监理项目实报实销费用管理办法

1、 监理项目实报实销费用管理办法 为了规范公司资金管理,精准使用，本着实事求事、事中管控、厉行节约的原则，使公司成本管理工作做到有章可循、有规可依、有据可查，特制定此制度。第二条 实报实销的范围1、监理项目组建后在公司核定包干费用之前需使用的费用； 2、监理项目的相关部门和单位要求项目监理人员参加的会议、学习、培训等，且当天不能回驻地的；3、因计量工作需要，业主或计量签字部门在300公里以外且当天不能回驻地的；4、其他因监理项目事项而产生又在核定包干费外的费用。第三条 实报实销费用申请原则及审批流程1、申请原则：一事一申请，实现申请、审批、支付、确认、（报销）模式的完整链条。2、申请前准备工作：

2、监理项目负责人及经办人，在申请前应按不同费用类别提前准备和完善好前期需准备的各种所需的资料与流程。特别是购买资产、设施设备、驻地建设等事项均需提前上报，完善申请申购审批资料，相关的管理部门作好审核工作，签字确认后方可走资金申请审批流程。3、审批流程：填写监理项目氚云项目,根据事情的紧急程度在1-5天内各部门走完审批流程。4、申请审批要求：A、申请费用的事由及附件应合理充分；B、按公司要求列明费用明细，即金额的组成（详见附件，金额不确定的应查明或建议或预估，尽量做到金额准确）；C、紧急情况打电话给董事长和总经理报告，批准后再电联工程部和财务部。先使用后补的申请单应在领导口头（含微信、短信等沟通软

3、件上的记录）批准后三天内上报工程部；D、超出使用时间三天后才申请的，应在申请时提供已发生费用的相关资料；E、如果费用在拨付10天后仍未使用或批复的事项延期，需重新提交申请；F、如原申请的事项已取消，应将资金返还公司。5、违规处罚：A、使用前未向公司汇报的，原则上不认可。特殊情况下公司认可的，也应处以认可金额的10%20%的罚款；B、即使公司领导口头认可，但事项发生三天后项目才报送申请的，应处以认可金额的5%8%的罚款；C、项目上报送的 “实报实销申请审批单”经职能部门审核要求修改后重新申报，但在3天内不能合格报送的，处以1%的罚款；D、职能部门未按上述要求审核的，处以1%的罚款；第四条 费用支

4、付及票据要求1、费用支付要求（咨询费或慰问费除外）A支付方式：一律要求采用移动工具支付并保留支付凭据（支付凭据指非现金支付时的交易记录，如微信转款记录、信用卡的刷卡记录、银行卡的转账记录等），非特殊情况不得采用现金支付。特殊情况下必须现金支付的，必须有收款方签字盖章的文字说明，内容包括因何原因用现金支付的正当理由（比如：理由是无刷卡机？还是无移动工具？还是什么别的原因？请写清楚）、收款方的名称及电话等，并有项目负责人签字；收款方是单位的，还应有收款单位签章的现金收款收据。B、所有支付（费用确认时）必须提供支付凭据和收款方的收银单。支付时经手人应主动索要并保留好收银单（收银台收款后都会给付款方一

5、张收银小票。比如：住宿、用餐、加油、购物等付款时，都应主动索取。特殊情况下的现金付款也有收银小票）;确实因特殊原因无收银单（或收银小票）的，经手人必须提交情况说明（必须包含收款方签字及电话）并有项目负责人签字。C、原则上在1000元-10000万元的，条件具备的一律要求申请对公支付，无条件的须附上收款方开据的发票及收银单和付款方的支付凭据；D、1万元以上的，不论是实报实销还是核定包干费内，必须对公支付。E、特殊情况下不能执行的，须经公司同意并提供充分理由的书面报告。2、票据要求A、能开具增值税专用发票的，要求收款方开具专用发票；不能开具专票的，必须开具可报销的有效发票；发票应包括公司的名称、税

6、号、地址、联系电话等信息；B、不能开具发票的必须开具收据；收据应有销货方经手人签字并加盖销货方财务专用章，没有专用章的写清销货方的地址和联系电话，提供转款凭证；C、不能开具收据的必须写情况说明, 情况说明应包括时间、地点、事由、参与人数等信息，并有经手人和总监（高监）签字。D、交易事项应有清单明细的，应取得清单明细。E、有效发票的票面金额大于实际应支付部分的，可用于抵消其他应由项目提供成本的额度，但应有文字说明。第五条 实报实销费用确认及确认要求1、实报实销事项发生及费用支付后10天内，项目应如实在氚云系统填报每周项目实报实销费用确认，如果项目为推进工作，实报实销的费用已经垫付，可在告知财务后

7、提前进行实报实销费用确认，不影响该笔费用后续拨付。2、如果未按时在氚云系统填报每周项目实报实销费用确认，需要填写实报实销申请过期修改申请。实报实销申请过期修改申请表单中，支付时间（实报实销该笔款项支付时间）和申请过期修改时间相差10天以上，将进行处罚。如果因其他客观原因造成实报实销确认超期，请在过期修改表单上说明，公司会根据情况不予处罚。3、每周项目实报实销费用确认表单填写要求：A、总原则：事项已经发生及确认金额；B、上传上文第四条中要求的支付凭据、收款方的收银单及票据（发票、收据、情况说明等）；C、加油费、住宿费、过路费、汽车票、火车票等事项必须提供对应的发票，否则不予报销；D、职能部门在氚

8、云系统每周实报实销费用确认表单中因确认项目事宜要求提供其他资料，项目应配合完成。4、每周项目实报实销费用确认表单中每项事宜如不符合公司确认要求被处罚金，审核人在表单备注中说明，在确认中体现。表单确认金额=事宜报销金额-罚金。5、项目填写每月实报实销发票清单后，将发票、收据和附件在下月18日前邮递回财务部。6、违规处罚A、即使公司确认其费用，但应提供支付凭据、收银单及票据或对公支付而未按要求执行的，仍应处以发生金额2%5%的罚款；B、票据不符合上述要求，经要求后仍不能在3天内改正并重新上报的，处以该事宜1%的罚款；C、除公司认可的情况外，项目未按要求报出或寄出票据的，处以发生金额2%5%的罚款；

9、每延迟1月寄出的，处以3%6%的罚款。D、发现项目虚报费用，该事宜费用不予报销，并通报批评甚至处以罚金。E、职能部门未按上述要求审核票据及报销标准的，处以该事宜金额的1%3%罚款。第六条 综合要求1、职能部门分工：工程部应重点检查事项及费用的合理合规性等等；财务部应重点检查表单申请填写的规范性，实报实销确认是否及时，项目送回公司的票据是否符合税务和会计规范，监督项目报销的事宜是否超过公司的报销标准等等。2、不按实处理申报事项，虚报事项或金额，甚至给公司造成损失的，公司将按要求加重处罚，直至开除单位甚至追究法律责任。 3、上述每项处罚计算金额低于50元的，以50元计。4、公司各部门和监理项目，应

10、明确相关责任人及责任岗位。本部门发现的，处罚直接责任人；部门外发现的，处罚责任部门。部门内未明确处罚金额的，部门直接责任人承担70%，部门负责人承担30%。5、实报实销的单张发票金额在1万元以上的，除公司同意外，必须对公支付，经手人应提前与公司财务部联系确定好发票开具的细节与转款事由。6、实报实销范围内的住宿标准上限为省会城市200元，地级市150元、县级市120元；生活标准为每天60元。7、餐饮招待费发票用于费用确认，不得用于报销，招待类的费用上传菜单明细和购货小票（烟酒等）。9、核定包干费用与实报实销费用有重复的部分，应予以扣减。如餐补：出差期间产生招待费的，餐补应相应扣除，招待一餐减一餐

11、，招待二餐减二餐。10、包括驻地建设在内的设施设备，实验仪器，办公用具等资产采购，应有多家以上的承办方或多个方案作比选，确保性价比或方案最优。11、当年度的实报实销金额发票如果没有收集齐全，扣减当年未报销核定金额的15%作为税金。如果第二年四月三十日前补齐的，可以返回14%。12、资产类的申请和确认，除应符合本办法的要求外，还应符合公司固定资产管理办法的要求。13、所有电子发票需要在氚云系统“电子发票”版块进行登记。附件一：费用明细分类及说明要求1、招待费用（如：餐费：人均标准*招待人数）2、交通费：行程列表，自驾车油费(XX公里*XX元/公里)、打车（行程列表）：预计XX公里及预计XX金额；3、烟酒：品