界面（视图）。格格式如下：当前审批人上一审批人办理理时间合同总审批

15、时间SAP合同编号合同名称合同类型合同创建时间合同状态审批环节系统对总审批时时间进行计数数，当超过一一定期限时，系系统自动发送送短信和邮件件提醒催办人人某份合同超超期。此期限限可以由催办办人设置。在上述统计表单单中设置提醒醒按钮（类似似合同审批中中的意见栏），催催办人判断合合同审批超期期后可以直接接点击此按钮钮，选择预设设信息或者自自己填写信息息后给当前合合同审批人发发送短信和邮邮件作为提醒醒。此功能可可多次执行，每每次执行都有有记录。合同审批完成后后系统自动生生成如下统计计报表，作为为考核依据。SAP合同编号合同类型合同总审批时间间合同审批是否需需催办审批过程中的被被催办人被催办次数f. 合同催办办人和审批人人应为不相容容岗位，申请请后由管理员员开放权限。性能需求数据精确度广州石化销售采采购合同网上上会签系统从从SAP系统统获取的合同同信息与本系系统中合同的的信息保持一一致。时间特性合同在从SAPP系统获取过过来的时间不不超过15秒秒钟。合同在本部门内内审批过程中中发送到下一一个审批人响响应时间不超超过10秒钟钟。合同在送多部门门会签时响应应时间不超过过20秒钟。合同在审批通过过后提交到SSAP系统时时响应时间不不超过10秒秒钟。适应性系统提供灵活的的权限控制和和流程配置工工具，管理员员用户可以自自定义权限和和流程信息。运行需求用户界面沿用目前现有的的系统C/SS结构，为