文书档案归档范围及保管期限管理规定

1、文书档案归档范围及保管期限管理规定（征求意见稿）1 总则目的为确保在管理、经营等活动中形成的应当归档保存的文件材料管理的 科学性、系统性，便于提供服务，制定本办法。适用范围本办法适用于各单位在行政管理、生产和经营等各项活动中形成的具 有保存价值的文件材料的积累、整理和归档管理。2 术语和符号文书档案（ Archives ）机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价 值的文件。案卷（ File ） 由相互联系的若干文件材料组合而成的档案保管单位。保管期限（ retention period ） 档案部门根据档案鉴定标准，对每个案卷或文件所确定的保存年限

2、。归档（ filing ） 按规定制度整理组卷后的文件并定期向档案部门移交集中的过程。3 基本规定职责档案部门负责文书档案的归口管理，对各部门形成的文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监 督、检查和指导，负责文书档案的验收，并对其实行集中统一管理。各部门负责本部门文件材料的收集、整理和归档、移交工作，并对其完整、准确和系统负责。凡属归档范围的文件材料，必须按规定整理归档后向档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人和 部门不得据为己有或拒绝归档。保管期限规划原则按照机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局令第 8 号），文书档案保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为 10 年

3、、30 年。4 技术内容归档范围凡是在管理、生产和经营等活动中形成的具有保存价值的，作为真实 历史记录归档保存的文件材料都在归档范围之内。具体见“文书档案归档 范围和保管期限表”。归档文件材料的来源内部形成的文件材料。执行、办理的外来文件材料。 所属单位和派出机构（包括境外机构）应报给本单位的文件材料。 引进项目、外购设备等带回的文件材料。投资的全资、控股、参股企业应向本单位提交的文件材料。 参与的合作项目，合作单位按要求应向本单位提交的文件材料。 归档要求 整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符 合有关标准、规范要求。归档的文件材料应为原件。特殊情况无原件的可归具有凭

4、证作用的文件 材料（文件材料归档后不得更改）。非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材 料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。 具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。归档文件的制作和书写材料必须符合耐久性要求。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。 对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。归档时间 管理、生产和经营等活动中形成的文件材料，原则

5、上于次年上半年内 归档。归档数量文书档案：底稿 1 份，正本 1 份。其他材料：照片、底片、录音带、录像带等按实际数量归档。归档移交程序每年上半年，各部门文件管理人员，按照归档范围收集应归档的文件材 料，按规定进行分类、整理和编目。档案人员对各部门整理的文件材料质量进行检查和验收。 办理归档手续填写归档清单：按文件排列顺序填写归档清单一式两份。向档案部门办理移交手续，档案人员验收后双方签字各执一份。档案部 门同时出具归档证明。5 附录附录 A 文书档案归档范围及保管期限表（经营管理类）附录 B 文书档案归档范围及保管期限表（生产管理类）附录 C 文书档案归档范围及保管期限表（行政管理类）附录

6、D 文书档案归档范围及保管期限表（党群管理类）6 引用标准名录机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局令 第 8 号）国有企业文件材料归档办法（档发 20044 号）企业档案工作规范 DA/T42-2009机关档案工作业务建设规范（国档发 198727 号）归档文件整理规则 DA/T22-2000附录 A:文书档案归档范围和保管期限表（经营管理类）序号基本范围保管期限1经营决策企业发展规划、经营战略决策、企业改革等文件永久转换经营机制、各项配套制度改革实施方案、请示与批复、总结、报告等永久董事会、监事会、股东会构成及变更方面的文件永久院务公开文件30 年院长（经理）责任制、任期目

7、标等30 年股东大会文件重要的永久一般的10 年董事会、股东会会议记录、纪要、工作报告、声明、决定、决议、通知、名单、议程、报告、讨论永久通过的文件、公告、总结等监事会会议记录、纪要、工作报告、声明决定、决议等永久股票、股市方面的材料30 年红利分配材料永久2生产经营计划生产经营计划、总结、报告及计划调整等材料10 年计划任务书或作业计划10 年生产技术、经济指标完成情况分析30 年3统计工作统计工作制度、规定、办法、通知30 年生产、技术、经济统计报告永久企业综合性统计报表及分析材料30 年4财务管理账务管理制度、规定、办法、通知30 年财务管理计划、总结10 年固定资产的新增、报废、调拨材

8、料30 年生产财务和成本核算永久税务方面的材料永久资金管理、价格管理、会计管理的材料永久5.资产管理房产、土地方面的文件房地产的权属证明材料永久房地产的租赁、使用方面的合同、协议等文件30 年职工承租、购置单位住房的合同、协议和有关手续永久职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表，职工住房申请30 年投资项目投资规划、决策等方面的材料永久投资企业的董事会、股东会材料永久投资企业的财务报告、红利分配材料永久股权证、转让协议等股权管理方面的材料永久国有资产管理、登记、统计、核查清算、交接等文件永久企业的产权变动产权变动的请示、批复方面的材料永久清产核资、资产评估工作的文件永久

9、产权变动的协议、合同等永久资产处置方案、归属方面的材料永久因产权变动所至职工身份变化的材料永久多种经营管理经营机构的工作计划、汇报、总结30 年内部承包章程、合同、协议30 年经济核算材料永久境外项目管理境外项目的前期设计、规划、协议、合同等文件永久项目检查、重要的专项报告、审批意见等永久工作总结、计划、业务方面的一般来往函件10 年6设备管理设备分配计划、记录10 年设备采购、保管重要设备的采购审批手续、保管及招投标合同、协议、来往函件、总结永久办公设备及用品、机动车等的采购计划、审批手续、招投标、购置，机动车调拨、保险、事故等一般性文件30 年设备管理规章制度、台账、统计报表30 年7合同

10、管理商务合同正本及其补充件重要的永久一般的30 年客户资信调查材料重要的30 年一般的10 年8信用管理企业认证、达标等活动的呈报、审批材料、合格证、资格证书等永久企业形象宣传、展览会文件30 年企业获得的资质、信誉方面的证书及其他奖励永久企业客户资信调查材料30 年附录 B:文书档案归档范围和保管期限表（生产管理类）序号基本范围保管期限1生产管理生产管理工作计划、总结、报告30 年生产管理计划的编制、执行及调度工作情况10 年生产管理会议记录30 年生产管理的职责、制度、规程永久生产活动综合分析10 年2质量管理质量管理计划、措施、总结10 年质量管理制度、办法、规定、条例30 年产品质量检

11、测、化验、试验材料30 年质量异议处理、带有分析及处理材料，质量认证、检查、评比材料30 年产品创优的获奖证书永久质量管理工作形成的文件、质量体系运行及管理文件30 年3“三标”管理三标管理工作形成的文件、三标体系运行及管理文件30 年三标管理体系认证书等10 年4安全生产安全技术管理规定、通报、总结、会议纪要等30 年事故报告、调查分析及处理材料30 年安全教育活动的材料10 年安全生产、消防方面的材料10 年统计报表30 年5科技管理科技发展规划、计划、总结，科技工作规定等30 年技术革新和合理化建议文件10 年新产品开发、科技成果管理、技术引进30 年学术论文、考察报告、专题总结30 年

12、统计报表30 年企业标识、商标标识方面的材料永久专利、商标和其他知识产权方面的申报、证明及管理方面材料永久软件着作权方面的材料6计量工作计量工作规划、计划、总结10 年计量工作管理规定30 年计量设备、仪器、器具资料及定期检查记录10 年计量管理工作方面的材料10 年统计报表永久7标准化工作标准化管理的规划、制度、办法、规定30 年标准化管理计划、总结30 年生产技术规范、企业技术标准、企业工作标准、企业管理标准永久8档案工作档案工作计划、总结10 年档案工作统计年报永久档案工作的规划、规定等30 年档案移交清单、销毁清册永久档案利用、开发成果材料30 年9信息化建设信息工作计划、总结10 年

13、信息管理工作的文件、规定等30 年信息化建设项目的立项申请、商务文件、技术文件、实施方案、验收报告等永久网络设备的连接、布线图30 年软件开发（引进）申请、审批、计划、合同、评审（鉴定）材料30 年软件有效版本清单10 年附录 C:文书档案归档范围和保管期限表（行政管理类）序号基本范围保管期限1行政事务上级机关颁发的本企业应执行的有关文件30 年上级领导视察本企业的题词、指示、讲话材料重要的永久一般的10 年行政工作计划、总结等永久院长办公会、行政办公会会议记录、纪要、决定等永久企业制发的行政决定、通报和签订的行政协议、合同永久工商行政管理方面的材料30 年企业的设立、关、停、并、转及更名、启

14、用与废止印模等方面的文件永久企业文秘、机要、保密、信访、综合治理等方面的文件重要的30 年一般的10 年企业编史修志方面的文件大事记、机构沿革等永久工作简报、情况反映、工作信息等30 年收、发文件登记本永久2安全保卫工作上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关文件10 年企业安全保卫工作的计划、总结、报告、报表等30 年对本企业及职工在安全保卫工作方面的奖惩材料及统计报表30 年自然灾害防范、交通管理方面的文件重要的30 年一般的10 年重大事故调查和处理文件永久3法律事务法律事务管理与协调工作法院判决书、调解书等诉讼和仲裁等文件永久一般法律事务工作文件30 年案件、纠纷及公证事务中结论性材料永久

15、案件、纠纷及公证事务中调查过程形成的文件30 年4审计稽查工作上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关审计工作文件30 年审计意见、审计报告及批复等永久审计工作会议记录、纪要、计划、报告、总结、调查材料、办法、一般的请示与批复等30 年专项审计通知、报告、批复、评价书（结论） 、调查与证明材料重要的永久一般的30 年下级单位报送的审计工作文件10 年5劳动人事与人力资源管理上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关文件30 年企业制定的劳动人事方面的规章制度、报告、决定等永久内部机构设置、名称更改、组织简则、印信启用和作废、人员编制方面的有关文件永久干部职工的任免与招聘、升降、奖惩、考核、职称评聘等方面

16、的文件永久人事调动介绍信及存根、工资转移证等30 年老干部、职工离退休、停薪留职、抚恤、剩余人员与复转军人安置等有关材料永久职工名册、劳动人事工作计划、总结、报表及调资方案等永久劳动保护、职业安全卫生、计划生育、保险的方针、政策、规定、统计报表等永久职工奖励、处分工作形成的文件，劳动合同管理，劳动工资和社会保险文件、医疗、工伤保险、住房公积金永久劳资纠纷、仲裁方面的文件永久6教育培训工作上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关文件10 年企业教育培训工作的计划、总结10 年企业制定教育培训工作规章制度、请求与批复、决定等30 年企业教育培训工作统计报表等30 年企业干部职工进修培训名单、合同等30

17、 年7外事工作发表的公告、签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等永久出访考察、参加国际会议、接待来访外事活动、出访审批文件30 年出口审批手续、执行日程安排，考察报告等一般性文件30 年附录 D:文书档案归档范围和保管期限表（党群管理类）序号基本范围保管期限1党务工作党员代表大会、党委（党支部）会议及其他有关会议会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等永久发言、简报、党委会议记录10 年党务综合性工作重要专项活动工作报告，重要的调研材料、党务工作大事记永久工作计划、总结10 年情况反映、工作简报及一般材料10 年上级机关关于党务工作的文件针对本企业重大问题的指示、指批示文件永

18、久对企业一般性、普发性的文件10 年对下属单位关于党务工作请示的批复30 年各项规章制度、管理办法与条例等30 年2组织工作党员干部考察、考核、任免、政审决定等永久入党、转正、退党、转入、转出等决定及党员名册永久党委（总支、支部）组织工作的规章制度30 年党群机构设置、调整、人员编制等方面的决定及通知30 年党费收支与党组织关系介绍信及存根30 年党员学习教育等活动形成的文件重要的永久一般的10 年党员统计年报、计划总结、组织发展计划30 年3宣传统战工作企业宣传统战工作报告、会议纪要、调研、计划、总结材料、各民主党派人员名单登记、活动记录重要的30 年一般的10 年单位编辑的出版物样本与定稿重要的永久一般的3