文件编写与编号管理规定

1、PAGE 7文件编写与编号管理规定1目的为规范公司文件管理，使文件编写标准化、规范化，确保文件唯一性，提高文件运行效率，特制订本公司文件编写与编号管理规定。2适用范围适用于XXXX科技有限公司所有与内部控制有关的文件，包括管理手册、程序文件、具体流程、基本管理制度、具体规章以及作业规范等。3职责3.1品控部：负责XXXX科技有限公司文件编写与编号管理规定的编制；负责品控部文件的编写。3.2公司其他部门：负责各自部门文件的编写。4文件控制程序4.1文件制定4.1.1总要求：结合公司实际运作原则进行编制，并具有可操作性；4.1.2文本格式要求4.1.2.1所有文件均采用A4纸版面格式4.1.2.2

2、纵向版面：上、下页边距为2.54cm，左、右页边距为3.17cm； 横向版面：上、下页边距为3.17cm，左、右页边距为2.54cm。4.1.2.3行距为1.5倍行间距4.1.2.4页眉为左缩进“LOGO+XXXX科技有限公司”华文隶书，五号字；4.1.2.5页脚为页码居中，页码采用“1、2、3”，封面不编页码；4.1.2.6文件标题为小二号宋体标题字加粗；4.1.2.7正文文字为宋体小四号；4.1.2.8内容层次序号按照以下排列：1、1.1、1.1.1、2、2.1、2.1.1；4.1.2.9文件第一层的内容加粗（如：1目的；2使用范围）。4.2文件的分类文件可以分为以下几种：管理手册；程序文

3、件；为管理体系有效运行所要求的其他文件及记录；外来文件（如国家法律法规、政府文件、其他管制机构文件等）；硬拷贝和电子媒体文件。4.3文件的编写及编号4.3.1各级文件的编写要求4.3.1.1管理手册的构成和编写要求（1）管理手册由封面、目录、正文和附录构成（2）封面：手册名称、编号、版本号、生效日期、审批等内容。（见附件一）（3）目录：标题与页码之间用小圆点连接，目录页码可以与文件正文页码连续，电子文件的目录应与正文标题建立超链接。（4）正文：前言和管理条款内容。（5）附录：支持手册接口的文件和记录目录。4.3.1.2程序文件的构成和编写要求（1）程序文件由封面、正文和流程图（需要时）、流程说

4、明（需要时）构成。（2）封面：名称、编号、版本号、生效日期、审批等内容。（见附件一）（3）正文：按要求用小标题，1.目的、2.适用范围、3.术语解释（需要时）、4.职责、5.工作内容、6.罚则（需要时）、7.附则（需要时）、8.附件（需要时）。（4）流程图与流程说明：如果程序文件涉及流程的要绘制出Visio流程图并作出流程说明作为程序文件的一部分，流程图中的风险点要以灰色填充进行标识，并对控制措施进行说明。（5）程序文件若汇编成册，应另设封面（见附件二），封面上名称为程序文件汇编，还有编号（无顺序号）、生效日期、审批等内容，汇编时应编写目录页，目录格式及页面执行4.3.1.1（3）。4.3.1

5、.3作业文件的构成和编写要求（1）作业文件由封面、正文和流程图（需要时）、流程说明（需要时）构成。（2）封面：名称、编号、版本号、生效日期、审批等内容。（见附件一）（3）正文：按要求用小标题，1.目的、2.适用范围、3.术语解释（需要时）、4.职责、5.控制程序、6.相关文件、7.相关记录。（4）流程图与流程说明：如果作业文件涉及流程的要绘制出Visio流程图并作出流程说明作为作业文件的一部分。（5）作业文件如汇编成册，应另设封面（见附件二），封面上有名称、生效日期、审批等内容，汇编时应编写目录页，目录格式及页码执行4.3.1.1（3）。4.3.2文件编号规定4.3.2.1编号规则文件整体编号

6、由“文件编号”和“版号”组成，文件编号和版号一行排列，各代码之间用“”隔开。方式如下：编号：单位代码文件类别号部门代码文件顺序号版本号修订状态号通知类文件编号按照“秦南字2016号”来统一编号，例如：品控部01号文件编号为“QN品控字201601号”、采购部08号文件则为“秦南采购字201608号”其他部门类似。由总经理处下发的文件编号按照“秦南字2016号”来区分，例如总经理下发的5号文件，编号为“秦南字20165号”。注：括号内的年代号随着时间的变化及时自动更新。4.3.2.2单位代码规则单位代码用单位简称的四个首写字母表示，XXXX科技有限公司代号用“”表示。4.3.2.3文件类别号代码

7、规则管理手册用“SC”表示；程序文件用“CX”表示；基本管理制度类文件统称“办法”，用“BF”表示；具体规章统称“规定”，用“GD”表示；具体流程用“LC”表示；各部门内部文件用“NB”表示；记录文件用“JL”表示；文件更改通知单用“GG”表示。4.3.2.4汇编文件编号规则如果文件是汇编本，只需在文件类别号后加汇编的首个字母缩写（HB），例如，品控部制度汇编文件编号为“/BFHB/PK/01A/0”。4.3.2.5部门代码规则各部门使用代表部门工作性质的首写字母表示，如有新增加或部门名称调整的，均按此原则类推。如部门代码发生变更，需到品控部部备案，品控部修订本文件。各部门代码规定如下：部门名

8、称代号部门名称代号总经办ZJB生产部SC综合ZH销售部XS采购部CG品控部PK财务部CW备注：为了使文件来源更加清晰，可以独立编写文件的组织或部门。如电子商务DS.4.3.2.6文件顺序号规则是指该系列文件的顺序号，以阿拉伯数字（01、02、03）表示。4.3.2.7版本号规则（1）文件的版号包括版本号和修订号两部分，版号要放在 内。（2）文件的版本号表示文件的版次，用大写英文字母表示，如“A、B、C”。A表示第一版，B表示第二版，以此类推。（3）文件的修订号表示文件在该版本下第几次修订状态。用小写阿拉伯数字表示，如“0、1、2”，0表示该版本下未做过修订，1表示该版本下第一次修订，以此类推。

9、（4）在修订中，如针对文件中的错词、错别字等不影响执行的内容进行更改时，文件不需换版，直接更改（或划改）即可。如针对文件中会影响执行的内容进行更改时，必须换版（或划改签字）的方式进行，并将更改内容通知文件的执行人员。（5）文件重新换版下发要求：单页划改超过三处（或超20字），全文划改超五处，同时文件版本号随之更变。4.3.2.8文件编号示例文件所属层级文件名称编号一级文件管理手册SC2016版本号 文件发布时间 “管理手册” “”拼音缩写二级文件程序文件CXXX版本号 文件发布时间 “程序文件” “”拼音缩写三级文件管理类规范性文件 BF（GD）XXXX XX 版号 文件顺序号 部门代号 文件

10、类别号（办法规定）流程文件LCXXXX XX 版号 文件顺序号 部门代号 文件类别号（流程）部门内部文件 / NB /XX/ XX X/X 版号文件顺序号 部门代号 部门内部文件 汇编文件 / BFHB / XX / XX / X/X 版号 文件顺序号 部门代号 办法汇编 注：各部门依据实际管控需要，形成汇编文件。三级文件记录 / JL / XX/ XX X/X 版本号 部门记录顺序号 部门代码 记录 文件更改通知单 GGXX2011 /XX 顺序号 年份号 部门代号更改外来文件外来文件编号方法：外来文件经确认有效后，如外来文件是直接引用的，不需要重新编号，直接引用原文编号或发文号；如外来文件

11、需要部分引用，成为公司内部各层级文件，按照“4.3.2.8公司各层级文件编号示例”进行编号。4.4文件审批文件在下发前需经过审批方可执行，公司范围的文件由文件编制部门负责人、公司的第一负责人批准；部门内部文件直接由部门负责人批准。4.5文件发放：文件下发可通过手工和电子版PDF版下发。手工、电子版下发的文件均需专人做好登记、发放记录，电子版文件还需做好备案加密管理；4.6文件评审：文件实施过程中，由制定部门根据运行效果及生产经营实际情况，必要时对文件进行评审，并再次批准；4.7文件更改：文件在运行过程中发现不适宜，需要重新组织进行修订，文件更改的编制与审批与原文件编制与审批程序相同；4.8文件保存：各部门应设专人对文件进行统一管理、保存，确保文件在未作废前，保存完好，查阅方便；4.9文件借阅：保证借阅的文件能够在控制范围内