会计电算化管理制度

1、会计电算化工作程序图审 核调整存档审 核凭证帐务处理凭证打 审 核调整存档审 核凭证帐务处理凭证打 印凭证记帐凭证凭证审 核原始凭证注1、图中，为计算机直接填写的会计凭证，为审计人员在计算机上的审计记录。记账凭证，是打印出经过审核的记账凭证在电脑上已经开票，并与时间进行沟通粘贴原始文件，核对无误后整理归档；2、会计人员的主要分工是文件制作人员、审计人员和档案管理人员；3、全体员工遵守各项规章制度，符合会计工作的职业道德需要认真做好相关工作。会计流程图月月 初A录入凭证A录入凭证修改凭证修改凭证BB审核凭证存在问题？存在问题？C记C记 帐DD对 帐存在问题？存在问题？制单人员审核人员制单人员审核

2、人员制单人员审核、制单人员 制单人员 审核、制单人员会计主管制单、档案管理人员E会计报表FF帐表核对存在问题？存在问题？GG结 帐HH档案管理会计报表系统业务流程图填制凭证填制凭证审核凭证审核凭证记记 帐自动取数自动取数其他明细表其他明细表资产负债表利润与利润分配表管理费用明细表营业成本明细表分析填列分析填列现金流量表财务分析指标现金流量表财务分析指标财务报告财务报告会计电算化管理系统1. 计算机化工作职责根据财税部门有关电算化管理规章制度和公司管理会计特点，为稳定、高效地开展会计电算化工作，公司财务部设置以下岗位：财务经理决定公司电算化的发展方向、规模、重大软硬件项目的使用和应用，带领全体财

3、务人员高质量、高效、稳定地开展会计电算化工作。会计主管1、积极配合财务经理的工作，制定公司计算机化发展规划和管理制度等，为财务经理提供相关决策依据；2、根据公司特点合理设置电算化岗位，正确分配系统各级操作人员的使用权限，组织协调全体财务人员开展各项具体会计电算化工作；3、定期检查各项计算机化工作的落实情况和成果，严格落实责任制对各岗位人员职责的约束。制度管理1、参与制定公司会计电算化发展规划和管理制度；2、进行操作人员的管理和计算机档案的管理；3、维护系统软硬件的日常运行，及时排除系统运行中的各种故障，保证系统正常稳定运行。会计电算化管理系统档案管理1、及时备份系统中的各种账户数据，并按分类、

4、编号归档，至少有数据备份做一个硬盘备份和两个软盘备份；2.打印好的凭证、账簿、报表等应及时订购归档；3、对系统软硬件相关光盘、光盘、手册等资料进行分类编号，保管。成本和项目管理配合财务经理、会计主管及系统管理人员，确保电脑化日常工作的正常进行；制定财务计划，管控成本，对公司的经济活动进行准确、及时的财务分析，为财务管理者的决策提供依据；为会计主管提供岗位责任制考核的依据。系统操作根据会计主管和系统管理人员对该岗位工作的具体安排和要求开展工作；准确、及时地录入和打印各种会计凭证、账簿和会计报表；及时准确查询领导所需的各类财务数据；正确使用权限系统中的各项功能。会计电算化管理系统审计审核原始文件的

5、合法性、有效性及手续是否齐全；审核系统操作人员录入的会计凭证，确保系统会计凭证的制作质量；审核系统总账和明细账、辅助账和会计凭证等进行试算表；审查会计报表，以确保与相关总账金额保持一致的余额。金钱管理负责银行、出纳、收入、联系人的日常管理；负责营运资金的日常会计管理；负责日常收入和现金报表的制作和打印；负责票据、发票、收据等重要文件的日常管理。会计电算化管理系统二、记账表的初始化每个独立核算的核算单位在系统中只能设置一套账户。经财务部经理和主管会计师批准后，方可在电算化系统（以下简称“系统”）中建立新的账套。设置会计科目时，必须根据现行财务制度的规定和公司的实际情况，设置各级会计科目的名称和代

6、码；合理适当设置部分科目的辅助会计功能。会计科目一经设定并正式用于系统的制单核算功能，不得随意修改，以免造成系统数据库混乱；可在系统中添加因会计需要而需要添加的会计科目。转换会计年度时，应在新会计年度开始后20日完成年初资金划转工作。结转后的年初余额经试算核对后，可使用新会计年度的计算机账户。已成功结转的年初余额不得随意修改，以免系统数据库混乱。会计初始化工作完成后，需根据利润分配表、资产负债表、财务状况变动表、费用报表等管理基本会计报表编制各种明细表公司部门的管理需要，为各种报表设置了从系统中获取数据的公式单位和批处理命令，各种报表格式、公式单位、批处理命令等一旦设置好，就不能随意修改。会计

7、电算化管理系统3. 日常账户处理经济业务原始凭证审核后，应在2日内编制会计凭证并录入系统。填写凭证时，应填写简要摘要。当日原始凭证全部录入系统后，审计人员应及时对会计凭证进行审核，发现问题及时修改，确保当日录入凭证无误。会计凭证经审核修改后，应打印出来，打印的核准凭证与相应的原始凭证应装订备案。会计凭证经审核打印后，单据制作人应将当时的账务保存在系统中，待会计凭证打印后，方可记录会计凭证。每日凭证录入、审核、记录后，查询打印当日现金收支日报，及时掌握现金收支情况。月底，在所有正本都录入系统并开票后，及时使用系统汇总功能汇总所有开票凭证，并打印出汇总表；同时，利用对账、试算表等功能对各科目总账、

8、明细账、辅助会计科目等进行核对，核对无误后，即可开始编制当期会计报表。各项基础会计报表应当在会计期间后五日编制并报告。会计报表报送前，应与系统的相关账簿和凭证仔细核对。如果科目表不匹配，则应查找原因并进行相应调整，直到科目表一致为止。其他辅助报表应在会计期间核实后10日后编制并报告。经层层核对，确认账目一致、账目一致、账目一致，且当期发生的所有经济交易均已在系统账目中充分反映后，财务主管方可进行结算。经常会计科目。结帐后，您不能也不能修改当前的会计数据。会计电算化管理系统4、系统各级操作人员的权限划分序列号使用功能权限授权人员评论1财务部1表中“授权用户”数的代表含义如下：1 会计主管2 系统

9、管理员3系统操作员4 资金经理5 审稿人6 成本经理7 申报者上述职位中，一名工作人员最多可兼任三个职位，但制单、制表、审计等职位不能由一人兼任；出纳和资金管理不能由一人兼任。2账户创建、账户初始设置1、2、33期初余额管理1、2、34计费、汇总、计费1、35凭证审核1、56和解，试算表1、3、57结帐，恢复预结算状态1, 28自动转账定义、生成1、39查询、打印1、3、5、610数据备份与恢复1、2、711删除上一年数据1, 212重建账户和账户集参数调整1, 213机载日志1, 214银行现金管理1、415计划管理1.616项目管理1、3、517部门管理1、3、518汇率管理1、3、519

10、单位交换1、3、520个人联系人1、3、5二十一报告初始化1、2、3二十二准备报告1、323报告审核1、524报告修改1、5会计电算化管理系统五、会计电算化档案管理计算机化会计文件的定义主要是指存储在硬盘、软盘或其他存储介质上的会计数据和程序，还包括各种凭证、账簿、报表等会计数据的打印输出以及系统的开发和运行。中的全套文档。文件管理任务收集整理应归档的会计资料；保存和使用好会计档案；遵守会计记录的保留期限。档案管理内容1、会计凭证的收集、整理、归档收集所有应归档的会计凭证，按单据序号和本次编号检查有无缺漏，原始单据是否齐全，清理一些不属于会计档案的、不属于会计档案的资料。需要存档，并补充一些可

11、能留下的重要会计资料；与负责凭证打印、装订、暂存的操作人员办理备案手续；凭证应每月绑定一次。为方便凭证的阅览，避免凭证丢失，凭证应按适当的粗细统一装订；认真填写会计凭证封面，封面各注栏填写完整、清晰，便于查阅。会计电算化管理系统2、会计账簿的收集、整理和归档各营业日或月的账簿可以打印出来，由业务经理当期保存，日常系统数据由系统经理和业务经理维护；会计年度终了，所有的账簿，包括总账、明细账、辅助账等，必须统一打印出来，并整理装订；档案管理人员在与业务经理办理账簿交接手续时，应认真核对账簿是否不齐全或遗漏，确认无误后，对所有账簿进行分类编号，妥善保管；会计账簿封面要写成规则，填写的项目要填写完整、

12、清楚。3、会计报表的收集、整理和归档各会计期间的会计报表可由各营业所打印输出，并负责保管；会计年度终了，业务经理整理、装订年度会计报表，报送档案管理人员；档案管理人员核对会计报表后，按分类、编号归档；会计报表封面应写成规则，所填项目应填写完整、清楚。4.软盘和硬盘数据的收集、整理和归档每月结账前，各会计主管应做好会计资料的硬盘备份和软盘备份；结帐后，再次进行硬盘备份和两次软盘备份，确保数据安全；会计电算化管理系统备份软盘应由档案管理人员集中管理；备份软盘应加贴保护标签，并用印章或封条密封；备份软盘应装箱，存放在安全、清洁、防热、防潮、防磁的地方；双备份软盘应存放在不同的位置。保存和使用档案只有

13、通过系统“打印”功能打印出来的会计凭证、账簿、报表等会计凭证，经财务经理、会计主管、系统管理员和业务经理签字同意后，方可作为正式的书面档案保存。带有“查询”字样的会计资料不能作为正式书面档案保存；会计电算化档案遗失时，应重印并补齐。操作人员应在打印资料上注明情况并签字，经会计主管和系统管理员签字同意后归档；核对归档的会计数据，应填写文件核对登记表。核对时，不得做任何记录、勾选、删除、修改会计档案，更不能提取文件；请勿删除或修改存储在硬盘上的记帐数据及其备份数据。文件保留期打印的会计档案，保存期限按照会计档案管理办法的规定；软盘形式的会计档案必须保存五年以上。存储在硬盘上的会计数据可根据需要在两

14、年后销毁。会计电算化管理系统6. 上车操作登记电脑操作人员必须每天登记当天电脑的操作状态，填写内容主要包括操作时间、操作人员、操作能力、机器操作等；如果机器或系统在运行过程中出现故障或异常情况，应及时向系统管理人员报告，并详细记录运行情况；未注册的，不得进行软硬件维护；系统管理员在维护过程中发现的异常情况、处理方法和结果应予以记录；重大经营故障，除按规定登记外，应单独填写故障报告表，向有关管理人员报告；系统管理员应每天使用系统中的“登录日志”功能，查询当日各操作员的操作状态，并与当日记录核对；作业记录每月装订成册，由档案管理人员每日妥善保管，年终整理归档。会计电算化管理系统七、硬件设备维护硬件

15、维护打印机 打印机 1工作站 1网线网线打印机 2工作站打印机 2工作站 2服务器服务器打印机 打印机 3工作站工作站 3工作站工作站 4注：上图为我公司电脑专用设备的主要配置。会计电算化管理系统硬件维护与管理会计电算化专用硬件设备由财务部门统一管理使用，其他部门由财务部门统一管理使用。一般情况下，不应使用计算用的计算机；如有必要，财务部经理经批准确认不影响会计核算的正常工作，操作时必须使用注册操作；为使计算机化设备有良好的运行环境，财务部门应保证良好的卫生环境；任何人不得使用电脑专用设备玩游戏、进行个人文字处理和对外提供服务；为保证系统不受计算机病毒的干扰，使用软盘前必须进行病毒检测，检测合

16、格后方可使用；系统维护人员应经常检查硬件设备，一般每周进行一次全面检查，并做好相关检查记录；加强设备安全防护，严禁上机操作吸烟，杜绝一切火源；注意用电安全。下班突然停电时，应同时关闭所有设备电源；下班时，应同时关闭所有设备的电源；设备应该以正确的启动顺序启动，即：不间断电源打印机监控主机。会计电算化管理系统八、软件维护软件维护主要为用友软件公司开发的综合会计7.01（NT版）、UFO电子表格7.02（NT版）、固定资产（单用户版），均已通过财政部审核。软件维护与管理由于公司使用的是用友的商品化软件，软件参数的程序更正和调整一般由用友实施，会计数据的更正和恢复一般由系统维护人员负责，其他人员不得进行维护操作；运营者在运行过程中发现软件原设计功能无法正常运行或现有软件功能不能满足公司计算机化实际需要的，应及时向系统管理人员反馈信息，并及时反馈给系统管理人员。系统管理人员会向用友提出建议。程序修订和软件参数调整要求；财务部门收到用友修改程序或调整参数的软件后，应由系统管理员安装运行，测试正常后方可正式使用；凭证录入错误导致的账簿错误只能通过修改凭证来纠正，不能通过数据库维护操作；在以下情况下，系统管理员可以通过数据库维护