行政部管理制度

1、PAGE 第 PAGE 85 页 共 NUMPAGES 85 页行政部管管理制度度目录一、行政政部组织织架构图2/80二、行政政部工作作流程图图3/80三、行政政部在岗岗人员编编制表4/80四、行政政部工作作职责5/80五、行政政部岗位位工作职职责6/80六、行政政部行政政管理制制度 17/80七、客户户接待指指引331/80八、关于于工程照照片档案案相关工工作的规规定 34/80九、关于于规范公公司证照照及有效效文本管管理的规规定 35/80十、公文文管理规规定 36/80十一、印印章管理理规定 40/80十二、保保密管理理规定 45/80十三、档档案管理理规定 48/80十四、工工作表单单

2、550/80*有有限公司司行政部组组织架构图行 政 部部门经理行政部经理部门经理印章管理员门经理总经理助理部门经理司机部门经理前台部门经理网络管理员部门经理保洁员部门经理保安员部门经理行政内外勤部门经理董事长秘书部门经理行政部工工作流程程图确定工作目标事项具体实施报总经理审批制定完成计划报告了解目标事项分析资料行政部在在岗人员员编制表表职 务姓 名直属上司司职 责行政部经经理行政管理理中心总总经理负责行政政部全面面工作总经理助助理行政管理理中心总总经理协助总经经理处理理相关事事务董事长秘秘书协助董事事长完成成事务性性工作行政外勤勤行政部经经理协助行政政部经理理规划、指导、协调部部门工作作；负责

3、责公司证证照年检检、变更更，企业业荣誉、奖项、资质以以及行业业主管部部门要求求申报资资料的编编制和上上报等相相关工作作；部门门外勤工工作。行政内勤勤行政部经经理协助部门门经理准准备有关关行政问问题的解解决和报报告文件件，负责责公司内内部文件件的发放放、归档档；公司司对外宣宣传资料料和办公公环境的的监督管管理；协协助企业业荣誉、资质、奖项等等申报工工作。负负责固定定资产、办公用用品管理理前台接待待行政部经经理负责公司司总机接接听、转转接，来来访客人人接待、引见相相关工作作；往来来快递、邮件、报纸的的收发送送达，以以及公司司人员名名片的印印制等工工作。印章管理理员行政部经经理负责公司司印章档档案管

4、理理工作。网 管行政部经经理负责公司司网络、网站、办公设设备等相相关工作作。司 机行政部经经理负责公司司车辆驾驾驶，维维护并严严格按公公司车辆辆管理规规定要求求执行。保安员行政部经经理负责公司司办公区区域安全全保卫工工作。保洁员行政部经经理负责公司司办公区区域卫生生清洁工工作。行政部部部门职责责一、协助助集团经营营层制定定和贯彻彻管理规规章制度度，积极极配合决决策的制制定、落落实与督督办，起起到辅助助作用；二、沟通通、协调调集团各职能部部门工作作，上传传下达，起到良良好的枢枢纽作用用；三、收集集行业信信息和集集团各部部门的工工作动态态，为集集团运营营提供高高效的行行政支持持，为集集团领导导决策

5、提提供参考考信息；四、负责责集团的档档案、印印章管理理工作；五、负责责建立、维护、更新集集团网站站；六、负责责集团文秘秘、接待待、办公公会议、车辆管管理、固固定资产产登记、办公用用品及办办公设备备的申购购及保养养维护等等日常行行政工作作；七、负责责集团证照照、资质质的申报报、升级级、变更更、年审审工作以以及各类类奖项的的申报工工作；八、负责责集团企业业文化的的推广与与宣传工作作，起到到良好的的窗口作作用；九、负责责办理内内部装修修、安全全保卫、环境卫卫生、停停车位等等相关工工作；十、完成成领导交交办的其其他工作作。岗位职责责部 门行政部岗位名称称部门经理理编 号XZ0001直接上级级行政管理理

6、中心总总经理编制日期期20111-044直接下级级行政外勤勤、行政内内勤、前前台、印印章管理理员、网网 管、司 机机、保洁洁员、保安安员工作概要要协助总经经理做好好集团行政政管理工工作，贯贯彻集团团领导指指示，做做好上下下联络沟沟通，及及时向领领导反馈馈信息，做好集集团内部部相互配配合、综综合协调调工作，主持本本部门全全面工作作。岗位职责责/工作作清单1、为企企业运营营提供高高效的行行政支持持，对集集团的决决议、决决定进行行催办、督办和和协办；2、根据据集团的整整体规划划，制定定部门年年度工作作计划、经费预预算和实实施细则则，年终终进行部部门工作作总结；3、负责责集团大小小会议及及各项活活动的

7、组组织与筹筹备工作作并做好好相关纪纪要；4、负责责处理集集团与政政府等有有关部门门（如建建设局、协会等等）之间间的工作作关系； 5、负责责建立集集团行政政管理体体系，根根据需要要拟定规规章制度度并监督督实施；6、负责责集团证照照、资质质等的申申报、升升级、变变更、年年审工作作；7、协助助管理集集团内部部承包部部门相关关工作，负责对对承包部部门的费费用催缴缴工作；8、负责责集团图书书、资料料、档案案的规范范化管理理，集团团印章的的使用及及管理；9、负责责与物业业管理处处协调关关系，办办理内部部装修、停车位位等相关关工作；10、负负责安排排、监督督和检查查车辆使使用及安安全、环环境卫生生的管理理工

8、作；11、负负责集团团办公用用品及办办公设备备购置申申请及办办公设备备的维护护与保养养工作，努力降降低办公公成本；12、负负责建立立、维护护、更新新集团网站站；13、负负责集团团相关接接待工作作；14、完完成领导导交办的的临时性性工作；15、其其它相关关工作。岗位职责责部 门行政部岗位名称称行政外勤勤编 号XZ0002直接上级级行政部经经理编制日期期20111-044直接下级级无工作概要要协助行政政部经理理规划、指导、协调部部门工作作；协助助行政部部经理对对各职能能部门关关系沟通通服务。岗位职责责/工作作清单1、及时时了解行行政部各各项工作作任务进进度情况况，并监监督汇报报；2、协助助行政部部

9、经理做做好集团团大小会会议及各各项活动动的组织织与筹备备工作；3、负责责办理集集团营业业执照、资质证证书等相相关证件件的年检检、变更更等工作作；4、负责责集团荣誉誉、奖项项审报、项目评评优等相相关工作作；5、负责责建设局局、装饰饰协会等等行业相相关部门门资料的的编制及及报送工工作；6、负责责行业各各统计报报表的编编制及上上报工作作；7、协助助集团资质质申报资资料的整整理编制制工作；8、组织织部门职职员处理理日常性性事务，完成行行政相关关时效性性工作；9、负责责部门外外勤工作作事宜；10、完完成领导导交办的的临时性性工作；11、其其它相关关工作。岗位职责责部 门行政部岗位名称称行政内勤勤编 号X

10、Z0003直接上级级行政部经经理编制日期期20111-044直接下级级无工作概要要协助行政政部经理理对各职职能部门门关系沟沟通服务务。岗位职责责/工作作清单1、协助助部门经经理起草草相关内内部文件件；2、负责责集团内部部文件的的发放、登记、传阅、建档及及保密工工作；3、协助助行政部部经理做做好集团团大小会会议及各各项活动动的组织织与筹备备工作；4、协助助管理部部门内部部文件并并按照档档案文件件管理规规定进行行整理后后移交档档案室；5、负责责各领导导交办复复印的文文件、资资料打印印并做好好保密工工作；6、集团团往来传传真文件件的收发发登记工工作；7、负责责行业各各相关网网站的重重要通知知下载，并

11、及时时送交相相关部门门主管；8、负责责集团手提提袋、档档案袋、信封、宣传画画册等的的增印和和管理工工作；9、协助助行政部部经理管管理集团团内部承承包部门门相关工工作，负负责对承承包部门门的费用用催缴工工作；10、协协助集团团资质、奖项等等各申报报文件的的编制工工作；11、负负责集团团固定资资产登记记建档、调拨记记录、变变更、折折旧及报报废等；12、负负责集团团图书、照相机机、投影影等设备备仪器的的管理工工作；13、负负责集团团办公用用品申购购、入库库、发放放等相关关工作；14、内内部文件件档案管管理工作作，并严严格按照照集团档案管管理规定定要求求执行；15、完完成领导导交办的的临时性性工作；岗

12、位职责责部 门行政部岗位名称称前台编 号XZ0004直接上级级行政部经经理编制日期期20111-044直接下级级无工作概要要协助行政政部经理理对各职职能部门门关系沟沟通服务务。岗位职责责/工作作清单1、负责责集团电话话总机管管理及转转接工作作；2、负责责集团快递递邮件及及报纸收收发、征征订工作作；3、负责责集团环境境绿化的的监督与与管理；4、负责责集团考勤勤登记、监督打打卡；5、负责责集团客户户来访、引见、接待工工作；6、负责责集团人员员及项目目经理的的名片印印制工作作；7、完成成领导交交办的临临时性工工作；8、其它它相关工工作。岗位职责责部 门行政部岗位名称称网 管编 号XZ0005直接上级

13、级行政部经经理编制日期期20111-044直接下级级无工作概要要协助行政政部经理理对各职职能部门门关系沟沟通服务务。岗位职责责/工作作清单1、负责责集团办公公设施设设备如电电话、网网络、打打印机、电脑、传真机机等的维护与与保养；2、负责责集团办公公环境监监督（照照明、空空调、水水电正常常使用及及保养），并建建立维护护清单；3、负责责集团网站站的及时时更新以以及集团团领导外外出开会会时拍照照录像工工作；4、协助助集团画册册制作相相关工程程拍照摄摄影工作作联系接接洽；5、企业业文化建建立和对对外宣传传工作；6、负责责OA系系统的运运行、维维护及相相关事项项；7、领导导安排的的其他事事项；岗位职责责

14、部 门行政部岗位名称称司 机机编 号XZ0006直接上级级行政部经经理编制日期期20111-044直接下级级无工作概要要协助行政政部经理理对各职职能部门门关系沟沟通服务务。岗位职责责/工作作清单1、负责责车辆的的保管，按用用车申请请单出出车，未未经领导导批准不不得随意意出车或或擅自借借车；2、自觉觉遵守交交通法规规、注意意文明、安全驾驾驶；3、按规规定对车车辆进行行日常保保养、维维护和维维修，确确保车辆辆正常使使用；4、负责责车辆的的年审及及相关“规费”的办理理；5、上班班时间内内若无出出车，必必须在行行政部待待命，并并保持手手机畅通通；6、完成成领导交交办的临临时性工工作；7、其它它相关工工

15、作。岗位职责责部 门行政部岗位名称称保洁 员员编 号XZ0007直接上级级行政部经经理编制日期期20111-044直接下级级无工作概要要负责办公公区域的的保洁工工作岗位职责责/工作作清单1、负责责集团办公公区域的的清洁卫卫生工作作，及时时清除垃垃圾；2、负责责男女洗洗手间的的清洁卫卫生工作作，始终终保持清清洁的卫卫生环境境，及时时更换卫卫生纸和和洗手液液；3、负责责监管茶茶水间的的饮水机机、微波波炉等公公共设施施使用；4、负责责监督集集团清洁洁卫生环环境，制制止乱丢丢物品现现象；5、完成成领导交交办的其其他工作作。岗位职责责部 门行政部岗位名称称印章管理理员编 号XZ0008直接上级级行政部经

16、经理编制日期期20111-044直接下级级无工作概要要公司公章章、法人人章的管管理岗位职责责/工作作清单1、负责责集团印章章的保管管及用印印工作，严格按按照集团团印章章管理制制度执执行；2、完成成领导交交办的其其他工作作。岗位职责责部 门行政部岗位名称称保安员编 号XZ0009直接上级级行政部经经理编制日期期20111-044直接下级级无工作概要要负责公司司财务及及人员的的安全保保卫工作作岗位职责责/工作作清单1、维护护办公场场所内外外区域的的正常工工作秩序序；2、维护护公司内部部治安秩秩序，消消除隐患患于萌芽芽状态，防患于于未然；3、加强强防盗活活动，发发现可疑疑人员随随即逐出出，送餐餐人员

17、严严禁进入入工作区区域；4、监督督员工遵遵守安全全守则及及其他规规则；5、加强强防火活活动，及及时发现现火灾苗苗头，并并消除；6、对违违反条例例的行为为，查清清事实，向公司司领导报报告；7、配合合领导做做好下班班后的值值班工作作；岗位职责责部门行政部岗位名称称总经理助助理编号XZ0110直接上级级行政管理理中心总总经理编制日期期20133-044直接下级级无工作概要要协助总经经理处理理日常事事务性工工作。岗位职责责/工作作清单1、协助助总经理理完成客客户的来来访接待待工作及及外部联联络应酬酬工作； 2、需总总经理批批阅的文文件资料料的传送送工作； 3、跟进进总经理理办公场场所的清清洁及保保持工

18、作作；4、跟进进周办公公例会上上总经理理安排工工作的落落实情况况并及时时向总经经理反馈馈；5、跟进进总经理理安排给给各部门门的工作作完成状状况并及及时向总总经理反反馈；6、拟订订总经理理要求的公公文稿件件；7、协助助总经理理协调集集团内各各成员单单位及装装饰公司司各管理理中心的的关系；8、完成成总经理理安排的的其他工工作。岗位职责责部门行政部岗位名称称董事长秘秘书编号XZ0111直接上级级董事长编制日期期20133-044直接下级级无工作概要要协助董事事长处理理日常工工作岗位职责责/工作作清单1、负责责董事长长来客来来访人员员的接待待；2、协助助董事长长完成相相关文书书写作；3、根据据董事长长

19、工作安安排，按按照时限限及时做做好各部部门督查查催办工工作。4、对董董事长口口头交办办的事项项，及时时跟进、落实、反馈。5、协助助筹办会议议及活动。6、董事事长参会会的会议议记录。7、协助助董事长长完成对对外沟通通联络工工作；8、董事事长办公公室日常常管理，保持整整洁、有有序及安安全；9、认真真完成董董事长交交办的其其他工作作并且及及时汇报报事情办办理结果果和执行行情况；关于行政政管理制制度的规规定员工行为为准则员工行为为准则：1、遵守守国家法法律、法法令及政政策法规规，遵守守集团的各各项规章章制度。2、自觉觉维护集集团形象象，敬业业爱岗、忠于职职守，不不做有损损集团形象象和信誉誉的任何何行为

20、。3、保守守集团机密密，不得得以任何何形式泄泄露和出出卖集团团机密，不参与与对本集集团业务务有直接接或间接接竞争的的活动。4、团结结友善、助人为为乐、热热爱本职职工作。5、努力力学习，不断提提高个人人的综合合素质和和业务能能力，通通过合理理化建议议等有效效沟通形形式积极极参与集集团的经经营管理理。6、团结结务实，通力合合作，互互相支持持，以集集团整体体利益为为共同目目标，按按时保质质保量完完成目标标和计划划。二、员工工行为规规范：1、按时时上、下下班，不不迟到、不早退退、不旷旷工、不不擅离职职守，有有事按规规定请假假、销假假。2、上班班着装整整洁，注注意个人人卫生和和形象，不得因因个人好好恶影

21、响响集团形象象。3、同事事之间和和睦相处处，对待待来宾谦谦和礼貌貌，诚恳恳友善。4、爱护护公共财财物，不不浪费，妥善保保管文书书、财物物及公物物，不化化公为私私。5、保持持工作环环境的整整洁有序序。6、服从从集团领导导安排，及时完完成各项项工作。7、除办办理集团团业务及及相关活活动外，不得擅擅用集团团名义从从事任何何与集团团无关的的活动。办公会议议制度为了保证证集团办公公会议的的有效性性和时效效性，充充分利用用会议解解决日常常工作中中的问题题，提高高工作效效率，结结合集团团实际情情况，特特制定如如下会议议管理制制度：一、会议议目的：办公会议议是各中中心负责责人定期期检查、布置各各项工作作，讨论

22、论、解决决问题的的重要措措施，同同时也是是各部门门增进沟沟通的重重要方式式。二、会议议时间安安排：1、各管管理中心心应每周召召开一次次部门主主管以上上人员参参加的管管理人员员办公会会。2、因工工作的需需要临时时召集的的会议或或集团领导导班子会会议，由由行政部部按要求求通知。三、会议议准备：与会人人员每周周必须认认真汇总总本周重重点工作作，作为为开会的的必要资资料。四、各管管理中心心的管理理人员办办公会应应基本包包含以下下议程：对上周工工作进行行总结并并对下周周工作进进行计划划。听取管理理人员对对部门工工作的意意见或工工作建议议等。对会议进进行总结结。五、管理理人员办办公会议议应涉及以下下内容：

23、计划任务务完成情情况，业业务市场场拓展情情况，管管理制度度落实情情况，针针对问题题解决情情况，成成本控制制、员工工培训、工时工工效等事事项。须协助解解决的事事项（包包括人员员配置、设备、仪器的的购置等等）及部部门之间间沟通协协调的专专项问题题。六、集团团高层管管理人员员会议涉涉及的主主要内容容：1、讨论论、决策策集团经营营、财务务、福利利、人事事任免、发展计计划等重重大问题题。2、研究究、制定定、布置置集团中长长期规划划、年度度经营规规划、月月份工作作计划，并检查查、督促促、落实实、考核核计划的的完成情情况。3、研究究集团近期期工作重重点，解决重重要的专专项问题题。4、研究究及确定定集团各项项

24、规章制制度的建建立、修修订或废废除等。5、集团团组织机机构的调调整、定定员定编编等。七、会议议注意事事项：与会人员员必须按按规定签签到，不不得无故故迟到、缺席、中途退退场。会前准备备相关书书面材料料。将手机开开到振动动或无声声。八、各管管理中心心应安排排专人整整理、记记录本中中心管理理人员办办公会的会议议内容并并制作会会议纪要要，该会会议纪要要经中心负负责人审审核后应应于每周周二下午午下班前前交至行行政部部部门经理理处，由由行政部部统一提提交各经经营层领领导、监监事及董董事会成成员。第三节 车辆辆管理制制度一、目的的 为了有有效地管管理集团团车辆，保证集集团各部部门正常常的公务务用车，特制定定

25、本制度度。二、适用用范围集团公务务用车及及员工私私人临时时租用车车辆。三、原则则1、集团团车辆由由行政部部统一调调度、管管理。2、用车车实行申申请审批批手续，司机凭凭审批过过的用用车申请请单出出车。3、行政政部车辆辆调度依依“先后”，“一车办办多事”，“先急后后缓”，“业务/接待优优先”等原则则派车。4、用车车发生的的费用纳纳入该用用车人所所属部门门的业务务费用，私人急急需用车车按规定定交费。四、车辆辆使用1、申请请：正常常用车应应提前11个工作作日申请请（临时时用车须须提前11小时，紧急用用车随时时处理），并要要求详细细填写用车申申请单，由行行政部经经理签字字后调派派。近距距离外出出办事、非

26、涉及及金融事事务的均均应自行行乘车前前往办理理。2、出车车：司机机凭审批批过的用车申申请单出车；未经行行政部调调度而擅擅自出车车者，对对司机处处罚1000元。3、确认认：司机机须详细细填写好好行车记记录。用用车完毕毕，用车车人须认认真核实实后于用车申申请单上签名名确认。4、车辆辆使用完完毕后必必须及时时返回集集团，于于指定地地点停放放，并把把车钥匙匙和停放放证件交交给行政政部经理理保管；行政部部派人检检查本次次出车是是否有碰碰撞、刮刮伤等情情况。5、车辆辆发生碰碰撞、刮刮伤等情情况，司司机或驾驾驶人应应及时按按保险理理赔的手手续处理理，并报报告行政政部，否否则由此此造成的的所有维维修费用用由当

27、次次驾驶人人承担；车辆发发生故障障，司机机须提出出具体的的书面维维修报告告，经批批准后方方可送厂厂维修，行车途途中发生生故障，应及时时向行政政部报告告，征得得同意后后可就近近维修。6、车辆辆不足或或紧急情情况下，行政部部可授权权用车人人外租车车辆补充充，但用用车人须须在回集集团第一一时间内内将车票票交行政政部核实实。7、集团团所有车车辆钥匙匙应由行行政部人人员统一一保存、管理，出车时时连同车辆出出车安排排表一一起交给给需要出出车的驾驾驶人员员，驾驶驶人员应应在车车辆出车车安排表表上签签字，表表示钥匙匙已收到到。驾驶驶人员在在接到车辆出出车安排排表时时，应在在规定的的时间到到达指定定的地点点，完

28、成成任务后后应及时时返回，如遇特特殊情况况不能及及时返回回公司的的，应及及时向行行政部经经理说明明情况，获得批批准后方方可。8、车辆辆费用结结报：每每周结报报一次，结报时时须附出车记记录表，而车车辆费用用必须在在返回集集团三天天内报销销，超期期一天罚罚款500元。五、车辆辆用油管管理1、 职职责行政部经经理负责责对集团团车辆的的用油进进行监督督、控制制，财务务部辅助助配合监监控管理理，使车辆辆均能在在经济耗耗油的情情况下有有效的运运营。2、 车车辆油卡卡管理 2.1 集集团所有有车辆统统一油卡卡加油，实行一一车一卡卡制度。2.2 集团所所有车辆辆禁止现现金加油油，驾驶驶人员应应随时携携带油卡卡

29、，不得得以任何何理由用用现金加加油，如如遇特殊殊情况需需现金加加油，须须经部门门经理批批准。 2.33 禁止止车辆间间互换油油卡，禁禁止使用用其它车车辆的油油卡加油油，如遇遇特殊情情况，应应经行政政部经理理同意。 2.4 驾驾驶员在在使用油油卡加油油时，应应保留好好每次加加油的小小票，小小票要保保持连续续性，月月底按顺顺序粘贴贴在车车辆用油油统计表表上。 2.5 驾驾驶员在在油卡充充值前，应记录录本月车车辆用油油的实际际数据，其中：a.月初初余额为为油卡在在上次充充值前的的余额。b.本月月充值为为油卡上上次充值值的金额额。c.月末末余额为为油卡最最后一次次加油后后的金额额。d.本月月用油=月初

30、余余额+本本月充值值-月末末余额+现金加加油f.起始始公里数数为上次次记录数数据时的的车辆公公里数。l.中止止公里数数为本次次记录数数据时的的车辆公公里数。2.6 一车一一卡，一一车一表表，驾驶驶员在申申请充值值时应将将每辆车车的车车辆用油油统计表表上报报财务审审核。3、充值值申请流流程 33.1 驾驶员员应实时时了解车车辆油卡卡的用油油情况，在油卡卡金额接接近5000元时时，及时时申请油油卡充值值。 33.2 驾驶员员在申请请充值时时，须做做好车车辆用油油统计表表工作作，并保保证将车辆用用油统计计表及及时上报报财务，财务在在对油卡卡充值审审核时要要对上次次充值的的用油情情况进行行审核。 33

31、.3 车辆油油卡充值值申请审审核通过过后，财财务部将将以支票票转交驾驾驶员，驾驶员员应提供供正确的的油站公公司名称称，并领领取支票票、及时时充值。 33.4 车辆油油卡充值值要求开开具增值值税票，驾驶员员应在收收到支票票后三天天内将充充值增值值税票带带回公司司财务部部。六、 车车辆维修修、保养养管理1、 职职责1.1 车辆的的维保单单位应由由行政部部经理及及车辆驾驾驶员共共同考评评和选择择，原则则上使用用4S店店的维修修。车辆辆驾驶员员对维修修项目进进行审核核。1.2 驾驶员员负责对对维修质质量进行行验证，并保存存相关的的评定、维修质质量、维维修记录录等资料料。1.3 驾驶人人员应定定期检查查

32、车辆状状况，并并处理简简单的车车辆故障障。1.4 驾驶员员应及时时发现、检查故故障；并并填写车辆维维修申请请单；确认保保养维修修合格；保留更更换部件件交公司司验审；对维修修质量进进行及时时反馈。2、 工工作流程程2.1日日常检查查、保养养、维护护2.1.1驾驶驶员须做做好车辆辆出、收收车检查查，保持持车辆内内、外清清洁。2.1.2行驶驶中注意意车辆是是否有异异常声响响。2.1.3经常常检查各各润滑点点，发现现缺油或或油变质质应立即即补充或或更换。2.1.4每月月由驾驶驶人员检检查车辆辆消防设设施。2.1.5车辆辆日常补补胎及小小零件更更换须在在正规维维修店进进行，取取得正规规发票，不允许许抵票

33、报报销。2.2定定期保养养2.2. 1驾驾驶人员员要严格格按照车车辆保养养相关规规定定时时对车辆辆进行保保养。车车辆公里里与保养养项目标标准见保养标标准表。2.2.2保养养维修必必须在指指定的维维修厂进进行，驾驾驶员不不得自行行选择修修理厂。2.2.3驾驶驶员根据据车辆运运行里程程数填写写运行记记录，经经车辆管管理人员员核实后后，由部部门经理理安排车车辆保养养时间。2.2.4驾驶驶员须办办理完审审批手续续后方可可对车辆辆进行保保养、修修理，不不允许先先斩后奏奏。2.2.5定期期保养操操作流程程：驾驶员填填写车车辆维修修申请单单部部门经理理、总经理审批批-凭凭审批后后的车车辆维修修申请单单通过过

34、财务部部借款对对审批后后的项目目进行维修维维修过程程中如需需增加维维修项目目，由部部门经理理确认维维修对维维修车辆辆进行检检查索取取发票及及维修清清单财财务部人人员对维维修项目目进行审审核报销销冲抵借借款。2.3.1在行行驶过程程中发现现故障，驾驶员员应及时时检查，查明原原因并判判断故障障严重程程度和对对行驶安安全的影影响程度度，主动动设法排排除故障障。2.3.2如驾驾驶员无无法排除除故障，须估算算费用并并征得部部门经理理同意后后就近寻寻找修理理厂处理理，对故故障严重重程度及及发生故故障的原原因应及及时汇报报，请示示处理方方案。2.3.3发生生修理后后必须将将更换的的部件交交回公司司验审。七、

35、其他他集团车辆辆原则上上只调配配给员工工办理集集团事务务，若私私人用车车，必须须经行政政管理中中心总经经理审批批，行政政部安排排车辆；私人用用车按11元/公公里付费费，路桥桥费另计计，里程程以用用车申请请单上上行车记记录的数数据为准准。私人人用车期期间，如如发生行行车安全全事故造造成的经经济赔偿偿，概由由使用车车的个人人承担。任何人不不得以办办公事为为由，私私用集团团车辆或或在办公公事途中中占用集集团车辆辆，或指指令司机机办私事事的行为为，违者者，除补补交私人人用车费费用外，每次处处罚5000元。第四节 办公公用品采采购申领领制度一、目的的为了有效效控制办办公费用用，合理理采购及及使用办办公用

36、品品，避免免资源浪浪费，减减少行政政开支，特制定定本制度度。二、本制制度所称称办公用用品分为为消耗品品、管理理消耗品品及管理理耐用品品三种。1、消耗耗品：铅铅笔、刀刀片、胶胶水、胶胶带、浆浆糊、大大头针、图钉、曲别针针、橡皮皮筋、笔笔记本、复写纸纸、打印印纸、卷卷宗、标标签、便便条纸、信纸、橡皮擦擦、夹子子、水蜡蜡、打印印油、钉钉书针等等；2、管理理消耗品品：签字字笔、白白板笔、笔式擦擦、萤光光笔、涂涂改液、电池等等；3、管理理耐用品品：剪刀刀、美工工刀、钉钉书机、打孔机机、大型型削笔器器、算盘盘、钢笔笔、复印印机、计计算机、印泥、打印机机、电脑脑、投影影机、照照像机等等电器、办公桌桌椅、茶茶

37、具、沙沙发、饭饭堂餐具具等。三、办公公用品采采购程序序1、办公公用品原原则上实实行集中中采购，每半个个月采购购一次，一次采采购达到到10000元以以上金额额，须材材料管理理中心人人员参与与共同实实施。各各部门于于月初11-3号及及月中115-17号号填写办公用用品采购购申请单单，申申报本部部门需用用办公用用品计划划，经部部门经理理、行政政部经理理、主管管领导审审批后，由行政政部统一一采购。管理耐耐用品的的申购不不受上述述时间限限制。2、行政政部在收收到经领领导审批批的办办公用品品采购申申请单后视具具体情况况安排采采购；行行政部可可酌量库库存部分分必需品品、采购购不易或或耗用量量大的办办公用品品

38、；临时时急需物物品采购购，可先先经行政政部同意意或电话话请示同意意采购后后，按上上述程序序补办手手续。3、印刷刷品（如如信纸、信封、表格等等）除各各部门特特殊表单单外，其其印刷、保管均均由行政政部统一一办理。4、每年年度对采采购网点点进行投投标选择择，择优优选择供供应商；由采购购管理中中心、行政管理理中心及及各部门门成立小小组对供供应商进进行审查查；所有有的采购购必须在在选定的的供应商商内进行行。四、办公公用品的的领用1、办公公用品分分为个人人领用与与部门领领用两种种。“个人领领用”系个人人使用保保管用品品，如圆圆珠笔、橡皮擦擦等；“部门领领用”系本部部门共同同使用用用品，如如打孔机机、大型型

39、钉书机机、复印印机等。2、行政政部为各各部门及及个人设设立“办公用用品领用用签收记记录薄”，于办办公用品品领用时时分别登登记，并并控制办办公用品品领用数数量。3、消耗耗品可依依据历史史记录（如以过过去半年年耗用平平均数）、经验验法则（估计消消耗时间间）设定定领用管管理基准准（如原原珠笔每每月每人人发放一一支），并可随随部门或或人员的的工作状状况调整整发放时时间。4、管理理消耗品品应限定定人员使使用，自自第二次次发放起起，必须须以旧、废品替替换新品品，但纯纯消耗品品不在此此限。5、管理理耐用品品一般限限部门领领用，即即归一个个部门共共同使用用；因个个人原因因需领用用耐用品品时，须须分管领领导同意

40、意。管理理耐用品品列入移移交范围围，如有有故障或或损坏，应以旧旧品换新新品，如如遗失应应由个人人或部门门赔偿。6、新进进人员到到职时由由各部门门主管填填写办办公用品品申领单单向行行政部申申领，并并记入领领用薄，人员离离职时，应将剩剩余办公公用品交交还本部部门。五、办公公用品的的管理1、行政政部指定定专人统统一管理理办公用用品，如如保管者者遇特殊殊情况外外出办事事，则须须将库房房钥匙交交给行政政部负责责人。2、行政政部可根根据库存存统计情情况，对对常用办办公用品品进行及及时申购购。3、行政政部有责责任提醒醒领用人人注意节节约，合合理利用用资源。4、员工工离职时时需交还还耐用品品及未用用完的易易耗

41、品。丢失耐耐用品时时须折价价赔偿。5、办公公用品严严禁拿回回家及私私用，违违者处以以私占物物品价值值10倍倍（不低低于1000元）的罚款款。第五节 办公公设备管管理制度度一、电话话、传真真机的使使用管理理：（一）电电话机1、电话话是集团团与外界界沟通、开展业业务之用用，不得得用于私私人通话话而影响响正常的的工作；员工打打电话应应事先作作好准备备，用语语尽量简简洁、明明确。 2、外线线电话要要保证响响铃三声声内有人人接听，接听电电话用语语要标准准、态度度要温和和、做到到有礼有有节。 3、自觉觉管理本本部门或或本人电电话，外外人或其其它部门门人员不不得擅自自拨打。4、严禁禁用集团团电话拨拨打私人人

42、国内、国际长长途，但但遇特殊殊情况拨拨打时需需由部门门经理批批准，费费用自己己承担，由行政政部核算算后，交交财务部部在工资资中扣除除； （二）传传真机 1、集团团有传真真机的部部门应设设专人管管理，且且只为传传真使用用，无特特殊情况况不许用用于通话话；2、若需需发传真真时，由由部门经经理确认认后由传传真机管管理人员员负责传传真登记记并发送送，确保保对方接接收；3、负责责传真的的人员对对重要传传真文件件要做好好保密工工作；（三）注注意事项项 1、每位位员工都都应时刻刻保持电电话及传传真机的的清洁卫卫生；2、行政政部每季季度打印印一次长长途电话话清单以以备抽查查；3、员工工因联系系业务拨拨打长途途

43、电话时时，请使使用IPP电话业业务。4、凡拨拨打私人人电话者者，一经经查证，除补交交相应电电话费用用外，并并予以记记过处理理。5、严禁禁拨打声声讯电话话，一经经发现按按记过处处理，其其声讯费费用由本本人承担担；对拨拨打私人人电话屡屡教不改改者，按按严重违违纪处理理。二、电脑脑、打印印机、扫扫描仪的的使用管管理：（一）电电脑的使使用1、行政政部对集团所有有的电脑脑进行登登记造册册，注明明使用部部门、用用途和使使用人。2、集团团使用的的所有电电脑必须须安装杀杀毒软件件，由行行政部规规定时间间，统一一对电脑脑定期进进行病毒毒检查，有效抑抑制病毒毒的发生生，保证证电脑的的正常使使用。3、各部部门的电电

44、脑实行行专人专专用，使使用人员员负责对对使用的的电脑、打印机机及扫描描仪进行行日常维维护，其其他人员员未经允允许不得得擅自使使用。4、禁止止使用不不明软件件安装盘盘，不要要浏览不不明邮件件。当电电脑出现现运行缓缓慢、经经常死机机、不能能正常启启动等故故障时及及时向行行政部反反映，由由行政部部网管处处理。5、集团团员工不不得使用用集团电脑脑上网聊聊天、玩玩游戏等等。（二）电电脑内存存文件及及拷贝文文件的管管理与保保密1、电脑脑使用人人员要负负责自己己所管理理文档的的安全性性，不得得将涉及及集团秘密密的文件件外泄。 2、对重重要文件件需设置置密码并并及时拷拷贝及备备份，并并作好标标识，以以便今后后

45、资料的的查询及及修改。3、未经经允许任任何人不不得私自自打印和和拷贝集集团文件件带出集集团。4、电脑脑使用人人员若离离职，必必须把开开启电脑脑的相关关密码、拷贝及及备份软软盘向行行政部交交接，行行政部对对电脑进进行检测测无误后后方能办办理离职职手续。（三）违违规操作作责任严禁私自自动用他他人电脑脑、严禁禁用办公电脑脑上网聊聊天、看看小说及及电影、玩游戏戏，或做做与工作作无关的的事情，违者给给按记过过处理。有意损坏坏电脑及及相关配配置者，承担相相关的维维修费用用，并记记过处分分一次，情节特特别严重重的予以以开除。电脑使用用人员文文件管理理不力，造成泄泄露集团团机密者者，按严严重违纪纪处理；若因泄

46、泄密导致致集团遭受受较大经经济损失失的，将将追究其其法律责责任。擅自动用用他人电电脑，盗盗窃集团团机密文文件，造造成泄密密，一经经查证给给予开除除；若因因泄密导导致集团团遭受较较大经济济损失的的，将追追究其法法律责任任。三、复印印机的使使用管理理： 1、复印印机由使使用部门门设专人人负责保保管、使使用和维维护。 2、负责责人要事事先做好好复印纸纸、墨粉粉、载体体、专用用维修工工具等的的保管使使用工作作，提前前一个月月做好消消耗材料料计划。 3、集团团内部职职能部门门需复印印文件和和文字材材料，复复印人员员按要求求完成复复印工作作，对重重要文件件复印要要严守机机密。4、未经经主管人人员审批批同意

47、，任何人人不得私私自复印印任何文文件和文文字材料料。5、复印印人员必必须在复印登登记薄上按要要求进行行登记。四、行政政部负责责定期对对办公设设备进行行维护与与保养；保证相相关设备备处于正正常工作作状态；办公设设备出现现故障，应及时时联系维维修。第六节 卫生生、安全全管理制制度一、目的的：为员员工提供供一个整整洁、卫卫生、舒舒适的工工作环境境。二、集团团各办公室室、会议议室、洗洗手间、过道等等公共场场所由专专人负责责清洁。三、所有有垃圾必必须倒入入指定地地点。四、各部部门负责责人对所所在办公公地点的的卫生应应负督查查之职，做到桌桌椅及其其它办公公用品摆摆放协调调、整齐齐，有序序。五、各部部门应积

48、积极倡导导文明办办公，礼礼貌用语语，创造造优美、舒适、和谐的的办公环环境。六、每日日下班时时各部门门必须有有专人检检查门窗窗、电灯灯、电脑脑、空调调、饮水水机、电电源等是是否关闭闭；行政政部必须须有专人人巡查集集团公共共场所。七、各员员工必须须完成个个人工作作区内的的清洁卫卫生。不不得随地地吐痰，不得随随手乱扔扔垃圾、纸张，不得在在上班时时间吃东东西，不不得在办办公区域域内吸烟烟。用完完餐后自自己必须须清理干干净所掉掉的饭菜菜及用餐餐处的卫卫生。第七节 礼仪仪规范为了提升升集团员工工素质，维护集集团形象象，特对对接待、电话联联系等用用语作如如下规范范：一、礼貌貌用语1、文明明礼貌十十字用语语请

49、、您好好、谢谢谢、对不不起、再再见。2、问候候用语语言问候候：您好好、早上上好、中中午好、晚上好好行为问候候：点头头、微笑笑、握手手。3、称谓谓用语姓+老板板（如：王老板板）、姓姓+先生生、女士士（如：王先生、王小姐、王女士）、姓+职业（如：王王老师、王医生生）、贵贵集团（单单位）4、介绍绍用语自我介绍绍用语我是XXXX，认认识你很很高兴；我是XXXX，在*集团团工作。介绍他人人用语请允许我我向您介介绍一下下，这是是XXXX；让我我介绍一一下，这这是XXXX。5、接待待用语您好，欢欢迎到*集集团检查查指导工工作；您您好，有有什么事事需要帮帮忙吗；请稍候候，我马马上去通通报；XXXX人人去XXX

50、X地方方了；方方便的话话，请把把事情告告诉我，我转告告他；请请留下地地址、电电话，XXXX人人回来后后，我转转告他，让他与与您联系系；欢迎迎下次再再来。6、联系系业务用用语您好，我我是*集团团XXXX，请问问XXXX人在吗吗？我来来办XXX事情；请问XXX事需要要找哪一一位来处处理。7、集团团员工上上班时见见面要与与对方问问候“你好”，下级级先问候候上级，同级先先见先问问；每天天见到客客人时，应先问问“你好”并为客客人让路路指引。8、上班班要着装装整洁，女士要要化淡妆妆。二、电话话用语接电话礼礼仪铃响有人人接勿等等振四声声首先问“您好”然后报报“名号”问话细温温声答语语意要清清通话要简简短用词

51、词要文明明结束说“再见”挂机轻轻又慢短短几句句话展现现人文化化保持电话话的清洁洁，通话话时原则则上长话话短说，不得拨拨打私人人电话。接听电话话用语1、您好好！*集团团，有什什么事需需要帮助助吗？好，请稍稍等。2、您好好，*集团团！您找找那位？他（她）出去办办事了，我能不不能替您您转告呢呢？好的，请问您您贵姓？能留下下您的电电话号码码吗？他（她）回回来后我我一定转转告不用谢谢，再见见！3、您好好！*集团团，请问问您找谁谁？XXXX外出出办事了了，您有有什么事事能由我我转告吗吗？如对对方愿意意好，我一定定会转告告他（她她）！请请问您是是那个单单位的？您贵姓姓？能留留下您的的电话号号码吗？谢谢！拨打

52、电话话用语1、您好好!我是是*集团，明明天XXXX时间间我们将将去好的，那我们们明天XXXX时时间准时时到达，谢谢！2、您好好！我是是*集团！您您这是 XXXX 部吗吗？麻烦您帮帮我找XX经理接接电话（或XXXX先生生）谢谢!3、您好好！我是是*集团！您您这里是是外来电话话的处理理1、办公公室电话话铃响后后原则上上由电话话使用人人接听，若对方方要求转转电话，则要求求对方稍稍候，手手捂听筒筒（绝不不要大喊喊大叫）要对方方所找的的人接电电话。2、铃响响后必须须保证有有人接听听，若本本人不在在，其他他人员接接听后必必须将相相关事项项如实作作好相关关记录，并负责责转告其其本人；若是紧紧急事情情，必须须

53、及时电电话通知知其本人人或该部部门负责责人。3、是客客户来电电咨询服服务内容容，若接接听人对对所问事事项不是是很了解解，则一一定要请请相关部部门人员员接听；若是客客户要求求提供相相关服务务或有关关业务方方面的事事情，则则及时转转给相关关部门负负责人处处理（若若负责人人不在，可暂由由该部门门人员处处理，事事后必须须向负责责人汇报报）。电话忌语语喂，你是是谁；你你找谁；怎么搞搞的，打打错了；给我找找XXXX等粗俗俗用语。三、前台台接待礼礼仪1、若有有集团领导导的客人人来访，原则上上由前台台文员或或行政部部经理进进行前期期接待；前台必必须始终终保持整整洁，前前台文员员必须着着装得体体。 2、客客人来

54、访访时前台台文员必必须起身身接应，面带微微笑，简简单问明明来客身身份及拜拜访何人人（态度度要热情情）；若若是来访访董事长长、副董董事长、总经理理的，则则先请客客人落座座，让客客人稍候候，及时时告知相相关领导导，征得得同意后后，再将将客人带带进领导导办公室室；给客客人端上上茶水，然后退退出办公公室并随随手轻轻轻关上门门。3、若来来访人员员随集团团领导一一起进入入办公室室，若在在走道或或进门时时与之碰碰面，则则点头微微笑；接接待人员员要及时时给客人人倒茶，退出办办公室时时随手轻轻轻关上上门。4、客人人离开集集团时，前台应应起身指指引；话话别时用用语：您您慢走、欢迎下下次光临临等。四、进出出办公室室

55、礼仪1、若要要进领导导办公室室，应先先敲门（原则上上敲两下下，用力力度要以以听得清清为宜），征得得同意后后再进入入，办完完事出门门时将门门轻轻关关上。2、若有有事进入入其他部部门办公公室，应应先敲门门，进入入后不得得随便动动用他人人物件。若集团团领导进进入部门门办公室室时，由由部门经经理起身身迎接；若经理理不在，则由就就近人员员起身接接待，听听候领导导垂询和和吩咐。客户接待待指引一、目的的为规范客客户接待待工作，维护公公司良好好的企业业形象，提升综综合管理理水平，特制订订本指引引。二、职责责1、市场场营销中中心经营营部或工工程管理理中心商商务部门门是客户户接待的的主导部部门，对对应处理理客户的

56、的联络、公司内内部接待待工作的的协调等等事项；2、行政政部协助助经营部部或商务务部门完完成接待待工作，负责车车辆、会会议室、茶水、水果、彩册、播放宣宣传资料料等后勤勤服务工工作；三、内容容1、客户户到访信信息的接接收：经营部或或商务部部门在接接收客户户到访的的信息时时，需明明确客户户到访时时间、人人数、人人员级别别、到访访目的等等信息。如果需需要安排排接机或或安排住住宿的，还需要要求对方方提供到到访者的的姓名及及联络方方式，如如果是重重要客户户的重要要人物到到访，还还需注意意了解对对方对住住宿、饮饮食方面面的特殊殊要求；2、客户户到访信信息的整整合：2.1、经营部部或商务务部门接接收到客客户到

57、访访信息后后，需使使用接接待考查查登记表表对客客户到访访信息进进行整合合，该登登记表中中除应包包含到访访客户的的信息外外，还应应对公司司内部的的接待准准备工作作提出要要求，如如协助接接待的公公司领导导和人员员，是否否安排车车辆，是是否需水水果，使使用哪个个会议室室等等；2.2、经领导导审签完完毕的接待考考查登记记表至至少在客客户到访访前一天天提交给给相关部部门或人人员；3、客户户到访信信息整合合后的处处理：3.1、经营部部或商务务部门对对客户到到访信息息整合完完毕后，应根据据客户的的要求完完成接机机、住宿宿的相关关准备工工作。如如接机牌牌的制作作，接机机者的安安排，跟跟进车辆辆的安排排工作，就

58、餐时时的陪同同人员等等，同时时知会参参加接待待的人员员相应事事项；3.2、行政部部在接到到经营部部或商务务部门提提供的经经领导批批准的接待考考查登记记表后后，应根根据表中中的要求求作好相相应的工工作安排排。如前前台接待待人员的的着装，楼梯间间及电梯梯口的清清洁，电电子滚动动屏的欢欢迎词，通道的的卫生，会议室室的卫生生，座位位牌的摆摆放，鲜鲜花、茶茶水及水水果的准准备，公公司宣传传片的播播放，音音频设备备的调校校等；3.3、经营部部或商务务部门的的当次接接待负责责人员应应于约定定的客户户到达时时间前330分钟钟对整个个接待工工作的准准备情况况进行检检查，发发现还有有未准备备到位的的工作，应及时时

59、跟进处处理；4、客户户到达后后：4.1、如果公公司安排排接机或或安排车车辆接客客人至公公司时，跟车者者需在车车辆进入入保税区区三号门门关口时时电话通通知当次次接待的的负责人人；如果果客户自自行前来来，当次次接待的的负责人人应在约约定到达达时间前前15分分钟致电电客户，确认其其所在位位置；4.2、确定客客户的方方位后，如果该该客户对对公司来来说非常常重要，经营部部或商务务部门当当次接待待负责人人应在一一楼迎接接；4.3、无论客客户重要要与否，无论客客户是否否准时到到达，一一旦预约约的客户户到达公公司前台台，前台台接待人人员应立立即起身身迎接，带领客客户缓步步进入预预定的接接待场所所，另一一名前台

60、台人员则则需同时时通知本本次接待待的负责责人；4.4、前台接接待人员员将客户户引入接接待场所所后，应应引导其其在指定定的位置置就座；4.5、经营部部或商务务部门接接待人员员收到客客户已到到公司的的信息后后，应即即时通知知预定参参加接待待的其他他人员前前往预定定的接待待场所；4.6、公司内内部参与与接待的的人员落落座后，当次接接待负责责人应对对双方作作简要介介绍，互互换名片片，开始始正式洽洽谈；4.7、行政部部播放宣宣传片的的人员应应提前将将宣传片片调整到到播放页页面，一一旦宣布布观看宣宣传片，则可立立即播放放。在播播放宣传传片时，应注意意会议室室灯光的的调整，同时注注意挪动动前排座座椅的位位置