销售环节程序

1、 PAGE 22销售环节程序销售整个环节中的几个主程序:销售从收集市场信息开始,到收款方完成整个销售环节.整个环节中包含如下几大程序:1.信息收集及处理程序协议及合同批准程序发货批准程序发货执行程序退货批准及执行程序收款及应收款程序市场信息收集及处理程序客户协议及合同审批程序发货批准程序退货批准及执行程序发货执行程序收款及应收款程序客户现将上述五大程序分别叙述如下:信息收集及处理程序(略)协议及合同批准程序2.1经销客户签订经销商协议需完成以下步骤:2.1.1取得客户营业执照复印件及会计资产负债表1.1填写客户评定报告(001).目的:给客户打分,明确其客户等级2.1.2根据客户评定报告填写客

2、户协议审批报告(002).目的:明确经销商协议所涉及的信用额度、信用帐期、销量折扣等款项。1.3PC复核2.1.4根据批准程序的权限范围报各级审批,最高至SDL领导层批准权限详见行动方案:9711031.5根据协议审批报告盖销售合同章,同客户签订经销商协议2直销客户签订直销合同需完成以下步骤:2.2.1填写新客户资料卡(003)2.2填写合同审批单(004)2.2.3 PC复核2.2.4根据批准程序的权限范围报各级审批,最高至SDL领导层批准权限详见行动方案:9711032.2.5根据合同审批单意见盖销售合同章,同客户签定直销合同3包工包料签订施工代理合同需完成以下步骤:2.3.1填写客户资料

3、卡,出具施工单位资格证书2.3.2会应用技术部对该单位进行考察2.3.3填写合同审批单2.3.4 PC复核2.3.5根据批准程序权限范围报各级审批,最高至SDL领导层批准权限详见行动方案:9711032.3.6根据合同审批单意见盖销售合同章,同客户签定施工代理合同4备忘录备忘录作为协议及合同的补充条款,有下列几种:.协议客户在协议执行期间的折扣升级备忘录.直销合同返利备忘录.代理人返利备忘录.其他重大事备忘录上述备忘录签订步骤:2.4.1同客户拟定备忘录初稿2.4.2填写合同审批单或SDL签呈2.4.3PC复核2.4.4根据备忘录批准权限报各级审批,最高至SDL领导层4.5根据审批单及签呈批复

4、同客户签订备忘录批准权限详见行动方案:9711032.4.6根据备忘录内容办理返利手续5销售代理人签订销售代理人协议2.5.1取得销售代理人身份证复印件2.5.2同客户拟定销售代理合同初稿2.5.3填写合同审批单或SDL签呈2.5.4 PC复核2.5.5根据备忘录批准权限报各级审批,最高至SDL领导层批准权限详见行动方案:9711032.5.6根据审批单及签呈批复同客户签订销售代理人协议发货批准程序3.1发货批准程序整过程简述:3.1.1.业务员填写订单3.1.2业务助理对订单进行编写3.1.3PC将订单输入电脑,进行审核3.1.4将订单分为三部分:正常订单发货,非正常订单要求发货,特殊订单要

5、求发货3.1.5对正常订单安排生产运输3.1.6对非正常订单打印出该客户当前情况,提请业务员与客户共同作付款计划,并按批准权限审批发货,直至最高领导层批准付款计划后请客户确认,然后安排生产运输;3.1.7对特殊订单要求发货根据情况不同按不同方式操作(详见下页),并安排生产运输.下面详细论述各操作步骤:3.2订单(005)的填写对协议客户,根据客户盖章的订单,由业务员填写订单;对直销客户,根据公司同该客户签订的合同,由业务员填写订单,这表明业务员代表客户向公司提出供货要求,并要求公司确认该订单.3.2.1订单需明确因素:.客户协议书号,合同号,客户编号,订单号,.客户的名称,单位地址,单位电话,

6、联系人,邮编.客户本次订货的品种,规格,颜色,数量,单价,金额客户付款条件,销售折扣客户要求运输方式,送货日期,到货日期,送货地址,收货人,联系电话销售部审核人,业务员签名3.2.2订单号的编写: 由业务助理负责对订单进行订单号的编写订单号编写原则: 8位. 以年份、销售区域、月份、年份顺序号进行编写.例如:8A010001，表示98年,A区域,1月份,0001号(98年A组的顺序号)A组:上海,B组:北方部,C组南方部,D组:中部3.订单的审核:订单号编写完毕,传真直厂部PC组进行订单的审核对订单进行审核分三种情况:正常发货,超信用额度及合同规定发货,特殊情况发货3.4正常发货: 3.4.1

7、由PC合同审核人员审核协议客户的订单,下列三种情况同时满足时可由PC组批准发货:a.该客户在协议规定的期间,b.其累计应收款小于信用额度,并且无超过180天以上的欠款,c.每次订货按协议规定的付款方式进行付款(包括首期付款,二期,三期付款情况)3.4.2由PC合同审核人员审核由直销合同而产生的订单,同时满足下列三种情况时可由PC组批准发货:.订单在直销合同规定的范围内(指数量,品种,金额).订单符合合同规定的付款条件.订单无超过180天以上的同一合同的逾期款5非正常订单要求发货有下列三种情况:对协议客户超信用额度要求发货对协议客户其欠款未超过信用额度但欠款时间180天以上要求发货对直销合同客户

8、的订单超过其合同规定的付款条件,要求发货对上述情况,需申报其付款计划并按程序提请上级主管给与确认.具体步骤如下:3.5.1.填写客户超过信用额度的发货申请表(0006),3.5.2.由业务员同客户共同制定还款计划,3.5.3.按批准权限经销售部经理、控制总监、公司最领导层确认,3.5.4.由协议客户在上盖章确认,5.5.PC组发货并按申请表上的付款计划进行控制.3.6特殊情况要求发货:下列情况属特殊情况:a.协议已到期,但客户要求按原协议折扣发货;出现质量问题的发货或换货;原直销合同已执行完毕,但根据工程要求补货;无合同订货,货到付款形式;对上述特殊情况要求发货可按下列步骤执行:3.6.1.对

9、a情况:协议已到期,但客户要求按原协议折扣发货,参照3.5.13.5.5超信用额度要求发货步骤执行;3.6.2.对b情况:出现质量问题的发货或换货,由应用技术部门提出书面说明(007),经公司领导层批示同意后办理发货或换货手续;3.6.3.对c情况:原直销合同已执行完毕,但根据工程要求补货,1万元以下的工程补料可按原合同条款审核,参照正常情况要求发货步骤执行,1万元以上,需重新签订补充合同,同时审核原合同及补充合同条款并发货.3.6.4.对d情况:无合同订货,货到付款形式,1万元以上必须签署合同,1万元以下无合同订单必须请销售部经理批准发货,订单上写明带款提货还是货到款清.对这二种情况必须明确

10、:带款提货系明确司机在送货时送达发票收回货款后卸货;货到款清系明确司机必须在送货回单上盖章,业务员在三天内收回货款.发货执行程序通过发货批准程序审核的订单,进入发货执行程序4.1发货执行程序简述:4.1.1发货种类(3种):a.订单发货 b.赠送单发货 c.质量问题换货1.2对订单发货,下达订货工作单,根据订货工作单安排库存检查、生产、运输准备4.1.3发货前PC再次检查付款等条款,下达送货单1.4运输部门安排送货4.1.5对赠送单发货,仓库接经公司领导层批准的赠送单安排发货1.6对质量问题换货,根据应用技术部质量投诉表处理意见PC下达换货工作单及送货单安排发货.4.1.7发货后开发票下面详细

11、论述各操作步骤:4.2订单发货 PC向物料部下达订货工作单(008)4.2.1订货工作单上注明:.订货单工作号,对应的订单号,.客户的名称,单位地址,单位电话,联系人,邮编.客户本次订货的品种,规格,颜色,数量.客户要求运输方式,送货日期,到货日期,送货地址,收货人,联系电话.销售部审核人签名2.2订货单一式6联: PC存档1联,5联交物资部4.3 物资部接5联订货单开始送货准备并确认送货日期:4.3.1 5联订货单的分配:仓库2联,运输1联,交生产部2联 5联订货工作单至仓库查询库存, 5联至生产部要求生产,并确认生产入库日期,生产部留2联 3联至运输部,根据生产入库日期确认运输日期,1联留

12、运输部 2联返回仓库,1联留仓库 1联返回PC,PC根据确认的送货日期通过业务员向客户确认由此完成物资部向客户确认交货日期过程PC签发送货单-形式发票(009)PC根据订单在发货前的付款条件审核,符合发货标准签发送货单-形式发票4.1送货单-形式发票形式及作用:送货单-形式发票一式8份,其中3份仅有品种及数量,另5份增加单价及金额,分送各部门:3份仅有数量部分的送货单-形式发票:客户2联: 送货时收下1联,送货时盖章回公司成送货回单1联(最终交财务保存) 物资部1联: 运输部1联提货凭证交仓库,5份有数量也有金额的送货单-形式发票:财务部1联:记帐PC组2联: 1联记帐,1联流水号存档销售部2

13、联:1联存档,1联开票返回PC4.2物资部接PC下达的送货单在确认的时间内安排送货,紧急情况下由物资部经理确认安排加班运输4.4.3运输部负责发送送货单,收回盖章的送货回单;对外地运输收集相应送货单的铁路大单等运输凭证.4.4运输部负责对要求收回货款的的货物保证款到卸货.4.4.5运输部每月列出客户承担运费清单交PC组打单开票.4.5赠送单发货(010)4.5.1赠送单包括下述情况:协议客户协议到期,作为奖励以货物形式返利;作为对经销商的广告支持,以货物形式返利;业务联络感情赠送发货做样板赠送发货质量问题赔偿运输破损赔偿5.2赠送单发货步骤:对a情况,结合协议批准程序中经销商批准程序的考核内容

14、,由PC给予确认,业务员填写赠送单经公司领导层审核批准发货对b,c,d情况,业务员填写赠送单经公司领导层审核批准发货对e情况,参照4.6操作步骤,填写赠送单经销售部经理、应用技术部经理、公司领导层审核批准发货对e情况,业务员填写签呈经运输部主管核实后填写赠送单经销售部经理、物资部经理、公司领导层审核批准发货5.3赠送单一式4份财务部1份PC组1份仓库1份业务员1份4.6质量问题换货6.1业务员接客户投诉,填写签呈要求应用技术部处理,4.6.2应用技术部根据业务员签呈调查,填写,提出处理意见报公司领导层批示,6.3转各部门,其中PC接处理意见后汇同业务员填写的订单下达换货工作单及送货单安排发货.

15、4.7发货后开票7.1发货后1联送货单-形式发票转发票管理员,发票管理员按形式发票金额开票4.7.2开票后1联交客户,1联交仓库,1联交PC复印转财务7.3发货后30天内将发票全部开出.退货-报废批准及执行程序5.1退货-报废分下列几种情况:1.1质量问题退货5.1.2工程多余料退货1.3铺底货物退货5.1.4准备结束经销协议时客户退货1.5为减少帐面发货应收款客户要求退货5.1.6质量问题已为客户使用,无法退回公司或退回公司无法再利用,申请报废的情况下面针对上述情况分别叙述如下:2质量问题退货5.2.1客户要求退货传真至销售部2.2业务员填写签呈要求应用技术部进行调查5.2.3应用技术部根据

16、业务员签呈调查,填写,提出处理意见报公司领导层批示,5.24转各部门,其中业务员接该报告后填写退货单,退货单上明确是否开过发票;2.5PC接处理意见后汇同业务员填写的退货单下达退货通知单5.2.5物料部安排退货3其他问题的退货5.3.1客户要求退货传真至销售部3.2业务员填写签呈逐级报批5.3.3根据签呈批复填写退货单,退货单上明确是否开过发票3.4PC根据签呈及退货单下达退货通知单5.3.5物料部安排退货4PC下达退货通知单(011)5.4.1退货通知单一式6联PC按流水号存档1联仓库1联作收货准备运输部4联5.4.2运输部去客户退货时带4联: 退货时客户收下1联,另3联运输部填写实际退货桶

17、数交仓库作入库单5.4.3仓库与收货准备相核对,入待查库5.4.5 3联交质检部门检验,一周后出检验报告,在3联上填写检验结论,1联自留,2联交仓库入成品库或报废品库4.6仓库2联,1联存档,1联交PC5 退货收据-形式发票(012)5.5.1 PC收到退货通知单上质检部门的检验结论后依实际情况打印退货收据-形式发票5.2退货收据-形式发票一式8联客户1联(通过业务助理传递)物资部1联:仓库存档财务部1联:记帐PC组2联:1联记帐,1联流水号存档销售部3联:1联存档,2联交发票管理员(1联开红票后返回PC,1联发票管理员存档)5.3退货收据-形式发票的核价依据质量问题以原销售价全数核算客户要求

18、退货的4种情况(参见5.1)的核价,以客户同公司各承担一部分为原则,退货品退回公司后经质检部门检验,报废品由客户承担,合格品中客户承担20%的损失费,公司核价合格品中的80%冲减该客户应收款.6报废单(013)下列情况可申请公司外报废:发生质量问题,涂料已为客户使用,无法退回公司发生质量问题的涂料退回公司无法再利用.运输破损.具体操作步骤如下:对a,b两种情况:5.6.1客户发生质量问题的报告传真至销售部6.2业务员填写签呈要求应用技术部进行调查5.6.3应用技术部根据业务员签呈调查,填写,提出处理意见报公司领导层批示,6.4转各部门,其中业务员接该报告后填写报废单,报废单上明确是否开过发票;

19、5.6.5PC组根据及报废单,核实报废单上内容,报销售部经理,公司领导层审批.对运输破损情况,可按下列操作步骤进行:5.6.7客户发生运输破损的报告传真至销售部,并将运输部门出据的破损证明原件寄给我司6.8业务员填写签呈并将运输部门出据的破损证明原件交物资部向有关部门提出保险索赔;物资部在业务员的签呈报告中说明保险索赔的结论5.6.9根据物资部的“可向有关部门得到保险赔赏”的结论时,业务员填写报废单,报废单上明确是否开过发票;5.6.10 PC组根据签呈及报废单核实报废单上内容,报销售部经理,公司领导层审批.6.11报废单一式4份原件1份交财务部复印件PC组1份复印件仓库1份复印件业务员1份5

20、.7特别事项: 已开票退货或报废配合财务上操作的特别事项7.1客户要求退货,业务员必须明确该批退货是否开票,是增值税发票还是普通发票,其发票号码为多少;5.7.2如无法提供该批退货退货的发票号码,则最低限度必须提供该批退货品供货时的订单号或送货单号及批号,以方便公司查询;7.3大额退货或报损,金额在10万元以上,必须由客户向其所在地的税务所开具退货证明,我司方可办理退货或报损手续,并开红发票给予冲抵财务应收款;5.7.4金额在10万元以下的退货或报损,如该客户继续同我司发生业务往来,则在该客户续后的业务中给予抵冲,如该客户中止同我司的业务往来,则要求客户向其所在地的税务所开具退货证明,否则,必

21、须赔偿我司20%的损失费,由此造成的税收损失作坏帐处理.5.7.5发票管理员接PC组的2联退货收据后其中1联存档以备待查,另1联开红发票后转PC存档.收款及应收款执行程序在向客户发货后即进入收款及应收款执行程序.由于订单管理系统与以前的客户管理系统的最大的区别为订单管理系统系以订单为单位核算依据,客户管理系统以客户为单位核算依据,因此,收款的输入方法同以往有些变化,计算应收款帐期的方法同以往也有变化.下面简述本程序各步骤:6.1收款执行程序包括下述几方面内容1.1收到客户货款,填写款项的交割单据:销售部内部票据交割单(014)销售部-财务票据交割单(015)1.2同财务部进行客户应收款内部核对

22、6.1.3对帐催款向客户提供对帐催款单(016)6.1.4收款2销售部内部票据交割单6.2.1作用:作为业务员向销售部交割货款的凭据以此凭据输入电脑,逐单冲减客户的应收款2.2销售部内部票据交割单一式3份业务员存档1份交割PC1份业务助理1份2.3销售部内部票据交割单填写交割日期,交割人,收取人客户名,客户编码,货款金额,票据种类,票据号码,银行帐号,入帐客户名付款的订单号码及每笔订单付款金额,总计3销售部-财务部票据交割单6.3.1作用:作为销售部向财务部交割货款的凭据6.3.2销售部-财务部票据交割单一式3份财务部:1份PC:1份销售部:1份3.3销售部-财务部票据交割单填写填写日期,收款

23、人,缴款人日期,票据种类,票据号码,银行帐号,客户名称,金额,备注票据金额总计,现金总计,收入合计6.4销售部-财务部票据交割程序PC将a.财务部收到客户电汇/信汇的银行汇单后填写收款通知单至PC组.b.销售部门收到客户的电汇信汇的传真件后可暂作收款统计,并同财务部提供的电汇信汇收款通知单相比较,并在每月月底作相应的调整5在订单管理系统中收款的输入方法6.5.1新老订单的计算帐期方法:a.划定订单管理系统开始实施日前一天的客户的欠款总计为前期货款部分b.划定订单管理系统开始实施日起的客户订单所发货的货款为当前货款部分c.对前期货款部分计算帐期,按发货30、60、90、180天计算其发货帐期d.对当前货款部分按订单管理系统计算帐期的方法实施5.2货款输入方法a