财会电算化管理制度

1、财会电算化管理制度。目的 : 为加强会计电算化管理，特制定本办法2 。适用范围 : 本法规适用于公司和分子公司。会计电算化软硬件采购3.1公司财务部负责组织实施采购、运行、升级、版本变更、二次开发等工作。计算机化会计软件。应满足以下条件:采购的软件应进行可行性论证和方案设计。在充分调查公司情况的基础上，额外购买应得到财务主管的批准。所购买的软件必须是经国家财政部统一鉴定，并有良好的售后服务和技术支持的高技术含量的软件。未经批准，不得使用国外软件( 包括应用软件和系统软件) ；不允许对购买的软件进行随机修改和外部复制；二次开发软件需经公司财务部门领导和财务主管领导批准后方可实施。它仅限于原始数据

2、的使用和深度处理， 不能修改原始数据。第二次开发的软件应符合财政部发布的 会计软件基本功能规范 的相关要求。3.2购买电脑硬件首先由财务部根据工作需要提出申请， 然后由公司信息部进行选择和市场价格调查， 选择性价比好、 商品质量高的品种和售后服务好的商家，经公司领导批准后签订合同购买。计算机操作要求4.1 专职计算机操作人员接受专门培训并取得证书后才能上岗操作。兼职操作员可以逐渐满足这一要求。各财务部门使用的4.2计算机只能由公司使用，未经公司财务部门批准不得在外使用。4.3为了保证系统的正常安全运行，杜绝各种非法欺诈，防止系统中数据的破坏， 保证数据的正确性和效率， 在计算机上对操作人员规定

3、系统操作人员、数量录入员和数据审核员由财务总监根据业务需要确定。经财务总监批准的系统管理员、系统操作员、系统维护人员、数据录入员、数据审核员和其他相关会计人员有权在其权限内操作财务操作系统。与业务无关的人员和离开会计岗位的人员不得在计算机上操作财务系统。4.4严格的操作规程原始凭证应由相关领导审核，会计凭证应按照相关财务法律法规进行会计处理。凭证必须经专职审核员审核后才能输入微机数据录入人员应严格按照凭证输入数据，不得擅自修改凭证数据。如发现错误，应在进入计算机前及时向制证人员或系统管理员反映。如果在记账前发现错误，可以根据凭证数据更正输入计算机的数据。如果在输入帐户后发现错误，必须制作一个单

4、独的凭证，用红墨水注销并输入计算机。最后，在记账之前，审核者将对其进行更正并在机器上签名。指定人员结账前，必须将当月的所有飞行数据都计算在内。除系统维护人员外，其他人员不允许直接打开库进行操作，不允许随意添加或删除数据、源程序和库文件结构。出纳和软件开发人员不允许录入现金和各种银行账户的原始数据，不允许进行系统操作。系统软件和二次开发文件由财务负责人保管，未经许可不得复制、修改或出借。归档的数据软盘、台帐、凭证等文件应由档案员按规定进行复制、检查和保管。内部数据必须每天备份两次；月度分类账未按要求打印和归档 ( 如现金、银行存款、结算中心活期账户等 ) 。) ，年度分类账必须打印并装订归档。系

5、统维护人员必须按相关维护规定操作；每个操作员应认真登记自己的姓名、系统时间、营业时间等。登上电脑时。操作员必须对他的登机密码保密， 以便会计系统能自动登记他的登机操作。 财务部负责人定期检查该登机记录， 作为职责分工的依据。操作人员必须严格按照操作权限操作， 不得越权或擅自操作。要认真登记凭证数据摘要及相关附件信息， 保证会计信息的全面完整；每次计算机运行后，应做好一切必要的备份工作，防止事故发生；严禁使用来历不明的软盘或光盘进行计算机操作，严禁非法复制，使用购买的软盘前必须进行防病毒检查。软件升级审批程序5.1系统管理员应根据工作需要提交软件升级申请报告5.2公司财务部经理审核申请报告，信息

6、部论证可行性，公司主管领导审批。5.3原始程序列表存档5.4程序完成后，软件将升级。5.5软件升级后的使用变更通知软件升级后的5.6测试运行5.7根据操作总结和升级文档5.8软件升级后发送正式操作通知5.9软件的更新备份与最终文档一起存档文件主要包括上述修改或更新的提交者、批准者和维护者的姓名、维护时间、修改时间、修改原因、修改内容、修改状态等。电算化会计档案管理电算化会计档案主要是印刷的账簿、报表和凭证、 磁盘或光盘等存储会计数据和程序、各种文件以及系统开发和运行过程中汇编的其他会计数据的存储介质档案管理的任务是负责系统内各类文件资料的归档、保管和保密。会计电算化档案一般包括以下内容:6.1

7、会计凭证、会计账簿和会计报表是记录和反映经济业务的重要史料和证据。财政部门必须加强对会计档案管理的领导，建立健全会计档案的归档、保管、移交和管理制度6.2记账凭证应手工编号，经审核员审核后输入微机定期汇总，按类装订成册，专人保管，账表必须有会计主管的签字，系统管理员要存档保管6.3每月的账簿和报表应按月打印，按科目和类别归档，装订成册，年终送财务部档案室集中管理6.4会计档案以纸质形式保存，同时会计档案以磁性形式保存。一般情况下， 2 至 3 份磁性文件应至少保存五年。其他文件的保存期限和销毁程序按照会计档案管理办法的规定执行6.5会计档案必须妥善保管，存放有序，便于查找。备份软盘应该贴上保护

8、标签。标签信息应完整，笔迹信息应完整，字迹应清晰，且必须用钢笔填写储存在安全、清洁、隔热和防潮的地方。同时，严格执行保密制度，不得随意堆放，防止损坏、丢失和泄漏6.6本单位积极使用的会计档案；原则上，外国单位使用档案时，不得外借。如有特殊情况， 应经公司财务部经理批准，并记录被调动人员的姓名、内容和返回日期，不得拆卸原件。6.7任何违反上述文件管理或保密规定的行为，以及任何伪造、非法篡改、故意销毁数据文件、 账册、软盘等行为。会受到严厉的处理。会计电算化岗位设置及岗位职责财务部7.1会计人员会计人员应熟悉所负责的会计业务。它们不仅能进行手工核算，而且能满足会计电算化工作的要求除会计法和财政部的

9、有关规定外，其职责范围还包括 : 会计凭证的编制应符合财务制度的要求，以保证经济业务处理合法完整、数据正确、摘要简明规范、代码完整、符合会计电算化相关规则的规定等。7.2系统管理员系统管理员应精通本单位财务会计业务， 具备一定的计算机知识， 熟悉本单位在用系统， 并由财务部负责人担任。 它主要负责系统的整体运行，协调内部和外部会计部门在计算机化方面的工作关系， 并处理临时问题。主要职责是 :负责计算机化系统的日常管理，监督和保证系统的有效、安全和正常运行， 在系统得到保证的情况下， 及时监督和组织相关人员恢复正常工作；负责组织调用、修改和更新系统所有相关资源 ( 包括设备、软件、数据和文件等

10、) 的计划。 ) ；提出更新或修改软件的需求报告。7.3系统操作员操作员有权进入公司的计算机化系统并调用全部或部分系统功能操作人员应熟悉本单位的会计业务，具有较熟悉的计算机操作和数据库知识，熟悉在用系统的使用。 操作员一般应是受过计算机和会计培训的专业人员，应对整个系统的安全和正常运行负责。其主要职责包括 :严格按照系统操作说明操作；负责系统维护操作，包括各种环境库的修改和更新操作；负责各类数据的备份和归档；系统运行中发现故障，应及时向财务总监和信息部报告，并保存故障记录和计算机记录。日报数据，登录当天，登录后打印出当天的账表，做日清；月末，打印系统的所有明细账、总账和会计报表，以及自动转账凭

11、证；负责领导交办的其他任务；系统操作员是系统运行的关键人员，不能被系统开发人员带走。不允许他们调用自己权限内的函数。7.4数据录入员数据录入员负责录入经审核的手工凭证或其他原始数据数据录入员应了解会计业务有一定的理解力，有简单的计算机操作知识， 能熟练地输入相关数据它通常由受过打字训练的会计师持有，并对输入数据的正确性负责。职责一般包括:检查专职会计师提供数据的审批程序，不得录入非法数据；严格按照专职会计人员提供的数据输入数据。输入数据后，进行自检并提交给数据审核员进行审核。在输入过程中，如对输入凭证有任何疑问或错误，应及时向系统管理员或相关专职会计人员报告，不得擅自作废或修改。如果发现输入数

12、据与凭证数据不一致，应根据凭证数据进行更正。7.4.5每次数据录入后，应及时备份数据；7.4.6日记帐分录应每天结算。7.4.7注意安全和保密，其操作密码不得随意泄露，备份数据应妥善保管。如果运行中发现问题， 应记录故障并及时向系统管理员报告。数据输入员不能是系统开发人员7.5数据审计员数据审计员负责验证输入数据和输出数据的正确性数据审核员应熟悉本单位的会计业务和综合会计业务，一般应由合格的会计人员担任，其职责主要包括 :负责审核输入的数据凭证，包括审核各种代码的合法性、摘要的规范性和数据的正确性等。 ；负责检查输出数据的正确性；将不真实、不合法、不完整、不规范的凭证退回相关人员进行更正、填写

13、和审核。对于不符合要求的凭证和不正确的输出账表数据，不予确认签名7.6系统维护人员系统维护人员是指负责系统运行管理和维护的人员系统维护人员应具备一定的计算机知识和会计业务知识，应能熟练编程， 并应知道所用软件的结构。系统维护人员可以是软件开发人员或相应的合格人员。其主要职责包括 :定期检查软硬件设备的运行情况；负责系统的安装和调试；按照规定的程序维护软件的完整性、适应性和正确性由于系统维护人员熟悉所使用的软件数据结构和安全防范措施，他不能从事任何操作权限使用的数据录入、审核等系统。7.7档案员档案员负责保管各种数据和会计报表，一般应是具有一定计算机知识的会计，如软盘的使用和保护， 并有很强的责

14、任心。 其主要职责包括 :负责各种开发文件、各种数据软盘、系统软盘和各种会计报表及凭证数据的备份和归档；做好各类数据、资料、账表、凭证的装订归档工作，并妥善保管，不得擅自出借；按规定时限，向各类相关人员督促备份资料、归档资料、手工凭证和原始凭证。硬件管理系统8.1计算机局域网由公司信息部门管理，财务系统专用于财务部门。其他公司的查询数据必须经财务部主管批准，然后由财务人员按要求提供。财务部的电脑由专人负责，主要职责是开机、关机、防尘、清洁等日常维护，无论是上下班还是停电。出现故障时，应及时向系统管理员报告软件和硬件。如果你出差，你必须委托别人来处理。8.2计算机未经批准不得随意拆除或移动，各种

15、数据和软件不得带离本单位。8.3未经允许，严禁修改存储在硬盘上的内容。未经允许，不准备拆卸计算机和修改计算机的软硬件参数设置。8.4不允许擅自更改计算机内容或运行未经批准的软件8.5计算机配有专用电源，每个终端配有不间断电源。断电后，内存磁盘必须正常退出， 并在 3-5 分钟内关闭不间断电源。 当人员离开时，必须关闭计算机、打印机、不间断电源和总电源。8.6不间断电源不得插入主机以外的设备，如打印机、电风扇、电热瓶等。8.7计算机硬件故障请留在现场并向系统管理员报告。系统管理员将安排人员消除它。不允许拆卸它。8.8启动顺序 : 总电源、不间断电源、外围设备( 打印机、显示器 ) 和主机关机顺序

16、与启动相反8.9只有当所有终端正常脱机时，系统管理员才必须关闭服务器8.10 严禁在电脑上玩电子游戏8.11 在将国外和新购买的磁盘和光盘放入计算机之前，必须对其进行防病毒检查。8.12 未经批准，不得使用外部软件( 包括应用软件和系统软件) ，不得随意修改内部软件或系统配置。8.13 注意数据的定期备份。所有软盘都有写保护，并有标准标签。8.14 经常在计算机和软盘上进行病毒检测，不定期升级杀毒软件8.15 每个操作员每次都必须及时备份更新后的数据，月末结账后要加倍备份磁性和纸质数据8.16财务部的各种材料、磁盘和软件不得带出办公室。向外部( 包括公司的其他公司 ) 提供的数据必须得到财务部经理的批准。8.17 计算机启动密码和财务操作员密码需要不时更改。所有运营商必须严格保密其密码，不得向公众披露。8.18