ERP软件计划流程模型的分析与构建

1、ERP软件流程模型的分析与构建陈伯成1，叶伟雄2，孙静1，王琪11.清华大学经济治理学院，北京100084；2.香港理工大学制造工程系摘 要：从研究企业物流和资金流中物对象和资金对象的特点入手，指出企业内有三种类型的物对象，但不是所有物对象都能够被同时准确定位、定型和定价值，治理上只关注仓库里的物；通过分析物与资金两流关联的因素及方法，指出理论上只有三个因素阻碍集成，这三个关联因素能够将物流和资金流“实时”集成。借鉴SAP的移动类型和评估类型的概念，能够使实现更加有用，模型更加合理；给出了一个集成的ERP软件的简化流程模型，并依照该模型分析了物流和资金流信息集成对企业治理及组织结构的阻碍，指出

2、了两流不集成在治理上的缺陷。关键词：企业资源打算；企业资源打算简化模型；集成；企业结构；企业治理中图分类号：TH122自ERP1概念问世以来，尚未见到简化的ERP流程模型及相应的分析报道。随着国际ERP的不断成熟和进展，及国内近年来对ERP与BPR2，3关系的重新认识，今天有可能重新研究这种模型的构成。国外有专门多相应的研究46，这些文献及其建立的模型，如GRAI4及普度等模型5对企业模型都有较深入的分析，但他们的思路与ERP的思路不太相同。Ip等人也给出一个ERP模型7，8，但不是集成的结果。 本文基于对SAP R/3系统的理解，着重分析企业内的物对象及资金对象，企业内的物、资金、信息流的关

3、联点及关联方法，在此基础上给出一个ERP软件的简化模型，并加以分析。 1 ERP软件流程模型的分析 ERP软件是集成的系统和合理的模型。系统是指企业内部治理的多流信息集成；模型是指BPR概念下的企业组织结构在软件中的体现。能够将企业及环境看作如下结构：供应商企业采购企业生产企业销售客户。物流由供应商通过企业流向客户；资金流由客户通过企业流向供应商。 所谓集成是指在信息流上企业物流变化信息能够“实时”地反映到资金流上，即：企业能够利用资金流及时监测企业运作状态变化。 1.1 对象分析 企业中物流部分构成了企业的实体框架，实现了企业的实体运作。物流上的对象称作物对象，要紧指原材料、半成品及产品。

4、企业中资金流部分构成了企业的逻辑框架，监控着企业运作的效果。资金流上的对象称为资金对象，实际上是指物流上对应物的价值。 那个地点“价值”只是用作问题的讲明。对已入库的原材料、半成品可视为实际成本，对生产的半成品、产品可视为可能价值，其真正价值依靠于销售的价格及相关费用。此处“价值”含义=可能成本+可能增值。由于可能增值专门难真正体现，因此，本文提到的价值往往是指可能成本。 1.1.1 物对象 企业内部的物对象（简称为物）可分为无变化物和有变化物，无变化物又可分为静止物和移动物。 静止物的特点是静止不动，其集合构成了企业物流监测点的分布，这种集合的数量在足够小的时刻段中可不能发生变化。 移动物的

5、特点是总在移动，它们在物流上位置的变化，使得物流上各个监测点的价值和数量发生变化。移动物分内部流淌和外部流淌两类，对前者的监测确定了企业产品成本和价值，对后者的监测是企业考察的重点，因为这是企业物与资金、资金与物的转化点，是企业运作状态变化的重要事件点。 有变化物是由无变化物经加工和反应构成的。其特点是生成需要一定时刻，变化前由来自前面监测点的移动物组成，变化后成为新的移动物，进入下一监测点；变化中的物是不可统计的，因为各种随机因素，最终无法进入另外的监测点。几个时期形成的变化物在每个变化时期中是变化物，而在每个子变化结束后的状态是静止物，入库前是移动物。 企业治理对企业物流的监测是对物流上各

6、个监测点的监测，是离散点上的监测。这些监测点实际上确实是各种永久或临时的库存。因此，企业对其物流的监测实际上是基于库存的。原材料依照BOM表和商品数量移出仓库，生产后，产品作为新物重新进入仓库，副产品及废品分不进入不同的监测点。企业内物的静是相对的，动是绝对的。 1.1.2 资金对象 从某种意义上讲，企业财务实际上是在监控企业内部物流的价值分布和变化，得到的信息是整个企业运作状态的汇总。从资金流的角度看，企业内部没有静止不变的物，因为每个物的价值都随时刻和市场的变化而变化。每种静止物至少对应一个会计科目，统计这些科目能够得到相应时刻物流上各个监测点的静态价值分布。每种移动物至少对应两个会计科目

7、，即出库的科目和入库的科目。会计科目对移动物的统计，能够部分地得到相应时刻物流上各个监测点的动态价值分布。 每种变化物在变化前为出库时的移动物(原材料)，变化后为入库时的新移动物（半成品或成品）。旧价值的消亡，新价值的产生，是企业中物增值的要紧部分。企业对变化中的物的成本评估（核算），通常采纳反冲技术，即以一段时刻为周期，统计投入物的数量和各种生成物的数量，将该段时刻内投入的材料费用、加工费用及其他费用分摊到新的产品上。显然，企业监测的不是变化中的物，而是变化前和变化后的物。这种位置移动的物至少会引起三个科目，即出库方、入库方及相关生产科目的变化。 由于财务治理对企业运作的重要性，在物流发生变

8、化时，相应科目应该在统计前更新；对会计科目的每项操作，应该保留相应的操作凭证。 1.1.3 特点分析 （1）无法准确测定物的位置和形状 企业中变化物的位置和形状无法同时确定。为此，能够将变化物的变化轨迹分为多个时期，能够想象，当该类物的位置确定时，其形状是变化的（如加工中），而一旦其形状确定，其位置是变化的（如去下一步加工的传输中），直至成为新物进入下一监测点（半成品）；接着细分该过程，得到的结论是一样的。从治理的角度，对变化物的监测只能在每时期变化的两个端点，在过程中是测不准的。假如临时仓库能够视为工作中心的一部分，则对变化物(在制品)的监测确实是通过对加工过程的两个端点（实际仓库）的检测来

9、实现。因为测不准，企业治理往往对变化物的变化过程不监测，而变为对物流相应监测点数量变化的监测(结果存在时刻延迟问题)。 企业中变化物的位置和价值无法同时确定。因为物的位置和形状测不准，故变化物的位置和价值也无法测准。此外，各种随机因素使变化中的每个时期都可能出问题，而部分变化物最终无法成为所需要的新物，因此，其成本一般使用反冲法获得。即使库存中有变化，除了库存费用随时刻累计，还有物的过期、变质、损坏等因素，使得物的成本随时刻发生变化。此外，其增值部分也有变化，因为任何产品在没有卖出之前无法确定其真正增值（价值），现在企业一般采纳给定周期或按批量完成后做结算的方法来确定产品价值，而不是实时的。

10、实际上，现时期企业对变化物的监测没有做到实时，因此，对变化物的监测能够不需要实时。 （2）仓库内的物能够准确测定 由前面的分析可知，仓库内的物是测得准的，仓库外的物是测不准的。物流的变化要实时反映到资金流的讲法，往往是指资金流在监控物流上仓库内物的价值。这种监测的难点确实是如何将物的流淌反映到资金流中。 伴随着ERP的进展，作为有效调配、共享资源组成部分的仓库及其治理，一直是企业治理关注的焦点，它参与规划范围从订货点法的仓库治理本身，到与车间生产打算协同的MRP；从着眼于企业内部生产和成本核算集成治理的MRPII，到优化了流程和企业结构的企业内部集成治理的ERP，乃至当前的跨企业一体化规划和协

11、同的供应链治理。可见，每次治理理念和治理软件的升级都涉及到更高治理层次上对仓库内部物的有效打算、调配和治理，从那个意义上讲，企业的主打算是对库存内物的种类和数量的打算，而不论最后实际物是否进了企业仓库（能够虚入库）。 此外，仓库也是企业功能治理效果的交汇点(打算仓库，采购仓库，仓库生产仓库，销售仓库，会计仓库)，因此，它也是ERP软件功能模块划分的分界点。 （3）事件码能够表述触发物的位置 企业内物的移动是各种缘故造成的，是由各种事件触发的。该事件不仅可触发移动，还可用来触发会计科目记帐，将相应的物流位置和数量的变化记录下来，以便统计。因此，通过建立各种事件码表述物的移动方向和缘故，并作为触发

12、相应会计科目记录的触发器。事件产生移动，事件码能够表述触发物的位移，并同时触发相应的会计科目，由系统自动记帐。 1.2 关联分析 综上所述，物流某位置上物的数量的变化是由物的移动造成的，物的移动是有其缘故的，现企业治理的监测点是仓库。基于仓库，阻碍物流和资金流集成的因素有三个：物流。被移动物的名称及种类；资金流。被移动物、位置及移动缘故所涉及的会计科目；关联。被移动物的移动方向、移动缘故及位置（移动类型）。 1.2.1 定义关联因素 为便于讨论，先对关联因素进行定义。 （1）设立物料类型 在实际系统治理中，一个会计科目至少治理一类物料，而不是一种物料。为治理方便，因此，需要设立物料类型。 （2

13、）设立会计科目 即会计科目码，每个科目码对应一个（对，套）会计科目，其集合构成一个完整的会计构架和系统。 （3）设立移动类型 描述物的移动方向、缘故及位置，如出库或入库，收货依旧发货；是退给供应商，依旧厂间转储；对收货，是收到仓库内依旧放在不处，依旧有问题存放到不可用区等待退货等。这些类型会出现在出（入）库单中，作为手工填写的一个必选项。还能够依照实际需求定义，也能够参考某些大型的ERP软件确定，以便更加规范。 （4）设立事件码 企业中任一种物料发生移动差不多上有缘故的，是由某个事件激发的，其结果将引起相关仓库数量和一类会计科目的变化。因此，对各类事件设立代码，任何物料位置变化都应该有其对应的

14、触发事件代码（事件码），一个事件码应该对应一类会计科目（如库存科目、采购科目等）。而那个代码与物料类型和移动类型紧密相关。 1.2.2 关联的三个因素 理论上，关联的这三个因素只需要建立一个物料的表述，一个会计科目的表述，一个将这两部分表述关联起来，就能够达到集成的目的。然而，因为有物的移动，这种关联必须考虑移动类型。 一个简单的方法，能够通过建立一个两维表来关联物料、移动类型，得到所需要的事件码（如表1，某物料移动到某位置确实是一个事件）。如此处理，理论上，依照物料名称和移动类型，即可确定相应的事件码，依照事件码，能够找到相应的会计科目。现在事件码等于科目码。 表 1由物料和移动类型确定事件

15、的理论方法 移动类型入库到可用区入库到检测区出库物料名称原材料1事件码1事件码9原材料2事件码1半成品1事件码6产品1该思路的缺点是：诸多的物料、诸多的移动类型和诸多的移动位置，将导致建立更多的事件码（近似两维），产生更多的冗余。为此，需要提高事件码的效率。 一个有用的思路（SAP的思路，其中一部分是方便成本会计的实现）： （1）引入物料类型 由物料得到物料类型(增加了问题的复杂性，但减少了事件的数量)。 （2）建立评估类型 它将给定物料从物料类型中分离出来，使物料类型可按其他功能要求进行拆分和组合，以便对核算的内容进行分析(与物料类型交叉，方便成本会计实现）。 物料类型是物料治理的内容，而评

16、估类型是会计治理的内容，移动类型是对物料移动的描述。评估类型同物料类型的关系为多对多的关系，即一种物料类型能够对应一种或多种评估类型，反之亦然。建立方法能够参考某些规范的ERP软件。 物料类型和移动类型唯一确定事件码，事件码成为因物的移动对会计科目实时更新的触发器。事件码与评估类型的关联，能够唯一确定一个（对、套）会计科目，从而构成了物流和资金流的实时集成（如表2）。因此，这需要事先将关联定制好。 表2由评估类型和事件码确定会计科目9 事件码BSX（库存类科目）描述评估类型3000300000科目23010301000科目3同样，出于方便治理，也能够将评估类型分类或分

17、组。现在，事件码能够由评估组（评估类型）、物料类型及移动类型唯一确定。假如将一个独立核算单位看作一个评估范围（区域、域），该结构就能够方便地用于企业、公司、虚拟企业的成本核算。因为一个评估组也能够包括几个评估域,一个域能够是一个单位，但一个评估域能够包括几个评估类型，该结构能够方便地用于集团企业、虚拟企业的会计治理和物流、资金流集成使用。 1.3 关联举例 为了更加直观地讲明集成过程的全貌，图1给出了从出入库单到会计科目的整个工作原理示意图。其中将一些不太重要的内容归为属性，重点讲明那个过程。图1中消耗标识表示物料属于消耗/非消耗类，库存描述决定了物料的库存种类，能够参考某些规范的ERP软件设

18、置。 2 建模 在前面集成结论的基础上，能够构建一个小的集成的ERP软件模型。 2.1 典型流程 （1）采购与库存治理 企业典型采购流程是询报价过程(RFQ)。RFQ流程是：顾客询价，供应商报价，顾客依照报价对供应商评价，选择供应商，双方签定协议（确定进货策略）或发出采购订单。该流程依照不同的物资、不同的属主或不同的采购方式，能够有许多变型。企业典型库存治理流程是：依照采购订单内容收货，检查物资质量，以确定物资分区（是否直接入库），发票校验，假如一致及质量合格，则校验通过，通过的信息由会计应付帐款。 （2）销售治理 企业典型销售流程是：销售部门给签约的顾客开销售订单，生产打算协调部门依照销售订

19、单给出应发送订单，仓库依照顾发送订单对出库单出货，然后包装，出库，仓库开票，发运，票据信息去应收科目。同样，在不同的销售方式下，销售流程也能够有许多变型。 （3）生产治理 企业的典型生产打算流程是物料需求打算(MRP)，其典型流程是：制定主生产打算（独立需求），MRP计算（相关需求），将得到的物料需求转换为采购订单，将生产需求作为打算下达到车间，安排加工路线（需要预先设定工作中心），加工后的产品入库。具体生产过程还应有领料操作和半成品入库操作等。在国内，因为采购有提早期的问题，专门多企业使用手工安排生产与发运打算，因此必须考虑手工操作的功能。 （4）会计部分治理 供应商的物料一旦通过发票验证，

20、自动触发应付子帐；发送给顾客的物资一旦开票，自动触发应收子帐。图2中右下获利分析小虚框中的内容是指评估域和评估类型的存在，使该简化模型能够较容易增加成本会计的内容。 （5）模块间关联 包括如下关联：生产部分主打算，部分来自销售部分的定货，由企业经营打算和销售的情况决定；生产部分的定货需求需要到采购部分变为采购订单；生产部分的所需物料部分来自仓库；采购部门订单信息要送到仓库，使仓库收货有依据；会计科目与仓库的连接，收货与应收帐款的关联，发货与应付帐款的关联等。 （6）物流与资金流集成 当企业内部物流上的各种物移动时，其出入库单中的物料类型和移动类型确定了相应的事件码，该事件码和评估类型将触发相应

21、的应收、应付及其他会计科目的自动记帐。 2.2 系统模型 汇总前面的分析得到图2（粗线流程，细线信息），各个功能间的联系已标在框图中。关于较为复杂或专门需求的流程，可通过扩展该原型得到。借助于对某些ERP软件的分析，模型还能够方便地加入治理会计的内容。考虑国内应用的现状，本模型没有考虑人力资源方面的因素。在实际应用中，该模型的流程会有相应的变化，但差不多流程可不能有太大变化。本模型实际上是C/S结构的模型。 3 模型分析 ERP软件的最大优点是能体现一些治理的特点，下面从两方面加以分析。 3.1 没有集成的采购流程及分析 图3给出一个两流没有集成的采购流程的原理图。其流程是：采购部门发出PO；

22、当物资和发票到达时，发票去采购部门，物资等待入库；采购部门将发票输入（能够由PO拷贝）系统，发票去应付处理；采购部门建立的入库单流向仓库；物资去仓库，仓库看到入库单，依照入库单，确认物资，检查物资数量及质量并确认；会计将入库单的内容分到各个会计科目，作出凭证去总帐；应付。发票制单，付款单，经审核去总帐；每个岗位都有审核，审核后才能进行；内虚框内为会计部门。 3.2 两流集成的采购流程及分析 图4是两流集成的采购流程。其流程是：采购部门发出PO，该信息能够被相关岗位看到；物资和发票到达后，直接去仓库；物资入库。收货时，依照PO和发票检查物资、规格、质量，看实际供货是否和订单吻合，依照采购订单数量

23、及价格对物料进行检验、检查；发票校验。将供应商发票、实际物资和采购订单作比较。当仓库进行发票校验后，会计信息会自动更新。但付款应由会计处理，不在物料治理的范围内。显然，在发票验证后有一个会计科目自动定位的过程。 3.3 比较 从表面上看，图3与图4的差异不是专门大，但两者体现的是企业模型的组织结构不同，代表不同的治理模式和不同的构建软件系统的治理思路。 （1）两种不同流程代表不同的企业组织结构运作 图3属层次型，会计收集着来自各个方面物料数据进行处理，因此，治理层次无法作到扁平。资金流信息由物料会计收集，处理后为决策层使用。在这种方式下，资金流信息同物流信息不同步，同时现在会计不仅有下帐的任务

24、，还有去伪存确实责任，如此有可能造成单据的往返处理及对会计检测过于依靠。这种结构往往会造成结帐前单据成批上送的现象，导致数据可信度降低、会计部门工作量剧增和决策层无法及时得到企业运作的状态。 图4能够做成扁平型，因为所有的信息点在同一层面上，可不能阻止信息的流淌(因此都有审核)，每个岗位都处理过的信息会计才作应收、应付处理，条件是输入层要严格培训、强化治理、加强监督。 （2）两种流程代表不同的治理模式 为了方便处理，图3的出(入)库单的信息处理至少包括物料、付款条件、数量、评估类型和库存信息等，即一个单据至少涉及三种人，评估类型为会计部门，付款条件、物料及数量涉及采购部门，而该单据是由库存治理

25、人员在库存位置上处理的。尽管付款条件、物料及数量随入库单从采购部门传递过来，但入库数量和采购数量不是一个概念。假如在仓库质检，发生质量问题时，仓库需要同采购部门联系，并作相应处理，库存人员无法明白还有多少应该进入，采购部门也无法实时掌握入库现状。假如质检在采购部门，采购部门则变成了采购及质检部门，假如进的物资较多，采购部门不可能像物资入库那样容易检查到产品的问题及入库装卸的问题。当前面发生问题时，后面评估类型的工作量就要加重，且延迟。这实际上能够看作所有的人将单据交给会计处理流程的电算化，因此，这是个比较极端的例子。 图4只涉及仓库治理人员(见图1的出(入)库单)。采购只注意PO，仓库只注意仓

26、库，信息共享。当订单出现问题，由采购处理；入库出现问题时，仓库治理员依照实际情况将物资分几种情况处理，将处于封锁区的物资返回供应商，现在采购部门能够看到。如前分析，监测点、质检点应该在仓库。 由于物流和资金流能够实时地集成处理，因此，流程的最终结果是会计每天的数据输入工作不存在了，而由事件发生地的治理人员在事件发生时输入到系统中，这表明现在企业的构架差不多改变，会计工作的性质转向了分析，对分析岗位上人员的要求也更高了。现在企业治理信息系统才是真正在“实时”地监控物流各位置上物的数量、价值及其变化，才能为企业决策提供更有价值的信息。显然，这是一种不同的治理模式。 （3）两种流程代表着不同的软件系

27、统构建的思路 物料数据能够在运行中不断加入（如图3），因为不同类数据的关联是靠人来进行的，相应会计科目的更新是靠人来触发的，新的关联需要新的系统功能和新的人干预，因此这种构建系统的方式，数据量不可能专门大，集成不容易做好。但使用比较灵活，可依照需要随时修改程序和数据。 所有数据是在应用前维护完成，所有关联也是在应用前完成（如图4）。数据集成比较容易，操作简便，系统集成方便，但数据所需空间大，系统的操作要按给定的顺序进行，且程序修改复杂。同时也体现了一种“企业中每人只做自己应做的情况”的思想，这些都与企业模型和企业治理有关。 总之，由前面的分析可知，前一种方案将会制约企业的流程重组过程，系统进展

28、到一定的时期后，流程可能需要改变，其结果可能造成整个系统思路及整个企业框架的改变。而后一种本身具有优化的结构，采纳这种构架，并配以相应的灵活的组织结构，该方案也能够适用不同的企业结构（包括前一种构架的形式）。但前一种方案不管如何处理也无法用于后一种结构。文献13对上面的问题，从治理上给出了另外一个专门好的解释。 4 结束语 本文从企业内部物流和资金流入手，分析了物流和资金流上物对象和资金对象的特点，指出了在实际企业治理中变化的物是不可测的，给出了两流集成的阻碍因素分析和集成思路。在此基础上，从流程的角度建立了集成的ERP软件的简化模型，并就信息集成对企业治理和组织结构的阻碍进行了讨论。应该指出

29、，本模型只是个流程模型，实现的方法不只一种。一个ERP软件实际上是个知识的积存，是治理理论与信息系统结合的结果，今天尽管我们能够借鉴国外一些成熟的ERP软件和研究的思路，但真正理解和利用这种模型编制自己的软件还需要一段时刻。 参考文献1Gartner Group.ERP: A version of the next -generation MRPIIR. Gartner group, 1990.2HAMMER M. Re-engineering work: dont automate, obliterateJ. Harvard Business Review, 1990, 68(4):104-113.3DAVENPORT T H, SHORT J E. The new industrial engineering: information technology and business process redesignJ. Sloan Management Review,1990,31(4):11-27.4LU H, WILLIAMS T J. The interconnected chain of enterprises as presented by the purdue enterpris