项目部主要会议制度

1、第1页 共 2 页 项目部主要会议制度 现行版本： A控制性质： 不受控受 控 号： 目 录 TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc182746013 1 目的 PAGEREF _Toc182746013 h 1 HYPERLINK l _Toc182746014 2 适用范围 PAGEREF _Toc182746014 h 1 HYPERLINK l _Toc182746015 3 项目部主要会议 PAGEREF _Toc182746015 h 1 HYPERLINK l _Toc182746016 4 会议内容和要求 PAGEREF _Toc182746016 h

2、 1 HYPERLINK l _Toc182746017 5 会议管理 PAGEREF _Toc182746017 h 7 HYPERLINK l _Toc182746018 6 附则 PAGEREF _Toc182746018 h 8 HYPERLINK l _Toc182746019 附录A：项目部会议纪要格式 PAGEREF _Toc182746019 h 9 项目部主要会议制度 现行版本：A 修改码：0第10页 共 10页西北电力设计院兰铝项目部 Q/NWEPDI.LV.208.03.01-2006 分包商选择的协调程序1 目的为了XXX工程EPC总承包项目的顺利执行，确保机组按期达标

3、投产，保证电力XXX工程EPC项目部部门之间，关系明确，管理通道顺畅，通过规范化的渠道进行协调和沟通，特制定本程序。2 适用范围本制度明确了召集会议的各部门对会议的组织及会议纪要的管理办法，适用于项目进行过程中定期召开的各种会议。3 项目部主要会议3.1 经理办公会3.2 项目执行计划评审会3.3 项目开工会议3.4 项目费用执行预算评审会3.5 项目风险分析报告评审及分析会3.6 项目进展情况分析及现场协调会议3.7 计划财务分析会3.8 有关设计工作会议3.9 物资管理工作会议3.10 业务学习会3.11 专题会议4 会议内容和要求4.1 经理办公会4.1.1 时间：每周星期一下午2：30

4、。4.1.2 地点：项目部会议室。4.1.3 主持：由项目经理主持。4.1.4 参加人员：经理、副经理、总工程师、部长、副部长及相关人员。4.1.5 主办部门：综合管理部。4.1.6 内容：（1）研究落实院本部决议的方案措施（2）听取分管领导及各部门工作汇报上周工作总结和下周工作安排；（3）通报并协调安排本周项目部重点工作；（4）研究人员配备、审议项目部管理制度；（5）讨论研究当前工作中存在的主要问题和应对措施；（6）项目部领导认为有必要研究的其它问题。4.1.7 会后第二天内整理纪要，经项目经理批准后按项目文件管理规定分发。4.2 项目执行计划评审会4.2.1 时间：每周星期一下午2：30。

5、4.2.2 地点：项目部会议室。4.2.3 主持：由项目经理主持。4.2.4 会议准备在项目组成员研读EPC总承包合同和设备成套采购合同的基础上，根据合同要求，由项目经理组织项目组人员编制项目执行计划和项目各部分的项目详细计划，各负责人准备汇报各自承担部分的详细计划。4.2.5 参加人员：经理、副经理、总工程师、经理助理、部长、副部长及相关人员。4.2.6 主办部门：综合管理部。4.2.7 内容：（1）审定项目工程管理部根据一级网络计划编制的二级网络计划；（2）审定项目工程管理部根据一级网络计划和二级网络计划编制的图纸需求计划；（3）审定项目物资管理部根据图纸需求计划编制的设备采购计划；（4）

6、审定根据图纸需求计划和设备采购计划编制的设计图纸出图计划；（5）审定项目工程管理部编制的项目质量计划（含达标投产实施细则、工程创优计划）；创建省级文明工地计划；（6）项目部领导认为有必要研究的其它问题。4.2.8 会后第二天内整理纪要，经项目经理批准后按项目文件管理规定分发。对各部门按照审查意见修改各自编写的专项计划或报告，在会后两天内正式发布。对项目执行计划按公司相关程序签署发布。4.3 项目开工会议4.3.1 会议任务此会议是项目部的开工会议，标志着项目实施工作的正式开始。通过会议使项目组人员了解合同任务，并由项目经理发表项目的目标、项目管理规定和项目实施计划。4.3.2 会议准备根据合同

7、要求，由项目经理组织项目组人员编制项目实施计划，经院主管领导及相关部门审查后，再编制项目详细计划，并在项目会议上报告。4.3.3 会议主持及参加人承包项目管理部主要领导主持。项目经理在会议上进行项目信息发布，公司各职能部门经理、主管本项目的工作人员及项目部全体成员参加。公司主管领导到会讲话，对项目的定位进行讲解，并对项目组成员提出要求。4.3.4 主办部门：综合管理部。4.3.5 会议内容1）项目开发人介绍合同情况（包括合同谈判背景、双方讨论的主要问题，最后达成的协议，合同的主要条款及合同执行需注意的问题）。2）项目经理作项目开工报告（阐明项目任务、目标、原则和实施计划），主要包括： 项目计划

8、； 项目初期工作计划； 项目工程统一规定； 项目工作动员。3）讨论和确定其他事项4.3.6 会议纪要及分发做好会议记录，会后整理纪要，经项目经理审核后，并按文件管理规定分发。计划财务部编制项目投资估算、控制预算和执行预算，提交会议审查。项目设计、采购、施工经理准备有关的设计、采购、施工最新数据资料，会前两天发给审核会议代表。4.4 项目风险分析报告评审及项目分析会4.4.1 会议任务本会议是项目部内部例行的重要会议,主要评审项目风险分析报告或研究识别项目分析,提出项目风险预防措施.4.4.2 会议准备每季召开一次。会前6天项目部档案管理部汇总工程管理部、物资管理部和设计组提供的报告，向项目经理

9、提交项目风险分析报告或项目分析报告执行情况报告，并提出会议讨论内容，会前3天发给与会代表。4.4.3 会议主持及参加人项目经理主持。公司财务部费用控制工程师、主管财务部长、副部长、工程管理部部长、物资管理部部长，项目设计、采购、施工经理、控制经理参加会议。4.4.4 主办部门：公司财务部。4.4.5 会议内容1）讨论分析报告执行情况；2）识别新的风险；3）提出风险预防措施；4）落实风险规避责任；5）上次会议决定事项的执行情况。4.5.6 会议纪要及分发会后3天内整理纪要，经项目经理审批后按项目文件管理规定分发。4.6 项目进展情况分析及现场协调会议4.6.1 会议任务本会议是项目部内部例行的重

10、要会议。由各部门汇报自上次会议以来项目进展情况及存在的问题，特别是项目执行的外部条件问题。明确解决问题的方法、时间和单位(或部门)，保证项目工作的顺利进行。4.6.2 会议准备每月召开一次（或按协调程序规定）。各部门整理向会议汇报项目进展情况的汇报材料和需要解决的问题，会前2天发发给计划财务部,由计划财务部汇总提交会议讨论。会前给与会代表。 4.6.3 会议主持及参加人项目经理 (项目常务副经理) 主持。公司财务部费用控制工程师、主管财务副部长、部长、工程管理部部长、物资管理部部长，项目设计、采购、施工经理、控制经理参加会议。4.6.4 主办部门：公司财务部。4.6.5 会议内容1）工程进展情

11、况：工程设计、物资采购，现场施工，调试工作进展情况；2）工程进度、质量、费用计划与执行情况（其中费用部分按合同类型处理）；3）工程外部条件：工程款拨付、外汇、地方协作条件、交通运输、国外设备到货、报关、大件运输情况；4）项目重大变更（争取业主认可）：工程内容、标准、物价重大变化、税收、未可预见因素；5）合同、协议执行的其他情况；6）上次会议决定事项的执行情况；7）存在问题及需要双方协商讨论事项，例如：工程款拨付、进度计划调整、费用计划调整、设备材料询、报价及设备检验、施工招标及工程验收，生产准备等；8）财务收支情况；9）费用、进度检测情况和执行效果分析；10）上次会议决定事项的执行情况；11）

12、本次会议需要讨论解决的问题和采取的措施，其中包括需提请院或业主解决的问题。12）确定有关事项。4.6.6 会议纪要及分发会后2天内整理纪要，经项目经理审核，业主认可后按项目文件管理规定分发。4.7 计划财务分析会4.7.1 时间：每季度一次。4.7.2 地点：项目部会议室。4.7.3 主持：由项目经理（或主管项目副经理）主持。4.7.4 参加会议人员：公司财务部。4.7.5 主办部门：公司财务部。4.7.6 内容：（1）由公司财务部提交上季度财务分析报告，并作必要的说明（包括工程费用收支状况、预算执行情况，存在的问题和建议）；（2）与会代表分析上季度财务工作状况，提出整改意见；（3）讨论研究当

13、前财务工作和预算执行方面存在的主要问题和应对措施；4.7.7 会后3天内整理纪要，经项目经理批准后按项目文件管理规定分发。5 会议管理5.1 实行会议提案和审批制度。由各部门组织的例行会议以外的各类专题会议，凡需上会研究讨论的问题，须由有关部门先列出提案，经项目部主管领导或负责人批准后，方可执行。会议申请单交由综合管理部存底。5.2 凡由项目部领导主持的专题会议，承办部门应提前将会议议题、会议组织方式等提前报公司有关领导审阅，然后填写会议申请单报综合管理部备案。5.3 会务组织5.3.1 综合管理部负责公司各类行政会议的组织、承办。物资管理部负责项目设备计划、设备招标等会议的组织和承办5.3.

14、2 各部门负责承办的会议，均由各部门自行安排会场布置、组织会议材料、负责会议通知、会议记录及会议形成意见的纪要签发、文件通知。5.3.3 会议形成的会议决议、决定、简报、通报、会议纪要及其它文件，由会议承办部门负责整理，经会议主持领导或总经理签发后，交工程档案管理人员分发。5.3.4 如果会议需要会议费用，按院有关文件要求由主办部门提出申请，经主管领导审核，由项目经理审定后交公司项目工作组审批后，严格按预算控制会议费用。5.4 会议要求5.4.1 会议承办部门应提前准备，精心组织，保证会议质量和秩序，努力做到精简、高效。同时要详细做好会议记录，以便于存查。5.4.2 与会人员要准时到会，不得迟到、早退，有事要请假，并由会议承办部门负责会议签到和考勤。5.4.3 根据会议议题，与会人员应于会前做好准备，会议发言简明扼要，主题明确，切实可行，确保会议效率5.4.4 严肃会场纪律。会议期间与会人员必须关闭手机、不得会客、接传电话，会外人员不得进入会场找人或交谈。5.4.5 会议应在规定时间按时召开，遇上节假日或其它特殊原因不能按期召开的，会期顺延。会期发生重叠时，由主办部门请示领导后进行临时性调整。5.4.6 会议相关部门做好会议记录，会后整理会议纪要并分发和归档。6 附则6.1