工程索赔管理制度

1、PAGE PAGE 13工程索赔管理制度编 号：xx-007版本号： A/0主责：成本管理部编写： 审核：批准：实施日期： 1 范围本制度适用于xx集团总部分公司，其他相关单位可参照执行。本制度主要包含工程索赔概要、工程索赔管理原则、工程索赔管理体系、工程索赔程序等四部分内容。2 定义2.1 工程索赔工程索赔是指在建设工程实施过程中，合同当事人一方对于非自身原因造成的损失或延误，依据合同的有关规定，向另一方提出调整合同价格、调整合同工期或其他方面的合理要求，以弥补自己的损失，维护自身合法权益的行为与权利。一般习惯称承包人向发包人的索赔为“索赔”，而称发包人向承包人索赔为“反索赔”。2.2 索赔

2、时效索赔时效是指施工合同履行过程中，索赔方在索赔事件发生后的约定期限内不行使索赔权的，视为放弃索赔权利，其索赔权归于消灭的合同法律制度。2.3 索赔证据索赔证据是随合同的签订及履行过程中产生的多种多样的工程记录、签证、纪要等文件资料，是索赔文件的重要组成部分。2.4 索赔文件索赔文件是受损方向对方提出索赔要求的正式书面文件，是受损方对索赔事件处理的预期结果。3 职责3.1xx集团（1）负责制定工程索赔管理制度，对分公司相关管理执行情况进行监督考核。（2）定期召开分公司索赔业务例会，交流经验，沟通信息，制定对策。（3）参与对特级项目索赔管理的重点跟踪、指导、协调与考核。3.2 分公司（1）按照工

3、程索赔管理制度制定管理目标及实施细则。（2）定期召开项目索赔业务例会，动态分析及解决相关索赔事宜。（3）组织相关人员进行索赔管理和风险管理业务培训。（4）根据对项目索赔工作的绩效考核，确定相应的激励与奖惩政策。3.3 项目部（1）根据工程索赔管理制度的相关内容，制定项目索赔及预防反索赔工作实施方案。（2）对工程索赔管理制度的管理职责进行分解并落实到岗，制定考核奖惩制度。（3）实施项目索赔目标责任管理，严格执行索赔程序，努力规避风险，确保管理目标的实现。（4）严格执行工程索赔管理制度及事业本部、分公司相关管理规定，自觉接受监督、检查与考核。4 管理制度4.1 工程索赔概要4.1.1在合同履行过程

4、中，索赔是双方的，既包括承包人向发包人索赔，也包括发包人向承包人索赔。工程索赔的含义一般可概括为以下三个方面：（1） 一方违约使另一方蒙受损失，受损方向对方提出赔偿损失的要求。（2） 发生应由业主承担的特殊风险或遇到不利自然条件等情况，使承包商蒙受较大损失而向业主提出补偿损失的要求。（3）承包商本人应当获得的正当权益，由于没能及时得到监理工程师的确认和业主应给予的支付，而以正式函件向业主索赔。4.1.2 工程索赔产生的原因一般包括以下六个方面：（1） 当事人违约。 4） 合同变更。（2） 不可抗力。 5） 工程师指令。（3） 合同缺陷。 6） 其他第三方原因。4.1.3 工程索赔按不同的标准可

5、进行不同的分类（1） 按索赔的合同依据可以将工程索赔分为合同中明示的索赔和合同中默示的索赔。一类是根据合同中明示的条款，即合同条款明确规定的相关情况下应给予的经济和（或）工期的补偿。另一类是默示条款（或称“隐含条款”) ，即合同条款中没有明确规定，但根据该条款的含义，并结合相关法律条款，可以推定在某些情况下承包商有向业主提出索赔的权利。（2） 按工程索赔的目的可分为工期索赔（工期顺延T ）和费用索赔。其中费用索赔又分为成本费用补偿（C ）和合理利润补偿( P ) ，具体补偿视条件而定。我国建设工程施工合同示范文（GF-1999 -0201 ）中和新版FIDIC施工合同条件中明示与默示的索赔条款

6、，详见附表一和附表二。（3） 按索赔事件的性质可以分为工程延误索赔、工程变更索赔、合同被迫终止索赔、工程抢工索赔、意外风险和不可预见因素索赔及其它索赔等。4.2 工程索赔管理原则 （1）工程索赔应当坚持以合同为依据、证据充分、资料齐全、合理合法、加强单项索赔的管理力度、尽量减少集中总索赔量的原则。 （2）单项工程所有签证、索赔报告必须分别统一编号，并一式贰份，其中第一份为回执联，要求监理或发包人在回执联上签收，并在项目存档；第二份为报送联，报监理工程师或发包人收，建立形成可追溯性责任体系。各分公司必须改变以往在发文登记薄上签收或根本不签收即发文的方式。 （3）工程索赔管理相关责任人应仔细研究合

7、同，关注施工全过程，在工程施工实施中敏锐发现索赔苗头并及时举证。项目部可制定相关激励政策，确保工程索赔工作落实并收到实效。4.3 工程索赔管理体系4.3.1 各分公司应设立工程索赔主管职能部门，负责统一协调、指导、监督项目的工程索赔管理工作。4.3.2项目部是项目工程索赔的日常管理机构，工程索赔是项目经理与项目部职能人员的重要工作，必须责任明确，落实到人。相关人员具体职责如下：4.3.2.1 项目经理（1）项目经理是工程项目索赔的第一责任人，在授权范围内对工程项目索赔进行管理决策。（2）认真研究工程合同，根据工程合同及相关施工环境，指导项目部制订工程索赔管理细则；设立项目部工程索赔小组。（3）

8、监督、指导项目商务人员积极快速办理工程索赔工作，保证项目工程索赔不拖拉、不漏报。（4）监督检查项目部工程索赔证据、文件的收集、整理和积累。（5）研究确定工程索赔方案，审核批准项目工程索赔文件。（6）在工程索赔事件中积极与业主、监理工程师及分供方接洽、谈判。（7）在授权范围内审核、批准分供方索赔报告。（8）其他相关索赔事宜。4.3.2.2 项目商务经理（1）负责项目部工程索赔事件日常管理工作。（2）认真研究工程合同，根据施工合同及施工环境，制订项目部工程索赔管理细则。（3）组织项目部工程索赔小组开展工作,进行索赔策划。（4）负责项目部工程索赔管理的沟通、培训及业务指导工作。（5）建立项目部合同管

9、理数据库，为项目部的索赔活动提供准确及时的信息。（6）接受项目部施工、技术部门的工程索赔意向，积极收集相关的索赔证据，起草索赔申请和索赔报告。对重大复杂的索赔应当编制专项索赔方案，呈报分公司工程索赔主管部门审批。（7）协助项目经理与业主、监理工程师及分供方接洽、谈判。（8）审核项目部技术、施工、物资、质量、安全等部门签认的分供方索赔工程量及相关文件。（9）建立健全项目部工程索赔台帐。工程索赔台帐应包括索赔意向书编号，索赔事由，索赔发生和结束的时间，索赔意向提交时间，索赔申请工期和金额，合同条款依据，证据资料编号，现场签证单编号，监理工程师审核结果，业主审批结果，项目部对结果的意见及拟采取的对策

10、等，将其内容书面记录归档，并存入计算机数据库。（10）其他相关索赔事宜。4.3.2.3 项目施工、技术人员（1）学习研究项目工程合同。（2）执行项目管理实施规划，在业主、监理工程师提出对施工组织设计、方案的较大修改意见时，报告项目商务经理与项目经理。（3）收集、整理施工过程中的索赔证据。（4）在施工过程中发生不同于原设计、原计划的变化，如设计变更、业主抢工、标准提高及施工条件变化等情况时，项目部技术、施工人员应会同商务人员在24 小时内积极办理工程签证，报经项目商务经理审核后，由商务人员报送业主和监理工程师。（5）在分供方合同约定时间内，及时核对审查因改变施工组织设计和施工方案、设计变更、业主

11、抢工、标准提高及施工条件变化等情况下分供方提出的索赔意向、报告等文件，对审核的真实性、准确性负责。（6）其他相关索赔事宜。4.3.2.4 项目物资人员（1） 落实项目材料、机具与设备需求计划，对发包方供应的材料设备做好进场验收、登记工作，建立项目部物资台帐。（2）在分供方合同约定时间内，及时核对审查因总包方物资供应问题分供方对总包方的索赔，对审核的真实性、准确性负责。（3）其他相关索赔事宜。4.3.2.5 项目预算人员（1）根据工程索赔事件和证据，及时计算索赔费用，确保索赔报告按规定时间报出，参与索赔全过程管理。（2）工程索赔报告一经提交发包方，预算人员即可将索赔额纳入当月的工程量统计报表中向

12、发包方报量，但应注意避免因索赔额的争议而影响工程进度款的回收。索赔报告经发包方批复，按合同约定的方式向发包方收取；在分供方合同约定时间内，及时核对审查因工程款支付原因分供方对总包方提出的索赔，及时向项目商务经理、项目经理汇报，对核实审查的真实性、准确性负责。分供方的索赔报告经项目商务经理、项目经理批准后，依据从发包方收回工程款情况及合同约定向分供方支付相关款项。（3）其他相关索赔事宜。4.3.2.6 项目索赔小组项目部成立工程索赔小组,索赔小组一般由项目经理、商务经理、施工技术人员、商务管理人员等组成。统筹处理复杂或难度较大的工程索赔事件，如遇特殊或重大索赔事件，项目部应立即上报分公司工程索赔

13、主管部门，以便及时决策和处理。4.4 工程索赔程序4.4.1 我国建设工程施工合同示范文本规定的工程索赔程序：（1）承包人提出索赔申请。索赔事件发生后28 天内，向工程师发出索赔意向通知。（2）承包人向工程师递交索赔报告。在索赔意向通知发出后28 天内，向工程师提出延长工期和（或）补偿经济损失的索赔报告及有关证据等资料。（3）工程师审核承包人的索赔报告。工程师收到承包人送交的索赔报告和有关资料后，于28天内予以答复，或要求承包人进一步补充索赔理由和证据。（4）当索赔事件持续发生时，承包人应当阶段性向工程师发出索赔意向，在索赔事件终了28天内，向工程师提供索赔的有关资料和最终索赔报告。（5）工程

14、师与承包人协商谈判。（6）发包人审批工程师的索赔处理证明。（7）承包人是否接受最终的索赔决定。承包人若同意最终的索赔决定，这一索赔事件即告结束。若承包人不接受工程师的单方面决定或业主删减的索赔费用或工程展延天数，则会导致合同纠纷。如果通过再度谈判和协调双方不能达成共识，则只能通过仲裁或诉讼方式解决。4.4.2 新版FIDIC 施工合同条件规定承包商的工程索赔程序 （1）承包商发出索赔通知。如果承包商认为有权得到竣工时间的任何延长和（或）任何追加付款，承包商应当向工程师发出通知，说明索赔的事件或情况。该通知在承包商察觉或者应当察觉该事件或情况后28 天内发出。如果承包商未能在上述28 天期限内发

15、出索赔通知，则竣工时间不得延长，承包商无权获得追加价款，而业主应免除该索赔的全部责任。（2）承包商递交正式的索赔报告。在承包商察觉或者应当察觉该事件或情况后42天内，或在承包商可能建议并经工程师认可的其它期限内，承包商应当向工程师递交一份充分详细的正式索赔报告。如果索赔的事件或者情况具有连续影响，则：a) 上述充分详细的索赔报告应被视为期中性质的。b) 承包商应当按月递交进一步的中间索赔报告，说明累计索赔延误时间和（或）金额，以及所有可能的合理详细资料。c) 承包商应当在索赔事件或者情况产生影响结束后28天内，或在承包商可能建议并经工程师认可的其他期限内，递交一份最终索赔报告，承包商同时要做好

16、保留能证明索赔的同期记录。（3）工程师的答复。工程师在收到索赔报告或对过去索赔的任何进一步证明资料后42天内，或在工程师可能建议并经承包商认可的其他期限内，做出回应，说明是否批准承包商的索赔，或要求承包商提供进一步的索赔证明文件，并详细说明自己的意见。4.4.3 索赔程序流程图谈 判内部处理阶段索赔事件发生索赔原因调查索赔理由评价索赔意向通知证据搜集工期延长成本增加提交索赔文件开始索赔洽商解决阶段否是否接受是办理相关确认文件仲裁等其他途径4.4.4 索赔意向和索赔通知4.4.4.1 索赔意向通知内容应包括事件发生的时间、地点和工程部位，发生的原因及性质，发生后承包方采取的措施、经济支出或不利影

17、响，合同条款依据等。4.4.4.2 当索赔事件发生时，项目部相应责任人员应及时收集整理有效证据。4.4.4.3 发包人未能按照合同约定履行自己的各项义务或发生错误以及应由发包人承担责任的其他情况，造成工期延误和（或）承包人不能及时得到合同价款及承包方的其他经济损失，可按下列程序由直接经办的项目人员办理索赔意向通知，报项目商务经理、项目经理审核批准后，由项目商务人员向发包人或监理工程师发出索赔意向通知，并根据合同要求抄送、抄报相关单位。索赔事件的主要工作分工为：（1） 以下索赔事件由技术人员办理a） 发包方未严格按约定交付设计图纸、技术资料、批复或答复请求。b） 非我方过错，发包方指令调整原约定

18、的施工方案、施工工艺、附加工程项目、增减工程量、变更分部分项工程内容、提高工程质量标准等。c） 由于设计变更、设计错误、错误的数据资料等造成工程修改、返工、停工、窝工等。（2） 以下索赔事件由施工人员办理a）发包方未严格按约定交付施工现场、提供现场与市政交通的通道、接通水电、批复请求、协调现场内各承包方之间的关系等。b）工程地质情况与发包方提供的地质勘探报告的资料不符，需要特殊处理的。c）非承包方过错，发包方指令调整原约定的施工进度、顺序、暂停施工、提供额外的配合服务等。d）由于发包方错误指令对工程造成影响等。（3） 以下索赔事件由质量人员办理a）发包方未严格按约定的标准和方式检验验收。b）合

19、同约定或法律法规规定之外的额外检查。c）发包方在验收前使用己完或未完工程，保修期间非承包方造成的质量问题。（4） 以下索赔事件由物资人员办理a）发包方未严格按约定的标准或方式提供设备材料。b）发包方指定规格品牌的材料设备市场供应不足，或质量性能不符合标准。c）发包方违反约定，指令调换原约定的材料设备的品种、规格、质量等级、改变供应时间等。（5） 以下索赔事件由财务人员办理a）发包方未严格按照约定支付工程价款的。b）非承包方过错而发包方拒绝或迟延返还保函、保修金等。4.4.4.4 当索赔事件发生时，项目部相应责任人员应及时做好同期记录。（1） 索赔意向通知提交后，从索赔事件起算日起至索赔事件结束

20、日止，要认真做好同期记录，每天均应有记录，并有现场监理人员的签字；索赔事件造成现场损失时，还应保持好现场照片、录像资料的完整性，且粘贴打印说明后请监理工程师签字。（2） 同期记录的内容一般有：事件发生时及过程中现场实际状况；导致现场人员设备闲置的清单；对工期的延误；对工程的损害程度；导致费用增加的项目所用人员、机械、材料数量、有效票据等。4.4.4.5 我方未能按照合同约定履行自己的义务或发生错误以及应由我方承担责任的其他情况，分供方在合同规定时间内以书面形式向我方提出索赔意向的，参照第4.4.1条的规定由直接经办的业务人员审核，签署意见后上报项目商务经理。4.4.5 索赔报告4.4.5.1索

21、赔报告是受损方在索赔事件发生后，立即收集证据寻找合同依据，进行责任分析，计算索赔金额，在合同及有关法规规定期限内报送被索赔方的充分详细的正式文件。4.4.5.2 索赔报告的内容应客观、真实，计算方法合理、计算数据准确，证据应充分翔实。4.4.5.3 索赔报告要在事件发生后的有效期内报送，具体期限要依据施工合同、会议纪要的约定或法规法律规定，但一般不能超过索赔事件发生后的28 日。4.4.5.4 索赔报告应统一格式，一般应包括以下五个方面的内容：（1） 标题部分:应高度概括索赔的核心内容。（2）总论部分:总论部分的阐述要简明扼要、说明问题。一般应包括以下内容：序言、索赔事项概述、具体索赔要求、索

22、赔报告编写及审核人员名单。文中首先应概要地论述索赔事件的发生日期与过程、施工单位为该索赔事件所付出的努力和附加开支、施工单位的具体索赔要求。在总论部分最后，附上索赔报告编写组主要人员名单及审核人员的名单，注明有关人员的职称、职务及施工经验，以表示该索赔报告的严肃性和权威性。（3）依据部分:本部分主要是说明施工单位具体的索赔权利。应引用合同中的具体条款，并参照有关法律规定，说明我方理应获得的经济补偿和（或）工期延长。依据部分一般应包括以下内容：索赔事件的发生情况、己递交的索赔意向书的情况、索赔事件的处理过程、索赔要求的合同根据、所附的证据资料。（4）计算部分:索赔计算的目的，是以具体的计算方法和

23、计算过程，说明我方应得的经济补偿额度和（或）工期延长时间。计算部分一般应包括以下内容：索赔额的要求总额；各项索赔款的计算，如额外开支的人工费、材料费、机械费、管理费和利润损失；指明各项开支的计算依据及证据资料。施工单位应注意采用合适的计价方法。首先，应根据索赔事件的特点及我方掌握的证据资料等因素来确定计价方式。其次，应注意每项开支款项的合理性，并指出相应的证据资料名称及编号。切忌采用笼统的计价方法和不真实的开支款额。（5）证据部分索赔证据是索赔报告的重要组成部分。索赔证据应包括第4.5.5.2款所述该项索赔事件的一切证据资料以及对这些证据的说明资料。在引用证据时，要注意证据的效力与可信程度。对

24、重要的证据资料最好附以文字证明或确认件。例如，对一个重要的电话内容，仅附上我方记录本是不够的，最好附上经过双方签字确认的电话记录；或附上发给对方要求确认该电话记录的函件，即使对方未给复函，亦可说明责任在对方，因为对方未复函确认或修改，按惯例，应理解为对方己默认。4.4.5.5 分供方向我方的索赔报告的内容参照本章的内容予以审核，首先进行形式审查，合格后再进行内容的审查，不合格时予以退回，令分供方重新申报；逾期申报作为无效处理，并正式书面函告分供方。4.4.6 索赔证据4.4.6.1 索赔证据是主要来源于施工过程中的信息，是关系到索赔成败的证明文件和资料。项目部负责对来源于施工过程中支持索赔的证

25、明文件和资料等索赔证据进行全面、准确、及时、合法的收集。4.4.6.2 索赔证据包括以下几个方面：（1）招标文件、施工合同文件及附件，其他各种约定，经认可的工程实施计划、各种工程图纸、技术规范等；（2） 同相关方的往来信函文件、电话记录、传真、数据电文、电话记录等。传真、数据电文、电话记录等应在24 小时内请监理、业主代表签字确认；（3）各种会议记录或纪要；在合同履行过程中，业主、监理工程师和承包商定期或不定期的会谈所做出的决定或决议，是合同的补充，但会谈纪要只有经过各方签署后方可作为索赔的依据；（4）专业工长施工日志，气象资料，工程检查验收报告和各种技术鉴定报告，工程中送、停水电及道路开通和

26、封闭的记录和证明。（5）施工进度计划和具体的进度安排及施工过程照片、录音、录像等声像资料；（6）国家有关法律、法令、政策文件，政府物价指数、工资指数，通用货币汇率变化表，各种会计核算资料和会计往来信函及文件，材料的采购、运输、进场、保管、使用方面的凭证；（7）本制度第4.4.4.4款规定的同期记录。4.4.6.3 所有工程索赔证据必须适时记录、收集、归档管理，严禁事后补记或随意废弃等。工程索赔证据是工程索赔成败的关键，在较大额度的工程索赔事件中，由于相关单位、部门、人员玩忽职守或者重大过失造成举证不能，给企业造成经济、名誉损失的，追究相关负责人、直接责任人的经济、行政责任；有违法犯罪情节的，将

27、依法移送司法机关追究刑事责任。4.4.7 单项索赔和总索赔（1） 单项索赔是指在施工过程中一项索赔事件发生时或发生后，在有效期间内立即进行的索赔，或者指在施工过程中发生的原因单一、责任单一、处理较为容易的索赔。（2） 在施工过程，应坚持履约各方指令以书面方式为准的原则，发包方、监理工程师的口头指令必须在24 小时内办理书面确认签证。索赔事件发生时或发生后，项目部责任人员应严格依据本制度4.5.4条的规定向被索赔方发出索赔意向通知，或审核对方提交我方的索赔意向通知。（3） 在工程索赔的有效期内，由项目商务人员向发包方提出正式书面索赔申请。（4）项目商务人员在规定期限内依本制度4.5.5条规定提出

28、索赔报告，由项目经理在授权范围内审核、签字、加盖公章，在合同、法律规定期限内报送被索赔方。在签署分供合同时应明确约定分供方所有的索赔文件必须经我方项目经理在合法的授权范围内批准签字方才有效，其他任何人的签字确认及（或只）加盖项目公章的索赔文件在双方做无效处理。（5）工程索赔的处理根据实际情况，首先由项目部与发包方、项目部与分供方友好协商或调解解决。争议较大不能解决的，由项目部向分公司索赔主管部门提出申请，由索赔主管部门协助项目部与被索赔方进行接洽、谈判，或依据合同相应条款申请仲裁或向人民法院提起诉讼。（6）总索赔是指在工程竣工前后，将施工过程中已提出但未解决的索赔事件汇总，索赔方向被索赔方提出

29、一份综合索赔报告或反索赔报告，对几项事件进行同时索赔或反索赔的活动。（7）各项目部应当尽一切可能进行单项索赔，将索赔事件在工程竣工前办理完毕。（8）项目部在手未定案的多次索赔事件累计最高额境内不得超过100 万元人民币，境外不得超过10万美元，境内超过100 万元人民币、境外超过10万美元时应及时上报分公司商务合约部门。分公司应规定施工过程中项目部不能超过的总索赔事件的累计最高总额，以防止发生工程价款纠纷案件。（9）总索赔事件发生后，项目部应将所有资料整理移送分公司索赔主管部门。（10）工程竣工后还有索赔事件的，项目部必须在竣工后的次日内将索赔事件书面报告分公司工程索赔主管部门，并以书面形式汇

30、报索赔事件己经进行的情况，任何单位、项目部不得隐瞒不报，或少报、漏报。（11）分公司索赔主管部门对各种资料进行认真审阅，发现资料不全、缺乏主要证据的，通知项目部及时补齐。（12）工程索赔主管部门应组织本单位合约、商务、财务、技术等部门及项目部认真研究审阅索赔事件相关资料，各职能部门提出书面专业分析报告，索赔主管部门汇总编制索赔报告。（13）工程索赔方案应对索赔事件环境全面准确分析，方案确定后应在合同约定时间内向发包方发出公函，合同没有约定时应在48 小时内发出。（14）重大、疑难索赔事件索赔主管部门应当提出综合评估报告，提交主管领导审核，可根据实际情况组织成立专案索赔小组，外聘律师代表分公司向

31、被索赔方索赔。（15）工程项目的索赔事件，索赔额境内在50 万元人民币、境外在5万美元以下的分公司商务合约部门可依据索赔方案直接指令项目部代表分公司向发包方索赔；索赔额境内在50 万元人民币、境外在5万美元以上的项目部应上报分公司商务合约部门备案；重大复杂的索赔事件由分公司商务合约部门报主管领导批准。（16）经多方友好协商、调解，工程索赔仍然不能成功，应报分公司主管领导、法定代表人批准,应及时依据合同条款申请仲裁或向人民法院起诉。（17) 在索赔过程中分公司及项目部和其他相关部门应当积极协助配合，严禁以人员变动、单位负责人变更等为借口消极对待或拒绝办理。5 相关文件序号名 称编 号1工程合同管

32、理制度xx-0142项目成本管理制度xx-0133项目预结算管理制度xx-006附表1建筑工程施工合同（示范文本）内提供的索赔机会序号条款索赔的基础、理由或权力工期延长费用增加14发包人要求承包人需要特殊保密的措施费，由发包人承担。26.2工程师指令错误发生的费用，给承包人造成的损失，造成承包人费用的增加。37.3因发包人原因，承包人在施工中采取的紧急措施，造成承包人费用增加。48.3发包人未能完成其义务（9项工作），造成延误，赔偿承包人损失。512因发包人原因暂停施工。612.2发包人因其自身原因，推迟工作。713工期延误条款（7种情况）。815发包人要求工程部分或全部达到优良标准。工程质量因发包人原因达不到约定条件。916（1）工程因工程师不正确纠正或其他非承包商原因造成的返工、修改。（2）发包人检验合格后，又发现承包人造成的质量问题，费用由承包人承担。（3）工