浅论公路工程监理单位档案管理

1、浅论公路工程监理单位档案管理论文关键词：公路工程建立监理档案管理管理新形式论文摘要：笔者结合实际工作经历，从对公路工程建立档案创优工作的指导力度、创新公路工程档案管理的新形式、加强档案达标晋级及创优活动、做好日常档案工作等四个方面，阐述了公路工程监理企业档案管理。近年来，我单位根据上级档案部门的要求，大力加强档案根底建立，认真做好档案的日常管理，积极开展档案达标晋级活动，不断进步档案信息资源利用率，公路重点工程档案创优活动得了广泛深化的展开。在公路工程监理单位档案管理上，我们主要做了以下四个方面的工作：1对公路工程建立档案创优工作的指导力度1.1各建立工程工程档案工作普遍得到了高度重视，参建工

2、程部指导和员工的档案意识明显增强通过有关档案法律、法规的宣传贯彻，各参建工程部普遍认识到工程档案是工程质量的重要环节，自觉按照国家有关建立工程档案管理的规定和要求将档案工作纳入议事日程，不断建立和完善档案工作的指导责任制和各级岗位责任制，实在解决建立工程档案工作中出现的问题，建立起适应新的根本建立管理体制运行要求的档案工作机构和档案管理网络体系，使工程建立工程档案工作得以有序开展。1.2各建立工程工程的档案工作已步入依法监管的轨道在广东省档案局、清远市城建档案馆的业务指导下，近年来的所有公路工程建立工程档案普遍实行档案登记制度和档案验收制度，一大批近几年完工的工程建立工程已按规定通过了档案行政

3、管理部门组织的档案验收。1.3建立工程工程档案管理的根底业务工作普遍加强，为工程建立和质量管理发挥了良好的效劳作用为了适应社会主义市场经济体制和根本建立管理体制改革的需要，工程监理工程部从工程建立开始就注意贯彻有关档案工作的标准、标准，不断深化业务根底工作，加强文件材料的搜集归档和档案整理，做到档案的搜集、整理工作与工程监理同步进展，并努力进步工程建立档案的科学管理程度。彻底改变了过去那种工程建立档案到完工后再算总账，档案缺损、错误也找不到人负责的状况。建立工程工程档案的完好搜集和标准整理，保证了工程建立与管理对档案的利用和需要，使工程工程档案发挥了良好的社会效益和经济效益，获得了双丰收效应。

4、2创新公路工程档案管理的新形式近年来，我们认真研究根本建立管理体制出现的新情况、新问题，不断探究既适应市场经济体制的需要，又能确保建立工程档案完好、准确、标准的档案管理形式。单位在印发有关文件和培训授课、业务指导中反复强调以下几个方面：2.1把建立工程档案工作列入相应工程法人单位工作方案从工程建立监理方案到监理程序，均列入工程部和有关人员的职责范围，做到每项工程监理活动都有完好、准确、系统的文件材料归档保管；按集中统一管理档案的原那么，建立健全档案管理制度，由工程法人对工程建立档案总集成，施行统一的标准和标准；设立直属工程部的档案机构，配置必要的保管和提供利用的设备，确保整个工程建立档案资料的

5、完好、准确、标准、系统、平安和有效利用；建立健全档案管理的分级负责制，并把档案管理列为各项工程监理的一部分，使之成为工程管理的一个重要内容。2.2实行档案同步建立制和合同制从工程立项起就开始将工程档案列入归档方案，将档案工作纳入工程方案，指定工程部主任为档案工程负责人，负责对建立工程的整个档案工作的指导、监视。2.3施行严格标准的审核程序即每项工程的档案文件，在施工单位自检的根底上，监理单位、业主工程负责人负责对档案文件的完好性、准确性等进展严格审核，并签署鉴定意见，以确保档案文件真实地反映工程全貌；工程法人档案管理机构负责对全部案卷的质量严格审核把关，不合格的责令其完善；为保证工程承包单位向

6、工程法人单位及时送交完好、系统、准确的相应工程档案资料，明确工程档案保证金，以工程档案是否按规定移交来决定是否退还工程档案保证金。这些措施的实行保证了建立工程档案的搜集整理工作在工程建立过程中的有序进展，从而防止了在工程完工后再突击清理所带来的弊端。2.4将日常检查施工过程中形成的文件材料是否齐全、完好、准确作为监理方的工作职责针对工程建立工程往往涉及施工队伍较多、时间跨度较长的情况，将工程档案的形成、积累等工作内包容入监理工作范围，要求监理工程师在检查施工质量的同时，负责检查验收施工单位形成的应归档文件材料，并履行相应的手续，从而保证了开工资料的完好、准确和标准。3加强档案达标晋级及创优活动

7、建立工程档案工作不仅仅是对档案工作负责，而且是对历史过程负责，是对将来开展负责。这就从更高的层次上提升了我们对档案工作重要性的认识，进一步增强了做好档案工作的历史责任感、紧迫感。为此我们主要从以下几方面入手：3.1强化了档案创优的方案措施近年来，单位抑制了工程建立工程分布广、工程进展的信息不灵和自身人员较少等困难，始终将工程建立工程档案管理作为一项重要工作常抓不懈，并不断加大对工程建立工程档案工作的指导催促力度，努力使各工程建立工程到达档案标准管理和科学管理的要求。要求各工程部在按时完成日常立卷工作的根底上，根据工程施行序列和开工期限按月汇报工作开展情况。3.2进步档案检查的力度和频度每年承受

8、省档案局对我系统档案工作的检查，对达标晋级单位，在各单位自查的根底上，由省档案局进展复查，对检查中发现的问题，高标准、严要求进展整改完善，组织有关部门进展定期复查。3.3认真开展执法检查?档案法?公布以来，为不断加大对公路工程建立工程档案工作的监管力度，上级档案部门屡次开展了本范围内的执法大检查活动，我单位坚持把执法检查活动作为增强档案意识，标准管理手段，进步创优程度的重要契机，及时组织所属的工程部等有关人员认真做好填表、自查、整改、汇报等迎检工作。成立了综合档案室，档案制度上墙，并立即投入到前期工作的档案搜集，得到了检查组的高度肯定。我们深深体会到，只要思想上高度重视，行动上贯彻及时，措施上

9、扎实有力，档案工作走向标准化和争创工程优秀档案是完全可以实现的。4扎实细致地做好日常档案工作档案管理达标晋级只是做好档案工作的一个起点，我单位深化意识到，要使档案工作不断稳固、完善、开展和进步，必须从日常档案工作每一个环节着手，坚持长抓不懈。4.1认真做好档案资料的搜集工作近年来，公路工程建立规模一扩再扩，建立工程逐年递增，为减轻专职档案员的工作压力，最大限度地确保各人手上档案资料不积压、不流失，保证档案工作质量，总公司要求各工程部通过档案管理网络搜集各种档案资料，并定期检查搜集工作。4.2利用计算机系统对档案资料进展科学管理为适应形势开展的需要，单位于1998年下半年在档案工作中引入计算机管

10、理系统，安装档案管理系统软件后，逐一输入档案案卷目录和卷内目录，并在省公路局和省档案局的业务指导下，根据实际使用情况对计算机程序进展修改、完善。4.3强化效劳意识，进步档案资料利用效果档案工作最终目的是档案资料的利用。近年来，我们按照国家二级档案管理的要求，紧紧围绕经济建立和行业管理这个中心，更加注重档案信息资源的开发，多途径、多方位地提供效劳。随着高速公路建立的全面展开，工程建立中普遍面临着与原有道路的改扩建穿插施工的矛盾，单位的设计监理部也是充分利用原始档案资料，及时提交设计单位进展预先考虑，有效解决了大规模建立中的大量施工矛盾。针对由于长期受保密思想影响，档案工作目的不够明确，普遍存在重保密、轻利用的倾向，为打破以往档案工作被动效劳的场面，单位确立了档案工作主动效劳的指导思想，要求专职档案员与兼职档案员加强沟通交流，多请示，多汇报，编制完好、有效的档案检索工具，开放