上海区域公司工程类档案归档标准操作流程

1、上海区域公司工程类档案归档标准操作流程编制部门：工程管理部 编制日期：工程管理标准流程第一篇目 录前言前期配套类文件！设计图纸类文件！工程施工类文件！成本合同类文件（开发相关）一、前言第一条 为了加强公司工程类档案的系统管理，实现档案管理的标准化、制度化，更好地为公司各项工作效劳，根据上海市城建档案系统关于城建档案归档的要求和结合公司实际情况，因繁就简，从开发主要路线出发，特制定本方法。第二条 本方法执行人为各工程各部门工程助理，工程管理部负责对本方法进行答疑。二、前期配套类文件第一条 归档目录前期配套类文件归档涉及部门为：工程部行政人事部具体归档目录如下表所示：序号前期配套类文件归档归档部门

2、备注一立项阶段文件项目部行政部2014年以后项目只需要立项备案1项目建议书以及批复意见原件2可行性研究报告（附件）以及审批意见原件3与立项有关的会议纪要原件4环境影响评价报告以及批复原件5节能评估报告以及批复原件6排水许可或排水接管证明原件7其他与立项有关的文件原件二土地阶段文件1土地出让文件原件2土地中标通知书复印件原件3土地出让合同（补充合同）复印件原件4国有土地使用权证及其附图复印件原件5建设用地规划许可证及其附件附图复印件原件6房屋土地权属调查报告附勘测定界图原件7地籍图原件8建设用地批准书原件序号前期配套类文件归档归档部门备注项目部行政部9土地订界报告以及附图原件10地形图原件11道

3、路红线图原件12河道蓝线图原件13土地出让金缴纳凭证复印件原件存财务14契税完税凭证复印件原件存财务15地名批复原件16编订门弄楼号牌号原件三报建阶段文件1工程报建IC卡复印件原件2勘察中标通知书原件3勘察备案合同原件4设计中标通知书原件5设计备案合同原件6监理中标通知书原件7监理备案合同原件8总包中标通知书原件9总包备案合同原件10防雷工程检测验收登记表原件11防雷工程设计审核意见书原件12安全质量监督报监办结单原件13散装水泥/墙体基金预缴收据复印件原件存财务14渣土处置证原件15建设工程施工许可证原件序号前期配套类文件归档归档部门备注四规划设计阶段文件工程部行政部1规划文本（报详规用）原

4、件2修建性详细规划批复原件3日照报告原件4交通影响评价以及批复原件5方案文本（报方案用）原件6方案征询意见（卫生、环保、绿化、交通、水务、民防、房管、节能等）原件7配套单位征询意见（水、电、煤、电信、有线）原件8规划部门方案批复原件五施工图设计阶段文件8审图合格证原件9盖有审图章的全套施工图原件10各部门审查意见（卫生、消防、民防等）原件11审图合格证备案证明原件12建设工程规划许可证原件13盖有规划许可章的施工图原件14放样复验申请表原件15竣工规划验收申请表原件六开工阶段文件1建设工程放样复验结论单原件2配套合同（水、电、煤、电话、电视、宽带）原件七预售阶段文件1面积预测报告原件序号前期配

5、套类文件归档归档部门备注工程部行政部2节能备案登记表原件3大配套费缴纳证明复印件原件存财务4进度见证报告原件5预售许可证原件八竣工验收阶段文件1公安编号验收批复原件2邮政信报箱工程验收意见原件3供电验收意见原件4雨污水工程验收意见原件5自来水供水验收意见原件6燃气工程验收意见原件7电话通信工程验收意见原件8有限电视工程验收意见原件9环保工程验收合格通知书原件10特种设备安装质量监督检验证书（附电梯检验报告）原件11技防办验收意见原件12交通标识工程验收意见原件13防雷工程竣工验收意见原件14交通部门停车位验收意见原件16建设工程竣工测绘报告原件17卫生防疫竣工验收意见原件18人防工程竣工验收备

6、案证明（附图）原件19消防工程竣工验收证明原件序号前期配套类文件归档归档部门备注工程部行政部20绿化配套竣工验收证明原件21建设工程质量监督报告原件22城建档案验收合格证原件23规划验收意见书(附竣工测量总平图）原件24绿化配套竣工验收证明原件25建设工程质量监督报告原件26城建档案验收合格证原件27规划验收意见书(附竣工测量总平图）原件28住宅项目建设工程竣工验收备案表原件九交付阶段文件1房屋面积实测报告复印件2新建住宅入住许可证复印件3用地核验报告复印件4住房公益性公共设施和业主共有房屋确认证明复印件5房产交易大产证复印件第二条 归档方法1、根据第一条所列的归档文件目录，分别由工程部以及行

7、政部进行立卷归档，原件留存部门与复印件留存部门如第一条所示，工程部前期模块取得文件原件后应立即交由工程资料员进行归档登记，重要原件必须及时交由行政部门归档；2、区域公司将建立网络平台，工程资料员在取得原件后及时将扫描件上传至网络平台，以便各部门查阅；3、按照上表所列阶段进行分类归档，分类按次序存放，原件借阅流程参照行政部相关要求；4、工程每一期交付完成后，工程部所有前期配套文件由行政部进行回收并立卷存档。第三条 根本工作流程不含审批流程第四条 根本表单模板工程资料员前期模块行政文员重要原件归档取得文件一般原件登记/归档工程部重要证件对外借阅行政人事部1、工程部登记用录入网络平台2、行政部登记用

8、三、设计图纸类文件第一条 归档目录设计图纸类文件归档涉及部门为：工程部设计部具体归档目录如下表所示：序号设计图纸类文件归档归档部门备注工程部设计部一封存图纸（不可下发至施工单位！）1报规划证图纸全套（包括盖规划章的总平图)原件盖有规划章2审图图纸全套原件原件盖有审图章二大项目实施版本图纸1结构施工图原件原件先分楼栋再分专业进行分类归档，外场图纸不分楼栋2建筑施工图原件原件3建筑电气施工图原件原件4给排水施工图原件原件5采暖通风与空气调节施工图原件原件6 内装深化施工图原件原件7外装深化施工图原件原件8景观深化施工图原件原件9外场综合管线施工图原件原件10配套工程施工图原件原件11其他专业分包深

9、化施工图（电梯、泛光、智能化等）原件原件序号设计图纸类文件归档归档部门备注工程部设计部三售楼处图纸1外装深化施工图原件原件单独存档，售楼处完成后封存2内装深化施工图原件原件3电气与给排水施工图原件原件4采暖通风与空气调节施工图原件原件5景观深化施工图原件原件6智能化施工图原件原件四示范区图纸1外装深化施工图原件原件单独存档，示范区完成后封存2内装深化施工图原件原件3景观深化施工图原件原件4电气与给排水施工图原件原件5智能化施工图原件原件五设计变更1各专业设计变更原件原件抄送成本 以上图纸分类为根本图纸分类，每个工程有每个工程的特点可能在图纸方面有些许差异，但图纸存档方法以先分栋后分类存放为要。

10、设计变更统一存放，注明专业类别和所用于的楼栋。第二条 归档方法 1、设计图纸类文件的主要责任归档部门为设计部与工程部，故，图纸设计类文件在公司内部的发放端口为设计部文员，文件的接收归口为工程部资料员，在公司外部的发放端口为工程部资料员；2、设计部文员负责根据设计部设计师的要求进行图纸发放，要求建立图纸/变更发放台账，两者不可混淆，图纸与变更应同时发放至工程部与本钱部；3、工程部资料员接收到图纸设计类文件后即行归档，要求建立图纸/变更接收台账，登记归档后根据工程部专业工程师要求进行图纸发放，并要求建立图纸/变更发放台账;4、本钱部的图纸、变更接收由各个工程的派驻本钱工程师接收，由本钱部文员每周统

11、一登记并形成图纸/变更接收台账;5、实体图纸以及变更的归档以工程部为主，要求归档的图纸为最新版本，设计变更的复印件均装订于原图纸侧边，作废的图纸均应封存。工程上的图纸归档可采用图纸架的形式存放，每一层为一栋楼，各专业图纸有序平放，每一层每一位置均可设置标签，说明此图纸为何楼栋何专业图纸第三条 根本工作流程不含审批流程工程资料员设计部文员本钱工程师登记/发放登记/归档工程部使用本钱部文员每周登记施工单位使用第四条 根本表单模板1、设计部登记用2、工程部登记用3、本钱部登记用四、工程施工类文件第一条 归档目录工程施工类文件归档涉及部门为：工程部设计部具体归档目录如下表所示：序号工程施工类文件归档归

12、档部门备注一工程准备阶段文件项目部设计部1地勘报告（初勘、详勘）原件2桩基检测报告（小应变、静载）原件3场地初平图(方格网图）原件4总包、分包施工组织设计原件二施工阶段文件1施工专项方案（监理审批版）原件2总包、监理以及各分包单位、甲供材单位人员资质以及企业文件原件3基坑观测报告（持续）原件4监理工作月报原件5监理工作周报原件6监理工程师通知单原件7监理工作联系单原件8质安监站通知单原件9总包工作联系单原件10甲方工作联系单（以及回复）原件序号工程施工类文件归档归档部门备注项目部设计部11甲方工作指令单（及回复）原件抄送成本原件12各类工程相关交底纪要以及洽商纪要原件原件13技术核定文件原件原

13、件抄送成本原件14变更签证文件原件抄送成本原件三竣工阶段文件1各专业竣工图纸原件原件抄送成本原件2竣工报告（甲乙监理三方各持一份）原件3监理单位质量评估报告原件4地勘/设计/施工图审查单位质量检查报告原件5主体检测单位出具检测报告（砼强度、楼板厚度、钢筋保护层厚度等）原件6其他重要性能检测报告（外门窗三性、后置埋件拉拔、幕墙三性、防雷装置、外墙砖粘结强度等）原件7消防系统检测报告原件8室内环境检测报告原件9建设工程质量保证书(甲方出具)原件10建设工程使用说明书(甲方出具）原件第二条 归档方法1、根据第一条所列的归档文件目录，主要由工程部资料员对工程施工过程中文件进行归档整理，必要时需要抄送本

14、钱以及设计；2、甲方所存工程施工类文件与总包、监理方所存文件的种类有区别，施工类文件最终移交城建档案馆是以监理与总包文件为主，因此甲方资料员应根据“本区域城建档案归档清单目录不定时对总包和监理的材料进行检查；3、按照上表所列阶段进行分类归档，分类按次序存放，原件借阅流程参照行政部相关要求，同时工程资料员应使用施工类文件收发台账，记录文件往来情况，并以分类统装牛皮纸档案盒，并在档案盒上贴附目录，集中存放；4、工程每一期竣工完成后，工程部所有工程类文件连同前期文件统一整理交城建档案馆保存备案。 可如以下图一般，使用铁皮文件柜牛皮纸档案盒，集中存放文件，切不可无序乱堆放，不仅找寻不便，日后很可能会遗

15、失，造成麻烦。第三条 根本工作流程不含审批流程工程资料员工程专业工程师工程本钱工程师核量价、计入动态本钱编制单据登记/归档/发放工程部甲方工程指令单流程指令单原那么上需要本钱工程师签字方能下发施工单位/监理单位工程本工程师返回技术核定单编制/发起技术核定文件流程原那么上技术核定单需要经过本钱工程师签字方可下发施工单位监理单位工程部设计部设计单位审核/签字审核/签字审核/签字复核/盖章登记归档下发核量价、计入动态本钱编制/发起变更签证文件流程施工单位监理单位工程部本钱部审核/签字审核/签字核量价/计入动态本钱登记归档下发返回签证第四条 根本表单模板1、工作联系单模板2、工程指令单模板3、技术核定单模板4、变更签证单模板四、本钱合同类文件开发相关第一条 归档目录本钱合同类文件归档涉及部门为：本钱部工程部具体归档目录如下表所示：序号成本合同类文件归档归档部门成本部项目部一招标类文件1投标单位资质业绩等材料原件2投标单位经济标/商务标/技术标原件3商务谈判纪要原件4定标审批文件原件二付款类文件工程款支付申请文件原件原件工程款支付审批文件原件原件三合同类文件1设计类合同原件2前期配套类合同原件复印件3工程类合同原件复印件4咨询类合同原件复印件第二条 归档方法1、招标类文件由本钱部自行保管与建立档案，付款类文件由本钱部、工程部自行保存与建档，合同类文件原件一