(BT-XZ-209)接待工作管理制度

1、编号：BT-XZ-209版 本 号A接待工作管理制度修改次第00页次/总页数 接待工作作管理制制度受控状态态：_受受控_发放编号号：_生效日期期：_20007-04-02_版本/修修改次第第更改页次次/章节节编制审核批准生效日期期1总则1.11.21.3为树立公公司的良良好形象象，扩大大公司对对外联系系和交流流，使接接待工作作规范、有序，特制定定本制度度。接待工作作的原则则是：热热情周到到、讲究究礼仪、勤俭节节约、统统一协调调。本制度适适用于公公司重大大活动、会议等等的接待待工作。2管理职责责2.12.22.3办公室为为公司接接待工作作的归口口管理部部门，负负责接待待工作的的安排和和管理，拟定

2、重重要来宾宾的接待待计划，协调相相关部门门落实接接待任务务，提供供后勤保保障。公司办公公室分管管领导，负责审审核接待待计划、协调有有关接待待事项及及接待费费用，报报总经理理审批。公司各部部门负责责本部门门的接待待工作；每月统统计接待待情况报报办公室室登记备备案；同同时应完完成公司司安排的的各项接接待任务务。3类型与标标准3.13.1.13.1.23.1.33.1.43.23.33.3.13.3.23.43.4.13.4.23.5本办法所所指接待待对象，按来访访事由不不同，主主要分成成以下几几种类型型：公务来访访a)政府府职能部部门、行行业主管管部门工工作人员员来公司司检查工工作；b)项目目合作

3、项项目部来来公司洽洽谈工作作事宜；c)有合合作意向向的投资资项目部部、金融融机构来来公司考考察；参观来访访a)各级级党政机机关领导导来公司司视察工工作；b)各地地机关、企事业业项目部部来公司司参观考考察；c)购房房客户参参观考察察。会议活动动来访应邀前来来参加公公司会议议、活动动的各级级领导、专家、新闻记记者等。其他来访访客人。按接待对对象级别别不同和和对公司司业务的的影响不不同，分分为重要要来宾和和一般来来宾。招待原则则和标准准：参观接待待根据需需要安排排招待用用餐；住宿标标准：a)一般般来访客客人安排排公司签签订协议议的酒店店普通标标准间；b)公司司领导出出面接待待的外地地重要来来宾住宿宿

4、，由办办公室根根据需要要安排。用车标准准：一般公务务来访，根据情情况需安安排用车车的，由由办公室室统一调调度；列入计划划的重要要来宾来来访用车车，公司司应优先先予以保保证，车车型、驾驾驶员、用车天天数等内内容应事事先在接接待计划划中明确确。接待规格格：重要来宾宾可安排排对口业业务的分分管副总总经理或或总经理理出面接接待会晤晤；其他他来宾根根据情况况由相关关人员接接待。4计划与准准备4.14.24.34.3.14.3.24.3.34.44.4.14.4.24.4.34.4.44.4.54.4.64.4.74.4.84.4.94.4.104.4.114.4.124.54.64.74.8办公室在在接

5、到公公司领导导通知或或相关项项目部重重要来访访预约时时，应做做书面登登记。对对重要来来宾接待待，须在在详细了了解接待待要求的的基础上上拟定接接待计划划，排出出日程安安排表，报总经经理审定定后及时时通知相相关部门门和领导导；对一一般来宾宾酌情安安排业务务对口部部门接待待；公司各部部门在接接到重要要来访预预约后，须填写写接待待申请单单(见见附件)报办公公室，并并协助拟拟定接待待计划。需公司司领导出出面、办办公室协协调的重重要接待待一般应应提前22天告知知办公室室；对时时间紧迫迫的临时时重要接接待任务务，可先先在电话话中请示示，并经经总经理理同意，在完成成接待后后补办手手续。重要来访访接待计计划应载

6、载明以下下内容：接待类别别：公务务来访、参观、参加会会议或其其他。来宾基本本情况a)来访访项目部部名称、领导姓姓名、职职务等；b)来访访具体时时间、人人数，当当地陪同同来访的的领导和和人数；c)来访访的目的的和要求求；d)在本本地逗留留的天数数。具体接待待安排a)明确确主要接接待的部部门，相相关配合合的部门门，接待待人员分分工及职职责，出出面接待待的领导导和陪同同人员；b)参观观线路或或洽谈、举行活活动的场场所；c)费用用预算。重要接待待计划还还应考虑虑以下内内容：是否安排排车辆接接送；是否需要要会场布布置，包包括花卉卉、烟茶茶、音响响设备、投影设设备、领领导席笺笺、横幅幅等；是否制作作欢迎牌

7、牌、指示示牌；是否安排排礼仪；是否需要要邀请新新闻媒体体和草拟拟新闻通通稿；是否安排排摄影摄摄像；是否需要要准备公公司宣传传资料； 是否宴请请，包括括宴请时时间、地地点、参参加人员员、标准准； 是否安排排住宿，是否在在房内放放置鲜花花水果；是否安排排游览、购物、娱乐；是否需要要赠送礼礼品；其它需要要说明的的事项。对重要参参观来访访，主要要接待部部门应按按计划通通知参加加会晤的的领导、陪同人人员、落落实会晤晤时间及及场所。确定来来宾访问问路线并并检查相相关设施施，确保保电梯安安全完好好，环境境、楼道道、洗手手间清洁洁，欢迎迎牌的设设置和内内容正确确，摄像像机、照照相机电电源充足足。对重要公公务来

8、访访或会议议来访，主要接接待部门门应根据据计划和和来宾要要求，提提前预订订好来宾宾下榻的的宾馆；根据计计划预订订宴请的的酒店；依据所所定用餐餐标准，安排迎迎合来宾宾地方口口味的饭饭菜及烟烟酒、饮饮料；根根据计划划确定游游览路线线、购物物商场、娱乐项项目；定定制的礼礼品要保保证质量量。对大型会会议或活活动的来来访接待待，主办办部门应应事先准准备公司司简介等等相关资资料；检检查会场场水电、桌椅、投影仪仪、音响响等设施施；安排排礼仪人人员，准准备签到到册、名名片盒等等。办公室按按接待人人数调度度安排接接待所需需车辆，并留有有余地；须保证证车辆清清洁，安安全性能能良好；公司车车辆应服服从办公公室的统统

9、一调度度。5行为规范范5.15.1.15.1.25.1.35.1.45.25.35.4接待礼仪仪：仪表：面面容清洁洁，衣着着得体；举止：稳稳重端庄庄，从容容大方；言语：语语气温和和，礼貌貌文雅；态度：诚诚恳热情情，不卑卑不亢。接待程序序中要注注意把握握迎候时时间，提提前等候候于公司司门口或或车站机机场；接接待人员员引见介介绍主宾宾时，要要注意顺顺序；接接受名片片时，要要以恭敬敬的态度度双手接接受，默默读一下下后郑重重收入口口袋中；过走廊廊时，通通常走在在客人的的右前方方，不时时左侧回回身，配配合客人人脚步，转弯处处伸右手手示意，并说“这边请请”；进电电梯时要要告诉客客人上几几楼，让让客人先先进

10、，先先出；客客人落座座后，要要以双手手奉茶，先客人人，再主主人，先先领导，后同事事；送客客时根据据身份确确定规格格，若送送至大门门口、汽汽车旁，招手待待客人远远去，方方可离开开。接待中涉涉及机要要事务、秘密文文电、重重要会议议，要特特别注意意保密；接待中中既要熟熟练介绍绍公司情情况，又又要注意意内外有有别，严严守本项项目部商商业机密密；对不不宜摄影影摄像的的场合，应向参参观人员员说明。接待中应应厉行节节约，精精打细算算，不摆摆阔气，不讲排排场，不不奢侈浪浪费。6接待费用用与信息息反馈6.16.2公司各部部门的接接待费用用在公司司业务费费中列支支。接待待人员于于完成接接待任务务后3天天内，按按财务报报销流程程报总经经理审批批。接待人员员应及时时撰写重重要来访访信息稿稿交办公公室；将将与来访访者交流流中取得得的信息息汇总整整理，提提取其中中对公司司有价值值