人事档案管理制度

1、xxxxx工程有限公司人事档案管理制度一、目的（一）为规范人事档案管理，使人事档案管理程序化、流程化；（二）为员工职务任免、调动、奖惩、考核提供员工综合能力和表现的准确信息，特制定本办法。二、范围人事档案管理包括建立、变更、保管、调阅、封存、销毁等管理和北京市户口人员档案托管。三、员工人事档案是关于员工个人及有关方面历史情况的资料。由员工入职时向公司提供的资料和本人在职期间个人工作记录组成，其内容主要包括：（一）入职时提供的资料1、员工登记表；2、个人简历；3、一寸近照2张；4、毕业证书复印件；5、职称证、特种作业人员上岗操作证或资格证等相关资质证件复印件；6、身份证复印件；7、离职证明或承诺

2、书；8、体检表；9、担保书（如有）；10、员工培训记录表；11、劳动合同。（二）试用期资料1、试用期综合评估表；2、员工转正考核审批表。（三）在职期间资料1、职务任免/升降/调动资料；2、薪资调整资料；3、绩效考核资料；4、奖惩资料、突出事迹记录等；5、员工培训资料、培训合同等。（四）人事电子档案人事花名册将员工信息录入电脑形成人事电子档案人事花名册，内容包括部门、职务、姓名、性别、出生年月、婚否、民族、政治面貌、毕业院校、专业、学历、职称/资格证书、已存证件、入职日期、身份证号码、身份证地址、加年薪月份、劳动合同类型、劳动合同期限、参保情况、参保时间、缴费类别、缴费基数、工资明细、补助明细、

3、户口所在地、是否退休、档案所在地、联系方式、紧急联系人及联系方式。四、人事档案的管理程序（一）人事档案的建立1、人力资源部为入职者办理入职手续时要清点需交缴的相关资料，对交缴资料不全的，应限期补全，特殊情况需经总经理批准。员工提供人事档案内容必须是个人情况真实反映，不能提供不实或虚报资料。如有提供虚假资料情况出现，一经查实，应承担相应的责任。2、人力资源部对当天入职者人事档案必须在当天录入人事花名册；员工的原始档案要在三天内归档保存，并建立人事档案目录。劳动合同待公司审批后当天归档保存；3、人力资源部将档案夹分部门编号存放，先按照部门分别编号，取部门的英文或中文缩写，再按照职务高低或岗位进行编

4、号。档案编号规则是部门号职务编号序列号，例如，人力资源部编号是HRXXYY。（二）人事档案资料的变更1、员工所提供的资料在职期间有变化的，应以书面方式及时准确地向人力资源部报告，以便使员工个人档案内有关记录得以相应更正，并在人事档案目录中列出和在人事花名册里做相应的更改，确保人事档案资料正确无误；2、员工有职务任免/升降/调动、薪资调整、绩效考核、奖惩、培训等人事动态时，人事档案管理人员应及时进行记录或修改，并在人事档案目录中列出，并在人事花名册里做相应的更改，确保人事档案的正确性。（三）人事档案的保管1、员工人事档案属于公司秘密，员工人事档案为公司管理的决策部门提供各种人事方面的基本数据，并

5、为人事统计分析提供资料，公司人力资源部依据国家有关档案保密的法规和制度进行管理，确保档案的完整和安全；2、人事档案要按照人事管理权限，及时全面的将与人事关系有关的资料收集到人力资源部，并补充进人事档案，使人事档案完整。人力资源部可根据需要和档案欠缺材料的情况，要求各部门有关人员补充材料；3、公司人力资源部对在职员工人事档案资料内容，一概不得加以删除或销毁；4、人力资源部经理定期或不定期的对人事档案进行抽查，确保人事档案与实际情况相一致。（四）人事档案的调阅1、查阅：凡属考察、任免、调动、奖惩、审计等工作范围均经人力资源部经理批准后方可在档案管理处查阅，员工个人档案不得带出公司档案室或人力资源部

6、，查阅档案资料只能在人力资源部相关人员在场的情况下进行。2、借阅：公司领导、系统负责人和部门经理查阅或借阅，或需将人事档案拿出档案存放处借阅，必须填写人事档案借阅登记表，注明借阅理由、归还时间，经人力资源部经理同意方可借阅，并在人事档案借阅登记表上签字。借阅档案必须在当日内归还，档案管理员根据归还情况在人事档案借阅登记表上注销其借阅记录。（五）人事档案的封存离职人员档案管理1、员工离职当日由人事档案管理人员将人事花名册中电子档案移入离职库内，注明离职日期和离职原因；2、员工离职后当月，人事档案管理人员必须把离职人员档案提取归档到离职人员档案柜，并不得随意销毁，档案保存期限为5年。（六）人事档案

7、的销毁已过封存期需销毁的档案，由档案管理员认真查阅，核对出无价值的档案材料。由人事档案管理员列出明细提出申请经人力资源部经理审核，主管领导审批总经理批准后销毁。需销毁的档案由专人现场负责粉碎或焚烧、拍照，其结果要记录在案。（七）北京市户口员工档案托管1、北京市户口人员需确认调入人事档案时间并由人力资源部跟进到人才服务中心或职介存档，（公司托管档案的机构有海淀区职业介绍服务中心和海淀区人才服务中心）；2、具体调档表格需要根据各中心的表格进行填写。根据符合条件的人员或员工个人意愿，填写人事档案调入（调出）审批表按相关程序审批，由人事档案管理人员告知，提交相关材料，办理存档（调出），同时登记人事档案调入（转出）登记表。具体见附件员工存档办理流程。3、人事档案管理员要将各中心的存档情况列出明细表，并跟进托管费用的缴纳。五、附则（一）本制度由人力资源部拟订，修改权和解析权属人力资源部。（二）本管理制度