会计档案管理规定

1、 PAGE PAGE 第一章 总则为了加强xx省xx公司（以下简称“公司”）会计档案管理，达到会计档案管理规范化、标准化，更好地为生产经营服务，根据中华人民共和国会计法和中华人民共和国档案法、会计档案管理办法的规定，结合公司实际情况，制定本规定。 本规定适用于公司本部及所属权属企业，包括全资、控股子公司（以下简称“各权属单位”）。公司本部及各权属单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，设立专职（或兼职）档案会计，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密，切实把会计档案管理好。会计档案是指会计凭证，会计账簿和财务报告等会计

2、核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据，它是重要档案之一，会计档案由公司各权属单位财务部门和档案室共同负责，进行业务指导和检查，档案会计负责保管会计档案。会计档案具体包括： (一)会计凭证类：原始凭证，记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证。 (二)会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账薄。 (三)财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。 (四)其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。 公司本部及各权属单位每年形成的会计档

3、案，应由总账会计按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。各经办人员必须将应归档的会计档案全部移交给会计档案管理人员集中保管，不准自行封包保存。接收保管的会计档案，原则上应当保持原券册的封装，个别需要拆封重新整理的，应当会同原经办人共同拆封整理，以分清责任，计财处对于违反会计档案管理制度的人和事，有权进行检查和纠正，情节严重的应当报告领导严肃处理。当年形成的会计档案，在会计年度终了，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳入员不得兼管会计档案。 第二章 职责分工公司及权属单

4、位财务部门作为会计档案的日常归口管理部门，负责日常及规定期限内（一年内）档案的保管及管理工作；公司财务部门负责指导、检查权属单位财务档案管理工作。公司本部及权属单位档案室负责指导、检查公司本部及权属单位的会计档案工作。第三章 管理程序及要求会计档案的归档要求：1、凭证类：按时间先后和凭证号码的顺序编号登记成册，然后在凭证左上角两厘米处，贴上标签，编上流水号，装入盒内，排放到档案厨内。2、账簿类：分为手工账簿和机器打印账簿，手工账簿：对于订本式账簿，（包括总账、银行日记账、现金日记账）不另加封面装订，仍按原样归类，编号立卷。对活页账，则要拆掉装订夹，重新装上封皮，在账簿左下角三厘米处贴上标签，编

5、上流水号，写上案券标题，编好页码。机器打印账簿：应在打印好的账簿左下角三厘米处贴上标签，编上流水号，写上案券标题，编好页码。3、报表类：报表分年报和季报（月报），年报作为：“报1”类编号，按文书档案装订办法，装订前应把报表上的金属物去掉，纸张要折叠整齐压平，装订线外有文字的应加边，残破的要裱糊，并把报表的底边和靠装订线的一侧敦齐，装订时一般打三孔，用线绳装订，线头结在卷的背后，装订力求不掉页，不压字，不妨碍阅读，装订后编好页码，写上案卷标题和目录，起讫日期等，作永久保存，季（月）报作为“报-2”类编号，仍按“报-1的形式，全部用文书档案封皮，装订成册。档案目录的整理：全部档案资料清理完毕后，必

6、须整理出一套完整的档案目录索引，作为查找使用档案的检索工具，具体包括：会计凭证案卷目录，会计档案账簿案卷目录，会计档案报表案卷目录及借阅档案案卷目录等四种。公司本部及各权属单位保存的会计档案供本单位查阅使用，借阅时要办理借阅登记手续，会计档案不得借出，如有特殊需要，需借出、查阅或者复制的，经计财处批准后，报领导批准。其中，借出的原件不得拆散原卷册，办理登记手续并应限期归还。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换，应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为10年、30年、永久、固定资产卡片的保管期限为固定资产报废清理后5

7、年。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。 保管期满的会计档案，除本办法第十一条规定的情形外，可以按照以下程序销毁： (一)由公司本部及各权属单位财务部门提出销毁意见，经公司和上级部门鉴定，严格审查后，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。(二)公司本部及各权属单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。(三)公司本部及各权属单位按规定销毁会计档案时，应当由公司和上级部门派员监销。监销人在销毁会计档案之前，应

8、当认真清点核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告公司各权属单位负责人。保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到末了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。 正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。 采用电子系统进行会计核算的，应当保存打印出的纸质会计档案。公司本部及各权属单位财务部门必须经常对硬盘上的 HYPERLINK /s?wd=%E4%BC%9A%E8%AE%A1%E6%95%B0%E6%8D%AE&hl_tag=textlink&tn=SE_hldp

9、01350_v6v6zkg6 t _blank 会计数据建立备份，每月不得少于一次。必须妥善保管好 HYPERLINK /s?wd=%E4%BC%9A%E8%AE%A1%E6%95%B0%E6%8D%AE&hl_tag=textlink&tn=SE_hldp01350_v6v6zkg6 t _blank 会计数据的备份，应放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所，由专人保管，并定期进行转储。硬盘和备份盘不得随意乱放和外借。备份盘分别放在机房和 HYPERLINK /s?wd=%E6%A1%A3%E6%A1%88%E5%AE%A4&hl_tag=textlink&tn=SE_hldp01350_v

10、6v6zkg6 t _blank 档案室等地点，根据量和硬盘空间的大小情况，每隔一定时期清理一次硬盘，删除无用的数据，以利于提高机器的利用率和运行速度，没有做过备份的硬盘数据不得清理删除。磁盘会计档案和管理工作，包括 HYPERLINK /s?wd=%E6%95%B0%E6%8D%AE%E5%A4%87%E4%BB%BD&hl_tag=textlink&tn=SE_hldp01350_v6v6zkg6 t _blank 数据备份、 HYPERLINK /s?wd=%E6%95%B0%E6%8D%AE%E6%81%A2%E5%A4%8D&hl_tag=textlink&tn=SE_hldp013

11、50_v6v6zkg6 t _blank 数据恢复和清理硬盘等，由 HYPERLINK /s?wd=%E7%B3%BB%E7%BB%9F%E7%AE%A1%E7%90%86%E5%91%98&hl_tag=textlink&tn=SE_hldp01350_v6v6zkg6 t _blank 系统管理员专职执行并对磁盘会计档案的安全性和完整性负责。 公司本部及各权属单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管，法律、行政法规另有规定的，从其规定。 公司本部及各权属单位分立后原单位存续的，其

12、会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；公司本部及各权属单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。 公司本部及各权属单位因业务移交会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅，复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。 公司本部及各权属单位合并后原单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合

13、并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。 建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。 公司本部及各权属单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交按手续。 移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号，册数，起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。 交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后、交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者签章。本办法涉及档案管理未尽事项，按中华人民共和国档案法执行。第四章 附则本规定由公司财务部门负责制定、解释、修订。本规定自发放之日起执行。附件附件一：1、会计档案保管期限表 序号档案名称保管期限备注一会计凭证1原始凭证30年2记账凭证30年二会计账簿3